淺談企業檔案的保管和保護

摘 要：檔案保管、保護是檔案部門的一項經常性的工作，它主要包括以下幾個方面內容：一是維護檔案實體的秩序狀態，使檔案在存放和使用中始終有序;二是預防檔案可能發生的損毀，把各種不利于長久保存的因素消滅在萌芽狀態，最大限度地延長其壽命。三是對已經損毀和老化的檔案進行修復，盡量減少由于損壞帶來的各種損失。具體而言，就是要創造一個適合企業檔案保管的環境和條件，建立、健全有關保管、保護工作的制度，有步驟地維護和修復已損壞的檔案材料，加強日常的檢查工作，不斷采用新的技術和方法，改善和加強企業檔案的保管與保護工作。

關鍵詞：檔案;保管;保護

做好企業檔案的保管和保護工作，通常情況下應該做到：

1 樹立“預防為主”的觀念，防患于未然

檔案的損毀，大多都有一個漸變的過程，也就是通過逐漸增加損毀的因素，而達到檔案的質變。比如，長期存放在陰暗潮濕庫房中的檔案材料，到一定時候會受潮發霉，變成“檔案磚”;長期在日光下曝曬的檔案材料，一定時間之后，字跡就會退色或消失。所以，做好檔案的保管和保護工作，首先要樹立預防為主的思想，隨時注意發現各種不利的因素，并在檔案發生質變以前就采取果斷措施，抑制其進一步的惡化。同時，要制定各種切實可行的辦法，從檔案管理人員、利用者以及保管條件等不同的角度提出要求，使可能發生的損毀限制在最低限度。

2 了解企業檔案材料的損毀規律，做好經常性的檢查工作

企業檔案的損毀，通常是由兩個方面的因素引起的，即人為因素和自然因素。人為因素的損毀，主要是指由于檔案管理人員或利用者的不慎或失誤造成檔案的丟失、磨損、撕毀或污染。克服人為因素所造成的損毀，主要在于提高檔案管理人員的責任感，把保管任務納入崗位責任制，從制度上確保檔案的安全。同時，還要向利用者做好宣傳工作，向他們提出具體要求，避免檔案材料的損壞，以延長檔案的壽命。

自然因素的損毀，主要來自內因和外因兩個方面。內因，是指檔案的制成材料發生變化對檔案壽命產生的影響。企業檔案中不同的紙張、字跡等，都會因其質量的不同而影響保存壽命。比如，不同質量的描圖紙，其保存壽命長短不同，用鋼筆和圓珠筆書寫的字跡，其保管壽命也大有區別。外因，主要是指環境和保管條件對企業檔案壽命造成的影響。如溫濕度的變化，有害氣體的侵襲，強烈日光等，都會對企業檔案的壽命造成直接影響。

分析企業檔案的損毀因素，目的是做到心中有數，把握延長企業檔案壽命的規律，有針對性地加強必要的措施、條件，堵塞各種漏洞，切實做好各項日常保管和保護工作。

3 積極采用新的技術和方法，提高保管保護水平

科學技術的飛速發展，使企業檔案保管與保護的技術和方法也日趨于新，企業檔案管理人員應當關注這些新的技術成果，并逐步推廣應用，解決企業檔案保護方面的技術性的問題。此外，還要借鑒其他行業的保管方法，積極采用縮微攝影、光盤存儲等信息轉移技術，最大限度地延長檔案的壽命。

4 落實檔案庫房管理制度與措施

檔案庫房管理是檔案保管工作的主要體現形式。因為檔案絕大部分時間是存放在庫房里的，檔案的實體秩序狀態也主要存在于庫房中。因此，檔案保管工作的主要內容也大都在庫房中進行。檔案庫房管理是指在庫房中進行的一切保管、保護工作，其內容涉及“維護秩序”和“保護實體”兩個基本方面。其基本工作內容及其相應的技術方法大體有以下幾個方面。

4.1 實施嚴格的進出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并做出專門的規定。一般情況下，檔案庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入檔案庫房。如工作確實需要非檔案工作人員進入庫房時（如維修庫房及其設備等），則必須有檔案工作人員陪同并始終相伴。檔案工作人員進出庫房也必須有相應的限制性規定。如在庫房內不允許從事與庫房管理工作無關的其他活動，更不允許在庫房中吸煙、喝水、吃東西。庫房中無人時必須關燈、關窗、庫房門上鎖。

4.2 對檔案庫房溫濕度進行調節控制

庫房內的溫濕度是直接影響檔案“自然壽命”的環境因素，較為適宜的庫房溫度應在14℃-24℃之間;相對濕度應在45%-60%之間。為了掌握庫房溫濕度情況，應配置精確、可靠的溫濕度測量儀器，隨時測量并記錄庫房溫濕度的具體指標狀況。控制和調節庫房溫濕度的方法主要有兩種類型：

第一類是對庫房進行嚴格封閉，隔絕庫房內外溫濕度的相互交流，然后在庫房內采用空調或恒溫技術設備，將庫房溫濕度人為調控在適宜的溫濕度指標范圍之內。但這種方法所需費用較高，目前并不是所有檔案機構都有能力做到的。

第二類方法是在庫房難以做到完全封閉，也無力承擔配置空調等設備費用的情況下，分別采用一系列機械性或自然性的措施對庫房溫濕度進行人工調控。這種方法如果具體措施運用得當，也可以在一定程度上使庫房溫濕度得到調整和控制。具體的措施大致有三種，可以同時或交叉使用：1）使用增溫、增濕或降溫、降濕等機械設備進行調控，使原有溫濕度有所改變。這種方法的運用也需配合以適當的封閉性措施方能奏效，如關緊門窗并在縫隙處加密封條。2）利用庫房內外溫濕度的差別，采用打開門窗或排風、換氣扇等方法進行自然通風，用庫房外的自然溫濕度改變調節庫房內的溫濕度。這種措施的作用在于使庫房內的溫濕度與庫房外的自然溫濕度漸趨一致和均衡。因此，必須隨時把握調整通風的時機、時間、長短、強度等。采用這種方法的局限性較大，需要注意：一般只能在庫房外溫濕度比庫房內溫濕度更接近于適宜溫濕度指標時方能進行。3）采用一些更為簡便的人工方法來對庫房溫濕度進行調整。如在庫房地面灑水，放置水盆、濕草墊，掛置濕紗布、麻繩等以適當增濕;在庫房中或裝具內放置木炭、生石灰、氯化鈣、硅膠等物品，以適當降溫。這種方法的效果只能是局部的，并且很有限。

4.3 落實好“八防”措施

檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對檔案實體可能造成的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內容。

防火：要求檔案庫區消防通道暢通以有利于應急搶運檔案;檔案裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面要消除隱患;必須按消防規定在庫房內外配備性能良好、數量足夠的消防器材，在條件允許的情況下應安裝防火（煙霧）報警和自動滅火裝置。

防水：要求庫房所處地勢不能過低;庫房內及附近不能有水源;庫房選址應位于較有利的防洪地段;

防潮：與防霉密切相關，在庫房濕度過大時應及時進行調整。

防蟲：要求檔案進庫前應進行蟲霉跡象檢查或作消毒殺蟲處理;保持庫內清潔衛生;對庫藏檔案定期檢查并放置殺蟲驅蟲藥品。

防鼠：要求庫房門窗封閉性好;庫內管道與墻壁相接處無孔洞;庫房周圍不得存放垃圾、食物;應用滅鼠藥或滅鼠器防鼠殺鼠。

防光：要求庫房窗戶配置窗簾遮蔽日光中的紫外線照射;庫房照明如使用日光燈應盡量縮短照明時間;檔案在保管期間除了提供利用和整理外，應盡量放到檔案柜、箱、盒、袋內避光保存。

防塵：要求庫房門窗及檔案裝具封閉性好并定期進行清掃擦拭，保持清潔。

防盜：要求庫房門窗堅固，進出庫房時隨時鎖門，并盡可能安裝防盜報警裝置。

參考文獻

[1]本鋼發辦字【2014】64號

作者簡介

趙曉溪（1966-），女，滿族，遼寧鳳城，經濟師，研究生。