館藏紙質檔案數字化加工策劃及管控分析

李文霞

摘 要：在本文中，通過對于館藏紙質檔案數字化的研究分析，提出了合理的加工方式以及相應的工作路線，詳細闡述了紙質檔案數字化加工過程中的掌控要點，從而確保紙質檔案數字化工作的順利進行。

關鍵詞：館藏紙質檔案;數字化加工;研究分析

在當前階段，紙質檔案數字化逐漸成為檔案數字化建設的重要工作，并且伴隨著時間的不斷發展，紙質檔案的數字化發展已經直接影響到了館藏檔案數字化的業務管理水平，伴隨著時間的發展，紙質檔案數字化在檔案管理中發揮的作用也越來越重要。所以，在館藏紙質檔案數字化工作中需要掌握一些基礎性的原則，采取相關的管理措施以及技術手段，選擇合理的加工措施以及路線，進而增強紙質檔案的數字化效果，推動檔案管理工作安全運行。采取紙質檔案數字化的方式也可以切實保障了檔案管理工作的照常實施，進而發揮出檔案數字化工作的整體作用。

1 紙質檔案數字化的基本原則

1）安全性基本原則。紙質檔案數字化的主要原則是安全性原則，其中主要包含了實物檔案以及電子檔案等，這些檔案信息主要牽涉到了個人、企業以及國家的相關機密，因此，檔案管理的安全性是非常重要的。在檔案數字化管理的過程當中，需要進一步加強紙質檔案數字化各個關鍵環節的安全信息管理，從而在一定程度上保證紙質檔案以及檔案信息的可靠性。

2）價值、效益的基本原則。在當前階段，紙質檔案的數字化建設不僅僅需要投入大量的資金以及相關設備，與此同時，也需要大量的人力成本等。檔案管理的后期成本以及檔案管理技術的維護成本、人力成本、風險成本比較大，需要進行持續性的投入等等。所以，在紙質檔案數字化建設的前期階段，應當依照館藏檔案價值優先、珍藏檔案優先的原則進行數字化加工并且保存，通過這種方式，可以確保紙質檔案數字化資金的投入達到最佳的效果。

3）檔案規范化原則。在紙質檔案數字化的建設過程當中，牽涉到的檔案管理標準以及相關的規范非常多。其中，主要包含了電腦設備的信息處理、相關計算機參數額設置、檔案的儲存格式、檔案的管理模式等等。所以，在紙質檔案的數字化過程當中，需要依據國家的相關規定以及有關的檔案管理規范進行紙質檔案數字化管理。所以，在紙質檔案數字化的加工過程中，需要結合所購置數字化設備的相關情況制定具體的操作流程。另外，紙質檔案數字化的成果需要依據最新的國家標準以及相關的規范進行數字化建設驗收以及紙質檔案數字化的檢測工作。

2 紙質檔案數字化建設的前期準備階段

1）需要進一步明確紙質檔案數字化建設目標以及主要任務。在當前階段，需要依據企業的紙質檔案信息化的建設目標以及工作計劃，并且，需要檔案管理人員明確數字化建設需要完成的工作任務以及主要的檔案數字化建設的主要目標。

針對紙質檔案數字化建設中的附加任務，在完成紙質檔案數字化信息建設的同時，還應及時解決傳統的紙質檔案管理中的歷史遺留問題。比如，在檔案管理中的頁碼錯編問題、頁碼漏編的問題、檔案的裝訂序列問題、目錄的錯誤問題、紙質檔案所出現的破損問題等，需要將這些相關問題進行統一解決。除此之外，還需要完成館藏紙質檔案數字化的實物清點工作。

2）紙質檔案數字化的數據調查以及前期的準確工作。其一，檔案管理中的實體檔案。首先需要針對檔案管理中的檔案分類、檔案的存儲形式、檔案的保存情況、紙質檔案的裝訂情況、紙質檔案的整理情況等等。另外，紙質檔案的數字化建設過程當中，往往會產生一些不同的影響，并且需要直接關系到檔案數字化的管理設備的類型以及紙質檔案數字化建設的進度、檔案數字化管理的效率，另外，這些相關的紙質檔案數字化信息也是數字化檔案管理中外包方重點關注的。在檔案數字化的加工中，在制定檔案數字化的時候，首先需要充分的掌握紙質檔案數字化的具體情況，同時，這也是紙質檔案數字化建設中非常重要的一個方面。其二，紙質檔案數字化建設中的電子目錄信息。在當前階段，需要對于企業的檔案電子目錄的相關內容以及檔案的儲存狀態進行調查，并且可以將細化的內容細化到檔案的格式以及檔案內容等等。在紙質檔案數字化的加工過程當中，需要注意其中的檔案內容交接、檔案信息數字化的文檔管理、檔案數字化成果的連接等等環節。

3）在紙質檔案數字化加工中需要廣泛收集最新的標準以及規范。在紙質檔案數字化加工策劃當中，首先需要廣泛的搜集最新的檔案數字化建設相關標準以及相關的規范、管理措施、檔案管理系統，并且，需要將所搜集的相關的檔案信息數據的管理標準以及有關的檔案管理規范，通過這種方式，可以在保證紙質檔案數字化加工策劃的規范性，另外，還可以將紙質檔案數字化技術的相關參數以及操作規程進行規范化。

4）紙質檔案數字化加工策劃場地的規劃工作。在當前階段，需要依據紙質檔案數字化加工策劃的具體內容、建設的規模、建設的數量，通過這些相關的內容確定數字化加工所需要具體面積。另外，還需要根據紙質檔案的相關管理要求以及安全規范，以此來確定紙質檔案數字化加工場所的具體地點。

3 紙質檔案的數字化加工方案

目前，紙質檔案的數字化加工方案，主要涵蓋了檔案數字化的主要對象、數字化的主要目標、檔案數字化的相內容、數字化的加工的成本等等，以下就進行了詳細的描述。

1）紙質檔案數字化技術的具體方案。其一，紙質檔案數字化加工全過程的生產工藝流程。根據紙質檔案數字化加工中所牽涉到的相關過程，編制出了以下流程，檔案實體處理流程具體表現為：在數字化加工期間，需要對掃描件和非掃描件進行合理的區分，其中主要包含了檔案掃描，圖像處理、驗收成果以及管理成果，然后進行整理裝訂，做好入庫登記工作。而在出庫的過程中，需要拆除裝訂，準備目錄數據，進行數字化前處理，然后進行出庫登記。其二，紙質檔案數字化技術的相關指標主要涵蓋：色彩模式、分辨率、檔案的儲存格式等等。并且，這些相關的指標都需要符合《紙質檔案數字化規范》，與此同時，也需要符合企業檔案數字化加工的具體情況。其三，紙質檔案數字化的加工方式。在一般情況下，需要依據企業的實際狀況來選擇合理的檔案數字化加工方式。主要有兩種方式，一種是獨立完成其中的一部分或者獨立完成所有的生產。另外一種是相互分工協作的流水線模式。其四，數字化加工的設備。主要涵蓋了兩種，即硬件設備以及軟件。其中，我們所說的硬件設備主要指的是檔案數字化加工的相關設備，并且在選取加工設備的過程中需要設備的一些相關的指標，其中就主要包含了圖像的質量、存儲的空間等等。而軟件指的是紙質檔案數字化加工的處理軟件，另外，可以通過專業化的軟件，集中處理數字化加工過程中的任務。

2）檔案數字化加工的保密方案。紙質檔案數字化加工的保密方案需要遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》以及紙質檔案數字化加工策劃的有關規范。另外，還需要有效的結合紙質檔案的數字化加工流程以及企業的實際情況，整理出可能會發生的一些保密風險，規劃證具體的風險級別，與此同時，根據風險的級別來制定紙質檔案數字化加工的安全保障措施，進而協調紙質檔案的數字化工作以及保密工作。

4 結語

在檔案信息化的建設進程當中，紙質檔案的數字化加工是非常重要的內容，并且也是一項非常龐大的工程。在紙質檔案數字化的加工過程當中，除了掌握檔案數字化加工的具體路程、相關的技術、加工規范，與此同時，還需要健全相關的管理制度、管理流程，從而進一步提高檔案數字化的效率，保證數字化質量。

參考文獻

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