提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略2

呂玉英

摘 要：在信息化、科技化時代之下，各種現代教育策略以及管理手段備受關注，為了實現管理資源的合理配置及利用，許多事業單位在開展檔案管理工作的過程之中，以信息化建設為依據，積極加強不同管理環節之間的聯系和互動，著眼于社會發展的大趨勢以及背景充分實現信息化建設。本文以事業單位檔案管理為分析對象，了解信息化建設的相關策略及方法，以期為推動事業單位的穩定建設和發展提供一定的借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;方法策略

檔案具有較為明顯的歷史性以及真實性，通過對檔案內容的分析以及研究可以了解一個單位以及社會經濟組織的發展，因此對于事業單位來說必須要關注檔案管理工作的大力落實，了解新時代改革背景之下檔案管理的新內容、新要求和新標準，堅持信息化建設的重要方向，積極結合世界經濟以及社會發展的大趨勢重新調整管理內容，以此來更好的體現信息化建設的作用以及優勢。其中現在信息技術所涉及的內容比較復雜，檔案管理工作人員需要做好充分的準備工作，充分利用這一技術來改造傳統的檔案業務，保障管理質量和服務效率的綜合提升。

1 規范檔案管理

與其他工作內容和工作形式相比，事業單位的檔案管理工作存在一定的實踐性，所涉及的內容比較復雜，包括不同的工作內容以及工作環節，因此在信息化不斷發展的今天，我國事業單位需要重新調整黨員管理的思路，不再以簡單的管理保護為依據，積極實現實體模式向檔案信息利用與共享的有效轉化，充分利用現有的檔案信息，發揮這一信息技術的重要服務功能并構建完善的管理體系。結合相關實踐調查不難發現，在檔案管理信息化的過程之中，我國嚴格圍繞信息化管理的相關標準提出了相關的要求，事業單位必須要根據這一重要的策略以及管理標準，重新篩選管理形式，結合自身的特點以及未來發展趨勢進行分析，以此來更好的規范檔案管理的工作內容以及工作形式，實現管理質量及管理水平的綜合提升。從微觀的角度上來看，在錄入檔案的過程之中，管理工作人員需要嚴格圍繞國家的統一標準，通過對文字、格式、方法的分析以及研究來體現后期檔案管理的統一性以及標準化。另外管理工作人員還需要進行統一的歸檔，以紙質檔案為依據，根據前期的管理目標以及管理要求實現統一的規范，只有這樣才能夠保障檔案數據的共享以及利用，不斷實現管理資源的合理配置及利用。

2 完善服務設施

事業單位檔案管理信息化建設是一個長期性的過程，不可能一蹴而就，為了保障不同管理環節的大力落實，管理工作人員必須要積極地完善后期的服務設施，了解單位檔案管理服務的核心內容及要求。其中信息化建設離不開計算機以及各類現代信息技術和設備，管理人員需要積極利用不同的網絡工具以及網絡技術實現信息的有效搜集、加工、使用以及傳輸，積極體現事業單位檔案管理信息化建設的核心要求。需要注意的是，事業單位的檔案管理內容及形式存在一定的特殊性，因此管理工作人員自身必須要注重實際需求的分析，了解復印機、掃描儀以及打印機等設備的使用要求并積極配備好最新最全的設備，盡量避免后期工作的過程中出現各類矛盾以及困難。另外，管理工作人員還需要設置專門的部門，對現有的設備進行統一的使用以及管理，有效延長設備的使用壽命，從而管理資源的合理配置。在對目前的事業單位檔案管理信息化建設進行分析和研究時不難發現，現有的檔案管理軟件利用率不高，管理工作人員忽略了對軟件兼容性的分析以及研究，無法實現后期的有效使用以及升級。對此，工作人員必須要學習專業理論知識，了解這些現代信息技術的操作標準及要求，分析軟件與硬件的使用以及升級標準，以此來實現有的放矢，積極豐富管理內容和管理形式，提高管理工作質量。

3 促進安全建設

在網絡時代背景之下許多的資源以及信息能夠突破時空的限制，實現大范圍的共享，這一點盡管能夠便利人們的生活、提高管理質量和效率，但是也存在許多的安全隱患。因此事業單位在落實檔案管理工作的過程之中需要堅持信息化建設的大方向，積極落實安全建設工作，著眼于目前管理工作的具體內容及形式樹立信息化安全意識，積極的加強對這一管理環節的安全建設以及管理，了解新時代改革背景之下事業單位檔案管理信息化建設的新內容、新要求和新標準，以此來更好的實現有的放矢，保障各項工作的有效推廣。首先，網絡具有一定的共享性，因此在檔案管理的過程之中有一部分檔案內容非常容易被篡改和竊取，大部分事業單位之中所涉及的檔案信息存在性的機密性，如果泄漏就會導致嚴重的損失，對此為了盡量避免這一矛盾，在落實檔案管理工作之前管理工作人員需要做好充分的準備工作，積極促進安全建設工作的大力落實，做好相應的身份識別以及安全措施，其中訪問權限、加密設置在實踐應用的過程中備受好評。其次，管理工作人員還需要了解系統以及網絡的安全性，嚴格把控上網檔案信息內容，防火墻的設置必不可少。管理工作人員需要及時更新殺毒軟件，充分發揮保護作用以及預防作用。如果文件的精密性以及管理要求較高，那么事業單位的管理工作人員還需要配備專門的檔案室以及檔案柜，完善防護器、防盜門窗等后期的安全設備，從整體上提高整個檔案信息管理的安全性，盡量避免檔案損毀。除此之外，檔案管理工作人員自身需要注重專業技能的提升，抓住自主學習以及提升的機會，學習和借鑒同行的優秀做法和經驗，在不斷實踐以及動手的過程之中提高個人的管理能力以及管理水平，以此來更好的避免外部不確定性因素所帶來的負面影響，實現事業單位檔案管理信息化建設速度的穩定提升。

4 結語

事業單位檔案管理信息化建設所涉及的內容比較復雜，要想提高管理工作質量以及管理效率，相關工作人員必須要注重檔案管理的有效規范，明確不同管理環節之間的內在邏輯聯系，以此來實現有的放矢，保障管理資源使用效率的有效提升。

參考文獻

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