杭州灣上虞經開區數字檔案室建設的實踐與思考

陳慧頻

摘 要：杭州灣上虞經濟技術開發區創建于1998年，2013年經國務院批復升格為國家級經濟技術開發區，是中國工業示范園區、長三角最強中國制造產業集聚區。作為浙江省先進國家級開發區，不斷推進開發區檔案信息化工作即是貫徹落實省委省政府數字經濟“一號工程”決策部署的重要舉措，也是檔案工作轉型升級，實現檔案工作現代化的重要舉措。本文結合開發區數字檔案室建設現狀，分析建設過程中存在的問題，提出切實可行的舉措推進開發區檔案數字化工作取得成效。

關鍵詞：開發區;數字檔案室;建設實踐;思考

杭州灣上虞經濟技術開發區自2001年成立檔案室以來，作為開發區檔案管理工作的重要機構，承擔了開發區管委會經濟社會發展、行政管理、黨群人事、規劃建設、項目招商、土地出讓等各方面的檔案管理。近年來，隨著信息技術的飛速發展以及辦公自動化的深入應用，傳統的機關檔案管理模式已難以滿足開發區日趨增長的電子文件等檔案資源保管和開發利用的需要。同時，開展數字檔案室建設也是貫徹落實省委省政府相關要求，實現檔案工作現代化的重要舉措。

1 開發區數字檔案室建設現狀

2014年，開發區依據《數字檔案室建設指南》，按照“資源為先、標準規范、整體推進、確保安全”的原則，啟動了數字檔案室建設。我們從更新檔案管理軟件，完善檔案目錄數據庫，著重開展了室藏傳統載體檔案的數字化工作，通過文書檔案全文掃描，照片檔案翻拍，實物檔案掃描或高清拍攝，聲像、數碼資料格式轉換等手段進行了數字化工作。同時，將先前使用的檔案管理軟件中的歷年數字檔案信息通過轉換，全部掛接到新的檔案管理系統中，使開發區從建設初期至今所有的檔案全部在這一系統中統一存儲利用，基本建成集管理中心、存儲中心、利用中心于一體的檔案管理系統體系，為今后檔案的查閱、利用提供了很大便利，也使得開發區的檔案工作跨上了一個新的臺階。

2 建設過中存在的主要問題

1）系統建設不健全，電子文件歸檔難。開發區雖早在2009年已開發使用了辦公自動化系統，實現了公文網上流轉和處理，但因辦公自動化系統缺少歸檔功能模塊，產生的電子文件一直沿用傳統歸檔模式，經打印成紙質文件后歸檔，再經全文掃描數字化后掛接到檔案管理系統中。這樣既增加了檔案管理成本，也使得原生電子文件變成了數字化副本。不僅是文書檔案，業務類電子文件也因系統不統一、標準規范不一致等問題，導致形成的電子文件歸檔難。

2）目錄數據庫錄入不完整，開發區檔案管理系統涵蓋了文書檔案、會計檔案、規劃管理檔案、工程建設、土地管理檔案、招商項目檔案、特種載體檔案、設備檔案等八大門類，在手工檔案著錄的過程中，存在不少的漏著項、錯著項，標引工作效率和質量不高。

3）工程建設檔案的數字化工作開展緩慢，降低了檔案數字化率。基建檔案在開發區室藏檔案中占了總量的三分之二以上，由于室藏基建檔案數量之多，且資料中含大量不同類型規格的重要藍圖，開展基建檔案的數字化工作成為開發區檔案數字化工作中的難題。

4）數字檔案利用作用發揮不充分。目前，開發區數字檔案資源的利用尚停留在基于檔案電子目錄的簡單搜索與查詢，缺乏綜合的數據挖掘和深度整合，影響了數字檔案室功能的發揮。

3 進一步推進數字檔案室建設的對策

3.1 組建工作構架，加大組織保障力度

一是成立了數字檔案室工作領導小組，制定各階段工作實施方案，組織協調和督促檢查各項工作的落實，明確了承擔數字檔案室建設工作的主要職能部門以及應承擔的職責，保證了數字檔案室建設工作有序推進。二是建立了多部門聯合工作機制，制定數字檔案室實施方案和工作任務分解表，細化目標任務，落實工作責任，為數字檔案室建設提供了良好的工作條件和業務支撐。

3.2 編制標準規范，完善系統建設

標準規范體系既是數字檔案室系統建設的指導方針，也是數據交換和共享的基礎。梳理修訂各類數字檔案管理辦法和各項制度，規范各門類的檔案業務標準，編制電子文件歸檔管理指南、電子文件元數據規范、數據備份管理辦法等一系列標準規范，明確電子文件歸檔和接收要求，為數字檔案室建設提供制度保障。同時對數字檔案室系統所具有的常規的“收、管、存、用”功能進行進一步優化，如改進辦公自動化系統，在原辦公自動化系統中增加了預歸檔功能，與數字檔案系統進行對接，自動同步歸檔電子數據，形成電子文件登記表，并根據要求調整元數據，準確認定歸檔范圍，科學劃分保管期限，統一確定存儲格式，自動進行數據四性檢測，實現了OA系統電子文件歸檔各環節規范性檢查與自動化接收登記等功能;通過建立檔案管理軟件與各業務系統的集成接口，實現電子文件網絡采集和自動歸檔，使電子文件自動收集更為智能、元數據采集更為齊全、數據校驗更為精準、統計分析更為高效、檢索利用更為便捷。

3.3 抓好檔案目錄質量問題整改

檔案著錄是檔案檢索的基礎，著錄的質量決定了檢索效率。我們對照檔案著錄規則，結合開發區實際編制了《杭州灣開發區文件級目錄著錄細則》，規定了各類檔案特別是業務類檔案的文件級目錄數據庫結構及著錄細則，規范著錄標準。同時針對存在的問題，全面開展數據校對工作，對室藏數據進行全面校對，逐條檢查數據條目和電子文件的準確性、完整性、可用性和安全性，為提供檔案利用服務打好基礎。

3.4 加強工程紙質檔案和電子檔案的并行管理

按照“由近及遠、分步推進”的原則，根據工程建設項目檔案數字化工作方案，排定計劃，分批委托專業檔案服務單位進行了數字化掃描工作。自2016年起，實施工程檔案雙套制管理制度，全面開展工程建設過程中原生電子文件的歸檔、接收。實踐中，我們要求項目建設過程中應歸檔的資料同步提供電子版，例如在招標文件中明確項目投標單位在投標時提供紙質版與電子版標書等，并將電子檔案與紙質檔案核對完整、齊全后刻錄歸檔，并且二者使用相同的檔案號，以便平時電子檔案的利用。同時在項目建設過程中注重原始記錄性資料的收集和歸檔，特別是工程竣工驗收、變更、決算過程中產生的紙質檔案，通過電子檔案與紙質檔案的充分融合并行管理，工程檔案管理更趨規范、高效。

3.5 充分發揮檔案信息資源作用，提升檔案利用服務水平

在數字檔案室建設過程中不斷完善檢索查詢功能，提高查全率、查準率，為開展工作提供更加快捷、全面、精準的查詢服務。積極開展綜合數據挖掘和深度整合，做好重要檔案的數字資源建設，建立健全檔案信息專題數據庫，為“三改一拆”、“五水共治”、主題教育活動等專題檔案做好信息資料收集工作。探索開發區網絡化檔案查閱與利用，逐步實現檔案查詢利用服務在開發區內部及企業服務平臺上的推廣應用。