電子檔案管理中有關法律問題的思考

楊瓊

摘 要：檔案實行電子化管理以后，檔案利用更加方便了，同時也帶來了以往沒有涉及到的法律問題。目前我國正處于各行各業(yè)高速發(fā)展的關鍵時期，各個單位都在推進檔案數(shù)字化建設，逐步加強電子文件的歸檔管理，建立互聯(lián)互通的檔案信息網(wǎng)絡。但是關于電子檔案管理的法律問題仍需解決，相關負責人必須找到能夠解決法律問題的途徑提升檔案管理水平，促進檔案數(shù)字化發(fā)展。

關鍵詞：電子檔案;管理;法律問題;解決途徑

隨著現(xiàn)代技術的發(fā)展進步，各種信息技術層出不窮，例如計算機技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等等，此類技術的發(fā)展促進了檔案信息化數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，檔案管理方式也在改變。數(shù)字化的檔案建設要求將原本紙質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，通過互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)互通，利用計算機統(tǒng)一管理，為用戶提供更加高水平的資源共享服務。當今時代，檔案這種信息資源的重要性越來越明顯，數(shù)字化檔案建設是不可違逆的，但是與此同時，數(shù)字化檔案建設產(chǎn)生的電子檔案管理卻出現(xiàn)了以往沒有的法律問題，相關工作者必須找出合適的解決途徑。

一、電子檔案的技術特點

1.管理方式特點

對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案，電子檔案的物理形態(tài)就存在著明顯區(qū)別，同一個電子文件中的內(nèi)容，可以在不同的載體上存放，不影響正常輸出。同時，通過互聯(lián)網(wǎng)和通信技術能夠?qū)⒉煌乩砦恢玫臋n案聯(lián)系起來實現(xiàn)共享，不需要像以往一樣進行統(tǒng)一管理。信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡信息中心能夠幫助需要檔案信息的人員快速查閱需要的信息，電子文件如果傳輸和轉(zhuǎn)換的過程中物理結構發(fā)生變化，但是其中的內(nèi)容是可以保持不變的。

2.信息組織特點

檔案數(shù)字化建設需要將傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，也就是數(shù)字化轉(zhuǎn)變，上傳到網(wǎng)絡上。電子文件有多種類型，包括文字、圖像、表格、數(shù)據(jù)庫等等。原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案不僅僅是錄入計算機的過程，同時需要計算機進行檔案信息重組，進而為后續(xù)的用戶提供更加方便的檢索查閱方式。

3.安全保密特點

互聯(lián)網(wǎng)本身屬于開放性質(zhì)的系統(tǒng)，電子檔案上傳到網(wǎng)絡上以后，必須針對網(wǎng)絡進行安全保密。信息保密可以通過防火墻、安全代理等技術進行攻擊防護，同時為了避免內(nèi)部人員泄密，需要加強管理。雖然面對蓄意攻擊的黑客可能防護能力較差，但是相關的技術人員可以進一步開發(fā)高水平的技術提升保密能力。

4.檔案館特點

電子檔案館沒有實體，只是虛擬的檔案信息系統(tǒng)，能夠通過數(shù)字的形式儲存信息。原本的檔案館是靜態(tài)的文件保管基地，轉(zhuǎn)變以后的檔案館是虛擬的信息中心，二者之間存在著明顯的差別，新時代的檔案管理必須充分區(qū)分二者之間的差異。

二、電子檔案管理中的法律問題和處理措施

1.法律效力問題

電子文件存在著明顯的易變性和可分離性，所以人們對于電子文件的信任度并不充足。電子檔案儲存、輸入、傳輸、利用的過程中，都可能出現(xiàn)信息丟失、干擾、污染、竊取等問題，甚至遭到人為破壞，電子檔案最終失真，不能作為合法證據(jù)使用。另外，文件的法律效力需要參考載體的關聯(lián)性，電子檔案的載體不是固定的，所以從法律效力的角度分析，電子檔案沒有原件的強調(diào)作用，制定法律認定條文就出現(xiàn)了嚴重問題。

針對法律效力問題，首先需要對電子檔案加強管理，保證電子檔案是真實完整的，因為電子檔案可以隨意更換載體，修改內(nèi)容不留下痕跡，為了保證完整性和真實性，可以通過電子印章或電子簽名對電子檔案進行簽發(fā)，確定每份電子檔案的修改、傳輸操作等都能留下對應的記錄，隨時印證電子檔案的來龍去脈，當前已經(jīng)有很多國家采用這種方式對電子檔案進行管理，保證其法律效力。電子檔案想要作為法律證據(jù)而具有法律效力，那么必須保證能夠通過法律對其法律效力進行規(guī)定，保證合法性。但是目前人們對于電子檔案的認識并不充足，技術手段也不夠完善，不同國家對于電子檔案的法律效力認定抱有不同的態(tài)度。例如電子郵件的法律效力，美國認為打印出來的文件具有法律效力，丹麥認為沒有法律效力。所以國際上對于電子檔案的法律效力沒有統(tǒng)一規(guī)定，但是電子檔案實現(xiàn)法律效力是必然的發(fā)展趨勢，針對這一法律問題，國家方面應該對相關的法律法規(guī)進行法律地位規(guī)范，制定切實可行的法律法規(guī)。電子檔案實現(xiàn)其法律效力除了通過技術和管理保證電子檔案的完整性和真實性以外，還需要制定確實可靠的法律條文，促進電子檔案合法化發(fā)展，推動社會進入數(shù)字化生存空間。

2.數(shù)字化權問題

數(shù)字化檔案發(fā)展中，檔案的來源有兩種類型，一種是直接接受電子文件進行歸檔處理，另一種則是將原本的紙質(zhì)形式檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案。檔案實行原本的管理方式時，有些檔案具備著作權，對此類檔案進行電子化轉(zhuǎn)變，就需要獲得數(shù)字化著作的“權利許可”，這也是電子檔案管理中的法律問題。

首先，數(shù)字化檔案行為性質(zhì)存在問題。信息數(shù)字化過程中，作品的著作權中的使用權會受到影響，我國對于著作進行復制認為是出版方式的一種，出版屬于作品發(fā)表的權利。作品發(fā)表權一般來說是屬于著作人的，檔案館進行著作信息化轉(zhuǎn)變，有些資料當時沒有出版的，參考《著作權法》，檔案館并不能發(fā)表這些作品，電子化轉(zhuǎn)變就相當于侵犯作者的發(fā)表權。

其次，數(shù)字化檔案公布問題。作品的所有權和著作權是可以分離的，國家擁有檔案，但是不一定表示國家也擁有著作權，所以檔案部門如何保證檔案公布但是不侵權，就成為了比較困難的法律問題。

想要解決檔案數(shù)字化權問題，首先需要明確數(shù)字化檔案的來源，對于著作權法保護與否進行正確劃分，針對受到保護的檔案信息，就需要和著作權人協(xié)商獲取許可，如果不受到著作權法保護，那么檔案信息有兩種情況，一種是國家機關的立法司法行政性質(zhì)文件，數(shù)字化過程中不需要考慮著作權，另一種是著作權已經(jīng)到期的檔案，也不需要參考數(shù)字化權問題。其次，對檔案所有權和著作權進行確認，為了真正實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息共享，除了考慮檔案所有權以外必須考慮檔案的著作權，所有權和著作權的概念不一致，擁有所有權不一定表示擁有著作權，這需要具體分析。

如果是通過接收將原本的國家檔案收入檔案館，那么這種檔案的所有權和著作權都是國家的，檔案館代為行使權力，檔案館可以自行進行數(shù)字化處理;檔案館購買集體或個人所有的著作權保護檔案，如果檔案館沒有購買著作權，那么仍屬于原作者，數(shù)字化處理必須征得原所有者的同意;檔案館的作品檔案是受贈的，捐贈人保留著作權，數(shù)字化處理同樣需要取得著作權人的許可，支付一定的報酬以后才能數(shù)字化處理，捐贈時如果一并捐贈著作權和所有權，那么這種情況除外;寄存在檔案館中的檔案進行數(shù)字化處理必須征得所有者的同意，否則就算侵權。

3.網(wǎng)絡傳輸權問題

信息化發(fā)展越來越快，傳統(tǒng)媒介中的檔案信息越來越多的在網(wǎng)上呈現(xiàn)，人們可以自由進行下載、復制和上傳，但是網(wǎng)絡侵權問題卻同時出現(xiàn)。所以網(wǎng)絡傳輸中，如何進行數(shù)字化檔案保護就成為了嚴重問題。網(wǎng)上傳輸?shù)碾娮訖n案中，很多是受到著作權保護的，作品進行網(wǎng)絡傳輸?shù)臋嗬匀粚儆谥鳈嗳耍瑳]有經(jīng)過同意是不能隨意傳輸?shù)摹Ｋ裕W(wǎng)絡發(fā)展越來越快的同時，也導致了數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡傳輸方面的法律問題日益嚴峻。

針對網(wǎng)絡傳輸權問題，檔案部門首先應當增強自身的法律意識，認識到網(wǎng)絡傳輸權不屬于檔案部門，而是屬于著作人的，對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理過程中需要考慮數(shù)字化權，處理以后在網(wǎng)上傳輸同樣需要考慮網(wǎng)絡傳輸權，檔案部門需要建立知識產(chǎn)權保護意識，保護檔案所有者的權益。其次，檔案部門需要和著作權人協(xié)商，獲得許可以后可以將受著作權保護的檔案上傳到網(wǎng)絡上，國家的數(shù)字化檔案信息只能通過國家授權的檔案館傳輸，個人或集體的檔案需要獲得所有者的許可并支付報酬。

4.保密和隱私權問題

檔案管理實現(xiàn)信息化和數(shù)字化的過程中，數(shù)字化檔案信息的開發(fā)利用需要特別關注公民隱私，注意保密。數(shù)字檔案館建設中，信息傳遞更加方便和快捷了，但是用戶控制的難度也會相應大幅度提升，檔案進行保密和隱私權保護面臨了更為嚴峻的考驗。想要解決這一問題，技術方面要加強保護技術的開發(fā)，法律方案需要建立相關的法律法規(guī)。檔案的保密性質(zhì)是始終存在的，不同保密等級的檔案只能在合適的范圍之內(nèi)進行信息傳輸和利用。檔案中和個人相關的隱私性質(zhì)信息，沒有經(jīng)過檔案所有者的同意，不能隨意公開。網(wǎng)絡本身特有的公開性必然會威脅到信息資源中的個人隱私權，而且數(shù)字化檔案建設中可能會因為病毒、黑客等因素造成信息泄露，這都是嚴峻的法律問題。

對于數(shù)字化檔案的隱私權和保密問題，首先，對于數(shù)字化檔案信息的利用和保密關系進行合理處理，二者之間的關系應當是辯證統(tǒng)一的，開發(fā)利用檔案信息才是進行檔案管理的目的，只有充分利用檔案信息才能夠真正落實檔案的價值，但是利用并不能毫無原則和控制，需要在利用的同時做好保密工作，保護檔案信息機密也要在利用的前提下進行，利用檔案和保密二者相互統(tǒng)一。其次，電子檔案管理需要加強技術防范，禁用盜版、建立備份、文件加密、預防復制等技術都是必須的控制手段。再次，加強法律保護管理，數(shù)字化檔案管理需要對全過程進行控制，尤其是前端更要加強控制，最終形成無縫管理機制，將侵犯公民隱私和泄密問題完全遏制在搖籃中。

三、電子檔案管理法制化建設途徑

檔案數(shù)字化管理涉及到的法律問題對于電子檔案數(shù)字化管理提出了更高的要求，如何在當前的信息時代檔案數(shù)字化管理背景下規(guī)避法律問題，就成了當前檔案部門和相關領導的關注重點。為了保證電子檔案管理遵循法律建設要求，必須在電子檔案數(shù)字化管理的過程中全面落實法制化建設。

1.做好前期準備工作

進行檔案數(shù)字化建設，是一項長期工作，而且是艱巨的系統(tǒng)性工作，具有獨特的發(fā)展規(guī)律。所以相關人員需要從全局大角度出發(fā)，充分了解檔案的使用需求以后，考慮檔案整體發(fā)展進行科學合理的目標制定，并規(guī)劃長遠目標。與此同時，必須在前期做好基礎性準備工作，針對可能出現(xiàn)的問題和風險制定相應的防護措施。檔案原件進行電子轉(zhuǎn)變期間，需要組織相關的力量研究探討數(shù)字化的相關問題，統(tǒng)一管理思想，集中解決出現(xiàn)的問題。此外，進行檔案數(shù)字化建設前，可以邀請法律方面的專家學者加入準備工作組，作為知識產(chǎn)權顧問提供產(chǎn)權相關的法律糾紛意見，維護檔案館權益，保證日后檔案使用安全。

2.加強信息化法制建設

我國進行檔案信息化建設是刻不容緩的，面對著全新的領域和檔案載體、檔案管理主體，應該廢除、修改不再適合當前檔案管理的法律法規(guī)，建立全新的法律法規(guī)，明確法律責任界限，發(fā)揮電子檔案的作用。所以，電子檔案的法律效力問題最終還是要落實到法律本身，法律需要對電子檔案的證據(jù)價值進行界定。國家方面則需要對電子檔案進行專項立法，明文規(guī)定電子檔案的法律地位。

3.行使合理使用權

參考當前的著作權保護形勢，群體對于著作權人利益優(yōu)先的保護準則是認同的，而且隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展進步，著作權人的權利也得到了擴張，公眾的使用權則越來越小。但是從著作權的立法角度分析，發(fā)現(xiàn)如果不以盈利為目的使用作品，是存在必要性的。檔案館屬于文化事業(yè)機構，具備公益的性質(zhì)，應該享有合理使用的權利。檔案館方面可以利用信息網(wǎng)絡為用戶提供合法出版的數(shù)字作品和依法保存的數(shù)字化復制作品，不支付報酬給著作人，但是不能通過這種服務方式獲取盈利。

4.檔案開放利用鑒定

檔案中涉及隱私和保密的內(nèi)容需要單獨拿出具體劃分范圍，檔案館方面應當根據(jù)檔案的重要程度進行等級劃分，采取不同的保護措施進行保護。同時針對保護的方式方法和重要性需要制定專門的規(guī)章制度，避免工作人員接觸到敏感的個人信息。對于包含個人資料的檔案開放時間、范圍和方式都要進行詳細的規(guī)范。

5.推進標準化建設

進行檔案信息化建設，紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)變，其根本目的是適應當前的信息化發(fā)展要求，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享。進行檔案標準化建設是信息化時代發(fā)展的必然要求，同時標準化建設也代表著信息資源具備統(tǒng)一規(guī)范的資源合法化確認標準，電子文件加密、壓縮、存儲、交換等相關技術的標準規(guī)范。實行檔案信息化管理，能夠徹底轉(zhuǎn)變以往檔案管理各自為政的狀況，實現(xiàn)統(tǒng)一的資源共享管理。

四、結語

綜上所述，在檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，電子檔案的管理方面不可避免的出現(xiàn)了法律問題，相關的工作者需要重點分析法律問題產(chǎn)生原因和影響，找出對應的解決途徑加以解決，全面推進檔案的信息化建設。

參考文獻：

[1]徐月華，黃 蕾.破解檔案數(shù)字化發(fā)展中的法律問題[J].通信企業(yè)管理，2016

[2]陳 彬.檔案數(shù)字化的有關法律問題探討[J].蘭臺內(nèi)外，2014

[3]黃梅菊.淺析檔案數(shù)字化涉及的相關法律問題[J].檔案天地，2014

[4]鄒佳瑋，霍 娜，邢 娜.檔案開放利用中涉及的法律問題[J].蘭臺世界，2013

[5]廖靜怡.檔案數(shù)字化過程中法律問題的思考[J].四川檔案，2012

[6]莫初明.檔案數(shù)字化過程中的法律沖突及其協(xié)調(diào)[J].蘭臺世界，2007

[7]王 巍.對企業(yè)電子檔案管理的法律思考[J].秘書之友，2009

[8]王 佳.我國電子檔案的法制化建設問題探究[J].江蘇科技信息，2015

[9]蔣淑瓊.關于檔案數(shù)字化工作中安全管理問題的思考[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2015

[10]尹 君，劉亞娟.檔案數(shù)字化中的若干法律問題探討[J].才智，2010

（作者單位：中共濮陽市委黨校）