移動終端下高校檔案數字化服務探析

霍奇道

摘? 要：移動終端下加強高校檔案數字化服務建設和管理，是當前高校科學化建設的一項重要任務。通過加強組織領導，并將數字檔案納入學校信息建設計劃;增加對基礎架構的投資，引入檔案數字化的專業人才培養方案并制定數字解決方案等，可以逐步推進高校數字化檔案建設和深入發展。

關鍵詞：移動終端;高校;檔案;數字化

隨著5G商用的逐步普及，5G基站的大范圍建設，高尖端信息化技術為高校檔案館的信息化建設提供了硬件支撐，從而也推動了移動終端的信息化發展，可以更好地為高校檔案數字化提供服務，借助移動終端媒介，可以更加有效實現資源的充分利用和數據共享。

1 高校檔案數字化服務建設的意義

1.1 提高檔案使用效率。通過移動終端檔案數字化服務，可以將傳統的手動收集、分類、編號和信息檢索手動管理模式轉化為計算機等高科技信息化檔案管理模式。[1]通過信息化手段使管理系統轉換為數字管理模式，人們可以通過連接有互聯網的移動終端，高效快捷地實現檔案數據高速使用。通過網絡平臺，隨時隨地共享教育和研究的結果，有助于數據共享和數據資源有效利用。

1.2 節省檔案管理空間和成本。通過移動終端檔案數字化服務，有助于節省物理存儲空間，節約時間成本。例如，湖北某高校進行的本科教學工作審核評估材料，總體需要的支撐材料種類繁多，各類支撐材料數量從幾十盒到數百盒不等，采用傳統方式將所有紙質材料加以保管和檢索利用，無疑會增加倉庫的負擔，耗費大量人力，但是通過將檔案數字化，借助移動終端等媒介，可以更加方便快捷地檢索目標材料，實現空間和時間的跨域，提高檔案利用效率，大大壓縮管理和時間成本。因此，除了一些重要憑證和核心材料的紙質檔案外，大量一般性文檔可以通過數字化方式進行數字檔案處理。[2]實施數字化管理后，可以使用軟件實時跟蹤、監視和管理已形成的教育和科研文件，充分收集教育和科研材料，降低維護成本并提高檔案完整性。

2 高校檔案的數字化服務現狀及問題

2.1 檔案數字化缺乏統一標準。目前，高校尚未將相應的電子文件歸檔標準流程化。各高校的檔案互通之間幾乎沒有設立數字通信渠道，一般情況下，都是根據各自檔案的本體特性選擇固定的檔案管理系統，根據特定的系統、硬件和設施來建立檔案管理數據庫。同時受不同環境因素的影響，現階段檔案管理的操作環境和以前相比存在不同的數據庫標準。問題的根源在于檔案數字化缺乏統一的標準，嚴重制約高校檔案數字化進程。

2.2 缺乏檔案管理領域數字化專門人才。數字化人才缺乏主要表現在檔案管理者自身信息技術應用能力薄弱方面。僅僅從事的是簡單的計算機上輸入、登記檔案目錄和部門檔案的目錄檢索，或是停留在傳統意義上的紙質檔案的收集和歸檔等工作模式層面，與數字化要求相距甚遠，導致無法在目錄和原始文本之間實現一一對應的數字化傳輸。

3 高校檔案的數字化發展對策

3.1 加強組織領導，將數字化檔案建設納入學校整體發展規劃

3.1.1 加強組織領導，提高對檔案數字化的認識。在歸檔過程中提供人力、財力和物力的保證，確保歸檔與學校的各項業務相協調。[3]遵循檔案法律有關原則，建立關鍵和特殊項目檔案所需的特殊資金，確保智能終端模式下檔案數字化建設順利推進。結合大學實際情況，轉變傳統思維模式，樹立新時代條件下的數字化檔案管理意識。

3.1.2 納入學校的發展規劃來構建一個集成系統。學校需要將檔案數字化納入校園整體發展規劃中。集成系統是高校整體目標實現的基礎，通過建立不同的子項目來促進整體目標的實現。逐步完善檔案管理與系統設計的集成化設置，集成系統必須能夠控制和檢索從編寫文檔到創建和存儲紙質文檔的所有環節，實現閉合管理。人們需要共享文檔等屬性信息，通過限制重復的條目，讓檔案館的功能得到更好的發揮。

3.2. 加大資金投入，培養檔案數字化專業人才

3.2.1 數字檔案硬件保障。檔案管理工作所需的資金應納入學校預算，確保基礎設施建設資金到位。

3.2.2 選擇數字歸檔軟件。高校需要采用功能完善的高級檔案管理系統軟件，以加強檔案信息化建設，滿足新時代條件下大學檔案的實際需求。[4]根據大學檔案館數據類型的特點，如科研檔案、學生學籍檔案等，選擇系統軟件。同時，為了確保數據的安全性和防止滲透，要提高系統的數據監視功能和安全性能。

3.2.3 培養檔案數字化專業人才。在新時代條件下通過數字化檔案館建設，提高服務質量，首要條件是優化人才隊伍。當前條件下的數字化檔案從業者，不僅要掌握計算機、信息網絡和數據庫等技術，同時還要掌握傳播學等多方面的知識，才能與時代的要求相匹配。通過建立復合型人才隊伍、增強業務管理能力和數字化應用能力，保障檔案館功能得到充分發揮。

3.3 制定檔案數字化標準方案和系統

3.3.1 建立高校數字化檔案的標準和規范。標準編號DA/T31—2005是2005年由國家檔案局發布的紙質檔案數字化所依據的技術規定和行業標準。高校數字檔案建設標準和規范要嚴格遵照國家的統一標準來制定和實施，便于檔案數字化后期的管理和服務。這一標準中涉及的管理標準和規范、業務標準規范、技術標準和評估標準規范是判斷檔案信息化和電子檔案管理的結果和有效性的指標，包括檔案信息系統的開發、檔案信息資源的開發和使用、信息安全以及信息技術應用的范圍、基于信息的人力資源開發、基于信息的組織和管理、基于信息的績效評估標準等。[5]

3.3.2 建立檔案管理自動化系統，實現檔案管理自動化和數字化。現階段，各高校要立足實際需要，通過推廣使用各移動終端，將檔案管理的數字化和自動化推向深入，來滿足標準化和規范化的要求。通過將各類材料、數據、圖文通過技術手段壓縮存儲，通過終端集成系統調取檢索，發揮檔案的使用效益。檔案的自動化和數字化的實現，能夠使各類檔案長期使用，甚至是永久使用，從空間、時間上看是大大優于傳統的檔案管理模式的。通過建立自動化系統，真正實現便捷的檔案檢索歸檔服務。

3.4 通過移動終端媒介，在享受檔案數字化服務過程中增強檔案安全性。安全是檔案工作的重中之重，必須強調檔案的安全性，杜絕檔案管理中的安全隱患。首先，為確保數字檔案館的安全，必須加強檔案館管理員的安全知識培訓，從認識上提高對檔案安全性的重視，防微杜漸。其次，檔案管理者必須遵守信息安全等級保護要求，通過采用安全保密等新技術，為數字化建設提供硬件保障。例如，開發數字檔案備份系統、數字檔案文件系統、網絡安全管理系統、機密性系統等，并加強電子文件存儲載體、軟件系統和網絡傳輸的安全管理以保護數字檔案。

參考文獻：

[1]向禹.高校數字檔案館工程理論與實踐[M].長沙：中南大學出版社，2015.

[2]劉德佳，馬衛東，何曉林.石油化工企業生產運行與管理應用技術[M].北京：中國石化出版社，2010.

[3]上海大學檔案學系.檔案學理論探索與創新[M].北京：中國檔案出版社，2009.

[4]金波，張大偉.檔案信息化建設[M].上海：上海教育出版社，2016.

[5]盧愛鳳.檔案數字化建設中應力求實現規范化、標準化[J].黑龍江檔案，2015（05）：109.

（作者單位：無錫工藝職業技術學院 來稿日期：2020-04-20）