新時代高等職業院校檔案征集工作的實踐與探索

王熙婷　高力

【摘要】檔案征集，是檔案工作永恒的話題。檔案征集工作是檔案業務基礎工作中的基礎，沒有檔案收集，檔案事業就成了無本之木、無源之水。高校檔案是高校在從事招生、教學科研、黨政管理以及對外交流與合作等各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

【關鍵詞】高等職業院校? 檔案征集? 實踐與探索

目前，學校綜合檔案館內存放有文書檔案、教學檔案、人事檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案和學籍檔案，綜合檔案館改建擴建后，將增加基建檔案、科研檔案，全面綜合的管理學校在運行過程中形成的各類檔案，為學校的內涵建設的重要性發展提供檔案資料支持。

一、學校檔案對學校的發展具有重要的作用

1.真實反映學校發展情況。學校檔案室成立以來，綜合收集了學校的第一手原始資料，反應了學校發展過程中的活動的完整情況，包括學校內設機構變沿革、人事變更、科研情況、制度改革和財務情況等，從檔案室的資料中可以完整、真實地看到學校發展的歷程，見證學校發展的歷程。檔案能發揮這樣的作用，只有在檔案形成初期——檔案收集階段，就將見證學校發展的資料歸入檔案工作，這樣才能為后期檔用奠定基礎。

2.為學校未來發展規劃提供依據。學校檔案室存放學校的原始資料，見證學校的發展歷史。檔案資料做為反應單位歷史的重要依據，可以從在規劃單位發展中起到借鑒作用。檔案中有成功的經驗，也有失敗的案例，更是記錄學校當前水平的一個重要參考標準，目前學校在進行內涵建設，在對單位現有實力進行客觀評價的基礎上，結合單位歷史發展規律，才能更好地制定出未來發展規劃方案。

3.為地方醫療衛生發展做好人才培養服務。我校是云南省唯一一所中醫藥特色鮮明、中西醫專業協調發展的公辦全日制普通高等?？茖W校，學校在多年辦學歷程中，形成了“注重實踐能力，貼近職業崗位，面向基層，輻射周邊，專業教育與中國傳統文化相融合”的辦學特色，建校以來，為我省培養了各類醫療衛生技術人才3萬余人，為邊疆少數民族地區經濟社會發展、醫療衛生事業改革和全民健康做出了重要貢獻。學校的發展歷程，在學校檔案室的資料中，有完整而詳實的記錄，目前滇西地區的基層醫療機構中的骨干力量，絕大部分都是從本校畢業的學生，學校檔案室為這部分畢業生在工作晉升、執業醫師資格證考試等方面持續發揮中亞作用，更為本地的醫療衛生事業發展做好基礎信息工作。

鑒于檔案在記錄學校發展、規劃未來方向和當地醫療衛生事業服務等方面的重要作用，為了進一步提升學校綜合檔案室服務學校、服務學生、服務當地醫療衛生發展的能力，檔案征集就顯得更加重要。

二、學校檔案征集過程中存在以下不足

1.檔案人員檔案征集意識不強。學校檔案室目前只有一名兼職檔案工作人員，且為非檔案專業人員，檔案管理知識僅限于業務知識培訓，對檔案工作缺乏系統的認識，更沒有相關的檔案實踐經驗，特別實在檔案收集階段，普遍存在檔案收集時沒有做到應收盡收，這就容易導致后期檔案使用中檔案資料不全的局面。

2.教職員工歸檔意識薄弱。隨著學校規模的不斷擴大，學校教職員工數量增加，工作分工更加細化，大量工作開始出現“隔行如隔山”的局面。教職員工在工作中，歸檔意識薄弱，對本部門產生的材料無備份存檔意識，很這就給檔案收集帶來了極大的挑戰。

3.信息化背景下，數字檔案的收集面臨挑戰。目前，學校的檔案主要以紙質檔案為主。隨著信息化、“互聯網+”的應用，學校的辦公也緊跟時代潮流，進行數字校園的建設。數字校園的建設，為自動化辦公提供了極大的便利，大大的提高了辦公的效率，不過這同時也給檔案收集整理帶來了新問題：如何優質有效的將數字化的信息轉化為檔案進行收集。

三、結合實際條件，對于有效做好檔案收集工作，采用以下方法

1.完善檔案收集工具。隨著學校智慧校園的推廣運用，校內工作基本實現了網絡化和無紙化，在辦公效率上大大提高，辦公成本也得到節省。為了適應辦公自動化，那么在檔案管理方面，就要與時俱進，在智慧校園設計初期，就將檔案管理工作進行綜合考慮，在公文流轉初期，結合檔案歸檔要求，為后期檔案收集、整理做好準備工作，以提高檔案整理和利用效率，從檔案管理工具上做到檔案收集應收盡收，為后期檔案管理做好準備工作。

2.檔案人員素質提升。檔案工作人員的素質，直接關系到檔案管理的質量，因此，提升檔案人員的素質對檔案收集具有決定性的作用。學校針對目前檔案管理人員的綜合素質有待提高的情況，積極開展對檔案人員的繼續教育、年會交流以及邀請檔案主管部門到校開展工作指導等方式，提升檔案從業人員的素質，為檔案管理工作的開展，特別是檔案收集工作提升奠定了人力方面的基礎。同時，對檔案從業人員的職稱評聘、福利待遇以及學習晉升方面，學校均有相關的考慮，能極大的激勵檔案從業人員的工作熱情和積極性。

3.創新檔案收集方式。針對目前檔案形式多樣化，檔案從業人員素質提升以及檔案管理軟件信息化的局面，創新檔案收集工作方式，可以快速適應信息化工作方式，比如照片檔案目前均為數碼照片，因此每次活動選取2到3張有代表性的照片，采用excel表格對照片進行編輯、說明，形成照片檔案，同時將其余照片刻錄光盤保存，這樣既保證了照片檔案的完整性，也充分利用了數碼照片的資源。再比如，在公文流轉中，將檔案管理系統和文件傳閱系統結合，在收集歸檔文件階段，檔案管理系統對文件進行歸檔，既提高了歸檔效果，也保證文件應收盡收。這些都是在檔案管理過程中，對檔案收集階段工作進行工作方法的創新。

檔案工作反應著一個單位的發展歷程，見證著一個單位的努力和成長，要在檔案收集階段，就保證檔案的真實、有效，才能從根本上實現檔案的有效，因此，檔案收集工作必須與時俱進，從檔案管理工具上實時更新、從業人員上素質提升，工作方式上創新改革，保證檔案收集工作順利有效開展。

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