優(yōu)化辦公室管理以促學(xué)院科研水平提升

姜元先 王婉霞 郭楠

摘 要 隨著高校“放管服”改革的實施，高校學(xué)院辦公室管理工作對學(xué)院科研水平的穩(wěn)步提升起著舉足輕重的作用，在“雙一流”建設(shè)的背景及要求下，高校對科研工作的投入仍在加大，針對傳統(tǒng)辦公室的工作特點，提出了科學(xué)優(yōu)化辦公室管理的途徑和要點，以求在管理層面上為高校科研水平的提升助力。

關(guān)鍵詞 辦公室管理 科學(xué) 科研

在2018年全國教育大會上，要深化辦學(xué)體制和教育管理改革，深化教育領(lǐng)域“放管服”改革，充分激發(fā)和釋放教育事業(yè)發(fā)展生機活力。隨著“放管服”改革的實施，學(xué)校的管理權(quán)限逐漸下移，二級學(xué)院擔(dān)任的角色愈加重要。院系辦公室的管理水平直接影響到學(xué)院乃至學(xué)校科研水平的提升。因此，科學(xué)優(yōu)化辦公室管理能從很大程度上為高校科研水平的提升加薪助力。

1傳統(tǒng)辦公室工作特點

第一，工作量繁重。辦公室工作貫穿于整個學(xué)院發(fā)展運行中，隨著國家對科研投入的逐年加大，高校科研水平日益提升，學(xué)院辦公室在此過程中承擔(dān)著對科研消息的上傳下達(dá)，對學(xué)院科研人員科研材料的匯總、整理、初步審核、上報、總結(jié)等工作，工作量也逐年上升。

第二，臨時性工作較多。與其他部門規(guī)律性、計劃性的工作相比，辦公室的工作含有大量臨時性工作，并且要求時效性，需要隨時處理學(xué)院老師及學(xué)生突發(fā)的各類事件，這種工作性質(zhì)耗費大量的有效工作時間且很難提升工作效能。

第三，辦公室人員地位的從屬性。一般學(xué)院對辦公室人員的重視度不夠，經(jīng)常定義為服務(wù)型角色，日復(fù)一日的工作成果都體現(xiàn)在了其他教師或技術(shù)人員的業(yè)績上，辦公室人員本身很難有職能提升的機會或職位上升的空間。

2優(yōu)化辦公室管理，促進(jìn)學(xué)院科研水平提升的途徑

傳統(tǒng)的辦公室管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)于目前高校科研需求，要想從辦公室管理人員層面來提高高校科研水平，促進(jìn)高校的雙一流建設(shè)，就應(yīng)該著手于改變辦公室管理模式，用科學(xué)管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理。科學(xué)管理是科學(xué)的，而不是憑經(jīng)驗的。

科學(xué)管理有三個最基本的特征，首先是反對經(jīng)驗主義，強調(diào)把握規(guī)律。辦公室的工作特點量大關(guān)聯(lián)性小，大多情況下都是隨時處理領(lǐng)導(dǎo)安排的各項工作，對工作方式的創(chuàng)新性很難有突破，尤其是隨著科技的發(fā)展，高校對科研的投入量倍增，科研服務(wù)量的增加更加加重的辦公室的工作負(fù)擔(dān)，倘若這類科研工作還是依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗?zāi)Ｊ剑瑒?wù)必會導(dǎo)致工作效率較低，難以適應(yīng)當(dāng)前高校科研進(jìn)展，降低了辦公室人員的工作成就感，也影響科研水平的提高。辦公室管理人員應(yīng)及時有時俱進(jìn)，及時掌握最近政策與工作方向，在原有經(jīng)驗的基礎(chǔ)上改革創(chuàng)新工作方式，在工作中逐漸尋求適應(yīng)教學(xué)和科研發(fā)展的新規(guī)律。

其次是反對個人主義，強調(diào)團(tuán)結(jié)協(xié)作。所謂的個人主義是辦公室管理人員只堅守著自己的業(yè)務(wù)，不愿意與他人合作互動，甚至對其他管理人員產(chǎn)生排他性。在目前各高校學(xué)院大力發(fā)展科研之際，在當(dāng)前信息共享之時，個人主義會嚴(yán)重降低辦公室工作效率，影響各院部及學(xué)院內(nèi)資源信息共享，進(jìn)而影響學(xué)校學(xué)院科研水平的提升，因此，辦公室管理人員更要追求的是集體主義、團(tuán)隊合作，充分理解工作性質(zhì)中的異質(zhì)性和多元化，增強管理人員溝通交流能力，保證科研及辦公信息及時有效傳遞。在關(guān)鍵性或即時性問題上勇于擔(dān)當(dāng)，不扯皮推諉。

第三是強調(diào)整體效益，主張發(fā)揮每個人的作用。辦公室的工作量大事雜，深化管理方式改革促進(jìn)整體效益提升是高校院系的工作重點。合理分工并講究相互工作間的協(xié)同性，發(fā)揮個人專業(yè)優(yōu)勢，梳理各自工作思路先將辦公室工作細(xì)化分支化整為零，將每個人的特長都用到工作需求中，然后化零為整統(tǒng)籌學(xué)院各項工作提高整體效益。此外，注重管理人員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，緊跟信息技術(shù)的發(fā)展，從粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。

科學(xué)管理的內(nèi)涵除此之外還有幾個關(guān)鍵詞，專業(yè)、高效、以人為本。

專業(yè)，意味著辦公室管理人員仍需要繼續(xù)培訓(xùn)教育。以往管理人員整日疲憊于繁瑣的日常事務(wù)處理，很少有培訓(xùn)機會，長期大量的機械性工作使得管理工作很難有提升。要改善這種情況服務(wù)于學(xué)院科研，需要高校將辦公室管理人員與專業(yè)技術(shù)教師一起納入師資培訓(xùn)范圍，通過辦公技能培訓(xùn)、信息工具使用培訓(xùn)、集中研討等多種培訓(xùn)方式，提高管理人員適應(yīng)當(dāng)前高校科研高速發(fā)展的需求。此外還可以組織辦公室管理人員參觀兄弟院校或知名企業(yè)，借鑒優(yōu)秀的管理思路，選擇適合當(dāng)前科研發(fā)展的管理方式，培養(yǎng)專業(yè)性、創(chuàng)新型、復(fù)合型的高素質(zhì)管理人員隊伍。

高效，不僅僅是技術(shù)崗的需求，面對日漸增多的辦公事務(wù)，管理機構(gòu)尤其要在高效上下功夫。隨著高校的科研成績?nèi)諠u突出，體現(xiàn)在對科研人員的激勵政策是科研業(yè)績的增加，而管理人員的科研工作量加大并沒有有效的激勵政策，嚴(yán)重減弱了管理人員的工作積極性，影響工作效率。因此，高校院系也應(yīng)該建設(shè)相應(yīng)的符合高校科研發(fā)展和管理發(fā)展需求的考評激勵機制，使得高校學(xué)院科研與管理相互促進(jìn)、協(xié)同發(fā)展。

以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，它擺脫了“見物不見人”的思想。我們追求的是以學(xué)生為本，以教師為本，以辦公室管理人員為本，學(xué)生需要的、教師科研需要的也包括管理人員需要的都是我們創(chuàng)新改革中努力的方向。

3結(jié)語

科學(xué)管理是實現(xiàn)教育領(lǐng)域治理體系和治理能力現(xiàn)代化的迫切需求，想要從辦公室管理的層面來促進(jìn)高校學(xué)院科研水平的提升就要努力實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變，做到實事求是把握現(xiàn)實規(guī)律，強調(diào)團(tuán)隊協(xié)作，積極發(fā)揮每個人的作用優(yōu)勢，為高校的“雙一流”建設(shè)打下堅實的后方保障。

參考文獻(xiàn)

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