優化辦公室管理以促學院科研水平提升

姜元先 王婉霞 郭楠

摘 要 隨著高校“放管服”改革的實施，高校學院辦公室管理工作對學院科研水平的穩步提升起著舉足輕重的作用，在“雙一流”建設的背景及要求下，高校對科研工作的投入仍在加大，針對傳統辦公室的工作特點，提出了科學優化辦公室管理的途徑和要點，以求在管理層面上為高校科研水平的提升助力。

關鍵詞 辦公室管理 科學 科研

在2018年全國教育大會上，要深化辦學體制和教育管理改革，深化教育領域“放管服”改革，充分激發和釋放教育事業發展生機活力。隨著“放管服”改革的實施，學校的管理權限逐漸下移，二級學院擔任的角色愈加重要。院系辦公室的管理水平直接影響到學院乃至學校科研水平的提升。因此，科學優化辦公室管理能從很大程度上為高校科研水平的提升加薪助力。

1傳統辦公室工作特點

第一，工作量繁重。辦公室工作貫穿于整個學院發展運行中，隨著國家對科研投入的逐年加大，高校科研水平日益提升，學院辦公室在此過程中承擔著對科研消息的上傳下達，對學院科研人員科研材料的匯總、整理、初步審核、上報、總結等工作，工作量也逐年上升。

第二，臨時性工作較多。與其他部門規律性、計劃性的工作相比，辦公室的工作含有大量臨時性工作，并且要求時效性，需要隨時處理學院老師及學生突發的各類事件，這種工作性質耗費大量的有效工作時間且很難提升工作效能。

第三，辦公室人員地位的從屬性。一般學院對辦公室人員的重視度不夠，經常定義為服務型角色，日復一日的工作成果都體現在了其他教師或技術人員的業績上，辦公室人員本身很難有職能提升的機會或職位上升的空間。

2優化辦公室管理，促進學院科研水平提升的途徑

傳統的辦公室管理模式已經不能適應于目前高校科研需求，要想從辦公室管理人員層面來提高高校科研水平，促進高校的雙一流建設，就應該著手于改變辦公室管理模式，用科學管理代替傳統管理。科學管理是科學的，而不是憑經驗的。

科學管理有三個最基本的特征，首先是反對經驗主義，強調把握規律。辦公室的工作特點量大關聯性小，大多情況下都是隨時處理領導安排的各項工作，對工作方式的創新性很難有突破，尤其是隨著科技的發展，高校對科研的投入量倍增，科研服務量的增加更加加重的辦公室的工作負擔，倘若這類科研工作還是依靠傳統的經驗模式，務必會導致工作效率較低，難以適應當前高校科研進展，降低了辦公室人員的工作成就感，也影響科研水平的提高。辦公室管理人員應及時有時俱進，及時掌握最近政策與工作方向，在原有經驗的基礎上改革創新工作方式，在工作中逐漸尋求適應教學和科研發展的新規律。

其次是反對個人主義，強調團結協作。所謂的個人主義是辦公室管理人員只堅守著自己的業務，不愿意與他人合作互動，甚至對其他管理人員產生排他性。在目前各高校學院大力發展科研之際，在當前信息共享之時，個人主義會嚴重降低辦公室工作效率，影響各院部及學院內資源信息共享，進而影響學校學院科研水平的提升，因此，辦公室管理人員更要追求的是集體主義、團隊合作，充分理解工作性質中的異質性和多元化，增強管理人員溝通交流能力，保證科研及辦公信息及時有效傳遞。在關鍵性或即時性問題上勇于擔當，不扯皮推諉。

第三是強調整體效益，主張發揮每個人的作用。辦公室的工作量大事雜，深化管理方式改革促進整體效益提升是高校院系的工作重點。合理分工并講究相互工作間的協同性，發揮個人專業優勢，梳理各自工作思路先將辦公室工作細化分支化整為零，將每個人的特長都用到工作需求中，然后化零為整統籌學院各項工作提高整體效益。此外，注重管理人員業務知識的培訓，緊跟信息技術的發展，從粗放式管理向精細化管理轉變。

科學管理的內涵除此之外還有幾個關鍵詞，專業、高效、以人為本。

專業，意味著辦公室管理人員仍需要繼續培訓教育。以往管理人員整日疲憊于繁瑣的日常事務處理，很少有培訓機會，長期大量的機械性工作使得管理工作很難有提升。要改善這種情況服務于學院科研，需要高校將辦公室管理人員與專業技術教師一起納入師資培訓范圍，通過辦公技能培訓、信息工具使用培訓、集中研討等多種培訓方式，提高管理人員適應當前高校科研高速發展的需求。此外還可以組織辦公室管理人員參觀兄弟院校或知名企業，借鑒優秀的管理思路，選擇適合當前科研發展的管理方式，培養專業性、創新型、復合型的高素質管理人員隊伍。

高效，不僅僅是技術崗的需求，面對日漸增多的辦公事務，管理機構尤其要在高效上下功夫。隨著高校的科研成績日漸突出，體現在對科研人員的激勵政策是科研業績的增加，而管理人員的科研工作量加大并沒有有效的激勵政策，嚴重減弱了管理人員的工作積極性，影響工作效率。因此，高校院系也應該建設相應的符合高校科研發展和管理發展需求的考評激勵機制，使得高校學院科研與管理相互促進、協同發展。

以人為本，是科學發展觀的核心內容，它擺脫了“見物不見人”的思想。我們追求的是以學生為本，以教師為本，以辦公室管理人員為本，學生需要的、教師科研需要的也包括管理人員需要的都是我們創新改革中努力的方向。

3結語

科學管理是實現教育領域治理體系和治理能力現代化的迫切需求，想要從辦公室管理的層面來促進高校學院科研水平的提升就要努力實現由傳統管理向科學管理的轉變，做到實事求是把握現實規律，強調團隊協作，積極發揮每個人的作用優勢，為高校的“雙一流”建設打下堅實的后方保障。

參考文獻

[1] 楊曉梅，張曉杰.高校院系辦公室管理模式的優化[J].遼寧教育行政學院學報，2007（05）.

[2] 吳麗萍.優化系部辦公室管理，提高工作性能[J].科教導刊，2014.