檔案行政管理的現狀與改革方向

摘 要：檔案，是一種文化母資源，是黨、國家和人民的寶貴財富，是記錄歷史、傳承文明、服務社會、啟迪未來的有效載體，是行政管理體制中的一個重要組成部分，是做好黨和政府各項工作的有力助手，承擔著社會繼往開來的歷史重任。檔案行政管理有自己的特點，也存在不如人意的現狀，如何進行檔案的行政管理改革，讓檔案工作真正做到承前啟后、繼往開來，是本篇文章分析論述的關鍵。

關鍵詞：檔案;行政管理;人才

中國歷史悠久，源遠流長，人類的不斷進步，社會的日益發展，致使作為“文化母資源”的檔案所承載的重任越來越艱巨。在改革開放的今天，如何做好機關檔案的行政管理工作，更好地為經濟社會建設服務，為領導決策服務，為廣大人民群眾服務，是每一個檔案工作者必須思考的新課題。面對新形勢，檔案工作者需要有新思路、新舉措，努力把機關檔案建設好、管理好。

筆者是一個檔案工作者，從事鄉鎮檔案管理工作近十年。起初，弄不清楚什么是檔案，以為把辦理完畢的文件、資料用檔案盒裝起來，放進檔案柜就是檔案。但隨著日常工作的開展以及業務知識不斷地積累、擴充，覺得當初自己對檔案的認識是多么的片面，多么的淺薄。《中華人民共和國檔案法》第二條規定：檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可見，檔案是對國家和社會有保存價值的歷史記錄。這些對國家和社會有保存價值的歷史記錄該如何保護并發揮其重要作用呢？那就離不開其行政管理了。

1 檔案行政管理存在的問題

隨著以經濟建設為中心工作重點的轉移，社會各方面對檔案信息的需求日益迫切。然而，目前檔案行政管理工作的步伐卻跟不上社會的發展，凸顯出以下幾個問題：

1.1 制度不健全、安全保障工作做得不好

很多機關單位檔案的收集、整理、保管、借閱、保密以及鑒定銷毀等制度不夠健全;有的雖然建立了一些管理制度，卻形同虛設，流于形式，沒有嚴格執行，往往會導致檔案管理人員責任心不強，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴重;檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續，有借無還現象時有發生，時間一長，檔案資料就不知所蹤。同時，由于檔案保管條件簡陋，安全保障措施不到位，許多機關單位的檔案資料已經被蟲蛀被鼠咬，甚至發生霉變腐爛，嚴重影響檔案的利用。

1.2 檔案工作者素質參差不齊

目前，大多數檔案管理部門尤其是基層部門的檔案工作者絕大多數都不是檔案專業出身的，基本上都是從其他部門調崗而來，往往走的路線都是“師傅帶、自己學、工作練”這樣一種途徑，雖然有一定的實踐經驗，但理論知識缺乏，業務技能不純熟，只有少數人能得到進修系統學習的機會。另外，由于檔案工作往往被忽略，因此單位從事檔案工作的人員也容易被忽視，得不到重任，這就會造成檔案員工作上的消極和怠慢。因此會做成檔案工作者素質參差不齊的現象。

1.3 檔案室庫設施不完善

由于檔案部門一直都被視為冷門，得不到領導的重視，故此，經費、設施、場所等都往往得不到落實，在許多檔案管理部門尤其是基層通常只有一間簡陋的檔案庫房，里面只是幾組檔案柜，甚至連最基本的“八防”措施都做不到，更別提空調、除濕機了。試問，這樣的檔案室能提供給檔案一個安全、舒適的“家”嗎？

1.4 檔案開發利用工作做不好

由于檔案部門得不到重視，人員、經費、場所都無法確保，因而會導致其開發利用工作更加滯后。通常，冷門部門的工作人員都得不到重視，因此會影響其工作的積極性。積極性不高，工作就會懈怠，你來查閱檔案，本來有的，他說沒有找到，這可怎么利用啊？

種種不如人意的現狀，嚴重制約了檔案事業前進的步伐。面對新形勢，我們要努力找出檔案行政管理凸現的問題，并針對其存在的現狀進行改革。如何對其進行改革呢？

2 檔案行政管理存在問題的原因分析

檔案行政管理的發展為什么會存在上述問題呢？究其原因大致有四方面：

2.1 領導不重視，檔案意識薄弱

長期以來，許多機關、企事業單位都并不重視檔案部門，沒有將檔案工作擺上議事日程和納入考核機制，檔案工作如同被“打入冷宮”，少人問津。尤其是基層領導，將主要精力都放在推動經濟發展和民生工程，對檔案的相關的法律法規和業務知識學習甚少，了解不深，檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事，對其不聞不問，自己不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入機關年度工作計劃、總結，對檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到切實的解決，人員、場所、經費沒有保障，資料東一堆，西一堆，有價值的、沒價值的無人甄別、鑒定，要用要找的時候，就像“老鼠咬龜——無從下手”，檔案工作自然就沒有成效。

2.2 社會各界對檔案工作的重要性認識不全面

檔案管理工作，因其具有保密性而長期處于封閉或半封閉狀態，社會各界包括機關單位的一些領導和干部都鮮有機會與其接觸，因此對其重要性的認識都是比較片面的，往往只是單純地跟保管資料劃上等號，簡單地曲解為把文件資料收集一下，裝訂一下，用檔案柜一裝就完成任務，忽略了檔案作為沉淀歷史文化的“母資源”的本質，無視對其開發并加以利用的社會功能和歷史功能，致使檔案管理工作步入正常化、規范化的軌道存在一定的難度。同時，由于檔案行政管理部門的指導、監督、宣傳力度不夠，也是造成其社會影響力和知曉度不高的一個重要因素。

2.3 檔案工作者的社會地位和福利待遇不高

職業的社會地位高低，很多時候都是取決于其直接產生的社會效益和經濟效益的大小。檔案工作因其特殊性，只能間接地通過借鑒利用而使其他方面產生社會或經濟效益，因此檔案工作的重要性并一定被社會各界所認識，而肩負著為“為國守史”重任的檔案工作者兢兢業業的品德與默默奉獻的精神往往會因其沒有產生直接的效益而被人忽視，定格在很多人的腦海里的檔案工作者往往是“保管員”的形象，可見其社會地位并不高。在單位內部，由于部分領導全心專注于經濟建設、社會穩定、民生工程等中心工作，容易忽視檔案工作以及平時總是在檔案室里與枯燥的文字資料為伍的檔案工作者，對他們為檔案事業作出的努力與奉獻少有贊譽與嘉許。在“做好做差都一樣”這種缺少激勵機制的環境下工作，檔案員對于提撥重用的機會是可望而不可及的，當在工作上、政治上都沒有看到奔頭的時候，他們的工作熱情就會退化，變得消極被動，缺乏創新。這也是造成檔案工作者社會地位不高的一個重要原因。

2.4 政府對檔案管理投入的資金不多

資金短缺，投入不足是制約檔案行政管理發展的一個瓶頸。一直以來，檔案管理工作被視為“冷門”，機關事業單位對其經費投入大多沒有列入財政預算，這是影響檔案事業發展的一個重要因素。檔案，是一筆寶貴的財富，它對政治、經濟、文化、社會的貢獻無論大小，都是無聲的，它既不像搞經濟建設那樣看得見增長的數字指標，也沒有社會建設那樣呈現出日新月異的變化，故此在部分領導心目中難以與其他中心工作相提并論，他們往往主觀地認為檔案工作無足輕重，只要提供一間簡陋的檔案室為檔案資料“安一個家”就行了，至于做好“八防”措施那些設備可有可無，沒有必要在這方面加大資金的投入。資金投入不足，檔案庫房、設施、裝具、人員的學習培訓以及檔案的“壽命”都不同程度地受到影響和限制，嚴重阻礙了檔案事業的發展。

3 檔案行政管理的改革方向

檔案，是一種文化母資源，是黨、國家和人民的寶貴財富，是記錄歷史、傳承文明、服務社會、啟迪未來的有效載體，是行政管理體制中的一個重要組成部分，是做好黨和政府各項工作的有力助手，承擔著社會繼往開來的歷史重任。檔案行政管理有自己的特點，也有不如人意的現狀。因此，要使檔案更好地發揮作用，其改革方向就要針對現狀，有的放矢，筆者認為應做好以下幾方面工作。

3.1 加強領導，提高認識

在新的歷史條件下，領導的重視是做好檔案工作的重要保證。為此，黨和政府一定要站在構建和諧社會的高度，充分認識檔案工作對促進經濟社會發展的重要作用，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感;要把檔案工作作為促進社會主義政治文明、物質文明、精神文明協調發展的基礎性工作;要加強檔案法律法規的學習，進一步明確檔案工作是各級黨委、政府義不容辭的責任和義務;要在廣大干部群眾中組織開展形式多樣的檔案法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價值作用，不斷提高全社會的檔案法律意識。要經常召開聯席會議研究檔案工作，認真聽取關于檔案工作的匯報，落實相關工作經費，及時解決檔案管理中出現的一些問題，時刻關心和支持檔案工作者，努力為檔案事業的發展創造良好的環境。

3.2 建章立制、做好檔案的安全保障工作

檔案，是一種文化母資源，是黨、國家和人民的寶貴財富。因此，檔案工作無小事，其安全責任重于泰山，檔案管理單位和檔案工作者要牢固樹立“安全第一”的意識，要在思想上高度重視，時刻繃緊檔案安全這根弦，要堅持把檔案安全管理作為檔案工作的頭等大事來抓。主要在做好以下幾方面的工作：

1）建章立制，用行之有效的制度進行規范管理。《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保管制度》、《借閱利用制度》、《檔案員崗位職責及考核辦法》等必須上墻，通過建章立制，時刻提醒檔案工作者要確保檔案的安全。例如：制定了《借閱利用制度》，就要在日常借閱利用工作上按制度辦事，對于本單位及外來的借閱人員，要實行嚴格、規范的登記制度，要在專門的閱覽室借閱，不能直接進入庫房。在利用人員查閱了原件或復印之后，檔案員要認真逐件逐頁核對，放回原處，確保在借閱的過程中無損壞、無丟失。

2）要在室庫設施上夯實基礎。庫房是檔案的“家”，這個家的安全與否直接關系到檔案的“生命”。因此，要確保庫房的安全，首先要落實好“八防”措施，以防為主，以防為先。什么是“八防”呢？就是的“防盜、防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、

防霉”。

3）要制定檔案的應急預案。檔案安全工作涉及綜合檔案室、專業檔案室、也涵蓋各級機關單位、企事業單位，涉及各個領域。因此，檔案部門、行政主管部門和各單位要突出重點，兼顧全面，從組織、預案、隊伍等多方面做好應對突發事件的準備工作，做到一旦有事，能沖得上、救得下、處置好。

4）要在日常的管理上下功夫。千里之堤，潰于蟻穴。在日常工作上，要抓好數字檔案建設，實施重要檔案異質異地備份制度。堅持不斷開展排查工作，定期對檔案庫房的安全設施進行檢查，以便及時發現、及時消除安全隱患，確保檔案始終處于安全的環境中，做到未雨綢繆，防患于未然。

3.3 建設高素質的檔案工作者隊伍

檔案管理是一門專業性很強的工作，這需要建設一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。檔案工作者，要秉承“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，要強化檔案意識，要不斷學習深造，補充提高。

1）各級機關選配好檔案管理人員，建立穩定的檔案隊伍。檔案工作其實就是為黨和國家“守護歷史”，因此要選擇政治素質好、思想覺悟高和業務技能熟的同志擔任檔案管理員。各級機關單位要經常關心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環境，落實相關福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作。

2）檔案主管部門要加強工作指導，通過舉辦檔案業務培訓班、抽調機關檔案管理員進行跟班學習或以會代訓等形式，組織管理人員學習檔案法律法規和業務知識，通過業務學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態管理，可以加強檔案隊伍之間的交流，實行資源共享。

3）檔案工作人員要有純熟的業務。檔案工作人員要熟悉館（室）藏檔案資料的情況，不僅要對其內容、成分和特征要如數家珍，還要對它們的存放位置、檢索途徑等了如指掌。

3.4 完善檔案室庫設施

要做好檔案工作，保護好檔案，就必須要有一個配套完善的檔案室。根據“三室分離”的原則，要設立閱覽室、工作室和庫房。為了更好地保護檔案，檔案室要落實好“八防”措施，要配備電腦、空調、抽濕機、排氣扇、復印機、照相機等相關設施，為檔案筑起一個安全、舒適的“家”。

3.5 開發與利用檔案資源，讓檔案為民所用

隨著以經濟建設為中心工作重點的轉移，改革開放的深化，社會各方面對檔案信息的需求日益迫切，這就要求檔案工作必須解放思想，加快開發檔案信息資源的步伐，將“死”檔案變成“活”的信息，為社會經濟文化建設服務。在檔案開發利用方面，筆者認為要做好以下幾點：

1）做好檔案的日常提供利用工作。提供利用工作主要是提供檔案資料為社會各單位和人民服務。檔案利用工作開展好壞是檢查檔案工作的最佳尺度。積極主動為查檔者提供服務，做好借閱登記，同時把好關，嚴防檔案丟失，確保檔案安全、完整。

2）做好編研資料工作。檔案編研是將檔案資料通過匯編、編述、著作等手段，以一定的成果形式提供給利用者的一種工作，它可以系統、廣泛地提供利用服務，也是提高檔案工作水平的一種途徑，還能保護檔案原件，使檔案更廣泛、更長遠地流傳。

3）積極發揮檔案的社會功能。首先要廣開門路，豐富館（室）藏。其次，搜集檔案要注重質量。

4）緊貼黨委、政府的中心工作，做好服務。拓展檔案館的社會功能為社會服務是檔案工作的根本目的。除了日常開發利用之外，檔案館還可以通過舉辦展覽向社會展示檔案內容，開展愛國主義教育，培養人們尊重歷史、不忘過去，建設未來的情操。

檔案，是承前啟后、繼往開來的歷史文化沉淀。“記錄歷史、傳承文明、服務社會、啟迪未來”是檔案工作的宗旨，其改革的方向與力度直接關系到檔案工作的成效。因此，做好檔案行政管理工作，是一項造福人民的偉大事業。

參考文獻

[1]王偉華.檔案工作概論[M].西安地圖出版社，2011.

[2]肖偉玲.檔案利用與服務[J].卷宗，2014，000（003）：74-74.

[3]郭莉珠.檔案保護技術學教程[M].中國人民大學出版社，2008.

作者簡介

謝慧嫻（1975-），女，漢族，廣東肇慶人，本科，研究方向：檔案管理。