高校行政效率提升的途徑與方法分析

陳琦光

[摘 要] 高校行政工作與學術工作緊密聯系，相互促進，是形成優良教育環境的基礎。文章主要介紹高校行政效率的提升意義，并提出優化行政人員角色定位、提升行政人員價值設定、有效滲透目標管理理念、推進行政管理信息化建設等措施，旨在提升高校行政效率，加強高校行政部門對社會事務的敏感性，有效應對國際、國內高等教育不斷變革的新形勢和新挑戰。

[關鍵詞] 高校；行政管理；行政效率；信息化建設

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A

★項目基金：廣東省教育科學“十三五”規劃項目（新時代高校行政事務預約服務機制創新研究，2018GXJK040）資助。

高校師生日益增長的服務需求同當前高校行政管理服務水平不平衡不充分之間的矛盾，已經顯然成為阻礙高校教育事業發展的不可忽視的重要問題。目前，如何提升高校行政工作的有效性和時效性已成我國教育的主要工作任務之一，切實提高高校行政工作的效率是發揮高校學術研究能力和教育教學能力的關鍵路徑。

一、高校行政效率提升意義

教育是國之大計、國之根本，長期以來，我國致力于優化教育教學環境，在相關教育基礎設施建設規劃的全面推進下，高校具有了堅實的教育基礎，行政管理工作是高校的基礎工作，在高校工作體系中占據重要地位。加快高等教育治理體系和治理能力現代化是完成國家“雙一流”建設的總體目標的重要抓手，提升高校行政效率有利于完善現代大學管理機制。

行政工作具有職業化、專業化的特點以及客體多樣性的主要特征，近年來，高校教育規模不斷擴大，影響行政管理效率的因素呈現了明顯的多元化變化趨勢，主要包括思想觀念因素、機構設置因素、管理制度因素、行政人員素質因素和管理技術因素等，高校行政效率的提升來源于思想觀念的更新、機構設置的重組、管理制度的創新、行政人員素質的提升以及管理技術的融合，從這一角度出發，高校行政體系將得以有效完善。

高校行政效率提升是高等教育體制改革的需要、高校之間競爭的需要、高校自身發展的需要，同時也是塑造高校形象的需要，切實提升高校的行政工作效率，能夠進一步提高高校教育的滿意度，打造高校教育品牌，優化高校教育的整體績效，進一步推動我高等教育事業的發展。

二、高校行政效率提升路徑

（一）明晰行政人員角色定位

行政人員角色定位是影響高校行政效率的關鍵內容，目前，高校行政管理中存在角色錯位現象，例如：少數行政管理部門對部門利益關注過度、一些行政管理人員對如何運用行政權力尚不熟悉、學術權利和行政權利矛盾與失衡現象較為突出等。高校行政管理角色錯位的原因主要包括文化傳統的負面影響以及管理制度存在缺陷，為切實提高高校行政效率，應確立“以人為本”的和諧發展理念，明確行政管理在高校中的服務地位，增強服務意識，引導行政人員實現行政管理與學術管理的良性互動和協調發展。同時，高校管理人員應致力于提升管理隊伍的素質，加強職業化建設。例如：可在高校管理隊伍培養過程中定期對行政人員進行教育和培訓，設定教育培訓目標，在教育培訓會議上整合一段時間內高校的行政事務，并分析行政事務的處理方法和處理過程是否存在缺陷，提高行政反思能力，使行政人員能夠正確認知個人的行政角色定位。另外，在行政工作效率分析時，還應有效掌握行政工作人員對管理制度的認知、思想觀念的發展階段以及個人原因對行政工作的影響，加強意識引導，切實轉變行政工作人員的思想觀念，重樹服務意識。

（二）提升行政人員價值設定

全面開展行政工作人員的綜合素質教育是提高行政工作效率的關鍵。目前，高校行政人員應該具備的基本素質主要包括思想政治素質、職業道德素質、工作能力素質以及健康的心理素質和情緒控制能力。以此為基礎，在提升行政人員價值設定的過程中，應致力于加強高校行政管理人員對自身價值的感知，有效掌握高校行政管理人員的自我價值特點以及影響高校行政人員自我價值的因素，包括工作性質、人格特征等。為加快高校行政工作效率，在提升行政人員價值設定時，應對高校行政管理人員的自我概念水平進行識別[1]。例如：可在高校行政人員工作中，要求其不斷審視自我、分析自我和探索自我，結合工作環境和職業需求完成個人能力的分析和發展階段的掌握。同時，還可通過培養積極思考心態，提升情緒管理能力和規劃職業生涯，對高校行政管理人員的自我價值進行培養，引導其在行政工作中充分認識職業的重要性[2]。例如：可邀請行業內專家對高校行政管理人員進行職業生涯規劃指導，引導高校行政人員充分認知個人在行政工作中的職責和角色定位，繼而根據角色需求和定位發展方向，完成職業生涯內容的確定，使高校行政人員能夠打破部門利益的局限，充分拓展行政管理視野，解決學術權利和行政權利的矛盾與失衡問題。

（三）有效滲透目標管理理念

目前，高校在行政管理上建立了多重激勵機制以提升教師能力，對在職校工采用了多元培訓機制，致力于提升在職校工的職業素養和道德素養，而人才引進的多樣化機制則可支持高校具備優良的行政管理人才資源，高質量完成行政管理工作。在此基礎上，為全面提升高校行政管理效率，應有效滲透目標管理理念。目標管理是高等教育管理體制改革的必然產物，體現了管理的民主性，提高了行政工作的透明度，有利于激發基層行政管理人員的工作積極性，鍛煉行政人員的組織和協調能力。應基于目標管理理念統領高校工作全局，培育高校管理工作的執行文化，建立集體負責制，充分體現民主性[3]。例如：可以目標管理理念為基礎，有效優化高校行政機構的職責和職能，設置科學高效的管理機構，整合優化重復交叉的職能以及科學管理崗位職能等。以目標管理理念為基礎，高校還可有效完善績效考核機制，建立完善的競爭晉升機制、考核獎懲機制和績效反饋機制，促進高校教育教學工作和日常運行工作體系的有效完善，強化服務理念，統籌規劃協調現代化技術手段的運用。另外，在高校滲透目標管理理念的過程中，還可應用“4E”評估法完成行政管理工作的內容評價。例如：可完成經費管理效率評價、目標管理效率評價、教學管理效率評價、學生管理效率評價、人事管理效率評價和公益管理效率評價，根據高校行政管理的特點，實現行政管理權力與利益分配結構的合理化建設。

（四）推進行政管理信息化建設

由組織理論、激勵理論和行政效能監察理論可知，要想實現高校行政管理效率的提升，應有效融合相關現代化信息技術，實現行政管理的信息化建設。目前，高校行政管理存在管理理念相對滯后，現代化手段運用不足以及行政考核信息的應用價值難以得到切實發揮等問題。基于此，高校應充分運用現代化信息技術管理手段，加強統籌規劃，完善信息管理機制，強化行政人員現代化技術的運用能力，形成完善的信息化行政管理體系和管理環境。例如：高校可在計算機技術、數據庫技術、通信網絡技術、多媒體技術的支撐下，構建高校行政辦公自動化系統，覆蓋決策支持層、信息管理層、行政業務處理層、辦公事務處理層，有效實現校辦管理、教務管理、學生管理、人事管理、財務管理、科研管理，連接模型庫系統、知識庫系統、公共應用軟件，實現信息共享和信息價值的最大化挖掘。為提高信息傳輸的有效性和行政操作的穩定性，應在高校行政管理辦公自動化系統開發過程中完成開發平臺和開發工具的選擇，基于系統開發要求，按照初步調查、可行性分析、可行性報告審核、詳細調查、系統分析、新系統設想、審核說明、總體設計、詳細設計、審核設計說明、程序設計、調試系統、運行、維護和評價的開發步驟，完成系統開發。在該系統中，高校行政人員能夠有效掌握不同行政事務的推進進程和行政事務的開展背景，充分明確行政事務負責人的崗位職責，要求行政事務負責人按照要求高質量完成行政工作。同時，高校可根據當前大數據背景，社會、師生對于高校的期望和要求，結合高校實際，以信息技術手段建立各單位、各部門的溝通渠道，建立精細化的管理組織結構，形成網絡預約、提供高效服務的有效模式。

三、結語

總而言之，教育是功在當代利在千秋的德政工程，高校作為我國重要的人才培養基地，在人力資源質量提升上做出了巨大貢獻。基于行政工作在高校教育工作推進中的重要作用，要想切實提升高校行政效率，應優化行政人員角色定位、提升行政人員價值設定、有效滲透目標管理觀念、推進行政管理信息化建設，促進我國高等教育事業的現代化發展，展現教育優勢。

參考文獻：

[1]李雅倩，鄭丁文.高校行政管理信息化建設與有效途徑[J].大眾標準化，2020（14）：201-202.

[2]張曉妍.淺談信息化促進行政辦公效率的提升[J].辦公室業務，2020（10）：77-78.

[3]帥煜朦.新形勢下高校辦公室行政管理工作的形勢與變化[J].辦公室業務，2020（09）：191-192.