科技檔案管理存在問題分析與對策研究

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也隨之提高，并逐漸滲透到人們的生活和學(xué)習(xí)中，隨之產(chǎn)生的科技檔案數(shù)量逐漸增多。科技檔案管理工作是相對具有技術(shù)性和嚴(yán)謹(jǐn)性的管理工作，因此科技檔案管理人員應(yīng)從多個角度對檔案管理工作詳情進(jìn)行全面的考量，保證工作的質(zhì)量和效率。本文首先簡單敘述了科技檔案管理工作的概念，其次分析了科技檔案管理工作的現(xiàn)存問題，最后針對現(xiàn)有科技檔案管理工作提出了幾點優(yōu)化對策，為從事科技檔案管理工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理;問題分析;對策研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.002

檔案是單位工作的歷史記錄，其妥善的保存和相對完善的信息整理工作對單位的發(fā)展都起著重要的作用。為順應(yīng)時代發(fā)展及檔案管理工作的需求，科技檔案管理工作應(yīng)不斷創(chuàng)新改進(jìn)。但目前科技檔案管理工作在管理過程中仍存在許多問題，所以管理人員應(yīng)及時意識到問題所在，并具有針對性地對其進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。因此，本文對科技檔案管理存在問題分析與對策進(jìn)行研究，具有重要的意義。

1 科技檔案管理工作的概念

科技檔案是旨在各項科技活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸存于檔案管理系統(tǒng)的各項科研資料及文字?jǐn)?shù)據(jù)。科技檔案的管理工作也是科技活動后期的重要環(huán)節(jié)，在開展科研項目的過程中，檔案數(shù)據(jù)可詳細(xì)記錄每個環(huán)節(jié)的詳細(xì)情況，并整理相關(guān)數(shù)據(jù)。對于科研工作規(guī)劃者來說，這些數(shù)據(jù)資料可為后期的其他科技項目活動提供相關(guān)的參考，同時也能為科研計劃提供相對固定的研發(fā)方向，保證相關(guān)工作的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展[1]。

從事科研工作的單位應(yīng)把科技檔案管理工作納入各項相關(guān)工作構(gòu)成中，并加強(qiáng)其在工作中的使用效力。在使用前應(yīng)制定相對嚴(yán)謹(jǐn)且統(tǒng)一的檔案管理基本原則，從而保證錄入數(shù)據(jù)的有效整合，且整理完成的檔案具有一定的資料完整性和保存安全性。在檔案管理工作中，應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的工作操作步驟，首先在建立檔案時應(yīng)保證科研進(jìn)度和檔案信息錄入進(jìn)度相同，且適時進(jìn)行同步查驗。其次應(yīng)在科研成果驗收時建立區(qū)別于活動記錄檔案規(guī)格的成果記錄檔案，并在項目進(jìn)行相關(guān)組別或個人獎勵申請時，檔案部門能協(xié)助出具相關(guān)文件的證明材料。

2 科技檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1 檔案資源整理方面問題

科技檔案的信息存儲為保證其未來的憑證作用，需具有嚴(yán)謹(jǐn)性和真實性。在歸檔管理工作中要將較為全面的科研信息進(jìn)行系統(tǒng)的錄入，錄入過程需要提供證明原件，若部分文件為復(fù)印件，則難以保證錄入工作的嚴(yán)謹(jǐn)，因此傳統(tǒng)錄入方法中較為重視原件的提交，但在證明文件中有部分檔案資源難以保證原件提供相對重要的數(shù)據(jù)，這樣就間接導(dǎo)致了檔案資源錄入缺乏全面性，從而降低了檔案的參考價值。

2.2 技術(shù)文件歸檔方面問題

科技檔案管理涉及系統(tǒng)內(nèi)的檔案文件的歸檔操作，從而保證檔案信息相對完整，且內(nèi)容較為清晰準(zhǔn)確[2]。但在實際的科技檔案管理工作中，部分檔案管理人員對信息技術(shù)缺乏應(yīng)有的了解和熟練操作，從而導(dǎo)致在歸檔過程中不能進(jìn)行較為完善的操作，導(dǎo)致歸檔數(shù)據(jù)不具備完整性。科研項目本身具有內(nèi)容難懂和環(huán)節(jié)復(fù)雜等特性，檔案整理時工作量較大，極易產(chǎn)生重要技術(shù)文件歸檔缺失的情況，這種情況將影響檔案文件的后期查閱，嚴(yán)重影響當(dāng)前的科研進(jìn)程。

2.3 檔案資源分類方面問題

科技檔案錄入后，進(jìn)行分類是檔案管理工作中的必要工序。分類工作的最終成效會影響檔案數(shù)據(jù)的后期查閱。但單項科研項目的內(nèi)容往往具有多種特性，這種特性導(dǎo)致分類工作的復(fù)雜性。比如，農(nóng)產(chǎn)品的處理增效設(shè)備研發(fā)項目可分類為農(nóng)業(yè)項目和設(shè)備項目兩種類別當(dāng)中，且項目仍在進(jìn)行的情況下，后期可能會涉及其他類別信息的檔案錄入，最后整項科研還要進(jìn)行多項批示和審核，最終形成相關(guān)文件的綜合卷。綜合卷的構(gòu)成相對復(fù)雜，很難將其簡單分類為某專業(yè)或某方向的科研檔案，因而增加了管理工作的難度。

3 科技檔案管理工作的優(yōu)化對策

3.1 細(xì)化科技檔案編目規(guī)則

在科技檔案管理工作中，應(yīng)將歸檔材料的引言部分作為編目的主要內(nèi)容，同時將檔案內(nèi)容中多項單體信息進(jìn)行提煉，進(jìn)行編目的完善。如將科研項目中的完成人優(yōu)先排列在引言之后，再進(jìn)行正副標(biāo)題、申報時間、載體類型、保管期限等編目內(nèi)容的備注，并在后方單獨設(shè)立主題詞表的單欄，從而保證查閱過程中對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行簡單的瀏覽。通過主題詞表的設(shè)立大幅度提升檔案關(guān)鍵詞檢索的效率，還能在檢索過程中進(jìn)行同類別的科研檔案比對。

3.2 加強(qiáng)科技檔案的編研

科技檔案資源具有可進(jìn)一步開發(fā)利用的特性，為保證檔案查閱用戶的便利，檔案管理人員應(yīng)在系統(tǒng)中對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多次整合，使庫中檔案逐漸形成明晰的條理，并逐步簡潔呈現(xiàn)方式。在進(jìn)行相關(guān)整理時，檔案管理人員需注意從全面的角度去進(jìn)行科技資料整合思考，并與科研人員進(jìn)行項目內(nèi)容的對接，確定檔案編研題目。現(xiàn)今多數(shù)的編研工作基本上只針對原始檔案的簡單匯編和集合，其成效不甚明顯，沒能起到編研工作最初期望的效果。因此科技檔案管理人員應(yīng)當(dāng)秉承創(chuàng)新精神，在當(dāng)前科技檔案編研工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)行新式的科技檔案編研操作。其要點是對科技檔案內(nèi)容的大量信息進(jìn)行解析，并將其檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉，從而在原有檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上對其內(nèi)部要素進(jìn)行深度加工，從而進(jìn)行檔案信息資料的整合。新式的科技檔案編研要結(jié)合檔案整理的要素和檔案管理人員的相關(guān)論點進(jìn)行精要的總結(jié)，如涉及較為技術(shù)性的科技檔案，其編研內(nèi)容要經(jīng)過專業(yè)人員的審核再進(jìn)行最后的錄入[3]。

3.3 改善科技檔案管理分類方法

為使科技檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，應(yīng)建立較為完善的科技檔案分類體系。在科技檔案管理建立過程中，可依照國家相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實際情況制定符合當(dāng)前檔案管理的分類方法。首先可進(jìn)行檔案分類標(biāo)號的更改，傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)標(biāo)號錄入形式是卷號接歸檔順序號和檔案分類號，序號標(biāo)注內(nèi)容相對俱全，且便于管理者進(jìn)行修改和管理，但并不利于使用者查閱。可實行在卷號之后添加一列系統(tǒng)順序號，在查找到相關(guān)信息后可通過記憶卷號和系統(tǒng)序號便可進(jìn)行較為便利的多次查閱，這種改善方式從檔案資料使用者的角度出發(fā)，同時也保證了檔案管理者的原有序號管理系統(tǒng)，同時在設(shè)置序號位數(shù)時，可摒棄過往隨案增數(shù)的編號方法，使用四位檔案編號，這樣既可做到隨時補充文件的操作，還能便于同項目科技檔案的后期整合。

3.4 提升技術(shù)文檔質(zhì)量

科技檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性是至關(guān)重要的。在科技檔案管理過程中應(yīng)避免注重管理輕視檔案內(nèi)容這種本末倒置的情況發(fā)生。為保證科技檔案信息進(jìn)行相對嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔錄入，檔案管理人員應(yīng)在工作開展前與科研項目或課題的負(fù)責(zé)人把相關(guān)文件歸檔的清單列明，詳細(xì)地確認(rèn)文件的性質(zhì)和其完整程度。科技檔案歸檔過程中應(yīng)做到邊確認(rèn)邊錄入，一方面避免了與當(dāng)前科技項目無關(guān)的文件材料堆積，另一方面也保證了科技項目技術(shù)文件材料的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

4 結(jié)論

總的來說，為實現(xiàn)單位科研項目的順利開展，科技檔案管理工作應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)管理模式，勇于創(chuàng)新，對現(xiàn)行的科技檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，通過細(xì)化科技檔案編目規(guī)則，加強(qiáng)科技檔案的編研，改善科技檔案管理分類方法和提升技術(shù)文檔質(zhì)量等舉措逐步提高科技檔案信息管理水平，從而促進(jìn)科技檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]楊亦豐.信息化背景下科技檔案管理存在的問題與對策[J].陜西檔案，2019（02）：48-49.

[2]賴文俊.企業(yè)科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（30）：53-54.

[3]蔡云婷.新時期農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020（02）：59-60+63.

作者簡介

吳自嬡（1971-），女，漢族，廣西欽州人，館員，本科。