檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考分析

張靜元

摘要：當(dāng)前檔案信息化建設(shè)仍處于探索階段，對(duì)于其理念解釋存在著一定的分歧。部分學(xué)者認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是將網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，服務(wù)于檔案資料管理工作的開(kāi)展。該解釋雖然存在著一定的片面性，但也闡述了檔案信息化建設(shè)的核心，其主要目的仍是提高檔案管理的工作效率。基于此，本文通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)實(shí)施理論進(jìn)行簡(jiǎn)要論述，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;實(shí)施;理論思考

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

目前，國(guó)內(nèi)檔案信息化建設(shè)理論體系仍處于不斷完善的過(guò)程，通過(guò)信息技術(shù)的發(fā)展，不斷對(duì)檔案信息化建設(shè)的概念進(jìn)行補(bǔ)充。因此，在現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)，在不同的階層有著不同的認(rèn)知。但其使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息技術(shù)，將檔案資料信息進(jìn)行全方位整合，提高檔案信息使用的效率，成為了人們檔案信息化建設(shè)的共識(shí)。通過(guò)信息資源的管理，挖掘信息資源的價(jià)值，使檔案資源能夠更好地服務(wù)于社會(huì)。

1.1檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化主要是將各種載體的檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化以數(shù)字，以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理而言，數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)時(shí)限、存儲(chǔ)空間、信息安全等方面有了更高的提升，其安全性與便捷性是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所不具備的。

1.2檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，共享成為了提高資源使用效率的重要方式，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，人們可以輕松的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸。隨著5G技術(shù)的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)信息傳遞的速度更加迅捷，社會(huì)發(fā)展進(jìn)入萬(wàn)物互聯(lián)的新時(shí)代，在此背景下數(shù)據(jù)作為一種資源，其價(jià)值與作用更加凸顯。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是指在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為牽引，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成管理，將整個(gè)數(shù)字化信息進(jìn)行整合，形成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將檔案數(shù)據(jù)信息傳送至需要使用的各個(gè)區(qū)域，形成一個(gè)系統(tǒng)性的管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

1.3檔案信息一體化

檔案信息一體化建設(shè)，推動(dòng)檔案事業(yè)升級(jí)，服務(wù)于國(guó)家建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的重要抓手。檔案信息一體化建設(shè)主要是指兩種，①將傳統(tǒng)紙質(zhì)、縮微膠片、錄音錄像等檔案載體數(shù)字化;②構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)、運(yùn)行、開(kāi)發(fā)維護(hù)工作。檔案信息一體化建設(shè)更趨向于后者，通過(guò)檔案信息一體化建設(shè)，提升檔案資源的使用效率[1]。

2 檔案信息在建設(shè)發(fā)展過(guò)程中主要存在的問(wèn)題

從當(dāng)前檔案信息化建設(shè)發(fā)展而言，隨著國(guó)家政策法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的逐步規(guī)范，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，已取得了優(yōu)異的成績(jī)。但結(jié)合檔案信息化管理的需求來(lái)看，國(guó)內(nèi)各地區(qū)檔案信息化管理工作存在著不同的問(wèn)題。第一，當(dāng)前檔案信息化管理資源共享方面，未能形成一種健全的檔案信息管理體系，這是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)能力不足的體現(xiàn)。第二，國(guó)內(nèi)各地區(qū)對(duì)于檔案管理網(wǎng)站建設(shè)缺少集中管理規(guī)劃，無(wú)法確保各個(gè)地區(qū)的檔案資源能夠共享，在一定程度上存在檔案信息資源重復(fù)錄取，使得信息資源產(chǎn)生浪費(fèi)。第三，部分地區(qū)在檔案管理模式上仍習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方式，數(shù)據(jù)化檔案使用比例較低，雖然采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案存儲(chǔ)進(jìn)行管理，但未能對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息全面數(shù)字化，數(shù)字化建設(shè)只存在表面，只能夠單純實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開(kāi)展檔案辦公，無(wú)法將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化利用，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)處于停滯狀態(tài)。第四，檔案整理工作開(kāi)展過(guò)程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案資料丟失、遺漏的問(wèn)題，使得檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性無(wú)法得到確認(rèn)。

3 有效建立檔案信息化的措施

3.1提升檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)程度

為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，需要不斷提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，不斷增強(qiáng)基層單位利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開(kāi)展檔案信息管理的能力與水平，改變傳統(tǒng)的工作習(xí)慣與思維，通過(guò)思想與生活習(xí)慣的解放，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的速度。首先，不同地區(qū)單位之間必須要建立符合自身需求的檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，在運(yùn)行過(guò)程中不斷完善改進(jìn)，形成一套相對(duì)完整的信息網(wǎng)絡(luò)模式。其次，基于《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南的規(guī)定》，對(duì)檔案網(wǎng)站的模式進(jìn)行統(tǒng)一，尤其是為后期系統(tǒng)建設(shè)而言，只能存在一種方式。最后，系統(tǒng)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的直接結(jié)果，通過(guò)增強(qiáng)系統(tǒng)的兼容性，并行用戶(hù)數(shù)量、并行事務(wù)處理能力、進(jìn)行海量搜索、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)管理等方面能力，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享[2]。

3.2加強(qiáng)檔案管理硬件的建設(shè)

在檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)過(guò)程中，檔案掃描工作是一項(xiàng)繁雜、耗時(shí)的工作。在此過(guò)程中通常采用機(jī)械設(shè)備對(duì)文檔資料進(jìn)行掃描加工、建立檔案索引、完成檔案目錄、光盤(pán)制作等內(nèi)容，并刪除機(jī)器設(shè)備中的檔案數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)中形成的電子檔案信息資料，需要建立專(zhuān)用的庫(kù)房進(jìn)行存儲(chǔ)，需要做到防塵、防盜、防蟲(chóng)、防高溫等要求，在檔案管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，需要增加資金投入完善掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、庫(kù)房建設(shè)等相關(guān)硬件設(shè)施，服務(wù)好檔案信息化建設(shè)。

3.3 注重檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和利用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，提升了檔案信息化建設(shè)的步伐。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)以及信息采集方面創(chuàng)新的技術(shù)。例如，歸檔云等檔案管理系統(tǒng)，可有效針對(duì)當(dāng)前中小型企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展，利用圖像識(shí)別，語(yǔ)音理解等智能算法實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化與智能化，為檔案的收集整理工作提供了便捷，確保了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，服務(wù)于檔案信息化建設(shè)的需求。

3.4融合數(shù)據(jù)資源，完成信息共享

依據(jù)國(guó)家《檔案法》的要求，檔案自形成之日起滿(mǎn)30年可向社會(huì)開(kāi)放。在較長(zhǎng)的封閉時(shí)間內(nèi)，許多與群眾利益相關(guān)的檔案資料無(wú)法通過(guò)科學(xué)的途徑進(jìn)行獲取。但隨著社會(huì)的發(fā)展，各級(jí)檔案部門(mén)傾向于公開(kāi)文件利用，特別是與人民群眾日常生活有關(guān)的檔案文件資料，進(jìn)行集中處理，成為群眾了解國(guó)家政策發(fā)展的重要渠道。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，解決館藏滯后和檔案信息需求時(shí)效性之間的矛盾，使群眾能夠更好地了解政府事務(wù)，實(shí)現(xiàn)參政議政的權(quán)利，凸顯檔案信息化建設(shè)的價(jià)值[3]。

3.5推動(dòng)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展

在新形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了創(chuàng)新發(fā)展的階段，各項(xiàng)新技術(shù)的使用提升了檔案資源的使用效率。特別是借助通訊設(shè)備，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案資料的調(diào)取，打破了傳統(tǒng)檔案資料借閱在時(shí)間地域上的限制。例如，對(duì)于一些定向搜索的檔案資料，在跨館調(diào)閱的過(guò)程中，申請(qǐng)人員可在檔案館允許范圍內(nèi)，用高拍儀將相關(guān)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子文件團(tuán)本，依據(jù)政府服務(wù)平臺(tái)，經(jīng)審批后傳送給使用部門(mén)完成檔案資料的自主閱覽。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，加快信息資源的數(shù)據(jù)化進(jìn)程，需要考慮各地區(qū)檔案信息化建設(shè)的水平，逐步探索依照國(guó)家政策法規(guī)的要求，形成統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)方式，以挖掘數(shù)據(jù)資源的價(jià)值。

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