勘察設計企業合同內部審計方法與整改要點

陳岸

[摘要]在開放的市場經濟中建立科學有效的合同管理體系是勘察設計企業依法合規經營、健康有序發展的重要保障。本文以勘察設計企業合同管理內容和常見問題為出發點，介紹勘察設計企業合同內部審計方法與思路，針對合同審計發現問題提出相應的整改要點和建議。

[關鍵詞]勘察設計 ? 合同管理 ? 內部審計 ? 審計整改

國勘察設計企業正處于競爭激烈的市場化發

展階段，建立科學有效的合同管理體系能夠促進企業持續健康發展，增強市場競爭力。而我國勘察設計企業合同管理體系建設水平參差不齊，合同管理中違法違規問題突出，需要企業內部審計給予重點關注，進行全方位的監督和評價，并提出行之有效的解決方法和提升思路，為企業依法合規經營、健康有序發展保駕護航。

一、企業合同管理和合同內部審計的內涵

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間的設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同管理是企業實施的合同簽訂、履行、變更、轉讓、終止、糾紛處理、監督檢查和獎懲等行為。合同管理是企業管理的重要內容，是企業內部法律監督機制的重要組成部分。

合同內部審計，一般是指內部審計機構對企業所簽合同的訂立、履行、變更、終止過程及日常管理全過程進行獨立客觀的監督、評價和建議活動。合同內部審計對于維護企業合法權益、防范經營風險具有重要意義。

二、勘察設計企業合同管理內容與常見問題

（一）勘察設計企業合同管理內容

我國勘察設計企業的主營業務為勘察、設計、監理、檢測、審圖、咨詢、工程總承包等，企業日常生產經營中的合同主要是上述主營業務產生的收入類和支出類合同，其中又以與業主簽訂的業務承攬合同、與分包方簽訂的分包合同為主。勘察設計企業合同管理涵蓋合同管理機構與職責設置、合同制度建設、合同評審、合同簽訂和履行管理、合同變更轉讓和終止管理、合同糾紛和索賠管理、合同基礎資料管理等內容。

（二）勘察設計企業合同管理常見問題

勘察設計企業在市場化發展進程中，受計劃經濟歷史背景的影響，很多企業管理人員的思維和管理方式較為粗獷、合同管理的精細化程度不夠、法律意識不強，導致合同管理出現漏洞，常見問題體現在以下方面。

一是合同管理制度體系不健全。企業未建立與合同管理相關的規章制度，與合同相關的各項工作沒有制度支撐和約束，工作隨意性較大，合同管理處于無序發展狀態。

二是合同管理機構缺失、職責不清晰。企業未設置合同管理機構，未明確合同管理機構和人員的崗位職責，導致員工推諉責任，合同管理工作無法落到實處。

三是合同程序違規。主要表現為合同簽訂未履行審批、評審程序，或者先簽合同后審批、評審，未簽合同先開工，簽訂合同前未按規定履行招投標程序等。不合規的審批、評審程序違反了企業的內部控制管理制度，無法保證合同的質量，容易導致企業作出不經濟的決策。未簽合同先開工的行為使企業失去了合同的法律保護，產生潛虧風險。簽訂合同前未按規定履行招投標程序的行為輕則違反企業規章制度，重則觸犯法律紅線。

四是合同要素缺失，條款不嚴謹。比如，合同評審流于形式，作為合同重要內容的簽訂方名稱、履約內容、履約日期、履約地點、金額、糾紛解決方式、保修條款、落款和簽訂日期等要素不齊全，條款缺失、前后矛盾、不嚴謹等問題，容易導致合同履行過程中產生糾紛，給企業造成經濟損失。又如，簽訂合同缺少法定代表人授權委托書，影響合同效力，產生合同糾紛。

五是履約過程中違反合同約定。比如，未按合同約定的內容、工期和質量交付設計成果，遭到業主索賠。又如，違反主合同約定簽訂分包合同。在建設工程領域，作為總包方的勘察設計企業將項目進行分包的行為較為常見，勘察設計企業相關管理人員在與業主簽訂主合同時，法律意識不強，沒有仔細研讀主合同關于分包的約定條款，或者明知故犯，簽訂了不符合主合同要求的分包合同，給企業造成了違約責任。

六是對合同條款掌握深度不夠。比如，不能熟練運用合同條款處理履約過程中產生的糾紛，在遭到合同對方索賠或者向對方開展索賠工作時較為被動，難以有效維護企業利益。又如，勘察設計企業與業主簽訂了固定總價的主合同，后就該工程簽訂單價形式的分包合同時，未審慎考慮分包合同價款超出主合同價款的可能性，導致項目虧損。

七是合同基礎資料管理不規范。比如，企業管理粗放，未針對生產經營類項目設置合同臺賬，對生產經營涉及的時間、范圍、經濟利益、相關方、權利和義務等關鍵要素缺少全局統計和精確分析，不利于企業的長遠規劃和持續發展。又如，企業未保存主營業務合同，也未掌握相關合同信息。勘察設計企業大多數是集團公司，常見業務模式是集團公司承攬業務后分配給下屬企業實際執行。集團公司承攬項目的合同簽訂完畢后，作為項目實際執行方的下屬單位未主動向上級企業索要合同文本;作為簽訂方的上級企業向下屬單位分配生產任務后也并未向下屬單位提供合同文本。這種信息不對稱、交流溝通不順暢的合同管理模式導致項目實際執行方未掌握合同名稱、合同金額等重要信息，無法及時準確了解合同雙方的責權利，極易與業主產生誤解和矛盾，不利于有序生產。

三、勘察設計企業合同審計思路與方法

合同管理是系統、動態、全過程的管理工作，針對勘察設計企業合同管理的內容和常見問題，可以從合同管理控制體系審計、合同訂立審計、合同履行審計、合同變更及終止審計、合同違約責任審計五個方面開展勘察設計企業合同內部審計。在這五個方面開展審計時，可以運用詢問法、流程圖法、測試表法、觀察法、審核法、分析法六種審計方法。

（一）合同管理控制體系審計

審查合同管理是否建立行之有效的內部控制制度，是否建立合同管理機構，崗位職責分工是否明確，人員配備是否到位。審查合同管理是否實行了承辦、評審、履行、監督、歸檔等系統閉環管理。具體包括四個方面：

一是審查是否建立合同評審會簽制度，重大合同是否經過集體討論決定。

二是審查合同檔案、臺賬、報表等基礎工作，是否確定專（兼）職合同管理人員對合同文件資料進行收集、分發、維護、更新、保存、借閱、保密管理，并按規定進行檔案移交，合同專用章是否由專人保管，使用是否有相應的授權審批。

三是審查合同承辦人員是否及時向合同管理人員通報合同履行中發生的問題，并提出解決問題的意見和建議。

四是審查是否建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對發現的不足是否及時加以改進。

（二）合同訂立審計

在合同訂立階段，對于勘察設計企業簽訂的主營業務合同和分包合同，應重點審查建設工程是否依照有關法律的規定進行招標投標;國家重大工程建設合同是否按國家規定的程序和國家批準的投資計劃、可行性研究報告書等文件訂立;有無將工程分包給不具備相應資質單位的合同;有無工程違法轉分包合同;有無低價承攬工程的施工合同;有無高額現金保證金施工合同。同時，還可以從以下方面展開對合同的一般性審計：

1.審查合同訂立前是否了解對方的主體資格、經營范圍、資信情況、履約能力;大額合同招投標程序是否符合企業相關規定;對方資信不明的是否要求提供有效擔保。

2.審查合同簽訂前是否經評審會簽和合法合規審核，是否通過必要的決策審批程序，簽訂的合同與決策是否一致。

3.審查涉及數額較大、履約期限較長、不動產以及法律規定需要鑒證或公證的合同是否設立了鑒證或公證條款。

4.審查以法人名義簽訂的合同是否有法定代表人授權委托書;被委托人是否在被授權范圍和期限內訂立合同。

5.審查單位公章、法定代表人簽字章、合同專用章、項目部公章的用印是否經過審批。

6.審查合同訂立是否堅持平等、自愿、公平和誠實守信的原則確定各方的權利和義務。

7.審查合同訂立是否采用要約和承諾方式進行，是否遵循合同的訂立程序。

8.審查合同訂立是否具備下列主要條款：如當事人的名稱或者姓名、住所，標的、數量、質量、價款或報酬以及支付方式，履行的期限、地點和方式，違約責任、解決爭議的方法等。

9.審查是否使用國家或企業統一規定的合同示范文本;審查合同條款的合法性、嚴密性和準確性，有無無效合同、損害企業利益合同及重大風險合同。

（三）合同履行審計

在合同履行階段，主要從以下方面開展審計：

1.審查合同訂立的有關條款是否得到全面履行，有無因管理混亂而無意或故意超付合同價款和價項已付而貨物未到、數量不實或分包工程未完、質量不符合標準的現象。審查有無按照合同約定的金額、內容、時間、稅率和類型開具發票。

2.審查合同生效后，雙方就質量、價款或報酬、履行地點等內容未約定或約定不明確時，是否簽訂補充協議;不能達成補充協議的是否按合同有關條款或交易習慣確定。

3.審查合同生效后，雙方是否按合同法規定履行債權債務移轉、抗辯權以及債權人的代位權、撤銷權等權利。

4.審查合同中止履行時，應該先履行債務的一方是否有合同法規定的證據證明并通知對方;當對方提供適當擔保時是否恢復履行。

5.審查合同生效后，雙方是否存在以姓名、名稱的變更或者法定代表人、負責人、承辦人的變動或者依據的變更為借口，逃避合同義務履行的行為。

6.發現對方不履行或不完全履行合同時，被審計單位是否督促對方繼續履行。

（四）合同變更及終止審計

發生合同變更或終止時，主要從以下方面開展審計：

1.審查合同變更或解除是否以書面形式通知對方，說明需變更或解除合同的原因和答復的期限;變更和終止合同是否履行法定程序，有無擅自變更和終止合同的行為;有無欺詐、脅迫、重大誤解、顯失公平的變更。

2.審查合同發生糾紛時，當事人是否通過合法的程序并在有效時間內采取措施;有無超越法定代表人授權范圍和不符合效益性原則變更和終止合同的行為。

3.審查合同轉讓是否按照合同法規定將自己享有的權利和義務全部或部分轉讓給第三方。

4.審查合同的權利和義務終止是否因合同全部履行而終止;對合同解除、抵消、提存、混同和免除導致的合同終止，是否遵循誠實守信原則和交易習慣履行了通知、協助和保密等義務。

（五）合同違約責任審計

在產生或預期將要產生合同違約責任時，主要從以下方面開展審計：

1.審查因對方不履行合同義務或履行合同義務不符合約定時，是否追究其承擔繼續履行、采取補救措施或者賠償損失等違約責任。

2.審查定金支付或提供擔保的合同是否嚴格按照國家規定的定金給付辦法和擔保法中的有關規定執行。

3.審查因不可抗力不能履行合同時是否及時通知對方，以減輕可能給對方造成的損失;是否在合理期限內提供有效證明，作為不可抗力發生的證據。

4.審查因對方的違約行為侵害我方人身、財產權益時，是否依照合同法要求承擔違約責任或依照其他法律要求承擔侵權責任。

（六）合同審計方法

1.詢問法。包括問卷調查法、面談法、專題討論法等，審查合同管理機構設置及人員配備情況;崗位職責制定及履行情況;合同管理流程情況;相關合同管理制度、合同管理臺賬、合同檔案管理是否建立健全等。

2.流程圖法。將招投標、委托授權、合同簽訂、合同履行、終止全過程以流程圖的形式繪制出來，發現關鍵控制點的風險因素，從而識別合同風險。

3.測試表法。將合同各關鍵控制環節以測試表的形式進行測試，查找合同管理的風險點和控制缺陷，分析潛在的影響和重要程度，提出規避和防范風險的措施。

4.觀察法。深入合同相關方現場，實地觀察合同履行情況。

5.審核法。審核合同文本條款的合法合規性、完整性及風險，審核合同執行業務和財務資料確認合同履約情況。

6.分析法。通過對政策法規環境變化及合同相關方財政或財務、業績等的分析，判斷是否存在合同執行風險。

四、勘察設計企業合同審計整改要點

為將審計成果轉化運用并服務于企業生產經營，針對勘察設計企業合同審計發現的各種問題，進行后續整改尤為重要，具體應從以下方面開展整改工作。

1.提高合同管理重視程度，對合同實施歸口管理。充分認識合同管理工作的重要性和必要性，對合同實施統一歸口管理，明確歸口管理部門，落實合同管理崗位職責，避免分散管理造成的制度不統一或管控標準不統一，給企業帶來重大法律風險，造成經濟損失。

2.強化制度建設，完善合同管理流程。建立健全合同管理方面的規章制度，嚴格履行合同審批手續，強化合同評審工作;對于應該招投標的項目，在簽訂合同前應嚴格按照國家法律法規和企業相關規章制度的要求履行招投標程序;杜絕未簽合同先開工的現象，對于已發生的情況，應盡快補簽合同。

3.提高風險意識，加大風險管控力度。充分預計履約過程中可能發生的各種情況，完善合同要素和合同條款，特別是與合同價款和違約責任相關的條款;根據實際履約情況及時補充修訂合同條款;端正履約態度，杜絕諸如違反主合同約定簽訂分包合同等隨意違約的現象;加強合同間的聯動管理，關注對比主合同與分包合同在金額和計價方式等方面的差異，避免出現潛虧合同。

4.加強合同基礎資料管理。編制并定期維護更新合同臺賬，及時收集并妥善保管合同文本、招投標資料等與合同管理有關的各項基礎資料，進一步加大對項目的管控力度。

綜上所述，合同是勘察設計企業的經濟命脈和法律保障，通過合同審計發現企業運營中存在的問題，并針對問題落實整改，對癥下藥，防范法律風險，規避潛在的經濟風險是勘察設計企業合同審計的重要職責。在我國勘察設計行業競爭日趨激烈的背景下，充分發揮內審部門的職能作用，有助于現代化勘察設計企業抓住發展機遇，迎接新的生存挑戰。

（作者單位：中鐵第六勘察設計院集團有限公司，郵政編碼：300308，電子郵箱：24202701@qq.com）

主要參考文獻

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