中職學校檔案集中化管理問題研究

摘要：目前一般中職院校的檔案保存面臨領導工作重視程度不足、管理機構分散、干部兼職管理、信息化建設落后等問題。對中職院校實施檔案集中式管理，可以提高其檔案保存水平，加強管理效率，并創新檔案保存機制。對中職院校實施檔案集中式管理，必須完善與優化當前中高職以上學校檔案保存規范與機制，加強中職院校組織領導和溝通協調的制度，健全檔案管理服務制度，豐富檔案管理的空間載體形態，完善宣傳教育和人員培訓制度等。

關鍵詞：中職學校;檔案集中化;管理問題研究

引言：文獻，是指市場主體通過經濟社會行為方式實際社會活動而直接產生的有保留價值的各種原創文章、圖片、音頻，以及各種形式的文書資料。人數流動性增加使文件的信息內容資源利用價值越來越突出，同時社會在各方面對存檔信息內容的需求量也普遍增加，因此文件的保存與運用就更加尤其關鍵。雖然一個高等學校的各種存檔信息內容負載了學校豐富的歷史文化內涵，但就目前一般中職院校存檔信息化建設管理工作的狀況來看，學校存檔信息化建設管理工作還存在著不少問題，甚至盲點。

1 中職學校檔案管理的現狀與問題

1.1 領導干部和有關人員，對檔案管理事業的重視程度不足

中職院校存檔工作人員的業務范圍，主要為學校老師和學生。但因為企業更注重的是中職院校的職業技能，而并非是其文憑，所以學校對自己的學校文憑和存檔人員并不關注，致使中職院校的部分負責人或部分中層管理者，覺得學校存檔管理機關只是在管理文件資源和學校發展史遺留下來的照片、物品等，根本沒必要投入如此多的人力、物資、錢財做存檔制度建設[1]。

1.2 目前檔案管理體制比較分散

各中職院校的存檔信息內容大致包括了公文存檔、教育文檔、人力文檔、財會文檔、設備文檔、學生文檔、聲音文檔、實體文檔等種類，但由于目前中職院校大都沒有設置專門的資源館（存檔室），各種存檔信息內容散落于相應的行政職能各科中，由各行政職能科科負責管理，也沒有統一的存檔存放規范，所以存檔信息內容尤其是聲音文檔和實體文檔，往往歸檔不完全、修復不到位、使用效率較差[2]。

1.3 檔案管理者多為兼職

中職院校，隨著教師規模減少，多數崗位也缺乏人員專門負責相關專業的檔案管理工作，檔案管理員也多是兼職工作者。而這些兼職的檔案管理員只能是進行資料的接收、存檔、檢索等操作，而檔案查詢服務的功能卻不能充分發揮起來。

1.4 檔案信息化建設滯后

自2000年的全國檔案管理工作大會上正式明確提出檔案信息化以來，中國的檔案管理信息化建設水平得到了飛躍的發展。但是對于中等職業院校，則因為檔案保存學科人才的短缺以及對硬件投入不夠等因素，即便是全國重點的中等專業高校，其檔案管理工作的信息化建設水平也明顯落后于普通高校、地方各級政府部門和部分社會組織，這也在較大程度上影響著中等職業高校對各類檔案的科學管理與利用。

2 中職院校檔案集中化管理工作的思考

2.1 檔案集中化管理制度的主要構成機制

首先，內控制度。在中職學校內，實行統一主管、分級代管的原則，由專人根據國家文檔保存規范組織統一建立的紙面文檔和計算機文檔，將已解密文檔、公開文檔以及計算機版資料委托給聯合文檔室和外部單位進行管理。第二，聚集式機構。較大的中職學校可分別設置文檔保管室，較小型的中職學校則可由各校共同建立統一集中分類管理工作的機構文檔室，亦即各圖書館單設的歸檔區。共同歸檔室通常由各個學院按照人員規模標準分擔費用，并共同派駐人員或聘請外部人才實施標準化管理工作，而委派給擁有歸檔權力的組織這種外包形式，則由市場組織機制完成管理工作。這二種類型均是在中職院校將相應文檔辦理完成后移交自由歸檔室負責管理。第三，互惠共用管理機制。各個中職院校按照師生規模標準分擔業務費，形成了維持共同歸檔室、培養歸檔人才和保障歸檔室正常管理工作的主要資金來源。共同歸檔室還負責為各個中職院校提供檔案管理和歸檔信息等咨詢，并協助中職院校完成文檔保管各項日常工作。第四，相互均衡機理。高等學校作為權力市場主體的監督管理、教育行政治理機構的質量監督與檢查、對用戶的使用評價甚至投訴，以及紙質文檔、文檔館與各中職學校間的內網與公共網等形成了科技保障措施手段，并構成了制約統一文檔館與外包組織協作的有效制度。

2.2 檔案集中化管理工作的期望成效

首先，提升了檔案管理的專業性、規范化及管理水平。絕大多數的中等職業學校校園規模與一般中學基本上相當，專職老師規模不大，在校學生也不足六千人。由于服務對象的數量規模較小，以及難以完成管理工作的大規模經濟效益，使得中職院校無法支撐將檔案管理工作單獨成列，標準化程度也不高、文檔使用率極低，也就無法受到高校的廣泛關注。數個中職院校通過共建公共檔案室，并進行了規范化管理，能夠提供良好的管理場地和設備、專門的管理人員團隊和規范管理體系，以提升學校檔案管理服務質量。第二，可以提升中職院校在教學管理的專業化程度。由于中職院校規模比較偏小，若把學生的宿舍管理、餐廳服務、廁所服務、檔案管理等輔助性管理工作外包給社會組織去進行管理，多個高校采取合作式管理模式，能夠提升工作管理效率，同時也可以讓高校集中資源做好管理的工作，從而提升課堂教學品質。第三，防止學校決策不當。多所中職院校共建公共檔案室，使其在原來的獨立主體支配下的學校檔案管理工作，變為了互相對等的關系。比如，把某一家院校的重大人事決定、基建決議等的具體內容，都通過文件載體轉移到公共檔案室里，能夠避免以往有些院校領導人員在獨立控制機關文件的情形下，肆意下達決策或者修改機關文件的情況出現[3]。

3 提升中職學校檔案集中化管理水平的措施

3.1 完善了中職院校檔案管理規范機制

中職院校僅僅是根據《中華民國檔案法》、《中華民國檔案法施行方式》、共產黨中央辦公廳國務院政府辦公廳發布的《電子文件管理暫行辦法》、我國檔案局發布的《電子行業文書存放與電子檔案管理方法》、《電子設備產業公文歸檔監督管理暫行辦法》、《電子設備產業文書歸檔與信息管理技術規范》以及原我國教委早在一九九三年發布的《高校文檔工作實物分類法》與《高校歸檔工作技術規范》進行監督管理，這些法規中也沒有專門的關于中學與專門職業學校檔案保管的具體規定。省級以上高教行政管理工作機構，必須針對當前全國中型以上職務學院歸檔保存實際各項工作的新趨勢和重要任務，深入研究制訂有較強針對性和可操作的電子產品產業檔案保管方法、具體實施具體細則與管理工作標準，進而確定全國中高級職務學院電子產品產業歸檔保存實際各項工作的目標任務與歸檔范圍等，并對電子產品產業文檔的建立、積累、認定、存檔和對電子產品產業文檔的監管等各項管理工作流程和標準進行了細化規范，為全國中高職院校的歸檔保存工作進行了合理、科學、高效的引導。同時，還將制定專門管理人員標準或者將學校文檔保管工作外包的監督管理標準條文載入目前有關規定，以明確大學聯合文檔室的運轉標準、監督管理學校、外包組織、用戶的問責權利等，以引導各中職院校立足工作實際，合作建設公用書庫、文檔室等，或將學校的文檔保存工作外包給具備學校文檔保存資格的專門組織。

3.2 完善政府部門進行共同領導和交流合作的制度

領導和協調制度，是中職院校做好存檔監督管理各項日常工作的基本條件。中職院校必須將歸檔保護信息管理系統作為關鍵的日常工作程序，完善中職院校存檔各項工作協調管理制度，并制訂具體的項目管理計劃，安排所需專門資金投入，為學校檔案保存現代化與信息化建設提供資金投入確保。第一，完善中職院校檔案的協同管理系統。中職院校應當建立以學校分管領導為主要責任人、具備議事協調組織性質的檔案工作領導人員隊伍，并確定了領導小組的主要組織工作單位、負責學校日常管理工作的主要牽頭工作單位和做好歸檔管理工作的協同工作單位，進一步細化了主管團隊、牽頭工作單位、協調工作單元的具體管理工作，并將歸檔管理工作的主要責任分解到人，以保證管理工作的質量落到實處。針對一般工作職位高等學校存檔崗位相對散亂管理工作的情況，高等學校檔案保存工作領導團隊需要做好管理人員的統一整合，通過建立干部聯合例會等激勵機制，定時通知有關情況，以加強管理人員的可預期度、動感特點，進一步提升存檔崗位水平，減少管理人員遺忘，提高管理人員效果。完善了由政府部門分管領導或分管的檔案管理部門組織，明晰了各種文檔的管轄歸屬，統一協調制訂涉及各種檔案內容的整理規范、業務標準及其各項技術指標，重新統一了檔案管理的標準，從而提高檔案管理工作的效率。第二，完善考評機制和評估體系。一是建立學校的歸檔管理工作考評細則。全國高校歸檔管理工作領導小組要組織有關部門主管和工作人員，根據《高等院校歸檔工作規范》等有關文件精神，結合學校的工作實踐，研究建立歸檔管理工作考評細則和質量評估系統，讓全國高校的檔案管理工作有章可循。同時，也為工作人員做好檔案的接收、整理、保管等工作，和學院組織的檔案管理工作考核提供了基礎條件。二是負責對聯合檔案室以及外包檔案管理機構組織的采樣檢測。歸檔管理工作的抽樣檢查必須要制度化、規范性。通過抽樣檢查，能夠讓歸檔管理工作的領導團隊更加了解聯合檔案館或外包檔案保存機構的工作狀況，進一步加強過程管理與督查工作，也能夠幫助聯合檔案館或外包檔案保存機構的工作人員更加認真搞好工作，進一步提升工作品質與工作水準。三是進行服務評估。每年組織學員、員工，對聯合檔案館以及外包檔案保管機構對各類文件的保管質量狀況作出全面深入的評估。

3.3 健全學校檔案管理服務體系

中職院校應在學校檔案的管理利用上下功夫，以提升學校檔案利用效率。第一，擴大學校檔案信息管理業務范圍。檔案保管工作人員首先要熟悉學校操作內部服務網流程、運用公開服務網向師生提供服務。比如，當學生入校時，學校檔案保管工作人員就要及時向學校的工作人員公開學生檔案信息，讓工作人員及時熟悉學校，從而有的放矢地進行信息服務。第二，在檔案保管工作較緊張的時候學校可設置專門檔案開放日機構，建立檔案借閱記錄系統，集中展示有利于公開的資料，向查詢者提供信息服務。建立對檔案的定期分析制，及時查明資料的使用規律，并積極地向用戶提供信息服務。

4 結束語

綜上所述，在中職學校檔案管理工作中，仍然存在較大的不足之處需要進行創新與改革。為了更好的完善當前的中職學校檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率與質量，因此需要切實際的優化完善當前的改革方案，只有在實際操作中注意相關的問題，實現檔案的高效高質管理。

參考文獻

[1] 于紅波.淺議中職教育中檔案管理的問題及對策[J].商品與質量，2018（46）：068.

[2] 曹麗英.中職學校檔案管理工作存在的問題探討[J].科教文匯，2017（19）：144-146.

[3] 孫曉帆.檔案信息化建設趨勢及發展策略探討[J].城建檔案，2019（11）：26-27.

作者簡介：史春良（1971-）男，漢族，山東臨沂市人，本科，館員，研究方向：檔案文秘。