互聯(lián)網(wǎng)+道路運輸電子檔案管理的應用研究

李文佳

[摘要]為滿足國家“放管服”政府職能轉變、國家信息化發(fā)展、道路運輸行業(yè)管理的需要，互聯(lián)網(wǎng)+道路運輸電子檔案得以全面應用。文章闡述了應用互聯(lián)網(wǎng)+信息系統(tǒng)開展道路運輸電子檔案管理的意義，重點研究如何利用互聯(lián)網(wǎng)科技手段建立道路運輸電子檔案系統(tǒng)，分析各功能模塊的內(nèi)容和工作流程，全面提高道路運輸行業(yè)檔案管理的水平。

[關鍵詞]互聯(lián)網(wǎng)；道路運輸管理；電子檔案

中圖分類號： G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）12-0087-03

道路運輸檔案涵蓋所有道路運輸行政執(zhí)法工作事項，是對道路運輸管理對象包括運輸業(yè)戶、運輸車輛、道路運輸從業(yè)人員和道路運輸客運線路、行政處罰、行政檢查、執(zhí)法督察等各項道路運輸管理相關業(yè)務的全面記載，涉及人員范圍廣、事項種類眾多，在實際的道路運輸管理工作中急需應用互聯(lián)網(wǎng)+信息系統(tǒng)技術，用于保障道路運輸管理檔案建立的全面性、準確性、及時性，實現(xiàn)對道路運輸行業(yè)行政許可、執(zhí)法、督察電子文件進行數(shù)字化管理，全面提高道路運輸檔案的管理和利用水平，使道路運輸檔案資料更好地服務于日常管理工作。

一、應用互聯(lián)網(wǎng)+信息系統(tǒng)開展道路運輸電子檔案管理的意義

（一）順應國家信息化發(fā)展的需求

隨著時代發(fā)展，現(xiàn)階段國家對政務信息化工作高度重視，以信息化推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，統(tǒng)籌發(fā)展電子政務，構建一體在線服務平臺，是國家領導人提出的重要方針方向。交通運輸部也制定了運輸服務智能化發(fā)展長期目標。道路運輸行業(yè)作為交通運輸領域的重要組成部分要積極開展政務管理信息化建設，利用互聯(lián)網(wǎng)技術手段，對全部道路運輸行政執(zhí)法活動的檔案進行信息化、痕跡化、規(guī)范化、精準化、便捷化管理。

（二）滿足道路運輸行業(yè)管理的需求

當前吉林省道路運輸行業(yè)面臨著幾個突出的矛盾：一是人員老齡化、短缺與繁重的管理工作職責之間的矛盾；二是單一落后的執(zhí)法方式與復雜的運輸市場環(huán)境之間的矛盾；三是較低的執(zhí)法水平與政府和人民群眾對執(zhí)法部門較高的工作要求之間的矛盾。實際工作中，道路運輸管理發(fā)布的信息不夠全面、完整和及時，對一些違法違規(guī)的企業(yè)、運營車輛和從業(yè)人員，信息公開程度較低，查詢的動態(tài)業(yè)務信息僅參考原始紙質(zhì)檔案、案卷，從而導致工作重復煩瑣、效率低下。在互聯(lián)網(wǎng)時代大背景下，這些矛盾的解決，急需應用互聯(lián)網(wǎng)+技術提高工作效率，以大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)應用等為代表的技術來改變傳統(tǒng)的道路運輸檔案管理模式[1]。

（三）提升道路運輸信息化服務能力的需求

通過互聯(lián)網(wǎng)平臺建設，構建服務便民化體系。圍繞服務便民化主題，分層級、成體系構建便民化制度體系，包括為道路運輸企業(yè)量身定做的自助服務系統(tǒng)，減少企業(yè)跑部門辦業(yè)務的次數(shù)。近年來，道路運輸管理電子檔案缺乏互聯(lián)互通的一體化設計，各種檔案信息大多停留在單一領域內(nèi)的業(yè)務應用，缺少功能層面和數(shù)據(jù)層面的有效整合與共享，信息化整體效益和規(guī)模效益沒有得到有效發(fā)揮。檔案信息協(xié)同不夠，開展業(yè)務工作需要在多個檔案間反復查詢，影響了工作效率和服務質(zhì)量。亟待通過整合優(yōu)化現(xiàn)有資源，實現(xiàn)檔案信息共享和互聯(lián)互通，從全局和根本上解決長期以來困擾道路運輸業(yè)務的各類檔案各自為政、條塊分割、信息孤島等問題，并借助互聯(lián)網(wǎng)互動、快捷、方便的特性，優(yōu)化工作流程，便民利民，提升道路運輸管理和服務水平。

二、應用互聯(lián)網(wǎng)+信息系統(tǒng)管理道路運輸電子檔案的途徑

（一）建立互聯(lián)網(wǎng)+道路運輸電子檔案的主要內(nèi)容

根據(jù)電子檔案管理及信息化建設和發(fā)展方向，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標準、軟硬件平臺和安全控制手段為基礎，建立道路運輸管理對象（道路運輸業(yè)戶、道路運輸車輛、道路運輸從業(yè)人員、道路運輸客運線路、行政處罰、行政檢查、執(zhí)法督察）電子檔案管理系統(tǒng)，對電子文件進行接收、整理、歸檔和對庫存檔案進行數(shù)字化管理，主要包括目錄庫的建立與全文數(shù)字化的處理，同時在保證信息安全的前提下，以提高檔案、文件資料的查全率、查準率為前提，及時、方便、快速提供為目的，完成數(shù)據(jù)錄入、文檔掃描、立卷歸檔、檔案統(tǒng)計、檔案編纂、檔案銷毀、檔案損壞、檔案丟失找回、統(tǒng)計報表輸出、查閱、網(wǎng)絡化瀏覽、下載、打印等工作內(nèi)容。

（二）互聯(lián)網(wǎng)+道路運輸電子檔案的功能框架構成

道路運輸電子檔案管理貫穿檔案管理的“收、管、用”三個階段，為道路運輸管理對象（道路運輸業(yè)戶、道路運輸車輛、道路運輸從業(yè)人員）電子檔案歸檔及管理利用，提供統(tǒng)一的系統(tǒng)，建立全省電子檔案大集中管理，在檔案工作發(fā)展需求全面調(diào)研的基礎上，實現(xiàn)館藏檔案的規(guī)范化管理和電子檔案自動歸檔管理，形成“以數(shù)字化成果為管理基礎，以目錄和電子文件為呈現(xiàn)形式”的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)快捷、高效的檔案檢索利用。

（三）道路運輸電子檔案管理各系統(tǒng)功能主要工作流程

工作流程主要包括歸檔文件、檔案資料管理、檔案檢索、檔案查詢、檔案編纂、檔案銷毀、檔案移交、系統(tǒng)信息等內(nèi)容[2]。

1.歸檔文件

辦結完成的道路運輸業(yè)務數(shù)據(jù)歸檔后，由檔案人員對數(shù)據(jù)進行審核，與紙質(zhì)電子檔案一同歸檔到道路運輸檔案管理庫中。

2.檔案管理和資料管理

（1）數(shù)據(jù)錄入，是對道路運輸檔案系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進行維護，實現(xiàn)必填項、錯誤錄入項的校驗，檔案條目信息及原文管理，支持條目的批量修改和原文批量上載，主要功能包括查詢、增加、修改、刪除、排序、原文管理。

（2）檔案調(diào)整：是對道路運輸業(yè)務檔案拆卷、合卷、件號調(diào)整等各種類型的檔案調(diào)整功能。

（3）分類組卷：檔案人員根據(jù)自身需要自定義電子檔案整理規(guī)則，例如分類規(guī)則、檔號規(guī)則等，不同檔案類型，可設置不同的規(guī)則。檔案人員整理規(guī)則自動為道路運輸管理電子檔案分類，并且組織案卷，當出現(xiàn)規(guī)則例外或規(guī)則沖突時，可以手工干預錄入。

（4）歸檔狀態(tài)設定：審查錄入數(shù)據(jù)合規(guī)以及正確性，對符合要求的數(shù)據(jù)設置“狀態(tài)”為“已歸檔”，對“已歸檔”的數(shù)據(jù)不可以進行修改和刪除。

3.檔案檢索

對檔案系統(tǒng)中存儲的檔案條目、原文中的文字進行全文檢索，系統(tǒng)可以自動進行分詞，保證查詢準確性。全文檢索具有自學習功能，可以按照檔案人員查詢的習慣添加詞庫。

4.檔案查詢

檔案查詢可以實現(xiàn)直接查詢、簡單查詢、組合查詢、分類查詢等常用查詢功能。所有查詢的結果，都在數(shù)據(jù)權限的控制之中。用戶查詢的結果，是用戶在當前門類的數(shù)據(jù)權限允許的范圍內(nèi)進行查詢，即需要在用戶的查詢條件子句中，加入數(shù)據(jù)權限的條件子句，組合在一起進行查詢。

（1）直接查詢：單擊門類后，系統(tǒng)提供“直接查詢”區(qū)，可按照這一門類內(nèi)包括的字段進行查詢，查詢的條件可根據(jù)字段的類型自動調(diào)整。

（2）簡單查詢：支持分門類查詢，查詢的界面與錄入界面相同，同時支持“全新查詢”和“在當前結果中查詢”。

（3）分類查詢：支持“自定義分類查詢”和“自動分類查詢”。“自定義分類查詢”支持按照公有、私有分類進行查詢。“公有”由檔案管理部門建立的分類標準；有門類權限的用戶都可見；“私有”由個人用戶建立的分類標準，只建立者可見。“自動分類查詢”系統(tǒng)自動讀取字段中的內(nèi)容，自動生成查詢節(jié)點。

（4）組合查詢：檔案人員可以在頁面中選擇需要查詢的字段，并且指定查詢條件和查詢內(nèi)容，可以設定多個條件，每個條件之間可以用“并且” “或者”連接，查詢的條件可根據(jù)字段的類型自動調(diào)整，如果字段為字典項，可自動調(diào)用系統(tǒng)設計的取值范圍。

5.檔案編纂

根據(jù)道路運輸管理業(yè)務專題，綜合不同門類檔案記錄，形成完整的編輯信息。打破檔案類型、形成單位的限制，多渠道提供各種綜合性編研材料所需數(shù)據(jù)。

（1）編纂成果錄入的項目有編纂人、編纂時間、編纂成果。

（2）鏈接編纂檔案，對檔案進行查詢，將符合條件的檔案加入鏈接作為“編纂資料”。

6. 檔案銷毀

鑒定銷毀支持單個條目鑒定、批量鑒定。支持鑒定流程，由鑒定審批人對鑒定的檔案進行審批，審批通過的檔案鑒定完成，不通過的寫明原因駁回。不同類的檔案審批人可以不同。鑒定后的數(shù)據(jù)要保留原始的信息。期限鑒定，自動識別到期需鑒定的數(shù)據(jù)。密級鑒定，結合開放鑒定工作，處理到期需更改密級的檔案。

7.檔案移交

（1）檔案移交：可以選擇需要移交的檔案，將電子文件、原文、描述信息生成移交文件，可以將移交的文件打包。

（2）檔案接收：可以選擇接收的信息包，系統(tǒng)也可以自動觸發(fā)接收功能，自動接收數(shù)據(jù)。

8.系統(tǒng)信息

系統(tǒng)信息包括其他輔助功能、機構信息、系統(tǒng)維護信息等。

（1）輔助功能可以按照檔案類別、時間、全宗進行統(tǒng)計，也可定制統(tǒng)計項目，統(tǒng)計結果可生成報表。統(tǒng)計年報可以根據(jù)客戶需求定制統(tǒng)計報表，并方便地掛接到系統(tǒng)中，實現(xiàn)統(tǒng)計報表隨需而變。利用統(tǒng)計可按數(shù)據(jù)范圍、利用人員范圍、利用時間統(tǒng)計利用人次、利用檔案數(shù)量以及利用效果的統(tǒng)計。

（2）機構信息是組織機構管理機構，分為單位、部門、人員三層，形成組織機構樹。

（3）系統(tǒng)維護包括字典維護，可以將系統(tǒng)中需要統(tǒng)一規(guī)范錄入、選擇的內(nèi)容在此統(tǒng)一管理和維護。可以設置所有單位共用的“公共”字典，也可以設置只有本單位可以使用的“私有”字典。數(shù)據(jù)結構管理維護系統(tǒng)中檔案門類數(shù)據(jù)表的字段結構，可以根據(jù)業(yè)務需要對字段進行增減，可以定義各種常用界面（列表、著錄），可以根據(jù)門類的管理模式，定義數(shù)據(jù)表間的關系，不限制層數(shù)及子表的個數(shù)。報表維護支持設置完成的報表上傳、刪除管理。日志管理以記錄系統(tǒng)使用中的重點事件。日志管理分為系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)日志和功能日志。所有的日志信息都不可刪除。數(shù)據(jù)表模版維護可以建立數(shù)據(jù)表模版，在新增門類時，可選擇模版建立，減少維護工作量。系統(tǒng)設置包括系統(tǒng)參數(shù)設置、全文檢索設置、模糊查詢設置、歸檔設置。

（四）道路運輸電子檔案完整的數(shù)據(jù)資源服務平臺管理安全保障

數(shù)據(jù)資源服務平臺用于電子檔案的長期保存管理，在數(shù)字資源存儲安全性方面要求較高。在長期保存過程中，對于應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)等方面進行全方位的安全保障，才能確保數(shù)據(jù)的長期可用性。從檔案業(yè)務來講，應用系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)并進行數(shù)據(jù)的管理，為檔案數(shù)據(jù)進行業(yè)務分類，實體檔案的數(shù)據(jù)按照分類管理，電子檔案的數(shù)據(jù)也應該按照分類進行存儲的管理，只有這種保留檔案分類信息管理方式，才最適合檔案業(yè)務。而在后端的存儲管理上，采用備份的方式，不考慮、不關心存儲內(nèi)容的分類，或者做不到按照分類的數(shù)據(jù)管理，使得電子檔案的分類管理只浮于業(yè)務應用層，沒有形成從業(yè)務層到存儲層的業(yè)務垂直統(tǒng)一的管理，這種管理的方式，使存儲介質(zhì)內(nèi)的數(shù)據(jù)對存儲管理員是不透明的，失去了檔案原有特性的分類管理的優(yōu)勢，不利于電子檔案的存儲管理，更談不上離線介質(zhì)的管理，無法實現(xiàn)專業(yè)的數(shù)據(jù)分類管理，進而無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類提取。一旦運行數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，恢復不能按照類別進行，甚至數(shù)據(jù)存儲的介質(zhì)需要專業(yè)人士進行專業(yè)操作，恢復工作復雜，給數(shù)據(jù)存儲增加了不必要的技術風險。要充分利用檔案業(yè)務分類管理的優(yōu)勢，通過策略調(diào)用后端存儲的設備，業(yè)務應用系統(tǒng)對存儲進行管理，打通業(yè)務應用與后端存儲通道，形成垂直的電子檔案管理方式。具體包括以下幾方面。

（1）文件管理實現(xiàn)對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進行管理的功能模塊，包括對數(shù)據(jù)的導入、導出、歸檔、回遷，以及對系統(tǒng)中導入批次的數(shù)據(jù)查詢等功能。

（2）數(shù)據(jù)歸檔提供活動歸檔功能，即用戶不必關心數(shù)據(jù)存儲的介質(zhì)，系統(tǒng)自動調(diào)取歸檔的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)歸檔支持手工和自動方式，支持單一文件、復合文件的歸檔。

（3）數(shù)據(jù)回遷系統(tǒng)包括靈活的回遷下載功能，這個過程如同網(wǎng)上購物，用戶可以選擇中意的數(shù)據(jù)放置在數(shù)據(jù)欄中，然后一次性下載。智能歸檔會自動對這些數(shù)據(jù)進行排序，以最優(yōu)化的方式和速度下載數(shù)據(jù)。下載數(shù)據(jù)的方式有兩種，一種是指定數(shù)據(jù)的磁盤共享位置，適用于體積較大的電子數(shù)據(jù)（卷宗、音視頻資料等）；另一種是數(shù)據(jù)通過瀏覽器下載（適用于圖片等）。無論哪種下載方式，系統(tǒng)都會有數(shù)據(jù)訪問記錄，以備數(shù)據(jù)安全審計。

三、結語

道路運輸管理部門不僅負責客運、貨運、駕駛員培訓、機動車維修、出租車運營市場的監(jiān)管，更重要的是為百姓出行和道路交通提供安全、暢通、有序的保障，加強應急指揮決策能力。同時，作為政府管理與服務的重要支撐手段，信息化建設也將進入新的發(fā)展階段，要根據(jù)管理方式的變革加大信息資源的整合力度，促進信息資源的綜合利用，實現(xiàn)對行業(yè)運行狀態(tài)的準確掌握和深入分析。互聯(lián)網(wǎng)+道路運輸管理電子檔案的應用對數(shù)據(jù)信息進行深入、有效的挖掘分析，對道路運輸行業(yè)管理起到重要的推動作用。

參考文獻：

[1]湯明華.加強道路運輸營運車輛檔案管理的措施分析[J].城建檔案，2017（03）：65-66.

[2]周斌.省域道路運政管理信息系統(tǒng)綜合解決方案研究[D].長沙理工大學，2008.