人事檔案管理在人力資源管理中的作用

張守德 隋國君

摘要：社會高速發展的背景之下，企業單位數量持續增多，企業單位中開展人事檔案管理，對于人力資源管理有著重要作用。人事檔案可以正確的評價人才，保證人才得到合理的利用。只有保障人事檔案達到科學性與合理性的要求，才能更好的挖掘和利用人才，促進企業管理效果的提升。因此，人事檔案的建立要以現代化人力資源管理模式為出發點，加強人事檔案開發和利用，從而提高人力資源的利用率?；诖耍髽I單位要從人力資源管理的多個角度出發進行控制，讓人事檔案在管理中發揮出應有的作用，提高人事檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;作用

人事檔案中記載著企業全部員工的實際情況，其中包含每個人的成長和工作經歷，對于企業人力資源開發和利用有著重要的價值，是企業經營管理的重要信息資源。人事檔案通常是文字或者表格的形式存在，將所有員工的學歷、工作經歷進行詳細記錄，對于人才的流動、輸送有著重要作用，甚至會給企業的長遠發展奠定基礎。因此，在經濟發展的同時還要做好人事檔案管理工作，意識到該工作的重要性，讓人事檔案管理更加的規范化、標準化，給企業帶來較高經濟效益，促進企業的長遠、健康發展。

一、人事檔案與人力資源的關系

企業經營管理有著較高的復雜性，其中最為重要的一項工作就是人力資源的開發和利用，保證各項工作可以順利的實施。人力資源管理是企業的重要工作之一，對于企業的生存與發展有著重要影響。從實際情況分析，人力資源管理要從企業的發展實際情況出發，做好人力、物力、財力等方面資源的合理開發與利用，保證資源利用達到平衡性，通過人事檔案對于人員做出全面了解和分析。通過人事檔案做好人力資源管理和控制，保證人事檔案信息更加的精確，提高人力資源開發利用效果，促進總體工作效果提升。

二、人事檔案在人力資源中的阻礙

（一）檔案的真實性

現代社會高度發達，與之而來的就是虛假資料，存量巨大，對于人事檔案的真實性存在著很大的負面影響，很多情況下會給資料的真實性產生影響，如果檔案資料失真，那么人事檔案就難以達到應用標準?，F代社會有很多人會選擇造價學歷、簡歷以及各種證書，甚至年齡都會虛報，所以人事檔案管理難以進行。這些虛假信息的存在，使得人力資源配置和利用無法順利進行，也會給企業造成較大的人力資源損失。

（二）資料管理不集中

人事檔案管理和材料管理難以達到集中性的要求，有些職員簡歷內容都是非常相似的，導致人力資源管理的效果較差。有些人事檔案中內容是抽象形式存在的，并不能展現出每個人的特點，這種人事檔案不具備利用價值和意義，對于人力資源的利用產生不利的影響，也會造成人員工作積極性較差，無法發揮出人力資源利用效果，給企業造成巨大的損失。

（三）績效考核存在的問題

當前很多企業的績效考核都存在和企業發展戰略相脫節的情況，沒有合理開展績效考核與評估，一些企業經營與發展掌握的信息存在著很大的偏差，造成員工沒有較大的競爭力;有些績效考核工作效果和質量比較差，員工積極性不足，甚至存在所有員工相同薪酬等情況;考核沒有及時的公開，封閉式進行，失去公平性和公正性，員工存在較大的逆反情緒，造成員工工作中被動。

三、人事檔案的重要作用

（一）決定性作用

企業在高速發展中，因為員工不斷的招聘、離職，企業處于長期發展中，所以需要充分的重視人力資源的開發和利用，這就需要通過人事檔案進行管理。從實際情況分析，人事檔案中包含員工的工作狀況、工作經歷以及基本信息。在人力資源管理實踐中，管理人員結合這些資料信息作為基礎和根本，做好人員素質的判斷和分析，保證企業各項人力資源充足，滿足企業的經營與發展的需要，發揮出人事檔案的作用，給企業選拔高素質人才提供基礎和根本。

（二）檔案的統一管理

現代社會依然處于高速發展的階段，人類社會在持續進步，提高人力資源的價值和利用率，就要實現人力與物力的有效融合。人力資源管理并不是靜態化的，人事檔案并不是存放到勞動局或者其他機構組織中的靜態檔案，其會隨著時間、崗位以及人員的流動而發生變化，隨著人員的流動，檔案也會隨之發生流動，避免存在有人無檔案或者有檔案無人等情況發生。如果無法及時更新管理制度和標準，就會導致管理效果變差。所以需要逐步的改進和完善，提高制度先進性，滿足人事檔案管理工作的需要，提高資源利用率，促進社會的發展。

（三）人事檔案在績效考核的影響和作用

根據績效考核的結果對于員工進行獎懲，促進員工工作積極性提升，企業需要落實獎懲管理制度，獎懲要分明，讓員工積極主動投入到工作中。根據績效考核的結果對于員工進行升職、調職、解雇等操作，突破傳統一刀切的方式，讓員工之間的競爭更加的公平與公正，這樣才會更加努力參與到工作中。因此，人力資源管理實踐中，績效考核工作是非常重要的工作，其關系到企業管理框架、人力資源開發和利用有著重要的價值，所以人力資源的管理要通過績效考核相關措施來進行。人事檔案可以給人力資源管理者提供基礎性資料，做好人力資源的監督和管理工作，反映出員工工作的實際情況，讓人力資源合理開發和利用。由此可見，人事檔案對于人力資源的管理有著極為重要的價值和作用。

（四）促進人才的發展

人事檔案可以讓企業管理者充分了解員工的實際情況，分析員工發展的前景，按照人事檔案中體現出的各項信息，企業內部合理進行人員分配和使用，讓各種人才得以充分的利用。人事檔案中記錄員工的實際情況，工作經歷、業績等方面，是員工公正性的評價，對于員工的升職、職稱評定等方面有決定性的作用，也會影響員工的發展和進步。人事檔案管理與人力資源管理二者是相互作用、相互影響的，實現共同發展和進步，所以人力資源管理離不開人事檔案的支持，而人事檔案為人力資源的管理提供必要的服務。人事檔案管理工作順利的開展，促進企業人力資源管理工作水平的提升，促進企業競爭力提高，為企業的長遠發展奠定基礎。

四、結語

綜上所述，人事檔案對于企業的發展和進步有著重要影響，對于提高人才利用率有著重要價值和作用，所以人力資源管理中人事檔案有著決定性的作用。企業經營與發展中，人事檔案的作用是不容忽視的，只有全面落實人事檔案的分析和整理工作，才能給企業人力資源開發和利用提供基礎，也會讓企業人力資源發揮出應有的作用，給企業帶來較高的經濟效益，對于企業長遠發展有著重要價值。

參考文獻：

[1]王姝.人事檔案管理在人力資源管理中的運用[J].人才資源開發，2020，433（22）：46-47.

[2]劉蘭英.人事檔案管理在醫院人力資源管理中的重要作用[J].視界觀，2019（23）：0137-0137.

作者簡介：

張守德（1974-09），男，漢族，籍貫：吉林省農安，當前職務：阿榮旗人才服務和人事考試中心業務員，當前職稱：中級經濟師（人力資源專業），學歷：大學本科，研究方向：人力資源和檔案管理

隋國君（1980-09），男，漢族，籍貫：山東省平度市，當前職務：管理員，當前職稱：高級經濟師，學歷：本科，研究方向：社會保險與人力資源