關于在新形勢下實現高校檔案管理創新的思考

張勁

摘要：檔案管理是高校一項重要的工作載體，與高校的穩步發展息息相關。新形勢下高校檔案管理面臨全新變革，需要進一步加深對檔案管理工作的認識，理清檔案管理工作的要求和重點，及時調整管理思路和方法，注重管理模式的創新應用，適應新形勢下的檔案發展和管理需求。據此，本文結合新形勢下高校檔案管理特點，突出探討檔案管理創新思路，以為提升檔案管理質量提供有益參考。

關鍵詞：新形勢;高校檔案;管理創新

2014年中共中央辦公廳、國務院聯合印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，其中明確提出應進一步加強檔案管理創新，包括收集模式、管理手段及服務機制等內容[1]。尤其是面對日益復雜的檔案管理格局，必須要結合新形勢、新任務、新要求，迎接前所未有的機遇與挑戰，切實注重在高校檔案管理中的創新，賦予高校檔案管理新的歷史使命，保證高校檔案管理工作永葆青春活力。

1 新形勢下高校檔案管理的特點

檔案管理由來已久，屬于高校高質量發展的重要管理范疇。因此，要改變傳統檔案管理的淺層次、低技術等問題，在全新的檔案管理要求中必須要與時俱進，不斷創新工作思路和方法，注重信息化技術在檔案管理中的應用，及時調整工作方法、內容和目標，突破以往時間和空間上的局限，實現檔案管理結構的發展和變革。早在2008年教育部便與國家檔案局，共同頒布了《高等學校檔案管理辦法》，其中規定檔案管理需涉及招生、教學、科研、管理等內容[2]。隨著高校檔案規模和數量的增加，信息化管理模式成為當前的首選，因此需要有效利用文字、圖表、聲像等載體，加強檔案管理的效率和水平，切實適應未來管理需求。

2 新形勢下高校檔案管理的創新策略

2.1 革新檔案管理觀念，積極拓展創新思路

在長期的檔案管理實踐中可知，檔案管理具有系統性、長期性和復雜性特點，而隨著高校檔案管理內容的增加，以及信息技術的不斷滲透，應積極加強兩者之間的結合，逐漸形成互補融合的優勢，不斷利用技術優勢改變管理效率，精益求精、開闊思路。另外，高校檔案管理具有一定的特殊性，既要增強檔案管理的效率，也要發揮出檔案管理的服務功能，用以支持高校的科研、管理及籌劃，扮演好配角角色，默默無聞。從高校檔案管理的頂層設計上，同樣要積極加強在模式上的創新，充分利用崗位優化契機，實現檔案管理的流程規范，包括信息收集、整理、歸檔、存儲及服務，發揮信息化檔案管理的優勢作用，構建起全新的檔案管理服務體系，提升高校檔案管理的整體服務質量。

2.2 注重管理協調工作，有效理順管理關系

高校檔案管理應強調對部門管理的溝通與整合，將檔案管理理念滲透至各個協作部門，由檔案管理部門發揮子指導歸檔和保存服務工作。比如，在實際的檔案管理工作中，受各個高校機構的職能工作差異，包括教務、招生部門的學生檔案;基建、后勤部門的基礎設施和固定資產檔案;科研項目的資料檔案等，均應納入全方位的管理范疇，通過對檔案管理工作的整合，達到協同管理的效果，切實保證高校各項檔案資源能夠有效收集和管理，并在服務中發揮出積極的效果。另外，針對高校檔案管理工作的特點，要充分理順檔案管理工作的重心，如制定具體的檔案管理指導和監督計劃，規定定期進行財務、人事、資產、基建、科研等檔案資源的整理上報;針對每年招生季、就業季進行相關檔案資料的收集，同時規定每周具體的工作日為查檔日，由此實現各個部門的協調統一。

2.3 更新檔案管理模式，提升整體管理效能

在檔案管理信息系統的應用，使檔案管理工作具備了新形勢的具體特征，其中具有傳輸速度快、管理效率高、安全性能好和服務便捷性強等特點。因此，在實際的檔案管理工作中，必須要有效結合檔案管理優勢，從根本的管理方法上進行模式創新。一方面，要持續推進檔案管理技術應用，利用高校檔案管理信息系統，與日常的檔案管理工作緊密結合，逐步淘汰和完善傳統的檔案管理方法，向信息化、數字化、智慧化轉變，并同步帶動檔案服務能力的躍升。另一方面，要積極促進管理制度的完善，將以往單純的檔案管理制度向外部拓展，尤其是加強與各個機構之間的協作，擴大檔案管理的外延和內涵，將更豐富的檔案資源集中起來，化零為整，增強高校檔案管理的服務能力，構建更加豐富的高校檔案資源庫，滿足高校各個領域的檔案管理和服務需求。另外，注重檔案管理流程的規范，積極促進檔案管理綜合化、科學化，將檔案管理由實體管理向數字化服務上轉變，為高校檔案管理的未來發展提供有益支撐。

2.4 創新檔案服務目標，打造專業服務格局

歷史證明，在檔案管理中“有為才能有位”，針對高校檔案管理工作而言，必須要改變以往檔案管理“邊緣化”的思想，以國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》為基礎，堅持“以人為本、服務為先”，掌握高校檔案管理的核心工作，滿足檔案管理信息化的要求。在新形勢下，應結合黨和國家檔案管理事業，提升以高新檔案管理和服務為中心的新格局，積極加強與信息技術的結合，與高校教育和服務機構的聯絡，達到專業化服務的檔案管理創新模式。一是協調監督，利用創新管理技術完成收集、整理、立卷工作;二是保管利用，特別是發揮檔案資源的服務功能，為高校的科研、管理提供支持，形成全局的主動的信息服務，推動高新檔案管理服務的轉型升級。

3 結語

眾所周知，高校檔案管理并非一蹴而就，也并非是憑借檔案管理部門一己之力能夠完成的，尤其是面對檔案管理新形勢、新任務和新要求，必須要加強協同、苦練內功、與時俱進，不斷提升高校檔案管理效能和質量，實現檔案管理工作的持續創新。

參考文獻

[1]李娟.如何在新形勢下實現高校檔案管理工作創新[J].傳媒論壇，2020，3（17）：103-104.

[2]呂聰.大數據新時代背景下高校檔案管理工作創新思考[J].科技經濟導刊，2020（20）.