基于檔案流動視域下的全過程檔案安全管理研究

祝金庫

摘 要：伴隨著數字化技術的發展和“互聯網+”時代的到來，檔案保護面臨的風險和挑戰越來越大，如何實現檔案安全保管，成為擺在每個檔案工作者面前不能回避的問題。筆者以檔案保管機構在存檔案流動為視角，闡述全過程安全管理的檔案保護新模式，供參考。

關鍵詞：安全;保護;檔案;管理;全過程

檔案安全體系建設是檔案工作的重中之重，也是檔案工作者面前的永恒課題。檔案安全體系建設包括檔案實體安全和信息安全兩大部分。當前，雖然已經進入信息社會和數字化時代，但做好檔案實體安全管理，仍意義重大。這是因為很多檔案仍然以實體形式保管，即使是進行了數字化，其原始檔案依然具有原始性、憑證性、稀缺性、珍貴性、不可再生性等特點，是檔案資源體系建設中的寶貴財富[1 ]。

1 檔案實體保護工作的目標、主要任務和基本原則

1.1 明確檔案實體保護的目標

檔案實體保護的目標是實現保存檔案的長期可用性。

1.2 明確檔案實體安全的具體任務

1.2.1 維護檔案實體的有秩序狀態，使其存放和使用中始終有序。

1.2.2 保護檔案實體的理化性狀，使其不受或少受損害。

1.3 明確檔案保護的基本原則

在實體檔案保管保護工作中應堅持一些基本原則。

1.3.1 以防為主、防治結合[2 ]。

1.3.2 加強重點、兼顧一般。檔案的價值以及重要程度是有區別的，對重點保護對象投入的人力、物力要有所偏重。

1.3.3 注重災備、減災處突。主要是建立突發事件應對預案，以防備災害及各種突發事件可能造成的損害。

2 基于全過程安全管理的檔案保護主要內容和措施

檔案保管機構在存檔案流動，具有獨特特征，以庫房為中心，從管理流程出發，可以將實體檔案安全管理劃分為入庫檔案管理、在庫檔案管理和出庫檔案管理。檔案保管機構要實現檔案實體安全，必須建立全流程思維、建立全過程安全管理的檔案保護新模式。

2.1 加強接收入庫檔案的消毒保護

2.1.1 做好入庫檔案消毒。采用檔案實時消毒、庫房消毒凈化、新載體防霉抑霉，及專門檔案消毒處理等方式。

2.1.2 加強收集中的檔案安全保護。建立檔案收集征集的安全管理制度;收集征集檔案進庫前，要嚴密包裝、妥善運輸、專人護送，保證檔案安全;征集來的檔案應及時歸檔，向管理部門移交。

2.1.3 加強整理中的檔案安全保護。檔案整理歸檔時，應按檔案安全管理要求逐卷逐件進行，慎重處理檔案原件;加強檔案整理中的日常保護，防范人為災害、突發事件及不當操作造成檔案的丟失或損毀。

2.2 做好在庫檔案的保管保護

2.2.1 配備庫房安全保護設備設施

2.2.1.1 安全監控系統。門禁、視頻監控等系統，運行正常平穩、安全可靠。周邊環境設置安全空間，安裝安全監控設備。庫房安裝視頻監控系統。涉密用房安裝信息屏蔽設施，涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真、縮微等辦公設備應經國家保密部門安全檢測，或由具備保密資質的單位提供。

2.2.1.2 消防設備。安裝的自動報警、自動滅火系統符合國家標準，定期檢查其安全性、有效性。庫房、機房、整理室及裱糊室應安裝防火報警和消防設備或者滅火系統。

2.2.1.3 檔案維護設備。安裝調控溫濕度設備，庫房配備溫濕度指示和調控裝置、通風換氣與空氣凈化設備，相應功率滿足溫濕度控制要求。檔案館配備消毒室和消毒設備、除塵設備、修裱工具等。

2.2.1.4 數字信息保護設備。專用機房配備防電磁干擾、防靜電、防塵、隔熱設施、過載保護裝置、電磁信號干擾器和不間斷電源。局域網絡布線合理規范，配備加密的數據庫存儲和傳輸設備。以上設備應符合保管和保密要求[3 ]。

2.2.2 做好在庫檔案消毒

加強在庫檔案消毒管理，積極做好日常檔案消毒工作，制定自然災害檔案搶救消毒預案，正確使用消毒設備，并建立有害微生物和害蟲的檢查機制。

2.2.3 搶救修復國家重點檔案及珍貴破損檔案

2.2.3.1 國家重點檔案及珍貴檔案的破損狀況及其分析。國家重點檔案及珍貴檔案在長期保管與利用狀況下都會出現不同程度破損：檔案材料的殘破與不全、外觀的改變與污損、字跡難以辨別和內容圖像模糊不清、材料受酸性腐蝕與灼烤干熱的損壞以及粘結成“檔案磚”等。

2.2.3.2 實施破損檔案搶救修復的途徑與方法。修復指對破損的檔案進行技術處理，去除有損檔案耐久性的不利因素，使檔案恢復原來的面貌。修復時應明確檔案的價值與內容的重要性，敏銳地診斷檔案的材質、破損等情況，謹慎地確定修復搶救方案;認真細致地進行修復操作，及時觀察檔案的情況;科學地對修復結果進行全面的評判。

2.2.3.3 修復破損檔案時應遵循三個原則。一是有利于檔案制成材料耐久性;二是盡量保持檔案原貌;三是使用的修復方法要經過試驗。此外，在修復中應注意原件與被修復部分的可鑒別、整舊如舊、最小干預，以及效果自我評定與專家評鑒相結合。

2.2.3.4 明確修復破損檔案操作流程

2.2.3.4.1 接收、登記、觀察需修復的檔案。

2.2.3.4.2 評估檔案的受損情況，材質的屬性、材料損壞情況及致其破壞的因素等。

2.2.3.4.3 初步確定進行搶救與修復的方案。

2.2.3.4.4 對修復方法進行試驗，檢驗方法的可行性。

2.2.3.4.5 進行檔案的修復處置，及時觀察檔案的狀態，直至達到理想的修復效果。

2.2.3.4.6 總結經驗并形成示范性的修復方法。在修復破損檔案時應關注擬定的檔案修復搶救方案的適宜性，修復過程中進行觀察、記錄、調整，及時處置，完成搶救修復后進行評定。