探析現代人力資源管理下如何進行人事檔案管理

董代燕

摘要：對各個單位而言，若想在競爭激烈的行業環境中站穩腳跟，便需要做好人力資源管理工作。人力資源管理對單位的現代化發展有著至關重要的影響，其中的人事檔案管理更是重中之重，檔案管理的效果關乎到單位的經營與發展，對人員管控也起到決定性作用。對此，處于現代人力資源管理背景下，要合理、科學展開人事檔案管理，通過單位發展實際，對檔案管理形式、內容進行調整。基于此，本文主要探析現代人力資源管理下人事檔案管理策略，希望能夠為大家帶來一些參考。

關鍵詞：現代;人力資源管理;人事檔案管理

現代人力資源管理下的人事檔案管理工作，應明確管理中的具體內容，通過精細化的管理，提升人事檔案管理的有效性、精準性。并且，人事檔案管理人員在投入精力工作的同時，也需從單位發展的客觀需要上出發，建立起相應的人事檔案管理系統，通過數據系統的構建，完成各類檔案信息的處理與保障，以此確保此項管理工作順利實施。另外，在人事檔案管理工作中，還需分析、整合單位資料，并從眾多檔案資料中獲得有用的信息，根據現有的人力資源條件，及時調整單位人資狀況，以此達成高質量、高效化的人力資源管理。

一、構建完善的人事檔案分類管理系統

在傳統的人事檔案管理工作中，管理內容的劃分十分重要。檔案管理通常被劃分成五大板塊的內容，且在新時期的背景下，也需創新、完善人事檔案管理，更為綜合、全面的呈現出單位職員的綜合狀況。對此，人事檔案管理工作中的資料收集環節，需始終秉持動靜結合、縱橫結合的工作原則，把個人評價當中的定性指標和定量指標器巧妙整合到一起。所謂動靜結合，能夠強調出人員的成長性，及時的更新人事檔案內容，并且還可以完成檔案資料的及時檢查，如果發現了一些已經沒有存在價值的檔案資料，此時可把該類檔案資料刪除。而橫縱結合指的是，人事檔案不單單要總結單位職員的過去工作經歷，同時也需將職員當下的真實狀況呈現出來，從橫向視角來看，全面呈現出單位職員的學歷、思想政治水平、個人興趣愛好、工作水平等等。

二、提升人事檔案管理信息化狀態

若想讓新時期人力資源管理的需要被滿足，應強化人事檔案管理的力度，將現代化信息技術引入到管理工作中，從而達成檔案管理工作的優化、升級。第一，從硬件系統上，便可采用復印機、掃描機、計算機等設備，讓辦公的形式得到補充，通過各類現代化設備的運用，使得檔案資料數據轉化的形式更加豐富，提升其自由度。第二，從環境硬件上，可通過溫度計、吸塵器、空調等設備，確保人事檔案管理環境的優良，讓其溫度、濕度處于適宜的狀態，使得紙質資料保存更加安全、可靠。第三，對于智能化程序而言，需構建出完善的電子信息系統，利用計算機當中的數據庫系統、軟件、云存儲、智能化程序等，完成電子檔案的管理，讓人事檔案管理朝著智能化、電子化的趨勢發展。第四，在操作信息化系統時，人事檔案管理人員需通過信息技術的支持，完成檔案的歸檔、分類、應用等，使得數據庫建設更加完善，確保智能化技術能夠實現人事檔案管理系統的升級。

三、創新優化人事檔案管理制度

人事檔案管理水平的提升，離不開管理制定的革新與完善。對此，需加快人事檔案管理體系的創新與優化，讓人事檔案開發、檔案服務、檔案管理等工作有機整合到一起，實現資源的科學配置與規劃，最終使得人事檔案管理工作的把控能力明顯增長，讓管理效果值得信賴 。首先，需呈現出人事檔案管理工作的地位與作用，讓該項工作朝著規范化、流程化、權威化發展。對此，地方政府以及有關部門應提高人事檔案管理的門檻，并推進有關的審核機制，對于不滿足當下工作要求以及根本標準的都不予以認定。其次，應清晰劃分責任管理的范圍，在范圍劃分時千萬不要違背法律原則，在確保社會資源合理運用的基礎上，讓單位本身的效益有所提升，從而達成有效、科學的人事資源管理建設。此外，目前的紙質員工人事檔案是按照固定的類別順序，全部打孔裝訂成一本，若后期需要新增檔案進去，需要拆開檔案，按照規定的順序加入新增檔案，打孔后與之前的檔案整體裝訂成一本;日常如果需要復印或利用員工人事檔案，也需要拆開檔案取出利用后裝訂。而反復的拆裝檔案，無疑是對紙質檔案原件的反復傷害。對此，筆者提出如下思考，在人事檔案的歸檔、分類和裝訂等管理上，是否也可以借鑒文書檔案的裝訂與歸類方式，讓員工的人事檔案管理，根據類別、年限等完成檔案的分類整合，將檔案按件獨立裝訂，按年組卷，以此便于后續的紙質檔案單份獨立利用，后續添加和新增檔案也較為方便，不用反復拆裝，減少對檔案的損壞，保護檔案的完整性。

四、強化各部門聯系合作

當下，市場經濟發展十分迅速，若想讓單位在復雜的環境當中拔得頭籌，需強化各個部門之間的合作與聯系。全新時代下，每一個部門都不是獨立存在的個體，每一項任務和項目的完成，都會一定程度上體現出各個部門間的聯系。對人事檔案而言，其中記錄著單位職員的成長，屬于其在單位多年來的表現和進步記錄。而全新的人力資源管理氛圍下，人事檔案管理人員和人力資源管理人員應強化聯系，全面探究人事檔案內容，將單位人員構成及層次進行總結，以此把握第一手的人員資料，讓今后的招聘工作中可以聘用到素質強、能力佳，且滿足實際工作需求的人才。最后，強化多個部門間的聯系互動，完成信息間的有效互通，可更好的協調單位人才流動情況。

結束語：

綜上所述，在人力資源管理工作當中，人事檔案管理可謂是關鍵內容，不僅決定著單位的人才發展狀況，也關乎到單位的效益獲得。對此，在人力資源管理工作中，應根據單位發展實際以及社會動態，完成管理形式、管理內容的革新，以此保障單位人事檔案管理工作朝著規范化、全面化的趨勢發展。

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