發(fā)揮職能作用　提升工作質(zhì)效

劉慧　鄧偉紅　邱曉

摘要：二級學院辦公室作為學校、教師、學生聯(lián)系樞紐，應(yīng)適高校綜合治理和治理體系現(xiàn)代化發(fā)展需求，找準職能定位，理清職責，明確分工，加強隊伍人才建設(shè)，提升工作效能，激發(fā)管理活力。

關(guān)鍵詞：高校綜合治理能力;二級學院辦公室;職能定位

高校綜合治理能力和治理體系現(xiàn)代化是我國高等教育管理能力、管理水平和體制機制的發(fā)展歷程，體現(xiàn)我國高等教育不斷與時俱進、持續(xù)發(fā)展走向成熟，有利于激發(fā)高校教師科研創(chuàng)新、傳道授業(yè)、育人育德的積極性和主動性，培養(yǎng)真材實料、能干事的新時代創(chuàng)新型人才。以贛南醫(yī)學院為例，該校探索校院二級管理體系，建立完善相關(guān)管理制度、人才培養(yǎng)機制，在此背景下，二級學院辦公室如何找準定位，主動發(fā)揮職能，為改革目標的實現(xiàn)做好服務(wù)工作，值得探究。

一、學院辦公室工作職能定位

（一）學院辦公室內(nèi)涵和情況

高校二級學院辦公室是指在當前高校校院二級管理體制下，各學院設(shè)立的處理教務(wù)教學管理、黨務(wù)、行政管理等有關(guān)事項的綜合機構(gòu)。以贛南醫(yī)學院為例，該校共有二級教學學院11個，每個教學學院辦公室（含組織員、教學科研辦公室）編制平均3個，大部分二級學院辦公室采取分條塊負責制，分別對接學校相關(guān)機關(guān)職能部門所轄事務(wù)。

（二）職能定位

1.上傳下達職能。二級學院辦公室作為上接學校辦公室、下聯(lián)學院領(lǐng)導、老師、學生的樞紐，承擔著校級各部門和本學院各項工作任務(wù)，具體包括黨支部、行政事務(wù)等有關(guān)會議的組織、數(shù)據(jù)材料的上報、專題文章撰寫匯報、教師招聘、學院經(jīng)費管理、考核評估、招生就業(yè)工作等;教育教學方面的質(zhì)量評估、教師隊伍管理、教務(wù)任務(wù)安排、學生學習生活管理等教務(wù)工作。

2.內(nèi)外溝通職能。學院辦公室在執(zhí)行上傳下達各項任務(wù)時，應(yīng)與學校各部門、本院領(lǐng)導、教師以及廣大學生之各方協(xié)調(diào)溝通，以達到解決實際問題的目的。因此，內(nèi)外協(xié)調(diào)溝通是辦公室工作人員必備工作能力。而在具體的工作過程中，因各方主體立場和角度不同，決定了各方訴求也不太可能一致，學院辦公室在協(xié)調(diào)溝通過程中，應(yīng)學會從全局高度，權(quán)衡利弊，處理各方關(guān)系，促進學校、學院、教師、學生之間關(guān)系和諧，為學院及學校的發(fā)展、教學教研質(zhì)量提升、學生能力培養(yǎng)服務(wù)。

3.參謀服務(wù)職能。為教師、學生服務(wù)，是學院辦公室職能的應(yīng)有之義。學院辦公室應(yīng)發(fā)揮參謀助手作用，上情下達、下情上報，為學院及學校領(lǐng)導決策提供依據(jù)，為教師教學工作提供方便，為學生學習生活提供指導。堅持從學校全局的高度，將學校、學院各項目標任務(wù)落到實處，充分發(fā)揮服務(wù)功能，為促進學校發(fā)展，維護教師職工利益，方便大學生日常學習生活盡心盡力。

二、學院辦公室工作存在的問題

校院二級改革背景下，學院辦公室在學校組織架構(gòu)中“承上啟下”，其工作具有綜合性、服務(wù)性、時效性的特點，其對學校、學院的各項工作多方溝通協(xié)調(diào)，是維系學校各項工作任務(wù)執(zhí)行完成的紐帶。但由于學院辦公室工作繁瑣冗雜、點多面廣、時效性強等使得辦公室工作存在以下問題：

（一）制度章程欠缺。在高校的校級層面，已出臺了相關(guān)校院二級改革的相關(guān)文件，將權(quán)責下“放”二級學院，但在學院層級，因業(yè)務(wù)多而繁雜，點多面廣，人員配備問題，尚未形成一套完整可行的辦事規(guī)章制度。由于事務(wù)的多面性、時效性，對接學校行政部門多，而又缺乏相應(yīng)的辦事章程，學院辦公室工作運行存在不夠規(guī)范的情況，也容易造成工作的雜亂和無序，影響工作質(zhì)效。

（二）工作點多面廣。隨著高校教學研等各項事業(yè)各項事業(yè)發(fā)展，同時，為適應(yīng)應(yīng)用型醫(yī)學人才培養(yǎng)拓展的對外合作等新興業(yè)務(wù)的需要，學院辦公室承接面的工作越來越廣，機關(guān)部門“下放”職能越來越多。雖然辦公室實行了條塊化分工管理，但“二級校院管理模式”下學院辦公室的工作任務(wù)更加繁雜，點多面廣，辦公室人員配備嚴重不足，而很多工作是突發(fā)臨時的，難免導致學院辦公室多方兼顧、疲于應(yīng)付。

（三）職能發(fā)揮不夠。從高校現(xiàn)有運行狀況看，從事辦公行政事務(wù)的多數(shù)人員是從學校干部、教師、輔導員、本校畢業(yè)學生中選拔出來的，現(xiàn)大多要求碩士研究生以上學歷，文化水平較高，但對專業(yè)性要求不限，由于水平和專業(yè)參差不齊，經(jīng)驗不足，又沒有系統(tǒng)的訓練，對于學院辦公室各項事務(wù)憑經(jīng)驗辦理。實際工作中，高校對辦公室人員重視不夠，疏于業(yè)務(wù)工作能力的培養(yǎng)，學院辦公室側(cè)重于瑣碎的事務(wù)性工作，未能充分發(fā)揮辦公室作為綜合辦事機構(gòu)的參謀協(xié)調(diào)作用。

三、充分發(fā)揮學院辦公室職能作用

針對以上存在的問題，學院辦公室在當前形勢下要如何與時俱進，改進管理方式，提升工作水平和質(zhì)效，充分發(fā)揮參謀助手，服務(wù)學校、教師、學生的作用，經(jīng)過調(diào)研建議可以從以下幾方面努力：

（一）完善二級學院管理機制。一是加強制度建設(shè)，完善學院辦公室規(guī)章制度，嚴格學院辦公室工作的規(guī)范和程序。從公文處理、公章管理、會議安排等方面的規(guī)章制度建設(shè)，做到有條不紊、安然有序;二是提高學院辦公室工作的信息化，進一步OA無紙化辦公程度，用信息化帶動規(guī)范化，實現(xiàn)質(zhì)效雙提升。三是根據(jù)新形勢工作要求，二級學院應(yīng)結(jié)合自身實際，積極創(chuàng)新，探索制度完善，服務(wù)學校全局發(fā)展。

（二）加強人員配備。在完善制度的基礎(chǔ)上，針對學院辦公室工作點多面廣的特點，一是應(yīng)加強人員配備，重視人才培養(yǎng)，針對辦公訴求，采取有針對的學習培訓，切實提升工作水平和能力。二是提升職工整體的行政素養(yǎng)、執(zhí)行能力，尤其是青年教師的素質(zhì)提升，探索新進職工到行政科室輪崗了解工作職責，提升行政素養(yǎng)的途徑。三是學校層面注重提升學院辦公室工作人員的職業(yè)榮譽感，采取有效的激勵機制，拓寬其職業(yè)發(fā)展路徑，建立真抓實干、作風過硬的辦公人才隊伍。

（三）充分發(fā)揮職能。二級學院辦公室是學校、學院、教師、學生的樞紐，有著獨特的功能和作用，其工作性質(zhì)決定了它是一個執(zhí)行、參謀、服務(wù)的部門。為滿足新形勢下教育要求，學校應(yīng)更加注重發(fā)揮學院辦公室的作用，學院辦公室不應(yīng)疲于應(yīng)對事務(wù)性工作，而應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念。進一步傾聽學院辦公人員心聲，理清學校與二級學院各自的職責，應(yīng)充分發(fā)揮學院辦公室參謀輔助功能，使其在激發(fā)學院創(chuàng)新創(chuàng)造力和提升管理質(zhì)效等事務(wù)中展現(xiàn)辦公室職能，體現(xiàn)中樞地位。

本文為贛州市社會科學研究課題《院校二級管理下二級學院辦公效能現(xiàn)狀研究——以贛南醫(yī)學院為例》（2021-023-0014）的成果。