新時期背景下高校檔案信息化建設的路徑

摘要：檔案管理是高校重要的教育工作內容，做好檔案工作，可提升高校整體工作水平。而如何做好檔案工作成為高校較為關注的話題。新時期背景下，檔案信息化思維的提出，為高校檔案管理信息化建設提供保障，優化檔案工作質量，達到檔案工作實踐有效性模式。對此，依據新時期背景下高校檔案信息化建設的價值，分析新時期背景下高校檔案信息化建設的困境及原則，并提出新時期背景下高校檔案信息化建設的對策。

關鍵詞：檔案;高校;信息化;建設;新時期

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

引言

信息科技技術的快速發展，高校檔案信息化的建設得到進一步推進。相比較傳統的檔案管理工作模式，檔案信息化具有高效性、共享性的優勢，提升檔案資源運用效率，推助高校教育教學工作良好的開展。基于此，新時期背景下，高校既重視檔案工作的開展，也關注檔案工作的創新，以檔案信息化思維為導向，建設檔案管理信息化體系，從而以檔案資源優質化管理模式提升高校辦學成果，促進高校在時代進程中良好的發展。

一、新時期背景下高校檔案信息化建設的價值

（一）延伸檔案管理載體

高校傳統的檔案管理模式的手段過于單一，缺乏靈活性，影響到檔案管理有效性實施。而新時期背景下，高校檔案信息化的建設，打破傳統檔案管理格局束縛，延伸檔案管理載體，增強檔案信息的傳播力度。首先，檔案資源依托于網絡空間，形成一個多元的信息存儲、傳播系統，其信息資源較為豐富，覆蓋率強，提升檔案管理成果。其次，網絡平臺存儲信息具有包容性，使檔案資源不受主體空間、地域的限制，實現檔案信息的共享化，增強檔案資源運用的效率。最后，檔案信息化模式所呈現的檔案資源內容與形式多樣，包含文字、圖片、視頻一體化模式，為受眾面提供精準檔案資源，獲取檔案服務滿意度。

（二）拓寬檔案信息存儲空間

高校傳統檔案管理方法及服務內容呈現相對于獨立化，并且檔案管理工作自成一體，缺乏對多部門工作的銜接性。而高校檔案信息化的建設，可拓寬檔案資源儲存空間。例如：高校可將檔案資源納入到網絡平臺中，依托于網絡平臺管理、運用、分析、搜索檔案資源，增強檔案管理成果及檔案信息資源運用效率，推助檔案管理向規范化、科學化方向進程。同時，檔案管理工作依托于網絡平臺，設計相關的檔案信息交流平臺、檔案信息共享平臺，便于檔案管理工作者為其他部門工作服務，從而彰顯高校檔案信息化建設與實踐的價值。

二、新時期背景下高校檔案信息化建設的困境

（一）認知不足

新時期背景下，檔案信息化的建設是高校檔案管理革新的必然要求，提升高校檔案管理成果，促進檔案管理工作良好的實施。但從當前檔案信息化建設現狀來看，存在對檔案信息化認知不足的問題，這一問題的存在，影響到檔案管理的創新化。一方面，部分高校領導人在工作開展中，較為關注教學及科研工作，對檔案管理重視度不高，未能夠重視檔案資源運用的價值;另一方面，在高校教育信息化實踐下，檔案信息化建設內涵認知不足，阻礙了高校檔案信息化的建設。

（二）管理人員工作能力有待提升

檔案管理人員是高校檔案信息化建設的重要力量，檔案管理人員發揮自身工作效能，積極主動投入到檔案信息化建設中，可促進檔案信息化建設的落實。但從當前檔案管理人員發展現狀來看，存在部分檔案管理人員綜合能力不高的問題，例如：部分檔案管理人員信息素養不強、業務能力不高，影響到高校檔案信息化的建設。

三、新時期背景下高校檔案信息化建設的原則

（一）“雙軌制”管理原則

新時期背景下，高校檔案信息化的建設，應遵從“雙軌制”的管理原則，也提升檔案管理的質量。“雙軌制”的管理模式是指以紙質的檔案資源管理模式為主，在檔案信息化下，將紙質的檔案資源轉換為電子文檔管理模式，對這些檔案資源進行分別歸檔，實現紙質與電子檔案資源雙管理模式，以便提升檔案管理服務能力，滿足多部門對檔案信息的多元化運用需求。高校檔案信息化建設，遵從“雙軌制”管理模式的關鍵為，建立檔案檢索渠道，豐富檔案檢索工具，增強檔案信息共享性，以此使檔案資源更好服務于高校教育教學工作，促進高校教育教學工作良好的開展。

（二）全過程管理原則

新時期背景下，高校檔案信息化的建設，遵從全過程管理原則是必要的。全過程的檔案資源管理思想，是由何嘉巧等人提出的思想觀念，是指在教育教學過程中，對所產生、生成的檔案資源進行保管、鑒別、記錄、存儲、運用、利用以及銷毀、歸檔等過程。全過程檔案管理模式具有一定的生命周期，是一個持續化、長久性的工作過程。高校檔案信息化依托于互聯網技術、新媒體技術、大數據技術，實現檔案“雙軌制”管理模式，依據檔案管理的程序，構建全過程的管理條款，檔案管理人員根據這一條款，實現檔案資源的生成、甄別、保管、運用、銷毀等工作，從而促進保管的檔案資源得到有效性運用與分享。

（三）界面管理原則

新時期背景下，高校檔案信息化建設，應遵從界面管理原則。界面管理是檔案信息化管理中特有的管理模式，以各種設備、設施、軟件為媒介，實現檔案資源的存儲、歸檔、分類、運用、分享等工作模式。具體而言，界面管理是指依托于互聯網平臺，以網絡技術的優勢，推助高校多部門工作的融合與交互，凸顯檔案信息資源在多部門工作中的地位，從而增強檔案資源運用成果，達到高校檔案資源有效性管理的模式。

四、新時期背景下高校檔案信息化建設的路徑

（一）提升檔案信息化認知

高校在新時期背景下，建設檔案信息化體系，可發揮檔案管理功效，以檔案優質化管理，提升高校檔案信息資源管理成果，也促進高校教育教學工作有效性開展。基于此，應提升對檔案信息化的認知，從而促進檔案信息化在高校教育工作中落實。首先，高校領導人應重視檔案管理工作，依據當前檔案工作模式，以檔案信息化思維，推助檔案管理的創新。其次，加強檔案信息化的宣傳力度，提升高校所有教職工對其進行認知，并發揮自身協同工作效能，配合檔案管理人員開展檔案信息化工作。例如：通過會議宣傳手段，加強檔案信息化思想、工作手段的認知，增強所人員對檔案資源價值的認知，從而踐行檔案管理信息化工作模式。最后，檔案信息化建設，樹立人本化管理理念，本質檔案資源服務原則，立足于多部門檔案資源運用情況，為他們提供針對性的檔案服務模式，獲取多部門對檔案管理工作的認可，凸顯檔案信息化在高校教育中的地位。

（二）重視檔案信息化投入

高校在檔案信息化建設中，重視檔案管理工作模式的投入，包含資金、技術、人力、設備等方面，從而推助檔案信息化在高校教育工作中實踐。首先，高校在重視檔案管理中，加強對檔案管理資金的投入，以檔案信息化建設為目標，加強軟硬件設備的建設，加快檔案信息化的建設力度。其次，針對檔案信息化建設而言，其依托于網絡平臺，存在一定的信息資源存儲安全性。基于此，應加強網絡安全重視度，安全防火墻等設備，為檔案存儲提供安全的空間，進而增強檔案信息的運用效率及安全性。最后，檔案信息化的建設，加強先進技術的運用與研究，促進檔案信息化建設的革新化，提升檔案信息化建設的性能。例如：加強大數據、人工智能等技術的研究，將先進技術運用到檔案信息化建設中，升級檔案信息化管理模式，從而提升檔案信息化體系的運行能力。

（三）完善檔案信息化制度

在高校檔案信息化建設中，推助檔案信息化良好的實施，應完善檔案信息化的制度體系，規范檔案管理人員行為舉止，促進檔案管理工作良好的開展。首先，完善檔案保管及保密制度體系，避免檔案信息在運用中出現泄漏的問題，從而實現檔案信息有效性存儲與運用模式。例如：依據檔案信息化管理的實際情況，構建檔案保管及保密的制度體系，加強相關條款的增添，為檔案合理化管理提供保障。其次，完善檔案運用制度體系，進一步明確檔案資源的價值，增強檔案信息的運用成果。最后，構建檔案信息化管理激勵機制，激發管理人員工作積極性，從而使管理人員為高校檔案信息化建設服務。

（四）提升管理人員綜合能力

在新時期背景下，高校檔案信息化的建設，重視管理人員綜合能力的提升，提升管理人員專業化能力、業務能力、職業素養、信息素養，增強管理人員對檔案信息化的認知，使管理人員以自身綜合能力為導向，積極主動融入到工作中，做好高校檔案管理工作，提高高校檔案信息化實施的成果，從而推助高校全面性的發展。

結語

新時期背景下高校檔案信息化建設的實踐，依據檔案資源管理的重要性，踐行檔案信息化思想，建設檔案信息化工作體系，實現檔案“雙軌制”管理模式，增強檔案資源運用成果，提升高校檔案管理信息化建設的成效。基于此，在高校發展進程中，應重視檔案管理工作的創新，從提升檔案信息化認知、加強檔案信息化建設投入、完善檔案信息化制度、提升管理人員綜合能力四個維度，建設檔案信息化體系，從而彰顯高校檔案信息化建設與實踐的價值。

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作者簡介：鄭平，（1968.3），女，漢族，河南南陽人，本科，副研究館員，從事行政管理工作