關于電視廣告行業合同管理的幾點思考

楊濱

摘要：各行業發展中，合同管理工作均有著極為重要的作用，行業之間進行經濟往來需要以合同作為保障，如果某一單位在合同管理中存在諸多漏洞，將會對其經濟效益產生損失。同時也會對其他相關合作單位產生影響，有可能致使企業在發展中的社會信譽大幅度降低，電視廣告行業合同管理與單位的收益具有著密切關聯，需要在合同錄入審核以及歸檔保存與印章管理等諸多環節進行細化分析，強化各流程的管理工作，同時需要密切關注市場的實際發展動向，對稅制改革市場需求變化進行詳細分析，構建更加合理的管理策略。以下對電視廣告合同管理的幾點優化模式進行分析，希望能夠為電視廣告行業合同管理工作提供參考。

關鍵詞：電視廣告；行業管理；合同管理

在各行業的發展中，均需要進行合同管理，工作合同管理會隨著行業的變化而產生一定差異，同時相應的管理制度也會存在較為突出的現實差異，合同無論何種差異均具備法律效力，如若在實際的履約中存在經濟糾紛，則合同能夠對各類經濟糾紛的處理起到較為關鍵的作用，在各類經濟案件中，合同管理極為重要，部分單位便由于合同管理不當而最終敗訴。由此，需要使各單位在發展中對合同進行細致管理，就電視行業而言，廣告經營極為重要，廣告經營有公司財務部對其實際資金進行管理，除日常完成收款管理之外，需要開展各細節管理。目前，我國電視行業正逐步進行營改增的綜合改革，傳統電視臺由事業單位的收付實現制，逐步向企業的權責發生制進行改變，由此也使得財務稅制改革使得合同管理工作需要進行優化創新，在實際財務部門發展中，對于應收款項以及合同管理擁有著更加多元化的需求。目前，我國電視行業在發展中相關企業廣告行業合同管理工作需要進行優化，以下對電視廣告行業合同管理工作的創新方式進行詳細的分析。

一、電視廣告行業廣告管理存在的問題

廣告是當前電視廣告行業在發展中經濟主要來源之一，強化對電視廣告行業廣告的管理，對于電視廣告行業發展而言極為重要。但目前我國國內行業在合同管理中仍然存在各類問題，使電視廣告行業發展受到嚴重負面影響，嚴重者會影響社會的平穩運行，而目前諸多電視廣告行業在發展中，逐步對廣告行業合同管理工作的重要性予以認知，并且逐步采取各類方式進行高效的廣告合同管理工作，但仍然存在諸多問題，相應的問題從以下幾個角度予以體現。

（一）管理者財務管理意識有待提升

電視廣告行業管理工作人員在進行廣告行業合同管理過程當中，其風險意識有待提升，對于財務風險而言無法擁有高度警惕性，并且實際工作中缺乏對各類風險進行預判以及評估的經驗，部分電視廣告行業在開展廣告業務的投資以及后續的融資決策過程當中，無法通過科學的財務分析對具體工作予以開展，由此也致使在后續的合同簽訂過程當中，對于資金等諸多內容的研究合理性較低，由此致使電視廣告行業在合同管理中存在諸多漏洞，致使合同等諸多財務管理的風險大幅度提升。

（二）財務管理制度及監管制度有待優化

電視廣告行業在發展中存在著組織建設健全度較低的問題，不僅使職能部門的各項職能無法得到發揮，同時也使各個職能部門無法起到監督作用。在廣告的合同管理中，相應的合同管理需要擁有更為專業的財務人才對其質量進行把控，但電視廣告行業財務人員在進行合同管理中，在進行廣告合同審核及廣告合同信息錄入中無法具備優質服務意識，且無法對財務管理予以重視，因此會對電視廣告行業可持續發展產生嚴重影響。

（三）電視廣告行業廣告收入管理有待完善

在電視廣告行業的合同管理中，其合同除確保履約之外，最主要的功能在于對各項收入提供憑證。目前，在諸多電視廣告行業的廣告合同管理中，仍然應用陳舊觀念，管理規范性較低，部分公司會直接將廣告業務進行外包，并且在合同內部體現廣告承包金，而在此過程當中會在一定程度上使個別廣告客戶存在虛開發票問題，而由此也會使其他客戶產生不滿，無法使電視廣告行業正常開展各項財務管理工作。同時，諸多電視廣告行業在進行合同審核過程當中，審核細節有待優化。無法充分對合同內容進行研究，無法對合同的可行性以及合同款項真實性進行探究，由此導致合同可能存在漏洞，并且可能存在虛假合同問題。

（四）合同管理延伸作用無法發揮

目前，電視廣告行業在企業改制的過程中會存在著成本高，利潤薄的問題。在傳統的合同管理中，僅能夠對合同進行記錄，并不會對合同的深層價值進行挖掘，在新形勢背景之下，合同記錄除了作為財務憑證之外，同樣能夠在合同中對客戶信息予以體現，各項廣告合同能夠使電視廣告行業對客戶信息精準掌握。通過對合同進行分析，能夠探究客戶的精準需求。而目前合同管理人員無法擁有此種意識，因此也使得合同在管理中無法發揮對客戶其他精準需求予以體現的作用。

二、電視廣告行業合同管理要點

在當前電視廣告行業的合同管理過程當中，其管理工作具有的高度的復雜性，需要針對當前的實際運行情況對合同管理工作進行有效的細化。就整體而言，在實際的管理過程當中，需要對合同審核的流程進行分析，對合同錄入保管歸檔的流程進行綜合性的研究，對各分合同的錄入及歸檔保存工作進行細化，將合同的借閱管理工作進行有效的落實，同時強化合同的印章管理，以多角度開展實際的管理工作，以下對具體的管理要點進行分析。

（一）強化合同審核流程管理工作

首先，在實際管理中需要進一步強化合同的審核管理流程，在合同簽訂時，相應的合同簽訂原則需要由部門擬定，由集團律師審定的規范性合同文本，并且業務人員需要依照實際的談判情況，對合同內容進行補充。并對合同款項進行修訂，財務科室在審核合同中，需要對各項財務條款進行詳細分析，需要對客戶的資質進行分析，需要檢查客戶的營業執照，客戶的稅務登記證件以及是否存在一般納稅人資格等諸多資料，同時需要檢查合同保證金以及合同的實際付款方式，同時需要對代理費用的模式是否與公司規定相符進行分析，而后需要由頻道資源科室對合同價格進行審核，對資源條款進行細化，由業務經理對合同條款是否能夠與談判要求相符進行分析，并且以基本準入折扣以及折扣價為基礎，對廣告可行性進行說明。最后，由實際的業務主管以及管控部門主管與分管廣告部門的總監進行聯合復審，由廣告合同業務人員完成具體各項審批流程，而后由財務科對合同蓋專用章，將合同移交至財務科合同管理人員進行存檔保管，對簽收程序予以履行，由相應的業務員對合同流程予以執行。

（二）強化合同錄入審核及保存歸檔各項流程管理

在合同的管理流程中，其主要的部分在于使合同錄入及審核與保存的歸檔流程得到綜合性的管理。首先，合同管理人員需要將合同的基本內容在廣告管理系統中進行有效的錄入，合同錄入基本內容需要充分包含簽約的單位、投放的品牌合同的總體價格執行的具體期限廣告所具有的長度，以及相應的段位、單價與折扣，以及具體的付款約定，以及相應的代理費用約定等諸多內容。第二，合同管理人員需要依照合同管理系統對各類合同錄入內容提交至財務主管，并且由頻道的主管控科主管進行有效的審核。第三，在審核通過之后，相應的合同在廣告系統之內，需要生成相關的正式合同，并且由此生成相關的合同編號，合同管理人員需要對合同編號進行謄寫，并且在合同原件上進行體現，以此進行備份存檔。第四，合同管理人員需要對客戶廣告經營資質的證明文件予以有效的收取，并且需要對其進行單獨保存進行有效的查詢。第五，合同需要由管理人員進行有效的登記，每一季度的第一周，需要將其三個月內所簽訂的各類合同原件依照合同編號進行有效的整理，聯通其合同的季目錄轉交至財務科，合同檔案管理人員對后續的驗收程序予以履行。第六，合同檔案管理人員需要進一步依照目錄編號，將合同進行裝訂并且進行歸檔備查。第七，合同在歸檔之后所簽署的合同補充文件需要對合同的原編號進行注明，并且及時上交合同，管理檔案員履行后續的簽收程序。第八，合同檔案管理人員需要負責將各類合同補充文件及相應的原合同進行有效保存并且進行裝訂，同時進行存檔備查。

（三）強化分合同錄入審核以及執行保存歸檔等諸多流程管理

在上述工作完成之后，需要注重分合同的實際錄入審核，并且對其實際的保存歸檔工作進行進一步的強化。首先，業務人員要負責對紙質廣告合同審批流程予以完成，相關財務科室合同管理人員加蓋合同管理專用章之后，將其移交至頻道管控并且進行簽收，由此進入到合同執行的綜合流程之內。第二，頻道管控的負責人員需要將紙質合同收錄到廣告的實際管理系統之內，并由此形成草稿合同，將系統的正式合同編號在紙質廣告合同上進行謄寫。第三，頻道控管分頻道需要將紙質合同轉交至財務科室合同審核員開展相應的系統錄入審核工作，并且開展后續的簽收程序。第四，合同審核員在具體的紙質合同系統上，需要對草稿合同的審核工作予以細化，并且在審核通過之后正式構建系統合同。第五，如若合同存在變更，則需要由業務員對合同變更通知單進行制作，其內容需要含有廣告版位的變更，相應排期的變更以及金額變更與錯漏補撥等諸多內容，需要注明變更原因以及實際變更的編號，同時對合同審批流程進行完善，由客戶確認并移交至頻道控管進行后續的簽字與驗收。第六，頻道控管在實際工作過程當中，需要充分依照合同變更通知單，在其內容之上開展有效修改，并且通過廣告系統提交到合同審核員審定，并且審核通過后，在系統中完成合同的實際更改工作。第七，頻道管控需要將原紙質合同以及合同變更通知移交至相應的財務科室，并開展簽收程序。第八，財務科室需要將合同變更通知單以及原始紙質單進行綜合保存并且進行備份存檔。第九，合同審核員需要在每月的25號之前將其上月廣告合同分頻道依照具體的合同編號進行整理排序，連同合同的實際目錄轉交給財務控管科合同檔案管理員，并且執行簽收程序。第十，合同檔案管理員需要對頻道進行區分，依照合同的目錄以及編號，對月份進行區分，并且裝訂成冊，由此進行存檔，以備后續查詢使用。

（四）強化合同的借閱管理工作

第一，相應的合同借閱人僅能為中心的領導以及各個部門的總監。第二，由于工作需求需要對相應的合同檔案進行借閱時，需要填寫相應的合同檔案借閱單，并且在合同檔案借閱單內，對查閱合同檔案的名稱進行注明，對其編號查閱人予以注明，需要由財務科主管簽字之后才可對其進行借閱。合同需要在當天便予以歸還，在規劃時需要對合同內容進行認真查閱，如若存在延期，則需要辦理相應的續借手續。第三，借閱人在進行合同借閱期間，需要對合同進行妥善保管，不可私自復制，不可對其進行涂改，調換，也不可對其進行污損劃線，不可隨意堆放，防止損壞。第四，如若在借閱期間出現合同遺失問題，則公司需要對相關人員追究刑事以及經濟責任，以此對合同管理工作進行嚴格化的探究與管理。

（五）強化合同的印章管理工作

第一，在合同的印章管理工作中，分公司對外簽訂合同以及補充協議過程當中，需要使用合同專用章，而分公司合同專用章的管理部門，同樣為管控部財務科。第二，具體的管理人員應對要蓋合同注銷章的合同及補充協議進行細化，在簽蓋合同專用章時要得到分公司主管領導的批準。第三，分公司使用的合同要簽訂合同專用章，并且需要由控管部主任予以批準。第四，需要嚴格依照具體的規定管控合同注銷章的使用，并且在合同登記簿上進行登記。第五，需要對合同專用章進行妥善的保管，在每天下班之后需要將相應的合同專用章放置到保險柜之內，不可遺失，不可使其存在損壞風險，不可將其擅自交予他人。第六，不可將合同專用章攜帶外出簽訂各類合同，同時也不可在空白合同之處加蓋相應的合同專用章，兩頁合同需要做到騎縫處理，從而保證合同有效性。

三、優化電視廣告行業財務管理的模式

（一）引入專業性的財務管理人員

在當今社會發展過程當中，人才對于企業的發展屬于極為重要的要素，而電視廣告行業在進行合同管理等諸多工作中，均需要由專業人才進行有效的管理，在進行廣告收入等諸多財務管理過程當中，具有專業財務管理水平的人才，對于整體電視廣告行業的發展有著極為重要的作用。電視廣告行業在發展中與其他行業會存在的差異性特征，作為廣告收入財務管理人員，需要進一步對廣告進行有效核對。并且對信息系統進行有效錄入，同時需對廣告開展投放及審批，對最終收款額進行全面核查，對財務處理提出更加細致的要求。因此，電視廣告行業在發展中需要引進更為優質的專業財務管理人才，充分對人才專業技能進行考量，確保相關人員擁有較高職業道德素養，由此確保電視廣告行業財務管理工作得到完善。

（二）有效確定廣告價格

廣告價格在管理過程當中主要由財務管理、廣告編排以及策劃部門依照具體價格政策的實際需求對其本公司內部的廣告價格進行確定，而后在廣告的具體管理系統過程中進行設置，需要對廣告的價格、廣告的折扣率以及播出的時間段、播出的頻率以及各項審批權限進行細化，同時要應用信息化系統對廣告應收價款進行計算，作為電視廣告部門管理人員要派出專人對廣告價款信息開展有效的核對并且進行實時監督。一旦出現各類問題，要及時向廣告創收部門反映，并且依照具體的廣告價格政策，或者相應的批件進行修正，將文件進行有效歸檔。

（三）進一步強化廣告合同的審批管理工作

在對廣告價款進行管理之后，要對合同的整體審批流程進行有效的管理，在合同審批過程當中，需要對廣告投放合同及廣告投放代理合同進行詳細的分析，廣告合同審批需要由業務員對申請報告單進行填寫，業務部門相關人員需要進行有效審核，并且由廣告營銷部門進行審批，最后由財務部門進行審批蓋章。在實際管理過程當中，為了使財務管理得到強化，需要專人對審批后的合同播出單進行有效保存，并且依照客戶類別對合同進行有效整理，相應的優化內容可由上文予以顯示。

（四）強化廣告投放擔保及未結款的綜合管理

為了使廣告合同能夠得到有效的履行，并且保證能夠有效對廣告收入進行回收，需要進行廣告投放的擔保。就一般而言，需要在對風險評估之后有多個人以及多個個人對用戶開展擔保工作，如若客戶存在付款異常時，則擔保人及審批人需要依照法律程序追回廣告的播出款。如果無法追回播出款，則需要進一步使擔保人承擔法律責任。未結款同樣是廣告收入中極為重要的構成問題，相應的廣告予以播出之后，部分客戶便會支付部分款項，而財務管理人員需要對并未支付的款項，依照合同的標的額進行有效的計算，并且需要定期提交客戶的實際欠款明細，同時催督促客戶能夠及時結款。如果客戶無法依照實際規定時間結款，則需要通過責任人進行追款，如果仍然無法追回，則需要應用法律手段。

（五）以合同為基礎構建現代化的財務管理模式

當前廣電行業在發展中存在著財務管理模式，無法與當前經濟情況發展相符的現實情況。因此，在實際的發展過程當中，需要對合同的執行情況，以及在執行中所存在的各類問題進行有效的總結及分析，做到與時俱進構建，與合同的實際履行情況相適應，并且能夠做到所有權與經營權適當分離，將投資者與經營者進行分離，應用權責發生制即收付，實現制交叉的現代財務管理模式，而廣告收入在當前廣電行業的資金投入中屬于極為重要的來源，因此需要基于當前的實際發展情況，構建專業性的財務管理部門，由專業的人員全方面地制定具體的管理程序時，集團的綜合競爭能力得以提升，并且通過制度確保整體合同能夠得到有效履行。

（六）以智能化合同管理系統提升管理創新性

在現代社會發展中電視廣告合同管理工作需要具備更加創新型的特征，除上述管理工作的優化之外，需要對更加高效且具有創新型的合同管理系統進行創建，在合同的構建過程當中，能夠進一步確保管理工作具有更加信息化且智能化的特征，由此以信息化模式促進合同管理工作的創新。

在該系統的構建過程當中，主要包含六大模塊。一是廣告合同數據管理模塊；二是數據統計模塊；三是操作痕跡模塊；四是用戶權限模塊；五是播出編排模塊；六是經營分析模塊。第一，在廣告合同數據管理模塊的構建過程當中，該模塊在實際應用過程中，主要負責合同的基礎數據以及公共數據的管理工作，通過用戶權限的實際配置與設定，對某一系統之內多頻道的廣告合同進行閉環式管理，并且完成集團化數據的匯總統計工作。第二，在數據統計模塊構件中，會根據目前的實際管理工作需求，針對主要合同的類別及行業的綜合統計播放量，對當前業務的付款情況進行統計分析。第三，在操作痕跡模塊構建中，為了確保錄入數據具有高度嚴肅可靠性，系統會以自動錄入的方式對各功能操作進行記錄，防止人為因素出現數據篡改的問題，當出現數據有誤時，則可以通過查詢修改記錄進行數據回溯工作。第四，在輸入用戶權限模塊構建中，系統的實際操作用戶主要為各頻道的內勤及集團公司的財務及內勤，與各級領導干部模塊在構建中可依照各操作用戶的工作習慣及實際工作內容對子菜單以及模塊功能進行細致劃分。第五，在播出編排模塊的構建中，當合同下單審核予以生效之后，廣告合同便會以廣告開期的模式，在每天的頻道廣告編排中予以顯示，相應的編排人員需要依照工作的實際要求，對各個段位的廣告以自動或手動的方式進行排序，對個別廣告段位中所存在的不合理的廣告計劃進行詳細的分析。第六為經營分析模塊。在此模塊的構建過程當中，屬于整體內部的核心型模塊，而且上述模塊中會產生大量的數據信息，因此需要以該模塊進行有效的匯總分析，并且進行綜合性的歸納，而該模塊在實際的構建過程當中，能夠依照實際的需求，對廣告客戶、廣告品牌、廣告投入的頻道段位等相關數據進行綜合性分析。由此，在合同管理的過程當中，能夠確保擁有高效的數據指導，確保各合同的實際價值，為后續的合同構建以及同種類的廣告投放提出一定程度的參考，使廣告投放所具有的科學性能夠得到大幅度的提升。

四、結語

在電視廣告行業發展中，合同管理工作擁有諸多環節，每一細節均需要充分重視，如果某一環節存在問題將有可能使企業發展遭受嚴重損失，因此需要對各個環節進行管理，使合同能夠成為單位及公司發展的重要保障，管理人員需要對合同管理工作進行強化，從合同管理角度確保電視廣告行業得到有效創新。此外，在廣電合同管理過程當中，同樣需要對配套的財務管理工作進行細化探究，對財務人才進行引進，由此使合同管理等諸多工作在開展過程當中能夠獲得優質的人力資源作為保障。以此從多角度保證電視廣告行業合同管理的質量。

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（作者單位：廣西廣播電視臺廣告部）