新形勢下做好辦公室行政管理工作的思考

李豪

[摘 要]新形勢下，辦公室行政管理工作依然是促進單位發展的重點工作之一，其意義也在不斷豐富。但其在開展過程中仍存在一些問題，需要盡快解決。因此，文章將從新形勢下辦公室行政管理的重要性、存在的問題入手，探討開展綜合辦公室行政管理需要具備的思想意識以及具體的工作措施建議，以期幫助相關單位更好地開展辦公室行政工作。

[關鍵詞]新形勢；辦公室行政管理；問題；重要舉措

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）13-0031-03

隨著社會經濟發展水平的不斷提高，國家的高速建設和發展，不論是在事業單位、高校等單位的組織機構建設上，還是在企業或公司的組織機構的建設上，辦公室行政管理都是至關重要的一環。因此，辦公室行政管理也受到了各領域越來越多的關注。辦公室的綜合行政管理作為單位的樞紐環節，既保障著一個單位和團隊的日常運行，同時也能通過能力的提升促進單位的建設和發展。

一、新形勢下辦公室行政管理的重要性

（一）國家層面

從國家層面來看，國家已在政府工作報告中提到了關于我國行政體制及其改革的問題，并強調要從根本入手，不斷發現并解決過去傳統行政管理中的問題。這些指示是改革和完善辦公室行政管理的根本依據。

（二）單位層面

從工作單位層面來看，日新月異的社會發展形勢，對辦公室的行政管理也不斷提出新的要求與任務。當前，服務意識、服務能力和服務質量等詞語已成為該領域的熱門詞匯，由此可見，優質的服務已成為新形勢下辦公室行政工作的重點方向。今后，辦公室行政管理工作也將邁上一個新臺階。

（三）個人層面

從個人層面來看，大多數人的工作崗位，都具備較強的針對性和一定的專業性。看似簡單的辦公室行政管理工作，卻可以在不知不覺中鍛煉培養崗位工作者多方面的能力。在未來，復合型的人才將能在社會發展的洪流中具備更強的競爭力與優勢，原因就在于，其在從事種類繁多、瑣碎細致的辦公室行政管理工作中，掌握了單位工作需要具備的多種能力[1]。同時，不同崗位職能的交叉重疊，拓寬辦公室工作人員的知識面和認知領域，使其綜合能力得到不斷增強。

二、新形勢下辦公室行政管理存在的問題

（一）辦公室行政管理理念滯后

辦公室行政管理觀念未能滿足新形勢下辦公室行政工作的需求。現階段，無紙化辦公已在各類單位得到廣泛的普及，辦公室行政管理無疑需要學習利用好無紙化辦公的優勢和技能，以達到節約辦公資源、提高辦公效率、整合辦公資源等目的。

然而，經研究和考察發現，我國很多地區和不同性質單位的綜合辦公室行政管理人員，依然沒有學習和普及計算機領域相關知識，無法實現全部人員的無紙化辦公，從而使得一些原本計算機就可以便捷完成的簡單工作，花費了大量人力，行政工作效率無法得到保證[2]。

（二）辦公室行政管理崗位工作人員能力差距大

辦公室行政管理崗位工作人員的專業能力差距較大。辦公室行政管理崗位雖不需要在某方面具備較強的能力和優勢，但要求相關工作人員在各個方面都應具備一定的能力和素質，以應對復雜多樣的工作環境。然而現階段，人們對此類崗位依然缺乏重視，人員水平差距較大，綜合能力水平較低。加之新形勢下未來的工作環境和工作內容必將更加復雜，因此，無論是通過培訓提高該崗位人員的綜合能力和水平，還是選拔綜合能力更強的人加入辦公室行政管理崗位的隊伍，都是相關單位需要關注與重視的。

（三）辦公室行政管理制度不完善

辦公室行政管理的規章制度亟待完善。雖然辦公室配套有相應的行政管理制度，但是其內容的系統性、完整性和時效性較為缺乏。之前的行政管理制度和辦法已不能滿足新形勢下開展工作的需求，同時，不夠全面、完善的管理制度也為工作人員開展工作造成一定的障礙，不僅會影響某一項工作的處理，還會影響并降低工作人員的積極性，不利于今后工作的開展。

（四）辦公室行政管理工作作風不嚴謹

隨著辦公室綜合行政管理方式的成熟，其工作作風的建設時常被忽略，成為新形勢下辦公室行政管理在思想建設領域的重要問題。從工作角度來看，很多該崗位的工作人員思想懈怠，缺乏持續學習的習慣，對于上級和前輩的工作安排，存在執行浮于表面的情況，這都不利于行政管理工作的開展[3]。

從生活角度來看，很多行政管理工作人員缺乏踏實的生活作風，不僅影響其生活，同時也會對其工作作風產生誤導，影響其個人的發展。

三、新形勢下辦公室行政管理工作需具備的思想意識

任何領域的工作為取得理想的效果，在各個階段都應有正確的安排和部署。但究其根本，要從思想上端正態度，要樹立正確的開展管理工作的思想意識。

（一）辦公室行政管理人員應具備全局觀念

作為各部門交叉的綜合辦公人員，應有較強的政治敏銳性。這里的政治敏銳性體現在，辦公室行政管理人員是否具備及時獲取和傳播國家最新時政方針的能力。同時，辦公室行政管理人員應堅持以學習馬克思主義為根本學習內容，學習習近平新時代中國特色社會主義思想及其相關的科學思想理念，從而為單位的建設和發展提供基本的、科學的知識理論保障，使辦公室行政管理崗位成為單位和企業發展的基石[4]。

由此可見，作為辦公室綜合管理人員，更應具備全局觀念和大局思想，要立足崗位，善于從單位和企業的發展形勢出發，在實際工作中全面看待單位的發展，為單位的發展把握基本方向。

（二）辦公室行政管理人員應具備服務意識

綜合辦公室的行政管理人員應具備超強的服務意識。辦公室工作本身的工作特點和性質，決定了行政管理崗位具備較強的服務意識和超強的服務性。辦公室作為單位的重要組成部分，需要對接的部門和人員都是多變的、多樣的。不同的部門和人員，需要的內容和信息具備較強的特殊性。因而，辦公室工作人員需要全面、及時、系統地把握所需對接部門和人員的關聯信息，并根據不同需求提供針對性的服務。辦公室工作人員不單單只是提供打字、復印、接打電話等機械性的服務內容，更重要的是如何通過辦公室這個部門，將分散的、獨立的各個部門有機協調起來，將信息的上傳下達工作通過專業的、有效的服務技巧和服務意識凸顯出來[5]。

（三）辦公室行政管理人員應發揮主觀能動性

辦公室作為企業和單位管理者的重要助力，工作內容復雜多元，工作對象隨時變化，故該崗位的管理人員要能站在全局的角度，想管理者之所想，要能在工作中結合自己遇到的實際情況，提出超前預見性的見解和建議，不能只是機械被動地傳遞信息，而是需要具備更加強大的信息獲取及分析組合能力，在發揮主觀能動性的基礎上，在為企業和單位的管理者提供真實客觀的信息的同時，提出建設性的參考意見。

（四）辦公室行政管理崗位應堅持創新和發展觀念

辦公室綜合行政管理崗位的人員要堅持創新和發展的思想觀念。辦公室人員要深刻解讀事物發展和變化的實質，并將其運用于實際工作中。

在當前社會發展的新形勢下，辦公室綜合行政管理人員要轉變傳統的工作思維和工作方式，要樹立以服務為核心、提高工作效率的工作理念，更要在工作中圍繞社會當前的熱門問題，對其展開思考，提出解決問題的新思路和新方法，用以化解工作中的難題[6]。

同時，要堅持“科學技術是第一生產力”的基本思想，運用好科學技術在工作中的輔助功能，積極拓展視野，使能力不斷得到提升。

四、新形勢下開展辦公室行政管理工作的重要舉措

（一）更新辦公室行政管理理念

辦公室行政管理不能只停留在表面的形式管理和面子工作上，而要更新管理理念，增強服務意識，開展辦公室綜合行政管理工作。辦公室行政管理工作的誤區，就在于粗暴地將辦公室的服務對象直接連接到領導層面。實際上，辦公室需要對接和服務的對象，既有領導和部門，也有基層員工，因此，服務理念的轉變和更新，是頗為重要的一環。

此外，辦公室行政管理的觀念更新，也體現在對創新服務、團隊協作、服務他人、主動作為、上下一致等觀念的架構和執行方面，要通過科學合理的理念，引領辦公室更好地發揮行政職能。

（二）提升辦公室行政管理人員的素質

結合辦公室部門的實際發展情況，從根本上提高行政管理人員的綜合素質和管理水平極為重要。

其一，要轉變行政管理模式，增強員工的服務意識，提升相關人員的素質。辦公室綜合管理行政部門的工作要從全局入手，不能只考慮本部門的工作職責和利益，而使單位的利益和發展速度受到影響[7]。

因此，在工作中，要在始終堅持高度的大局意識的基礎上，妥善處理各方面的關系，以科學有效的服務方式，優化辦公室部門的服務效果。辦公室綜合行政管理的工作內容和工作范圍廣泛而又瑣碎，涉及文件、檔案、行政、財務及服務等多個領域的工作內容。因此，辦公室行政管理工作要實事求是、堅持服務意識，發揮實際效用。

其二，行政管理辦公室的工作中也經常涉及財務方面的內容，因而，該崗位人員要從自身出發，保持勤儉節約的良好習慣，以身作則，為單位其他部門的同事做表率。

其三，辦公室工作人員的素質，在某種程度上會影響其他部門人員的情緒和態度。因此，辦公室綜合行政管理人員要從單位實際情況出發，在多種辦事方式中做出合理的、合規的、科學的選擇，確保為其他部門的人員做出榜樣。因此，無論是從轉變管理模式還是從增強管理人員的服務意識來看，具備這些素質都是未來開展行政管理工作的關鍵。

（三）完善辦公室行政管理制度

完善辦公室行政管理的制度規范，是當前優化辦公室行政管理工作的重點。辦公室需要處理的工作事項不斷增加，其要求也在不斷提高，因此，需要更加完善、具體、與時俱進的規章制度提供保障。有據可依才能更好地幫助管理人員發現問題、解決問題和規避問題[8]。只有制定符合發展規律的制度規范，才能實現辦公室行政管理的建設目標，同時為管理體系的完善發揮積極作用，提升管理人員的綜合素質。

（四）優化辦公室行政管理工作作風

從辦公室管理工作的角度分析，必須采取有效措施，培養良好的團隊合作意識。在辦公室日常管理工作中，涉及很多的信息傳達及信件收發等工作任務，包括對煩瑣事務的處理，這對于相關工作人員也是一種挑戰[9]。因此，可以針對辦公室人員進行全局性的工作部署，使其在掌握基本工作技能的基礎上，全心全意為其他部門人員提供服務。

五、結語

在各單位及企業的改革創新發展過程中，辦公室行政管理工作具有極為重要的作用。文章立足當前社會發展的新形勢，剖析當前辦公室行政管理中存在的問題，從觀念意識領域入手，立足現實中存在的問題，提出更新辦公室行政管理理念、提升辦公室行政管理人員的素質及優化辦公室行政管理工作作風等措施，以期為推動單位和企業的高質量發展提供助力。

參考文獻：

[1]曲一銘.科學運用PDCA循環模型 提升高校辦公室工作質效[J].秘書工作，2022（07）：57-58.

[2]張宜春.行政機關辦公室管理精細化思路與對策[J].辦公室業務，2019（20）：13+28.

[3]常樹才.辦公室行政管理的思路與具體措施[J].現代國企研究，2019（12）：23-26.

[4]李堯.辦公室行政管理的問題和對策研究[J].中小企業管理與科技，2020（22）：3-4.

[5]陳雪潔.論新《檔案法》規制下辦公室檔案工作的新職能[J].檔案管理，2022（05）：103-104.

[6]何平.實現企業辦公室行政管理精細化的思路與措施[J].辦公室業務，2020（06）：6+20.

[7]韓修花.施工企業加強行政管理工作的措施及建議[J].企業改革與管理.2022（22）：31-33.

[8]章健.電力企業辦公室行政管理工作角色和效率探究[J].中國管理信息化，2021（21）：145-146.

[9]董治平.高校辦公室信息工作的網絡化分析[J].湖北科技學院學報.2021（06）：90-94+156.