OA 系統在民辦高校教學管理中的應用實踐

吳志芳

上海外國語大學賢達經濟人文學院，上海 200083

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的新型辦公方式，已在當今社會不同行業中廣泛普及［1］。隨著科技的發展和社會的進步，信息化技術和發展水平不斷提升。在這種情況下，高校的信息化管理已成為當今社會高等教育現代化的重要標志和必然趨勢。與此同時，高校的信息化水平也成為衡量其高等教育現代化程度和綜合實力的關鍵指標，因此受到了越來越多的重視。在高校中推廣OA 系統，可為管理部門提供現代化的日常辦公平臺和豐富的綜合信息服務，提升辦公效率和管理水平，實現各部門日常業務的規范化、電子化、協同化和標準化，是高等教育管理的重要特征和發展方向［2］。

民辦高校是我國高等教育的重要組成部分，是指國家機構以外的社會組織或者個人，利用非國家財政性經費，面向社會依法舉辦的高等學校。民辦高校具有獨有的辦學特點，包括招生對象的社會性、教育質量的保障性、學歷文憑的公正性、承辦學校的動態性和自主辦學的特色性。教學管理工作在民辦高校的人才培養工作中占有重要地位，在民辦高校教學管理中推廣OA 系統，可以大幅提升教學辦公的效率和綜合服務的水平。鑒于此，本文分析了OA 系統在民辦高校教學管理中的必要性，并介紹了OA 系統在其教學管理中的應用實踐。

一、OA 系統在民辦高校教學管理中的必要性

民辦高校的OA 系統建設具有起點低、規模小、資金投入少等特點，較公立高校發展緩慢。民辦高校行政辦公目前存在一些問題，這些矛盾隨著學校的發展越來越凸顯。辦公效率低、信息化水平有待提高以及信息的利用率較低，是民辦高校教學管理水平提高的障礙。

第一，在民辦高校的教學管理過程中，教學服務人員相對公辦學校較缺乏，信息化水平相對較低，教學過程管理相對薄弱，教學評價主要通過傳統方式進行，不利于教學質量和內涵的提升；第二，在教學活動的進行過程中，學校教學管理部門（如教務處）一般通過學院教務辦公室向教師下發各種通知，傳統的通知方式經常有不到位、不及時、不全面等問題，老師和同學的意見反饋也難以傳遞給學校的教學管理部門；第三，由于民辦高校招生對象的社會性等特點，對教師教學活動的個性化提供了更高的要求，傳統的教學方式亟待改革；第四，傳統的教學方式使教師投入很大的精力整理繁瑣的教學課程資料，占用了教師的大量時間，不利于教師提升自身的教學水平和能力，也不利于教師對自身教學效果的提升進行改革創新。

很多民辦高校目前對于OA 系統在教學管理中的建設還處于起步階段，離真正意義上的信息化還存在差距［3］。民辦高校如何依托于當今信息技術的發展，創新自己的管理方法和模式，通過推進OA 系統提高自身的教學管理效率和水平顯得尤為重要。

二、OA 系統在民辦高校教學管理推廣中的問題與方案

（一）民辦高校在教學管理OA 系統的投入經費不足

OA 系統在民辦高校中的應用需要一定的經費投入。目前，某些民辦高校的辦學經費有限，學校難以投入足夠的經費支撐信息化建設，導致OA系統在高校整體管理過程中的使用程度偏低，因此在教學管理過程中的推廣OA 系統難以實現。此外，有些民辦高校雖然擁有充足的辦學經費，但由于對信息化系統在教學管理中的必要性認識不足，導致在教學管理過程中OA 系統的投入有限，在這些高校中教學管理仍然沿用傳統的方式和方法，使教學管理過程中的辦公效率較低，占用教師和學生的時間較多，某些情況還易出現工作失誤。這些因素都影響了OA 系統在民辦高校教學管理推廣，使得民辦高校教學管理的信息化程度降低。在這一方面，需要學校管理層充分認識到OA 系統在高校信息化建設中的重要作用，加大教學管理過程中OA 系統的經費投入，須先從硬件上滿足民辦高校教學管理的信息化需求。

（二）教學管理人員的信息化能力水平不高

在OA 系統的應用過程中，離不開具有信息化能力的教學管理人員隊伍［4］，這不僅需要能熟練OA 系統的操作，還需具有信息化的意識和素養。這樣才能把OA 系統在教學管理工作中的作用發揮出來。在某些民辦高校中，存在著教學管理人員信息化能力不高的問題，這些人員對傳統的教學管理模式比較熟悉，習慣于用常規的思路開展教學管理工作，限制了教學管理過程中的信息化進程。換而言之，學校即使提供了OA 系統，也難以把其信息化能力發揚出來。針對這一問題，民辦高校應加強信息化隊伍建設，對教學管理人員進行專門培訓，培訓內容可包括OA 系統的操作和使用、高校信息化管理的重要性和必要性、信息技術課程教學、信息技術應用能力提升、信息技術與教學深度融合等，使教學管理人員的信息化能力和素養得到整體提升，這樣從軟件上滿足民辦高校教學管理的信息化需求。

（三）OA 系統在師生中的接受度有待提升

當高校在教學管理中配備了OA 系統，也對教學管理人員的信息化能力提升后，教師和學生能否廣泛接受也需要一個過程。對于教師而言，他們常年習慣于利用傳統的方式進行教學，也習慣接受傳統的教學管理方式，對于信息化系統存在著學習和接納的過程。在OA 系統使用初期，會出現有些教師會覺得還沒有原來傳統的方式方便等問題，甚至有些教師會對新的信息化系統產生排斥現象。對于同學而言，雖然他們容易接受新事物，但對新的信息化系統也需要一個過程。對此，學校教學管理部門需要對教師和學生有一個信息化系統的推廣。比如，可以制作一個信息化系統使用手冊教師版和學生版，也可以通過信息化講座或課程對師生進行培訓等，這有助于教師和學生更快地接受信息化系統，有效熟悉信息化系統的操作，幫助師生們更快度過信息化系統使用的門檻期。

（四）學校在OA 系統的技術支持需進一步完善

在學校對OA 系統進行有效推廣后，由于該系統對教學管理工作的方便和快捷性，教師和學生一般都愿意使用該系統。然而，在OA 系統的使用過程中會出現一些技術問題，尤其是在傳統的教學管理方式向信息化轉變時，這些問題會更加突出。對這些問題的有效解決是決定OA 系統能否持續在民辦高校推廣的關鍵問題，這決定了OA 系統的技術服務人員非常重要。目前，有些民辦高校在這一方面力量相對薄弱，存在出現了問題需要聯系OA 系統廠家的情況，然而，廠家的反饋不及時，嚴重影響了OA 系統在教學管理工作的正常應用，有時還會造成教學事故等。因此，高校一定要建立一批OA 系統的技術支持隊伍，這些人員具有更高的OA 系統的應用和專業技術能力，對于簡單的技術問題能在第一時間給予解決，對于復雜的問題能有效反饋給OA 開發人員，從而更好地保障了OA 系統在教學管理工作的應用。

三、OA 系統在民辦高校教學管理中的應用實踐

（一）完善教學過程管理和教學評價

在教學過程中，過程管理尤為重要，包括出勤率的考核、課堂作業的布置、階段性考核等相關內容。民辦高校具有招生對象的社會性等辦學特點，教學活動的過程管理更為重要。傳統的教學方法，采用教師點名、課堂作業的課堂布置和批改、階段性試卷等方式進行開展。采用OA 系統，可以使以上活動更為方便和高效。比如，學生通過系統進行打卡完成點名，在教學課堂結束后，也可以通過系統下發課堂作業，在學生完成后同樣也可以通過系統進行提交和上傳，省去了傳統提交作業的過程，教師在收到作業后也可以進行線上批改，并直接給出分數，方便了教學過程管理的過程進行。在教學評價中，OA 系統同樣可以代替傳統方式，一般來說，教學評價分為督導評價、學生評價和同行教師評價，這三種評價方式，借助于系統同樣可以簡化傳統的評價流程，使評價過程更加簡捷和高效。此外，針對評價結果還易于收集和進行分析。

（二）暢通院校公共信息傳遞

在教學過程中，教學運行部門作為學校教學管理部門和教師之間的紐帶，有許多的通知和信息需要上傳和下達。因此，公共信息的傳遞在教學管理過程中非常重要［4］。傳統的方式會有傳遞不到位、不及時、不全面等問題。比如，通過郵件等方式發送教學通知時，有些教師難以及時看到，這對于緊急通知經常會出現傳遞不到位的情況。采用OA 系統，可以避免以上問題。每位教師通過安裝OA 系統終端，教師們可以通過電腦或手機，隨時通過終端查閱相關通知。同時，教學管理部門可以監測到哪些老師還沒有查收通知，可以有針對性地通過此外方式再進行告知。此外，教師和學生們還可以通過系統對教學管理部門進行分類信息反饋，教師和學生是教學實驗活動的最終的執行者，也是教學管理部門的服務對象，他們也決定了教學效果和教學質量的高低。因此，教師和學生的反饋至關重要，傳統的方法大都在教學課程結束時，對教師和學生們進行意見和建議的征詢，通過OA 系統的應用，可以建立起師生與教學管理部門無障礙的溝通通道，使教學管理和教學活動之間更好地互助，從而更好地服務于教學實踐。

（三）推進教師個性化教學

在高等院校的教學過程中，針對不同教師和學生群體的個性化教學改革一直沒有停步。尤其是民辦高校具有自主辦學的特色性，進一步發揚教師的個性化教學是提升民辦高校辦學特色的有效途徑。OA 系統為推進教師個性教學改革方面提供了有益的支持。

第一，傳統的教學方式，以教師“講”為主，學生被動“聽”為輔，這樣的教學方式不利于知識的接受和運用。OA 系統可以讓學生在聽課時更多“動”起來，比如學生可以利用系統終端在上課時跟教師進行互動，教師也可以課后利用終端向學生提出開放式的問題，讓學生針對學習內容進行思考和實踐。這種互動式的教學方式，不僅有利于學生掌握學習內容，還可以大大發揮教師的個性化教學方法，讓每個教師上課都有自身的“獨門絕技”。

第二，借助于OA 系統，可以使“講”的方式多元化。傳統的教學資料主要為講義、課件、習題集、參考資料等。借助于系統，教師可以提供更加豐富的視頻、書籍、科技素材，甚至電影和音樂等學生感興趣的教學輔助資料放在系統中，供學生學習或參考，這樣不僅可以幫助學生更好地理解課程內容，還可以激發學生的學習興趣，把學習內容和生產生活實踐聯系起來，通過理論聯系實踐的方式增加對專業的認同度，同時也可以把課程思政元素加入進去，培養學生的家國情懷。

（四）易于教學資料的收集和分析

在教學課程結束后，教學資料的整理、收集和歸檔工作是一項繁瑣的工作，需要整理的教學資料包括試卷、成績單、參考答案和評分標準、平時成績及佐證材料、成績分析等材料，一般來說，每門課程均需對以上資料進行收集和歸檔。在傳統方式下，以上每份材料的整理占用了教師的很多時間。此外，如果哪項資料遺失，尤其是幾年前的課程，教師還會花費更多的時間去補充，以應付各種專業評估、教學檢查等工作。借助于OA 系統，可以大幅提升教學資料的整理和收集效率，因為教師在開展教學工作時，把課堂作業、過程考核、考核試卷等資料都是通過系統進行的，這為資料的高效收集提供了基礎。與此同時，對試卷的批發和考核成績的分析也可以借助于系統進行完成。因此，教師在課程結束后，僅需要把相應的資料通過系統進行整理和收集，大大降低了收集和分析教學資料的繁瑣程度。此外，也不會因為某些資料的遺失再去補充，因為僅需從系統中重新收集即可，這大幅提升了教師的工作效率。

四、結語

高校信息化管理已成為當今社會高等教育現代化的必然趨勢，民辦高校的教學管理在人才培養工作中占有重要地位，而傳統方式已不利于民辦高校的教學管理工作水平的提升。本文闡述了OA 系統在民辦高校教學管理中的必要性，分析了OA 系統在民辦高校教學管理推廣中的問題與方案，介紹了OA 系統在其教學管理中的應用實踐。借助于OA 系統，可有助于民辦高校提升教學管理的工作效率，簡化工作流程，創新工作方式，節省成本資源。在民辦高校教學管理中推廣OA 系統，可以提升教學辦公的效率和綜合服務水平。民辦高校應加大OA 系統在民辦高校教學管理中的投入，有效推進高校現代化教學管理工作的建設和發展。