《科學技術研究項目檔案管理規范》的主要內容、特點和意義及相關問題思考

摘要：2023年12月1日起施行的《科學技術研究項目檔案管理規范》（DA/T 2-2023）為新時期科研檔案規范化管理提供了實踐指引。基于對該規范修訂背景與主要內容的分析與介紹，本文又闡述了其特點與意義，并結合條款內容和科研檔案工作實踐提出了改進建議。

關鍵詞：科研檔案 科研文件材料 全過程管理 科學數據歸檔

Abstract： The Specification for Archives Man？ agement of Scientific and Technological Re？ search Projects（DA/T 2- 2023） which came into effect on December 1， 2023 provides practical guidance for the standardized management of scientific and technological research archives in the new era. Based on the analysis and introduc？ tion of the background and main content of the revision of the specification， this article elabo？ rates on the characteristics and significance of the specification， and proposes suggestions for its improvement based on the content of the clauses and the practice of scientific and techno？ logical research archives.

Keywords： Scientific and technological re？ search archives； Scientific research materials； Whole process management； Archiving of scien？ tific data

2023年5月29日，國家檔案局發布了修訂后的《科學技術研究項目檔案管理規范》（DA/T 2-2023）（以下簡稱《規范》），代替了《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T 2-1992）（以下簡稱原《規范》），并于2023年12月1日開始實施。新修訂的《規范》既是《科學技術研究檔案管理規定》（國家檔案局科技部令第15號）（以下簡稱“15號令”）在實踐操作層面的具體延伸，也是提升新時期科研檔案工作規范化管理水平的重要參照，對維護科研檔案完整、準確、系統、安全和有效利用具有積極的引導作用。本文在對《規范》修訂背景與主要內容分析的基礎上，闡述了《規范》的特點與意義，并結合條款內容和科研檔案工作實踐對相關問題進行了思考。

一、《規范》的修訂背景與主要內容

（一）《規范》的修訂背景

《規范》的出臺既是為了與15號令相配套，健全完善科研檔案工作制度規范體系，也是為了更好地促進科研檔案規范化管理，提供科研檔案工作的實踐指引，具有迫切的現實需要。

1.原《規范》未能與15號令實現有效銜接

為加強新時期科研檔案工作，有效提升檔案工作服務創新驅動發展戰略、服務科技強國建設的能力，2020年9月，國家檔案局、科技部發布第15號令，公布《科學技術研究檔案管理規定》。作為一部科研檔案工作的部門規章，15號令是國家層面科研檔案工作的頂層制度安排，明確了科研檔案工作的基本原則、職責分工、保障機制、監督檢查、全流程管理、檔案信息化建設等方面的要求，具有鮮明的時代性、實踐性和科學性等特點。[1]15號令出臺后，原《規范》在科研檔案定義、科研檔案管理具體要求等方面都出現了與15號令不一致的情況。例如，“科研課題檔案”與“科研項目檔案”定義極為相似，相互抵牾。[2]此外，與15號令相比，原《規范》存在相關責任主體職責不清、科研檔案管理要求細化程度不足等問題。因此，迫切需要基于15號令的宏觀規定和總體要求，結合科研活動、科研檔案工作實際對原《規范》進行修訂。

2.《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確加大科研檔案領域標準供給

從科研檔案工作發展實踐來看，1992年原《規范》的批準實施對系統提升我國科研檔案工作規范化管理水平，維護科研檔案的完整、準確、系統和安全起到了積極的實踐指引作用。[3]然而，隨著科技體制改革不斷深入、科技發展政策日益完善、科研范式發生深刻變革，新時期科研檔案工作面臨著越來越多的問題與矛盾。相應地，原《規范》的適用性也面臨極大挑戰。在此背景下，為了更好地規范科研檔案管理，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出：“重點推進電子檔案、科研檔案、建設項目檔案、醫療健康檔案、檔案資源共享服務、檔案館服務、檔案安全保護及風險防控、數字檔案館（室）建設等標準供給”[4]，并將其列入“檔案制度規范建設工程”。可見，修訂后的《規范》既適應新時期科研檔案管理對象數據化、管理主體多元化、管理環境復雜化和管理手段信息化轉變的內在要求，也是貫徹落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的必然之舉。

（二）《規范》的主要內容

《規范》對原《規范》進行了大幅度修訂。從形式上看，《規范》的總體框架由6章增加到13章，附錄也由1個資料性附錄、3個規范性附錄增加到3個資料性附錄、10個規范性附錄。從內容上看，《規范》新增了“4管理原則和要求”“5管理職責”“12科研檔案的驗收（審查）或績效評價”和“13科研電子文件歸檔和科研電子檔案管理”四個章節的內容。將原《規范》中的“4科研課題文件的管理”“5科研課題檔案的管理”兩章修訂為“6科研文件材料的形成和收集”“7科研文件材料的整理”“8科研文件材料的歸檔”三章。將原《規范》中的“7科研課題檔案的統計與開發利用”修訂為“9科研檔案的保管、統計”“10科研檔案共享與利用”兩章。原《規范》與《規范》總體框架對比見表1。本文將《規范》分為6個部分解讀。

1.標準應用的范圍與認識基礎

第1章《范圍》明確了《規范》中的規范事項為“科研檔案管理原則和管理職責，科研文件材料收集、整理、歸檔及科研檔案保管、統計、利用、鑒定、處置、驗收（審查）等”；適用主體為“機關團體、企事業單位及其他社會組織”；適用場景為“開展科研檔案管理活動”。相比原《規范》，《規范》的適用主體更為明確，適用范圍全面覆蓋了自然科學研究、社會科學研究科研檔案管理范疇。

第2章《規范性引用文件》以文件清單形式列出了規范性引用文件。原《規范》制訂時我國檔案工作標準規范建設處于起步階段，檔案工作各方面的標準規范都不是特別健全完善，因此，原《規范》的規范性引用文件較少。本次修訂后，《規范性引用文件》中共有5個國家推薦標準和9個檔案行業推薦標準，較為全面地覆蓋了科研檔案管理應當涉及的相關標準規范。

第3章《術語和定義》一是根據科研活動現狀明確了科研課題、科研項目的定義及其之間的關系；二是對標15號令優化了科研文件材料、科研檔案的定義，將數據、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄和標本、樣本等實物納入概念范疇；三是結合科研信息化發展趨勢、科學數據和科研檔案協同管理要求，新增了“科研電子文件”“科研電子檔案”“科學數據”“科研項目管理系統”和“科研電子檔案管理信息系統”5個術語。

2.標準應用的原則要求、責任主體與主體責任

第4章《管理原則和要求》對科研檔案工作應遵循的基本原則和總體要求進行了說明。一是遵循《科學技術檔案工作條例》、15號令等法規制度要求，堅持按照集中統一管理原則對科研檔案進行管理。二是明確科研檔案工作的保障條件和管理目標。保障條件包括制度、人員、軟硬件基礎設施、經費保障等，管理目標是確保“科研檔案的完整、準確、系統和安全”。三是提出科研檔案工作同步管理與考核評價要求。科研檔案工作同步管理應做到“三同步”，即科研檔案工作與科研項目工作同部署、同實施、同檢查。科研檔案工作考核評價要求應把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，將科研檔案工作列入有關部門和人員的職責并予以考核。四是明確將取得負結果或因故終止、撤銷的重要科研項目的文件材料納入歸檔范圍。五是將科研檔案信息化納入本單位信息化和檔案信息化建設規劃，以便減少資源重復投入，實現信息化建設的統籌推進。

第5章《管理職責》明確了科研項目管理部門、科研項目承擔部門（人員）、檔案部門、信息技術部門、保密部門的職責要求。科研項目管理部門負責科研檔案工作的統籌協調和監督指導。科研項目承擔部門負責具體開展科研檔案工作，其中牽頭單位對所負責項目的檔案工作負總責，并對各參與單位提出科研檔案管理要求；項目負責人對歸檔文件材料的完整性、準確性、真實性、系統性負責，并指定專人負責文件材料的收集整理。檔案部門的職責范圍較多，從宏觀上的監督指導、統籌規劃、制度建設，到具體的檔案保管、利用、鑒定、處置等；從參與科研項目管理系統規劃開發，提出歸檔功能要求，到負責科研電子檔案管理信息系統的建設與應用培訓；從參與科研項目驗收（審查）或績效評價工作到負責科研檔案的驗收（審查）工作。信息技術部門主要提供技術支持，負責將檔案部門提出的功能需求落地，以及后續的運行維護。保密部門負責對科研文件材料歸檔和監督科研檔案的保密管理工作。

3.科研文件材料管理

第6章《科研文件材料的形成和收集》對科研文件材料的形成與收集提出了具體要求。形成方面，一是明確科研文件材料制成材料要求。二是明確歸檔科研文件材料一般應為原件，因特殊情況無法取得原件的，需要按照要求進行歸檔。收集方面，一是考慮到科研活動的復雜性，科研項目承擔單位應根據科研任務內容和科研管理程序，結合科研項目特點明確本單位科研文件材料歸檔范圍。為了更好地指導歸檔范圍劃分，《規范》還在資料性附錄中列出了基礎研究科研項目、應用研究科研項目、開發研究科研項目的文件材料歸檔范圍參考表。二是將科學數據納入文件材料歸檔范圍。三是明確以項目為單位劃定保管期限，并明確保管期限分為永久和定期，定期一般為30年和10年。

第7章《科研文件材料的整理》對科研文件材料整理的原則、業務操作要求進行了說明。一是細化科研文件材料分類規定。提出按照項目類型、學科專業、年度進行分類的方法[5]，并提供每種分類方法的舉例說明，有助于更好地理解和應用科研檔案分類。二是對科研文件材料的組件、組卷、編號、編目、修整、裝訂、裝盒、排架等進行詳細說明和解釋，為科研文件材料整理提供具體的操作指導。三是提出科學數據組件和組卷的參考規則，即科學數據一般以一個研究對象、階段、裝置（設備）、記錄人等形成的數據為一件，同一項目科學數據可組成一卷或多卷。

第8章《科研文件材料的歸檔》對科研文件材料歸檔的時間與交接要求，科研檔案的補充、更改做出說明。一是明確不同類型科研項目文件材料的歸檔時間。通常歸檔科研文件材料在科研項目（科研課題）結題驗收后3個月內移交檔案部門歸檔。考慮到一些大型科研項目實施周期比較長，這些科研項目也可分階段或按科研課題及時歸檔移交。二是延續原《規范》中關于科研檔案補充、更改的原則性要求。

4.科研檔案管理

第9章《科研檔案的保管、統計》明確了科研檔案保管、移交、數字化、歸屬與流向及統計等相關內容。一是明確保管科研檔案的庫房應符合“九防”要求。二是明確單位應按照國家有關規定，定期向檔案館移交科研檔案。三是鼓勵單位做好傳統載體科研檔案數字化工作。四是遵循15號令相關規定，明確多個單位協作完成的科研項目所形成的科研檔案，應由牽頭單位保存一套完整檔案，參與單位在保存本單位承擔任務中形成科研文件材料的同時，將副本或復制件送交牽頭單位。如有特殊需要，應以協議、合同或委托書等形式明確相關科研文件材料的歸屬、處置、利用等事項。五是明確單位應根據實際情況建立科研檔案工作統計制度，做好科研檔案統計。

第10章《科研檔案共享與利用》一是從建立共享利用機制、完善制度建設、制定共享目錄等方面提出科研檔案共享的基本要求。二是明確了采取線上線下相結合、嚴格履行審批手續、及時清點歸還、進行利用效果登記等科研檔案利用的基本方式和重點環節。三是明確了科研檔案資源開發利用的基本方式，包括編制項目簡介、大事記，舉辦展覽，拍攝專題片，制作可視化圖譜等。

第11章《科研檔案的鑒定和處置》對科研檔案期滿鑒定工作要求、科研檔案銷毀工作要求和科研檔案密級變更進行了說明。

5.科研檔案的驗收

第12章《科研檔案的驗收（審查）或績效評價》明確了科研檔案驗收管理要求，驗收組織、內容、方式和專家要求等內容。一是明確對于要進行驗收（審查）或績效評價的科研項目，應當對科研檔案的完整性、準確性、系統性進行驗收（審查）或績效評價。二是明確科研檔案分類、分級驗收的具體實施方法。三是規定科研檔案驗收內容主要包括科研檔案的完整性、準確性、系統性等。其中，完整性要求要對照科研項目文件材料歸檔范圍（《規范》附錄A），確保科研活動各階段文件材料齊全完整。準確性包含兩個方面：第一，科研檔案的內容應當真實反映科研項目的實際情況和研究過程；第二，科研檔案的形式應當圖物相符，簽章手續完備。系統性要求是對科研檔案整理而提出的，即科研檔案分類要能夠反映科研項目組織實施過程，組卷要規范合理。四是明確不同類型科研項目檔案驗收方式的要求。通常科研檔案驗收采用會議方式，但對于小型科研項目、形成檔案數量少的科研項目，可以采用以審查代替驗收的方式。五是明確驗收審查專家一般宜為具有副高級及以上專業技術職稱或相當職務的人員。

6.科研電子文件與科研電子檔案管理

第13章《科研電子文件歸檔和科研電子檔案管理》對系統建設、科研電子文件歸檔、科研電子檔案管理要求等進行了說明。一是明確在建設科研項目管理系統時要充分考慮電子文件歸檔要求，并對科研電子檔案管理信息系統的功能要求與科研項目管理系統的接口要求等進行說明。二是對科研電子文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔格式、歸檔方式等進行說明。三是明確了科研電子文件單套制歸檔的前提條件——“符合國家有關規定形成或接收和管理的科研電子文件，可僅以電子形式歸檔保存”。四是對科研電子檔案的整理、四性檢測、存儲、年度可讀性評估、鑒定與銷毀等進行說明。

二、《規范》的特點與意義

（一）《規范》的特點

作為與15號令配套實施的標準規范，《規范》是適應科研檔案工作面臨的新形勢新挑戰，立足工作實踐、遵循工作原則，圍繞科研檔案全過程規范化管理而作出的規范指引。其內容體現出以下四個特點。

1.契合時代發展需求

在加快建設科技強國，實現高水平科技自立自強進程中，新一輪科技革命和產業變革突飛猛進，科研活動正在發生深刻變革，體現出學科交叉融合深入化、數據密集型科研范式成為科學發現的主要范式，科研組織模式正向著建制化科研組織模式轉變等特征。[6]這些特征使得科研檔案工作的管理對象、主體、環境和手段都發生了深刻變化。《規范》聚焦新時期科研檔案工作的難點、痛點和堵點，將科學數據納入歸檔范圍，明確跨單位、跨學科、跨領域科研項目檔案管理要求，提出了科研檔案信息化建設的參考依據。這充分體現出《規范》具有鮮明的時代性，能夠與當前科研活動和科研檔案工作發展實際相適應。

2.著眼全過程管理

《規范》以文件生命周期理論和全過程管理理論為指導，明確了科研檔案全生命周期各個環節的管理要求與主要內容。具體而言，在科研文件材料階段，《規范》依據科研文件材料的運動規律提出了科研文件材料的形成和收集、整理、歸檔的業務要求，在科研檔案階段，《規范》依據檔案管理業務流程，提出科研檔案的保管、統計，共享與利用，鑒定與處置的要求。總體上，兩個階段的各個業務環節前后銜接、融合貫通，能夠為科研檔案全過程管理奠定堅實基礎。

3.注重協調與銜接

作為15號令貫徹落實的配套標準規范，《規范》注重與15號令的銜接及相關條款的具體化。例如，《規范》在科研檔案工作原則和要求、科研檔案工作管理職責分工等部分都繼承了15號令的相關規定。相較于15號令，《規范》對科研檔案共享與利用、鑒定和處置等業務環節進行了細化。作為科研檔案工作領域的標準規范，《規范》還注重與科研檔案工作相關的其他法規標準保持協調。這主要體現在“規范性引用文件”和“參考文獻”中，《規范》較為全面且充分地引用了現有與科研檔案工作相關的法規標準。

4.強調內容的可操作性

為了有效引導我國科研檔案規范化管理，確保條款內容具有一定實踐可操作性，《規范》主要在以下兩個方面進行了優化和完善：一是對各個業務環節都提出了詳細且明確的要求，并在部分環節提供示例說明；二是在規范性附錄部分提供了科研檔案工作常用的各種表單，包括科研檔案案卷封面、卷內目錄、卷內備考表、案卷目錄、檔號章、案卷盒脊背、檔案交接登記表、銷毀清冊、利用效果登記表、檔案驗收意見表等，為業務操作提供了參考依據。

（二）《規范》的意義

聚焦新形勢下科研檔案工作實際需要，《規范》不僅從宏觀層面對科研檔案工作的基本原則、組織管理、職責分工等進行了細化說明，而且從微觀業務操作層面明確了科研檔案全過程管理的業務規范，具有重要的現實指導意義。

第一，有助于實現科研檔案規范化管理目標，為科研檔案工作提供指引和參照依據。實現管理目標需要做好以下四個方面：一是抓戰略重點和主要矛盾，二是確定目標實施的戰略步驟，三是層層落實責任分工并建立目標責任系統，四是采取有效的監督和調控措施。[7]《規范》首先明確了“確保科研檔案完整、準確、系統、安全”的戰略重點和主要矛盾。其次，《規范》細化并理順了科研文件材料歸檔和科研檔案管理的流程步驟和要求，將總目標進行階段性劃分。再次，明確了科研項目管理部門、科研項目承擔部門（人員）等各自承擔的任務和責任分工。最后，通過嚴密組織科研檔案驗收（審查）或績效評價保證目標實現過程協調平衡地進行。由此，《規范》通過有效指導各單位做好“目標定位—目標分解—任務分工—有效監督”來實現科研檔案規范化管理。

第二，有助于完善新時代科研檔案管理制度體系，提升科研檔案治理水平。“全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能”是“十四五”期間我國檔案工作發展的主要任務之一。[8]作為科研檔案工作的部門規章，15號令側重宏觀層面的規范與引導。《規范》則通過細化和明確科研檔案工作的基本原則和要求、管理職責，以及整個文件生命周期內的檔案化管理要求，更加突出了對相關單位開展科研檔案工作的實踐指導。

第三，有助于更好地發揮科研檔案對于科技創新、科研誠信建設的支撐作用。科研檔案是科研活動的真實歷史記錄，做好科研檔案規范化管理不僅能夠留存有價值的科研過程材料和科研成果，為科技創新提供原始材料和基礎數據，而且能夠完整地保留科研原始記錄，進而助力國家科研誠信體系建設。

三、相關問題思考

雖然《規范》體例結構科學合理、條款內容系統完備，但就科研檔案工作實踐而言，仍存在一些需要進一步完善的內容。

第一，建議統一關于同一主體、同一事項、同一要求等的文字表述，確保前后一致。例如，“5管理職責”提及“科研項目管理部門職責”“科研項目承擔部門”等概念，當后文涉及同一主體時，仍應使用前述概念，而不能使用“科研檔案形成部門”“科研管理部門”“科研承擔部門”等易混淆（或前文未出現）的概念。此外，條款內容還有一些前后不一致的情況。例如，“5管理職責”中要求科研項目參與單位應“同時按要求向牽頭單位移交檔案”，但是“9科研檔案的保管、統計”中又要求參與單位應當“將副本或復制件送交牽頭單位”。

第二，建議進一步明確科學數據與科研檔案協同管理的具體要求。《規范》雖然將科學數據納入歸檔范圍，但是一方面它沒有在資料性附錄的歸檔范圍中予以體現，另一方面也沒有明確檔案部門應當如何與科學數據管理部門實現協同、科學數據應當如何歸檔等。

第三，建議在業務操作方面應符合科研檔案工作數字化轉型的現狀與發展趨勢。就業務操作而言，一方面，《規范》主要還是面向傳統環境下紙質科研文件材料和科研檔案管理，并沒有很好地契合信息化環境下科研文件材料和科研檔案管理實際。另一方面，《規范》關于科研電子文件和科研電子檔案管理相關內容也較為籠統，針對性不強。

注釋及參考文獻：

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[7]周三多，陳傳明，龍靜.管理學原理[M].南京：南京大學出版社.2020：61.

[8]徐擁軍，嘎拉森.“三個走向”：從《“十四五”全國檔案事業發展規劃》看檔案工作發展趨勢[J].圖書情報知識，2021，38（6）：4-11.

作者單位：中國科學院檔案館