企業(yè)合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)存問題及對策研究

［摘 要］社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展對企業(yè)加強(qiáng)自身合同管理提出明確要求，合同是為了確定各自權(quán)利和義務(wù)而簽訂的共同遵守的條文，能夠有效約束合同雙方的履約行為。因此，加強(qiáng)企業(yè)合同管理內(nèi)部控制，能夠確保企業(yè)合同的有效簽訂，同時(shí)也能避免潛在的法律糾紛和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，對企業(yè)提升管理水平意義重大。但就實(shí)際情況來看，部分企業(yè)合同管理內(nèi)部控制工作仍然存在諸多問題。鑒于此，本文就企業(yè)合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)存問題展開闡述，并提出幾點(diǎn)優(yōu)化對策，以期能夠?yàn)闃I(yè)內(nèi)相關(guān)學(xué)者提供新的思維駐點(diǎn)。

［關(guān)鍵詞］企業(yè)；合同管理；內(nèi)部控制；現(xiàn)存問題；優(yōu)化對策

［中圖分類號］F27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，帶動(dòng)了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)為了在激烈的市場競爭中保持競爭優(yōu)勢和發(fā)展勢頭，就必須加強(qiáng)與其他企業(yè)的合作，通過協(xié)同發(fā)展的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益的提升。而合同是企業(yè)之間交易的重要依據(jù)，為了避免合作交易過程中的矛盾沖突和風(fēng)險(xiǎn)問題，企業(yè)必須做好合同管理內(nèi)部控制工作，最大限度保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。但由于企業(yè)合同內(nèi)部控制涉及的內(nèi)容煩瑣，具有復(fù)雜性特征，導(dǎo)致實(shí)踐過程中問題頻發(fā)。這類問題的存在制約了企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為避免這些問題的發(fā)生，就必須深入分析合同管理內(nèi)控工作中的問題及原因，并根據(jù)分析結(jié)果落實(shí)優(yōu)化方法。

1 企業(yè)合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)存問題

眾所周知，企業(yè)合同管理內(nèi)部控制工作內(nèi)容主要包含兩個(gè)方面：合同訂立和合同履行。在合同訂立時(shí)，為了避免后續(xù)經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生，會(huì)在合作雙方明確了解各項(xiàng)條款且認(rèn)同的前提下簽字、蓋章，以便在合同履行時(shí)，避免出現(xiàn)與約定條款不符的財(cái)務(wù)問題糾紛。在合同簽訂和履約過程中，企業(yè)合同管理部門應(yīng)對合同簽訂、履行及變更等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和跟蹤，通過建立健全合同管理內(nèi)部控制機(jī)制，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的任務(wù)分配和合同雙方的矛盾糾紛，能夠幫助企業(yè)樹立良好的社會(huì)形象。雖然加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)勢眾多，但由于部分企業(yè)在實(shí)踐過程中仍然存在許多不足，導(dǎo)致合同管理內(nèi)控效果甚微，具體問題如下：

1.1 未能遵照合同簽訂流程，存在合同補(bǔ)簽現(xiàn)象

企業(yè)合作的主要目的是想通過協(xié)同發(fā)展的方式，促進(jìn)企業(yè)自身規(guī)模拓展和效益提升，所以在合作過程中，企業(yè)往往會(huì)將自身利益放在首要位置。由于不同企業(yè)間的發(fā)展理念和企業(yè)文化存在差異，導(dǎo)致雙方在合作過程中易產(chǎn)生矛盾和經(jīng)濟(jì)糾紛。而合同管理內(nèi)部控制能夠有效避免經(jīng)濟(jì)糾紛，保障合同雙方合法權(quán)益。但就實(shí)際情況來看，部分企業(yè)對合同管理內(nèi)部控制并未引起充分重視，導(dǎo)致合同履約過程問題頻發(fā)。通常情況下，在簽訂合同時(shí)，雙方要確認(rèn)合同條款合理才會(huì)簽字和蓋章。但部分企業(yè)偶爾存在先履行后簽約的情況，常見的有簽訂時(shí)間早于合同審批時(shí)間、合同履行時(shí)間早于合同簽訂時(shí)間兩個(gè)問題，由于合同管理內(nèi)部控制能夠通過對合同內(nèi)容的分析了解合作伙伴的商譽(yù)及實(shí)力，進(jìn)而為戰(zhàn)略決策提供支持，所以這類先履行后簽約的問題，勢必會(huì)導(dǎo)致決策失控問題發(fā)生。此外，合同簽訂前就開始實(shí)際履行也會(huì)導(dǎo)致價(jià)格糾紛，由于企業(yè)實(shí)際已經(jīng)履行了合同內(nèi)容，為了不讓勞動(dòng)成果白白浪費(fèi)，勢必會(huì)同意合作伙伴更改合同價(jià)格，這種情況會(huì)導(dǎo)致企業(yè)自身處于弱勢地位，降低議價(jià)能力。即使不愿意合作伙伴更改合同條款內(nèi)容，但由于未能在事先合同簽訂時(shí)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，通過事后補(bǔ)簽的方式，勢必會(huì)增加合同糾紛概率［1］。

1.2 合同內(nèi)容與招投標(biāo)文件不一致

企業(yè)合同管理內(nèi)控工作的主要目的是通過科學(xué)把控，避免因?qū)徍瞬粐?yán)、把控不當(dāng)而引發(fā)的合同糾紛問題，并實(shí)現(xiàn)自合同合理簽訂到履行環(huán)節(jié)的全流程管理。項(xiàng)目正式實(shí)施前會(huì)進(jìn)行招投標(biāo)工作，以此選擇和確定最佳的合作伙伴。確定中標(biāo)人后，招標(biāo)人會(huì)與中標(biāo)人簽訂合同，合同內(nèi)容中的各項(xiàng)條款應(yīng)保持完全一致。但就實(shí)際情況來看，部分企業(yè)在實(shí)施合同管理內(nèi)部控制時(shí)，出現(xiàn)招標(biāo)人和中標(biāo)人合同條款內(nèi)容不一致的情況，如部分項(xiàng)目合同單價(jià)、總價(jià)及部分項(xiàng)目費(fèi)率約定等與招標(biāo)文件不一致。由于中標(biāo)人是嚴(yán)格按照合同內(nèi)容履行的，所以當(dāng)合同內(nèi)容不一致時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)矛盾糾紛問題的發(fā)生。造成該問題的根源是企業(yè)合同管理內(nèi)部控制不到位，招投標(biāo)文件對合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容規(guī)定不清晰、不明確，最終導(dǎo)致中標(biāo)人對合同條款的理解產(chǎn)生偏差。

1.3 合同內(nèi)容不明確，關(guān)鍵條款缺失

企業(yè)合同管理內(nèi)部控制是企業(yè)結(jié)合自身生產(chǎn)經(jīng)營和實(shí)際管理需求而采用的一種管理方法，旨在避免合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)糾紛，以及對企業(yè)正常運(yùn)營產(chǎn)生的不利影響。在企業(yè)雙方簽訂合同時(shí)，為避免各類糾紛問題的發(fā)生，必須對合同主體、交貨與履行時(shí)間、價(jià)格與支付條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收及知識產(chǎn)權(quán)、違約責(zé)任、賠償?shù)纫幌盗袉栴}進(jìn)行明確，這樣才能在問題出現(xiàn)時(shí)有相應(yīng)的條款依據(jù)可參照。但由于部分企業(yè)合同管理內(nèi)控不到位，導(dǎo)致合同內(nèi)容中的關(guān)鍵條款缺失，最終給企業(yè)帶來不可挽回的損失。如若合同中的交貨時(shí)間、履行時(shí)間沒有明確，勢必會(huì)對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成負(fù)面影響，且合同條款中未能明確規(guī)定，企業(yè)也無法追究合作企業(yè)的法律責(zé)任。如果合同條款中的價(jià)格與支付條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任及賠償?shù)葪l款不明確，當(dāng)企業(yè)收到的貨物存在質(zhì)量問題，或?qū)嶋H價(jià)格高于前期商議價(jià)格時(shí)，也無法進(jìn)行有效問責(zé)。正是由于合同內(nèi)容的不明確，關(guān)鍵條款缺失，導(dǎo)致合同雙方的責(zé)任無法界定，引起更多矛盾和糾紛，不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

1.4 合同管理基礎(chǔ)性工作薄弱

合同管理基礎(chǔ)性工作包括簽章、用印、編號、臺賬及歸檔等內(nèi)容，合同條款確定完畢后，由公司法定代表人或授權(quán)代理人簽字蓋章，如果企業(yè)合同管理內(nèi)部控制工作實(shí)施時(shí)，未能對對方代理人的身份進(jìn)行確認(rèn)，導(dǎo)致簽字蓋章的人并非相關(guān)權(quán)利人或沒有授權(quán)委托時(shí)，就無法保障合同效力。即使是對方相關(guān)權(quán)利人簽字蓋章后，合同用印沒有加蓋公司印章也會(huì)影響合同效力，這類不良問題的出現(xiàn)都會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展帶來不良影響。此外，合同編號能夠有效區(qū)分每份合同，且能夠提升合同管理效率。但部分企業(yè)實(shí)施合同管理內(nèi)部控制的過程中，并未對合同編號進(jìn)行仔細(xì)核對和檢查，導(dǎo)致合同缺少編號、各部門合同編號不一致等問題頻發(fā)，這無疑給了不法分子利用編號漏洞制定虛假合同的可乘之機(jī)。同時(shí)，合同臺賬也是企業(yè)合同管理內(nèi)部控制的重要工作內(nèi)容，通過對合同的分類、整理及跟蹤，能夠提升合同管理規(guī)范性。但部分企業(yè)在實(shí)施合同管理內(nèi)部控制時(shí)，沒有明確臺賬登記要求和建立統(tǒng)一的合同履行臺賬，或是沒有對合同及時(shí)登記臺賬，這容易導(dǎo)致合同文本的遺失，也會(huì)引起多種風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生［2］。

1.5 超范圍履行合同

企業(yè)合同管理內(nèi)部控制能夠通過加強(qiáng)合同管理來避免多種風(fēng)險(xiǎn)問題，但在企業(yè)合同管理過程中，仍然存在超范圍履行合同的情況。超范圍履行合同主要是指合同到期后并未及時(shí)地簽訂和超過合同范圍支付兩種類型。通常情況下，合同到期時(shí)應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審批，且雙方確定繼續(xù)合作后才能增加合同履行周期，如果該工作過程中，未能與對方協(xié)商或沒有經(jīng)過內(nèi)部審批，那么就會(huì)影響合同執(zhí)行的效力。同時(shí)，兩家企業(yè)合作過程中，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槭袌霭l(fā)展情況和其他因素影響而變更合同條款，如果企業(yè)合同管理人員未能對變更的條款進(jìn)行細(xì)致審查，那么當(dāng)條款存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，就會(huì)對公司的合法權(quán)益產(chǎn)生損害。此外，合同簽訂完成后，企業(yè)也應(yīng)加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制工作，對超范圍履行合同進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)控，以此了解對方實(shí)際履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)超范圍合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)，但部分企業(yè)并未做好該項(xiàng)工作，就無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)隱患，容易導(dǎo)致企業(yè)受到法律訴訟［3］。

2 企業(yè)合同管理內(nèi)部控制問題的優(yōu)化對策

雖然企業(yè)合同管理內(nèi)部控制能夠提升合同管理效率和質(zhì)量，也能保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，但通過研究得知，部分企業(yè)的合同管理內(nèi)部控制工作中存在著多種不足。這類問題不僅無法保障企業(yè)合法權(quán)益和實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，也會(huì)對公司發(fā)展造成不利影響。因此，企業(yè)應(yīng)采取如下措施：

2.1 做好合同內(nèi)容實(shí)質(zhì)性審查

為避免發(fā)生合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容與招投標(biāo)文件不一致的問題，企業(yè)應(yīng)建立健全合同審核流程和審查制度。合同中的條款內(nèi)容和涉及部門較多，為了保障合同中的每一項(xiàng)條款的合理性，企業(yè)應(yīng)合理劃分不同部門的工作職責(zé)和內(nèi)容［4］。其中合同經(jīng)辦部門主要負(fù)責(zé)審查合同審批程序是否合規(guī)、報(bào)審資料是否一致、合同格式是否規(guī)范、合同訂立程序是否具有法律效力等；財(cái)務(wù)部門則主要負(fù)責(zé)與資金活動(dòng)有關(guān)的工作內(nèi)容，細(xì)致審查合同中的結(jié)算條款，避免后續(xù)在資金結(jié)算時(shí)出現(xiàn)糾紛；法律事務(wù)管理部門主要審查合同中的免責(zé)條款、合同管轄權(quán)是否合法、合規(guī)，是否滿足公司合同管理要求。最后再由合同管理部門進(jìn)行全面性的審查和把控，在該過程中，如果發(fā)現(xiàn)存在問題的條款，經(jīng)辦部門應(yīng)對該問題進(jìn)行調(diào)整，再由相關(guān)部門對該條例重新報(bào)請決策。

2.2 加強(qiáng)合同補(bǔ)簽問題管控

為了避免合同補(bǔ)簽而引發(fā)的各類問題，企業(yè)必須制定嚴(yán)格的合同補(bǔ)簽標(biāo)準(zhǔn)和制度，如果該業(yè)務(wù)領(lǐng)域在年度內(nèi)的補(bǔ)簽率較高，為了避免不良問題的發(fā)生，企業(yè)合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對該業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合同管控和監(jiān)督。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)嚴(yán)格限定補(bǔ)簽適用場景，由于企業(yè)在發(fā)展過程中容易受到外部市場環(huán)境變化的影響，為了保障企業(yè)權(quán)益，企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定只有在緊急突發(fā)事件、緊急采購需求等情況下，才能夠根據(jù)實(shí)際情況和相應(yīng)原則進(jìn)行補(bǔ)簽。此外，為了避免補(bǔ)簽條款存在影響企業(yè)發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)因素，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對補(bǔ)簽合同的審核和監(jiān)督，為保障監(jiān)督質(zhì)量，企業(yè)合同管理部門應(yīng)與財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門及紀(jì)檢部門等多個(gè)部門加強(qiáng)溝通和合作，共同完成該項(xiàng)工作，以此提升合同管理內(nèi)控工作的效率和質(zhì)量［5］。

2.3 實(shí)現(xiàn)合同全過程閉環(huán)管理

合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)存在著許多不可控因素，為了保障企業(yè)權(quán)益，企業(yè)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)合同全過程的閉環(huán)管理，借此規(guī)避多種風(fēng)險(xiǎn)所帶來的不利影響。首先，合同簽訂時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)先對合作企業(yè)的經(jīng)營許可、資質(zhì)及資金能力等情況開展詳盡調(diào)查，以此了解合作企業(yè)的實(shí)力和信譽(yù)。當(dāng)通過調(diào)查確定能夠與其合作時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)企業(yè)雙方商談結(jié)果擬定合同草稿，擬定后將合同提交上級部門審批，審批通過后簽訂合同。如若審批未能通過，就不能輕易簽訂合同。其次，履行合同時(shí)，企業(yè)必須根據(jù)合同條款約定來履行，且要對合同履行的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)督和管理。第三，當(dāng)合同爭議不可避免時(shí)，為了保障企業(yè)雙方的權(quán)益，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)向管理者進(jìn)行匯報(bào)，企業(yè)雙方管理者再對存在爭議的內(nèi)容進(jìn)行商議，如果協(xié)商達(dá)成一致后，則應(yīng)該在合同中加入新的條款；如果未能達(dá)成一致，雙方就必須根據(jù)合同中說明的爭議解決方式的條款來執(zhí)行。最后，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制基礎(chǔ)性工作，合理完成編號審查、合同臺賬及歸檔等工作［6］。

2.4 加強(qiáng)合同管理內(nèi)控制度宣傳

合同管理內(nèi)部控制制度的落實(shí)需要相應(yīng)的管理人員來完成，所以管理人員的能力對工作質(zhì)量也有著重要的影響。因此，為了規(guī)范和約束管理人員的工作行為，企業(yè)除了要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，還應(yīng)定期組織相關(guān)管理人員的培訓(xùn)工作，從培訓(xùn)中讓其學(xué)習(xí)了解關(guān)于合同管理所涉及的法律法規(guī)、內(nèi)控規(guī)范及管理制度。當(dāng)管理人員具備專業(yè)知識和能力，也明確了解企業(yè)合同管理的具體要求，不但可以在合同審查時(shí)及時(shí)地發(fā)現(xiàn)潛在隱患和風(fēng)險(xiǎn)，還能最大限度地規(guī)避違法違規(guī)現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.5 動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同履行情況

為了掌握合同履行進(jìn)展和避免履行時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)問題，企業(yè)必須加強(qiáng)合同履行的動(dòng)態(tài)監(jiān)控工作。企業(yè)合同經(jīng)辦部門需要定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，并將監(jiān)督情況記錄下來形成報(bào)告，定期將該報(bào)告上報(bào)合同管理部門和負(fù)責(zé)人。在報(bào)告遞交后，合同管理部門也應(yīng)細(xì)致分析報(bào)告內(nèi)容，掌握合同雙方是否按照合同約定正常履約。此外，在合同結(jié)算時(shí)，其結(jié)算程序也應(yīng)符合企業(yè)內(nèi)部管理制度要求，如果存在不符合要求的問題，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，以確保合同履行過程的規(guī)范性［7］。

3 結(jié)語

合同管理是保障企業(yè)合法經(jīng)濟(jì)權(quán)益的重要手段，通過加強(qiáng)合同管理內(nèi)控工作，能夠減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)問題和法律糾紛。但就目前情況看，部分企業(yè)該項(xiàng)工作仍然存在不足，不利于企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級工作的推進(jìn)。因此，在新時(shí)代企業(yè)要想獲得更為長遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須正視自身合同管理內(nèi)部控制中的弊端，并通過科學(xué)的合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容審查、補(bǔ)簽管控、全程閉環(huán)管理及動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同履行情況的措施，提升合同管理內(nèi)部控制質(zhì)效，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)。

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［作者簡介］張瑞平，女，山西呂梁人，山西焦煤霍州煤電集團(tuán)呂梁山煤電有限公司，中級經(jīng)濟(jì)師，本科，研究方向：合同管理。