超大型企業集團采購業務穿透式財務管控體系構建實踐

張翠娥　包勇

摘要：以合同和發票為切入點，研究超大型企業集團采購環節的風險防控，針對采購業務中“未實現系統化、線上化控制，采購結算環節證據鏈不完備、不串聯”等問題，聚焦經濟業務過程中的信息要素，推進企業集團客商信息池、發票信息池和合同信息池建設，構筑從供應商管理、合同管理、發票結算、賬務處理全程線上可監控、可分析的采購端閉環管理穿透式財務管控體系。通過穿透式監督的數據承載及分析能力，對合同、發票等經濟行為的法定依據實行統一結構化管理，實現對集團內外部跨層級、跨地域、跨行業的經濟業務風險的穿透式分析，避免信息不對稱和風險積累，有效構建由預警及監控組成的多維監督機制，為大型企業集團進一步探索財務智能風險防控、加強合規管理和支撐經營管理決策提供參考和實踐借鑒。

關鍵詞：合同管理；超大型企業集團；穿透式監督；財務管控

0 引言

采購環節是經濟業務開展的重點風險領域，而采購結算財務管控作為采購業務整個過程中的重要一環，不僅是采購流程的終點，更是確保資金安全、防范腐敗風險的關鍵環節。

合同是企業經濟業務結算行為的唯一法定依據，其管理貫穿企業生產經營各環節，伴隨企業運營全過程。發票是企業經濟業務開具、收取的收付款憑證，是會計核算的原始依據，其管理關系企業經營成果的核算及涉稅相關事宜。若缺少二者的統一集中管理平臺，將帶來合同與發票管理參差不齊，合同與發票管理線下環節多、風險大，以及缺少對各類經濟合同、各類發票的有效監控手段等問題。這一局面更進一步造成了經濟業務全流程穿透式監督的斷點、斷線、不閉環，并且由于無法將財務、內控、合規管理要求通過信息化手段嵌入合同要素、合同執行、發票報銷、入賬等環節，造成穿透式監督的信息化水平不高。

打造基于合同、發票的統一集中管理平臺具有迫切性，通過經濟業務信息載體匯集全量數據，能夠為穿透式監督提供數據支撐。所構建的穿透式監督體系，可為大型企業集團的風險管理和內控管理提供系統化、可操作的平臺樣本。通過實施穿透式監督，大型企業集團能夠實現對內部運營、管理流程的全面審視和深度剖析，從而有效識別潛在風險，構建更加嚴密的風險防控體系。同時，該體系通過強化內部控制，可促進企業治理結構的完善，顯著減少權力尋租和利益輸送的可能性。這不僅有助于大型企業集團自身的合規經營和健康發展，更共同為全社會營造了公平、透明、高效的營商環境，對推動整個行業的規范化、高質量發展具有深遠的影響。

1 文獻綜述

采購業務穿透式監督作為一種深度、全面的內部審計與管理控制方式，旨在通過追蹤采購活動全過程，從源頭到終端，實現對采購成本、效率、合規性等多維度的精細化監管。近年來，隨著企業風險管理意識的提升和信息技術的發展，采購業務穿透式監督的研究逐漸受到學術界的關注。

1．1 風險管理理論

風險管理理論強調在風險存在的情況下，如何將風險造成的損失降至最低。合同管理是落實企業內部控制和風險管理的核心業務[1]。企業通過對合同和發票進行集中統一管理，可以更好地識別、評估和控制與合同和發票相關的風險。這包括識別潛在的合同違約風險、發票欺詐風險等，并采取相應的風險防控措施，如建立嚴格的合同審批流程、發票驗證機制等，以降低這些風險對企業的影響[2]。

1．2 內部控制理論

內部控制理論要求企業建立一系列自我調整、約束、規劃、評價和控制的方法、手續與措施，以保障企業目標的實現。隨著信息技術的不斷發展，企業內部控制迎來了全新變革，智慧內控成為企業風險管理的最新課題[3-4]。合同和發票作為企業重要的經濟活動和財務憑證，對其進行集中統一管理有助于確保這些活動的合規性和準確性。通過建立完善的合同管理制度、發票管理制度等內部控制措施，企業可以規范合同管理流程、提高發票管理的效率和準確性，從而保護企業的資產安全、提高財務信息質量。采購業務穿透式監督恰好體現了這一理念，通過對采購流程的全方位監控，強化內部控制的有效性。

2 案例簡介

B企業集團伴隨著近年聯合重組業務體量急劇上升，針對采購經濟業務中“未實現系統化、線上化控制，采購結算環節證據鏈不完備、不串聯”等問題，建立穿透式的財務管控體系勢在必行。聚焦經濟業務過程中的信息要素，緊盯采購結算各環節，分階段有序推進全企業集團客商信息池、發票信息池和合同信息池建設，構筑穿透式財務管控能力體系，打造覆蓋全集團各層級公司從供應商管理、合同管理、發票結算、賬務處理全程線上可監控、可分析的采購端閉環管理，通過合同、票證、資金及賬務數據全鏈路貫通，有效實現B企業集團穿透式監督管理要求，為集團經濟業務風險管控和內控體系能力提升夯實基礎，見圖1。

本實踐研究通過向業務的前端延伸并豐富監督信息載體，搭建平臺收集儲存發票信息及合同備案信息，從而使采購結算的證據鏈完備，并運用技術手段，實現風險監測、結算控制、查驗及識別的自動化，從而構建穿透式監督能力體系。

3 采購端穿透式財務管控平臺設計

3．1 總體思路和建設目標

為進一步將監督觸角向經濟業務前端延伸，B企業集團共享服務中心首先搭建票聯平臺，通過共享服務中心匯聚全口徑采購發票數據，使財務結算所依據的發票信息第一時間有真實、可靠的信息源，支撐發票的自動查驗、自動認證、排重和異常監控。其次再通過構建統一合同管理平臺，實現“結算必依合同、無合同不結算、無合同不付款”的在線強控，有效保障了經濟業務采購結算的合法合規，豐富穿透式監督的信息載體，最大限度地降低整體采購結算風險的穿透式監督能力體系。再者串聯“合同+發票+客商信息+資金收付+賬務處理”的多維度數據，橫向貫通經濟業務各環節，形成智慧合同數據中臺，為多維度發票、合同監測分析奠定基礎，促進經營合規，形成集團公司穿透式監督能力體系。

3．2 平臺架構與功能設計

3．2．1 票聯平臺

通過搭建票聯平臺匯聚采購發票池，實現發票的智慧化管理，支撐購銷數據調用、支持數據分析及價值挖掘。發票池功能流程設計主要涉及（共享服務中心、業務部門、供應商）3個主體，這些主體通過票聯平臺的有效整合。發票池功能主要包括發票收集、發票識別、發票認證及狀態更新，通過發票信息的收集、傳遞、比對等實現將內控合規要求嵌入系統，確保穿透式監督線上化、系統化高效運作，見圖2。

票聯平臺通過稅局和外部供應商，實現發票全要素獲取、發票狀態更新、發票認證自動發起并反饋，從而構建一個匯集全量發票信息和狀態的發票信息池。票聯平臺內嵌光學字符識別（OCR）技術，自動識別由業務部門通過采購系統傳遞的紙質、電票中的發票號碼、代碼及數量等關鍵信息，匹配后的發票票面信息自動與財務系統對接，減少錄入錯誤及提高審核效率，并基于自動識別信息與發票池進行交互，查詢發票認證狀態和真偽信息。同時，對相關認證、驗真結果及時反饋給相關責任主體，以便業務部門及時調整業務流程和合作關系，進而確保入賬發票信息真實可靠。

通過票聯平臺的自動收集、識別、驗真、排重等功能流程設計，并與財務系統的應付結算模塊聯動，確保采購結算環節的發票證據鏈完備，支撐購銷協同數據調用、支持數據分析及價值挖掘，進一步提升全集團發票信息的處理效率與穿透式監督效能。

3．2．2 合同信息管理平臺

穿透式監督能力體系中的合同信息管理平臺流程設計主要包括：財務系統、統一合同信息管理平臺和業務系統。這些系統通過智能化的流程協同工作，實現合同的智能化管理，補齊經濟業務開展的合同證據鏈、數據流。該合同池功能主要包括：合同備案、合同監測、合同結算控制，通過合同信息的傳遞、結算信息的處理、報支申請和結算審核等實現將內控合規要求內嵌入系統，確保穿透式監督線上化、系統化高效運作，見圖3。

在合同信息備案階段，針對部分無業務系統支撐經濟業務，支持人工錄入合同要素并上傳文本，并通過NLP（自然語言處理）技術自動校驗，確保錄入信息與文本信息一致。同時支持與前端業務系統集成，業務系統合同數據通過接口傳輸。在合同的傳遞和結算信息處理階段，合同池通過與財務系統和業務系統的對接，自動完成合同信息的傳遞和結算信息的處理。這一過程不僅提高信息傳遞的效率，而且降低因人為操作導致的錯誤風險。備案合同信息隨機抽取關鍵信息要素，利用智能監測技術，對合同的執行情況進行實時跟蹤和監控，確保合同執行、結算的合規性。合同結算控制是合同池的核心功能之一。通過與財務系統應付模塊聯動，對多次結算合同結算總金額超限進行強控，杜絕開口合同，確保采購結算環節的合同證據鏈完備，實現“結算必依合同、無合同不結算、無合同不付款”的在線強管控，要求集團各層級公司全面覆蓋執行。

4 建設實踐與推廣覆蓋

4．1 項目建設歷程

為構建全集團基于“合同+發票+客商信息+資金收付+賬務處理”全鏈路經濟業務穿透式監督能力體系，結合覆蓋公司范圍大、集成業務系統多、結算嵌入深、各公司管理差異大等特點，本著“整體設計、分步實施”的原則，更好地貼合集團公司及各子公司的管理訴求。

B企業集團共享服務中心2018年底啟動票聯平臺一期建設，歷時11個月完成外部供應商選型、集成方案、可研報告編制，系統開發與測試，2019年9月底完成票聯平臺一期功能建設，實現獲取進銷項增值稅發票等全要素信息，建立集團統一管理的發票數據庫，在實現發票結算、財務審核自動化處理的同時，支持購銷結算協同、稅務管理及集團公司穿透式監督。2020年8—10月啟動票聯平臺二期建設，增加通過普票四要素獲取全要素的信息通路，實現敏感信息、普票驗真等優化功能，進一步增強發票環節的穿透式監督能力。2021年2—8月啟動票聯平臺三期建設，根據各方業務需求，定制開發數據服務產品。

在此基礎上2021年8月啟動集團統一合同信息管理平臺建設，2022 年6月完成合同信息備案及結算控制建設，2022年底完成合同監測建設的時間安排，采取平臺功能建設與財務系統及其他周邊系統改造同步并行，縮短建設周期，充分利用NLP、區塊鏈新技術，實現關鍵信息的自動識別異常提示及備案內容可追溯可信任。

4．2 運營保障機制

配套的運營保障機制是穿透式財務管控平臺落地實施和覆蓋推廣中不可或缺的重要保障，根據不同業務需要設計日常的管理流程和處理機制，并根據平臺功能的迭代升級靈活配置、持續優化，運營機制已納入常態化運轉。

4．2．1 差異化業務處理機制

建立差異化業務確認處理機制是確保發票和合同管理規范性和高效性的重要舉措。通過結合各公司的實際情況和需求，設計滿足風險管控要求的個性化處理模式[5]，并明確確認審批機制和跟蹤機制，確保發票和合同管理的流程更加符合企業的實際需求，提高運營效率，降低合規風險。

4．2．2 統一客服機制

建立面向全集團各級公司的統一客服機制，設計電話專線、微信公眾號、標準問題庫自助、集中培訓及視頻講解等多維客服形式，形成常態化服務機制，實現發票信息及合同備案處理的規范高效。

4．2．3 系統運維管理流程

建立票聯平臺、合同平臺系統運維管理流程及機制，明確系統集成對接、規則維護、故障保修、數據變更及授權管理等方面的處理流程、方式及內部解決機制，確保系統的日常正常運轉。

4．2．4 敏感詞、白名單管理規則與要求

根據相關法律法規要求、紀委監督執紀等穿透式監督要求，及時更新調整發票信息敏感詞庫，實現相關穿透式監督管理要求動態系統化、控制線上化。建立采購結算合同白名單管理運行規則及要求，對全集團各賬套無合同白名單規則的管理授權進行收集明確，建立規則調整的集中統一管理機制。

5 實施效果

穿透式財務管控監督能力體系建設的成功應用得益于其強大的數據承載及分析能力。基于票聯平臺、合同平臺強大的數據聚合能力，一方面實時掌握全集團采購發票、合同動態；另一方面緊跟公司治理大數據中心建設步伐，對合同、發票、結算等前后端關聯數據進行深度挖掘，提供多維度多類型數據動態展示，通過數據賦能、數據管理、數據決策，為集團總部各職能及各級公司提供管理支撐。

穿透式監督能力體系已實現集團各級公司全覆蓋，其中發票池累計查驗、排查發票186．96萬張、敏感詞庫1 015個，排查發現存疑問題發票1．84萬張。合同信息管理平臺累計集成221個業務系統，累計完成553．54萬個合同信息管理，攔截采購結算合同未信息登記11．46萬次，攔截涉及禁入客商名單合同140個。

5．1 在線功能強管控

通過合同信息管理平臺與標財系統聯動，嵌入在線結算流程，實現“無合同不結算、結算必依合同”的在線強控，最大限度降低合同結算風險。各級子公司以財務系統為基礎，以合同備案為關鍵信息要素，加快實現業務系統與標財系統、合同信息管理平臺的對接和信息交換，重點加強對業務單據和業務審批過程的留痕，實現資金結算的業務發起、財務審核、支付監控及賬務處理的全流程線上操作，全面杜絕舞弊空間，形成全流程管控。財務系統通過票聯平臺中的發票明細信息及賬務信息，實現在線的普票自動驗真、排重，并設置敏感詞庫，攔截潛在問題發票，確保入賬信息真實可靠。

5．2 事前分析預警機制

票聯平臺、合同信息管理平臺與客商平臺對接，通過客商代碼系統、監察系統、合同系統、發票識別系統的對接聯動，實現禁入客商的在線禁入控制，凡涉及禁入客商的發票、合同均無法進行后道環節，并及時向相關用戶發送預警通知，實現禁入客商攔截的端口前置，及時發現并預警潛在的風險點和問題，為企業提供寶貴的時間窗口來采取相應的預防和應對措施。此外，針對集團其他重點管控項目，比如是否招投標、是否集團外貿易、咨詢合同是否報備等功能均嵌入合同平臺在線信息管理的處理流程，在提請支付之前就進行控制，實現對集團重點管控項目的穿透式監督。

5．3 事后分析預警與報告推送機制

通過獲取的全集團發票全量信息，對相關報銷過程中認證、排重、明感詞攔截情況進行統計分析，形成涉稅風險提示[6]，為穿透式監督提供相關信息依據。對合同信息、結算信息、發票信息、合同要素與文本識別結果進行清洗、優化、統一，再進行比對分析，識別可能存在風險。基于數據中臺的ADS（數據應用層）風險數據模型建立滿足業務需求的數據服務，構建大額合同分析、合同異常模型、應招未招模型、付款異常模型、客商資質檢測模型等穿透式監督分析工具矩陣，提供大額合同的業務過程和計算跟蹤、合同關鍵要素與文本識別不一致提示、異常客商提示等穿透式監督預警提示體系。

6 結語

在建設采購端穿透式財務管控體系過程中，B企業集團共享服務中心十多年在業財融合和數據標準治理方面的經驗累積，及財務共享模式本身集約化的管理和規范化的推進在項目建設整體框架設計、推廣應用及串聯數據深度挖掘等方面發揮重要作用，同時牽引集團經濟業務的內部管理和運營流程發生質的改變，并實現經濟業務全流程穿透式監督平臺化、規范化、自動化。穿透式監督能力體系的引入還促進集團內部管理的精細化和規范化，促進及時發現和解決管理中的問題和漏洞，從而改善內部管理的效率和效果，也增強員工的風險意識和合規意識，促進企業文化的健康發展。

參考文獻

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收稿日期：2024-03-22

作者簡介：

張翠娥，女，1981年生，碩士研究生，會計師、注冊會計師，主要研究方向：財務共享建設。

包勇，女，1976年生，碩士研究生，高級會計師，主要研究方向：財務共享建設。