大數(shù)據(jù)時代背景下檔案精細(xì)化管理實踐

陳宇娟

摘要：醫(yī)療質(zhì)量精細(xì)化管理是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的必然要求，也是公立醫(yī)院績效考核背景下的必然舉措。大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)療機(jī)構(gòu)結(jié)合公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展和三級公立醫(yī)院績效考核的要求對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，是保持醫(yī)院核心競爭力的有力保障，也是當(dāng)今醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的一個重要部分。本文探討新形勢下創(chuàng)新質(zhì)量管理模式在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中的實踐，為綜合性公立醫(yī)院檔案精細(xì)化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；大數(shù)據(jù)；檔案；質(zhì)量管理；精細(xì)化管理

檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片并輔以文字說明的歷史記錄，是顯現(xiàn)歷史印記的重要展現(xiàn)平臺、形式。近年來，各級公立醫(yī)院認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示批示精神，積極創(chuàng)新檔案智能化質(zhì)量管理，不斷推動檔案管理工作提質(zhì)增效。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案精細(xì)化管理的重要性

隨著社會進(jìn)步，大數(shù)據(jù)已成為重要的科技驅(qū)動力量。“大數(shù)據(jù)是指無法在一定時間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具對其內(nèi)容進(jìn)行提取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。”[1]大數(shù)據(jù)背景下，全社會各方面的檔案工作也沿著更規(guī)范化方向前進(jìn)，但仍不同程度存在管理理念陳舊、管理手段簡單、制度不夠健全等問題。這些問題成為影響檔案管理質(zhì)量提升的瓶頸。在大數(shù)據(jù)時代，如何聚焦問題導(dǎo)向、運(yùn)用智能化手段促進(jìn)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理、推動當(dāng)前檔案管理提質(zhì)增效，已成為當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展必須面對和解決的問題。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在的不足

醫(yī)院是以醫(yī)療業(yè)務(wù)為中心的技術(shù)性事業(yè)單位，一直以來，醫(yī)院普遍存在重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展、重經(jīng)濟(jì)效益、重醫(yī)療質(zhì)量而對醫(yī)院檔案管理比較忽略等現(xiàn)象，具體如下。

（一）缺乏完善的檔案管理機(jī)制

“檔案這項工作做好了，可以說是惠及億萬民眾、利及千秋萬代。”[2]新形勢下檔案管理工作的重要性已經(jīng)凸顯，但由于醫(yī)院中醫(yī)療質(zhì)量占據(jù)主導(dǎo)地位，因此仍然存在沒有完善的檔案管理體系來推動檔案管理規(guī)范化管理的現(xiàn)象。因為缺乏健全的管理機(jī)制，在對檔案工作人員進(jìn)行管理時主體責(zé)任不明確，遇到問題時經(jīng)常出現(xiàn)相互推諉的情況。同時，對各部門的檔案收集管理缺乏統(tǒng)一的管理制度，不能進(jìn)行有效規(guī)范，不能針對各科的實際情況進(jìn)行有效評估，導(dǎo)致檔案工作人員崗位職責(zé)只有宏觀層面的內(nèi)容，微觀方面欠缺，在檔案精細(xì)化管理方面呈現(xiàn)不細(xì)化、不全面的現(xiàn)象。部分科室由于缺乏專門的檔案人員設(shè)置，不能自覺參與內(nèi)部管理，內(nèi)控意識不強(qiáng)，難以實現(xiàn)有效的制衡與監(jiān)督。

（二）缺乏先進(jìn)的檔案管理理念

隨著大數(shù)據(jù)時代信息的爆炸性增長，傳統(tǒng)的檔案管理方法難以實現(xiàn)最優(yōu)化的效能，進(jìn)而影響檔案精細(xì)化分析與引導(dǎo)的科學(xué)性。因此，檔案工作者應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作方法，“力求緊跟大數(shù)據(jù)時代檔案文化建設(shè)的新形勢、新要求。”[3]由于醫(yī)院中專業(yè)、高學(xué)歷的檔案管理人員普遍較少，大部分檔案管理員缺乏理論基礎(chǔ)指導(dǎo)，檔案建設(shè)的 “外圍理論”基礎(chǔ)較為薄弱，尚未形成具有支撐功能的信息化檔案知識理論構(gòu)架，在日常檔案管理工作中他們往往更傾向于通過實際經(jīng)驗來積累管理智慧，而非深入研究和創(chuàng)新管理理論。這使他們檔案 “核心理論”呈現(xiàn)碎片化的特征且缺乏檔案系統(tǒng)理論建構(gòu)，無法及時把握人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在檔案管理中的傳播趨勢，無法將先進(jìn)的管理理念滲透到各個檔案具體業(yè)務(wù)內(nèi)容中去，導(dǎo)致檔案管理產(chǎn)生明顯的局限性。而先進(jìn)的檔案管理理念是實現(xiàn)檔案管理提質(zhì)增效的前提和基礎(chǔ)，醫(yī)院必須要創(chuàng)新檔案管理理念，對檔案管理模式進(jìn)行良好的改造，才能推動檔案管理更好地適應(yīng)時代的發(fā)展。

（三）高素質(zhì)的檔案人員缺乏，導(dǎo)致算法精細(xì)化與真實管理出現(xiàn)偏差

在實際應(yīng)用中，大數(shù)據(jù)與人工智能背景下的檔案精細(xì)化管理仍然存在盲區(qū)。由于傳統(tǒng)觀念的束縛，導(dǎo)致很多醫(yī)院忽視檔案工作人員素質(zhì)能力在醫(yī)院檔案管理建設(shè)和發(fā)展中的重要性。社會的不斷發(fā)展對檔案管理崗位人員的要求也越來越高，要求借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和人工智能語義、音視頻等技術(shù)，拓寬檔案精細(xì)化管理渠道并豐富檔案收集的來源。然而，目前很多醫(yī)院的行政管理人員數(shù)量相對不足，很多時候通過兼職在一定周期內(nèi)使用，缺乏系統(tǒng)的人員培訓(xùn)及人員經(jīng)驗?zāi)芰Φ某掷m(xù)累積，業(yè)務(wù)能力不高、信息化管理水平相對低下等現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了檔案精細(xì)化管理的發(fā)展。

（四）缺乏智能化的管理模式

檔案管理質(zhì)量是衡量檔案管理水平、檔案工作人員核心能力、檔案服務(wù)工作效果的重要內(nèi)容。檔案精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)要建立完善的檔案質(zhì)量控制和持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，不斷提高檔案管理質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時代，基于微信公眾號、微博等產(chǎn)生的檔案信息，需要安全有效的智能管理模式實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行挖掘、研判，深入分析數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的系統(tǒng)性收集。為解決大數(shù)據(jù)形勢下檔案精細(xì)化管理所面臨的挑戰(zhàn)，必須要更好地將檔案管理實踐引向深入，需要檔案精細(xì)化管理模式的引導(dǎo)。然而，目前檔案精細(xì)化管理模式眾多，且尚無統(tǒng)一模式，如何構(gòu)建一個適宜的檔案管理模式，既能從理論高度有效指導(dǎo)檔案管理工作人員，又能更系統(tǒng)性、條理性地開展檔案管理工作，成為新的探索焦點(diǎn)。同時，檔案信息化水平存在安全隱患。比如，有可能存在檔案信息管理系統(tǒng)受到病毒攻擊、泄密等隱患。

（五）對檔案管理缺乏有效的智能化監(jiān)督

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理在內(nèi)部監(jiān)督方面還需要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。內(nèi)部監(jiān)督的全面性和監(jiān)督力度存在不足，主要問題為自我監(jiān)督持續(xù)性不強(qiáng)、自我監(jiān)督不到位等問題。由于內(nèi)部控制不完善，監(jiān)督管理檢查意識落后，醫(yī)院往往在檔案設(shè)備、設(shè)施上投入大量精力，卻在執(zhí)行過程中對政策落實不到位、執(zhí)行力不足，致使檔案管理內(nèi)部隱患無法得到解決，不能切中要害，極大影響了檔案管理事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

三、實現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理的具體措施

（一）健全檔案信息化管理質(zhì)控體系

檔案管理質(zhì)量控制執(zhí)行的效果主要取決于自身管理意識和管理水平的提高，在檔案精細(xì)化管理體系構(gòu)建中要充分宣傳貫徹、全員參與，保障檔案管理質(zhì)量控制體系發(fā)揮最大效能。應(yīng)堅持與時俱進(jìn)的原則，不斷提高檔案管理的信息化水平，使其能夠更好地適應(yīng)時代發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠的信息服務(wù)。可定期組織召開檔案管理專題辦公會，對標(biāo)對表上級檔案管理部門對檔案工作的要求，加強(qiáng)檔案整改提升，讓現(xiàn)代化檔案管理理念注入醫(yī)院檔案管理體系，為檔案精細(xì)化管理提供良好的環(huán)境。在強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量控制意識的同時，要加強(qiáng)對檔案精細(xì)化管理建設(shè)體系的宣貫工作，讓每位員工認(rèn)識到建立檔案管理質(zhì)量控制制度不僅是對其工作的要求，也是提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要手段。同時，宣傳部門應(yīng)積極加大檔案管理的宣傳力度，加強(qiáng)對相關(guān)人員檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，做好收集、整理的工作，使全院各層次工作人員充分意識到檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用，促進(jìn)檔案精細(xì)化管理的成功推進(jìn)。

（二）完善規(guī)章制度建設(shè)

完善檔案各項制度建設(shè)是治本之策、長遠(yuǎn)之舉，也是推進(jìn)檔案精細(xì)化管理工作建設(shè)常態(tài)化、長效化的根本保障。因此，縱深推進(jìn)檔案精細(xì)化管理，必須把檔案建章立制作為重點(diǎn)。要對已有的規(guī)章制度進(jìn)行全面梳理，建立并完善檔案信息化管理制度體系，如細(xì)化 《大數(shù)據(jù)時代檔案信息化工作制度》 《檔案 “AI+工作人員”崗位責(zé)任制》 《電子文件材料歸檔制度》 《檔案智能化庫房管理制度》 《檔案保密制度》 《信息化檔案借閱制度》 《檔案銷毀制度》等制度，堅持 “智能”“完善”與 “規(guī)范”相結(jié)合，充分運(yùn)用人工智能的優(yōu)勢和學(xué)習(xí)算法進(jìn)行傾向性分析，積極探索實踐，建立健全行得通、做得實、科學(xué)完備且操作性強(qiáng)的制度機(jī)制。要堅持問題導(dǎo)向，認(rèn)真梳理在檔案管理過程中暴露出的突出問題和工作中的短板漏洞，進(jìn)一步細(xì)化管控措施，補(bǔ)齊短板，夯實各項規(guī)章制度。以良好的機(jī)制驅(qū)動，形成靠制度激勵約束，以制度建設(shè)激活檔案管理干部隊伍的精氣神，確保檔案精細(xì)化管理常態(tài)長效。

（三）加強(qiáng)檔案綜合型人才隊伍和設(shè)施的建設(shè)

醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過強(qiáng)基固本，強(qiáng)化人才能力建設(shè)，注重內(nèi)部培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員在檔案精細(xì)化管理中的知識和理念。一是優(yōu)化提高檔案管理人才效能。一方面，通過業(yè)務(wù)驅(qū)動支撐檔案管理人才發(fā)展，確定精細(xì)化管理人才隊伍建設(shè)目標(biāo)，實現(xiàn)檔案管理人才發(fā)展與醫(yī)院發(fā)展的結(jié)構(gòu)性協(xié)同及時序性協(xié)同；另一方面，引進(jìn)優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為構(gòu)建良性互動的檔案業(yè)務(wù)布局提供堅實的人才和智力支撐。二是引進(jìn)檔案管理高級人才，滿足檔案精細(xì)化管理更為深入的管理需求，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)有效。三是加大內(nèi)外部培訓(xùn)力度。將培訓(xùn)資源適度向檔案管理的重要崗位傾斜，同時做到檔案管理崗位的全覆蓋，提升各部門檔案管理專業(yè)的知識水平與技能水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高效運(yùn)行。四是加強(qiáng)對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備的投入，配備必要的信息化數(shù)據(jù)采集設(shè)備，并對檔案管理系統(tǒng)和軟件進(jìn)行及時更新。

（四）成立檔案管理精細(xì)化質(zhì)控工作小組

醫(yī)院通過院科兩級層級管理，積極推進(jìn)全院相關(guān)的檔案管理制度體系建設(shè)，進(jìn)而達(dá)到專業(yè)、科學(xué)、高效、細(xì)致且個體化的精細(xì)化管理目的。全院設(shè)置檔案管理質(zhì)量管理監(jiān)督小組，并進(jìn)一步明確工作職責(zé)，統(tǒng)籌全院檔案精細(xì)化管理工作；整合全院力量將檔案管理質(zhì)量責(zé)任落實到各科室，每個科室指定一名檔案管理質(zhì)控組長，在科室層面成立科室檔案精細(xì)化質(zhì)控工作小組。每個科室檔案精細(xì)化質(zhì)控工作小組負(fù)責(zé)把控科室內(nèi)部檔案質(zhì)量管理工作，推動科室檔案質(zhì)控水平提升。進(jìn)一步細(xì)化規(guī)章制度，建立檔案管理質(zhì)控小組成員的工作職責(zé)，定期在院內(nèi)舉辦檔案業(yè)務(wù)分層培訓(xùn)，進(jìn)一步提升管理人員專業(yè)技術(shù)能力。嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，通過一系列相關(guān)制度的出臺、培訓(xùn)的實施等措施，促使檔案的精細(xì)化管理工作得到規(guī)范有序地推行，從而助推檔案的精細(xì)化管理。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院設(shè)立可行性檔案管理智能化考核指標(biāo)，開展檔案質(zhì)量管理規(guī)范自查自糾。每年年末進(jìn)行檢查評比，對各項考核數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行整理，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的有效統(tǒng)計和分析，確保精細(xì)化質(zhì)控管理成果常態(tài)長效。

（五）優(yōu)化技術(shù)升級，創(chuàng)新檔案質(zhì)量控制監(jiān)督信息化模式

醫(yī)院要扎實開展檔案管理質(zhì)量控制工作，將數(shù)據(jù)庫等信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案質(zhì)量控制管理中，及時實現(xiàn)檔案質(zhì)量控制管理數(shù)字化，為醫(yī)院檔案精細(xì)化管理提供堅實的基礎(chǔ)。充分發(fā)揮質(zhì)量控制信息化作為檔案管理 “保險鎖”的功能，創(chuàng)新檔案精細(xì)化管理質(zhì)量控制模式。一是強(qiáng)化激勵與考核機(jī)制。建立檔案精細(xì)化管理責(zé)任制，進(jìn)一步增強(qiáng)全體檔案管理工作者意識，壓實責(zé)任，強(qiáng)化對醫(yī)院各項檔案的管理。同時，配套相關(guān)的激勵與考核機(jī)制，對一些復(fù)雜程度較大、處理難度較高的檔案管理工作可納入專項的激勵，提高全院檔案管理團(tuán)隊的工作積極性與主動性，提高檔案精細(xì)化管理成效，實現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的提質(zhì)增效。二是通過多元主體進(jìn)行智能識別，進(jìn)一步優(yōu)化檔案利用服務(wù)流程來提升檔案管理。醫(yī)院業(yè)務(wù)部門與檔案部門加強(qiáng)協(xié)作，確保年度收發(fā)文件、記錄、紀(jì)要、合同簽訂等文件建檔完整、準(zhǔn)確、真實，做到規(guī)范細(xì)致。三是充分運(yùn)用信息背后的隱性關(guān)聯(lián)，促進(jìn)信息資源的傳遞及共享，使檔案質(zhì)量控制數(shù)據(jù)在醫(yī)院發(fā)展中的價值有效體現(xiàn)出來。依托檔案利用服務(wù)過程中的滿意度測評信息化平臺開展監(jiān)督，抓取相關(guān)信息數(shù)據(jù)檔案，對其進(jìn)行 “精準(zhǔn)畫像”，既可以發(fā)揮各部門檔案管理工作人員的主觀能動性，又可以調(diào)動全院各科室廣泛參與的積極性，更好推動檔案精細(xì)化管理的貫徹落實。

四、結(jié)束語

近年來，各級公立醫(yī)院現(xiàn)代醫(yī)院管理正在加快推進(jìn)，大力開展績效考核、狠抓精細(xì)化管理，并明確了高質(zhì)量發(fā)展的方向和內(nèi)涵。隨著現(xiàn)代社會科技迅速發(fā)展，用人工智能技術(shù)建設(shè)成熟的質(zhì)量管理模式有利于提升醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的水平。作為強(qiáng)有力的信息化手段，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案精細(xì)化管理工作提供全新的技術(shù)手段和治理方式，增強(qiáng)檔案精細(xì)化管理的效能。利用智能質(zhì)量控制促進(jìn)檔案精細(xì)化管理，實現(xiàn)向檔案利用人群進(jìn)行更加精準(zhǔn)化的服務(wù)推送，提供及時的信息和數(shù)據(jù)服務(wù)，既可以對常見的、多發(fā)的檔案管理問題進(jìn)行前瞻式管理，也可以對已經(jīng)發(fā)生的檔案管理問題進(jìn)行反思、復(fù)盤、整改，提升檔案精細(xì)化管理的質(zhì)量，實現(xiàn)后饋式檔案管理。引導(dǎo)醫(yī)院進(jìn)一步檔案精細(xì)化管理，持續(xù)推動檔案管理質(zhì)量的進(jìn)步。

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