某研究所合同管理的問題與改進

摘 要 業務類型的多樣性決定了需要簽訂不同類別的合同。從法律合規視角考量，某研究所合同管理中仍存在合同管理風險問題頻發，缺乏防控機制；多類型合同分而治之，缺乏協同機制；合同管理融合合規要素不夠，缺乏有效機制及合同管理流程不健全，缺乏高效機制等亟需解決的問題。通過搭建協同共治“一盤棋”的合同管理機構，劃分覆蓋業務“全類型”的合同類別分類，推進合規要素“深融合”的合同管理制度，設計運轉高效“端到端”的合同管理流程，制作預防風險“標準化”的合同規范文本及實施剛性約束“強監督”的合同監管機制，構建適應研究所完備高效的合同管理體系。在此基礎上，達到整改合同管理缺陷，預防合同風險，降低合同管理成本且形成長效機制的目的。

關鍵詞 合同管理；缺陷與改進；體系構建

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2024.02.007

合同是某研究所開展業務的紐帶和橋梁，是明確合同各方真實意思的表示，確定權利、義務和責任的基礎，是建立合作信任的保障。合同管理是規范合同簽訂、履行、變更、解除、轉讓及糾紛處理等合同管理全過程的運行機制。不規范的合同管理是引起合同風險、導致違約或者違規責任及造成損失的誘因，也是阻卻單位業務正常有序開展的重要因素。構建合同管理組織機構健全、合同管理制度體系完善、合同履行流程順暢及合同管理保障機制完備的合同管理體系對研究所規范合同管理具有重要意義。

一、某研究所合同管理的現狀

某研究所立足業務設計了合同管理的運行機制，基本能夠滿足研究所的業務運行。一是實行的是在合同歸口管理部門統領下各合同業務主管部門分類管理的機制。由合同歸口管理部門負責合同的頂層管理，承接上級主管部門對合同管理的要求和內外部審計發現的合同管理問題，并按業務分類分設六個合同業務主管部門貫徹落實合同管理的各項要求和工作任務。二是構建了“1+6”合同管理制度體系。由合同歸口管理部門頂層制定合同管理規定，明確合同管理的合規要求和管理框架，由六個合同業務主管部門在合同管理規定的基礎上，按照各自主管業務實際分別制定合同管理實施細則分類管理各類型合同。三是劃分覆蓋全業務的合同類型。按資金流向將合同分為支出合同與收入合同。按業務類型將合同分為科研、航空產品、物資采購、固定資產投資、科研保障、戰略合作、專項合同等合同類型，覆蓋全部業務范圍。四是設置了差異化的合同管理流程體系。由各合同業務主管部門按各自主管業務運行實際分別設置合同管理流程，各合同管理流程各自獨立運行，未形成緊耦合。

二、某研究所合同管理的問題

（一）合同管理制度體系設計不健全，缺乏改進機制

對單位而言，多種業務種類決定了合同類型的多樣性。單位會制定各類型的合同管理制度，形成合同管理規定統領，各種類型合同管理辦法協同的合同管理制度體系。表面上，合同管理制度體系看似對各類型合同均做了規范，但各類型合同難以形成統一的協同銜接機制，各自獨立運行，缺乏統一的管控機制，致使合同管理過于分散且加大了監管難度。合同管理制度體系存在缺陷，且缺乏改進機制，亟需構建統一規范的合同管理體系[1]。比如某研究所按合同類型分別制定了一級合同管理規定，二級裝備采購類合同、科研外協類合同、航空產品類合同、固定資產投資類合同、物資采購類合同、管理外協類合同、科研保障外協類合同及橫向協作類合同等管理辦法，看似對各類合同進行了規制，但缺乏緊耦合。

（二）合同管理風險問題頻發，缺乏防控機制

合同管理一直是風險問題頻發的領域，多數單位雖通過完善制度和優化流程進行管控，但管控效果不明顯，普遍性的風險問題仍不斷發生[2]。一是合同簽訂不規范。未將談判的內容全部寫入合同，或者出現內容不一致，或者簽訂背離招標文件實質性內容的合同，甚至出現倒簽合同情形。二是合同審查不仔細。合同缺少審查標準，完全依靠合同審查人員的判斷，合同審查不仔細，合同審查流于形式。三是合同執行監管不到位。合同簽訂后，完全由業務需求部門跟蹤執行，合同發生變更或者合同因特定情形致使無法履行時，未及時進行合同變更或者解除，缺少合同執行監管。四是合同違約不追究。當合同相對方出現履約不及時或者違反合同約定時，未及時依法定或者約定追究合同相對方的違約責任，致使追責訴訟時效期限屆滿而喪失主張權利保護的時效。五是合同驗收不嚴格。合同在驗收時缺少驗收標準，或者驗收標準不明確，或者未按驗收標準進行驗收，交付的合同標的物不滿足合同約定的質量標準或者技術要求。

（三）多類型合同分而治之，缺乏協同機制

有的單位為規范不同類型的合同，通常設置多個合同業務主管部門，并由各合同業務主管部門基于各自主管的業務制定不同的合同管理細則。不同的合同管理細則雖然在單位頂層合同管理規定的指引下分別制定，對各類型合同進行了規范，但各類合同在關鍵環節的管控上存在差異，有不同的審批角色和審簽流程，即使相同的管控環節，管理要求標準不一且各類型合同分而治之，缺乏協同機制，不利于合同規范管理[3]。

（四）合同管理融合合規要素不夠，缺乏有效機制

多數單位在制定合同管理制度時，往往在其上級主管部門規章制度的基礎上，結合自身管理實際進行適當的補充完善，管理框架基本遵循上級主管部門的制度。并未全面識別梳理合同法律法規、上級主管部門規章制度、內部控制指引及廉潔防控指引中涉及合同管理的合規要求與監管要求；也未將合規要求和監管要求與研究所合同管理實際相結合進行合規要素內化，并未有效將合同合規要求內化并融入合同管理制度流程中。

（五）合同管理流程不健全，缺乏高效機制

單位通常都會根據不同的收支合同類型設置差異化的合同管理流程，合同審查流程較為復雜，往往并未充分評估合同審查步驟的必要性，有些合同審查步驟流于形式，有些合同管理流程存在缺失，比如合同轉讓、合同履行核查、合同備案、合同歸檔及合同糾紛處理等流程存在缺失，雖有實際操作，但缺少制度流程支持。

三、某研究所合同管理的改進

（一）組織機構保障：搭建協同共治“一盤棋”的合同管理機構

搭建合同管理最高決策機構領導下，合同歸口管理部門頂層管控，合同業務主管部門分工負責，合同執行部門具體執行及合同管理支持部門協作配合的合同管理組織機構，形成協同共治“一盤棋”。一是合同管理領導機構統籌部署。單位的決策機構是合同管理的最高領導機構，決定合同管理的頂層規劃與合同管理策略制定，并研究部署合同管理的重大事項。二是合同歸口管理部門頂層實施合同管理。設置合同歸口管理部門，研究國家相關的法律法規和集團公司管理制度，并貫徹落實相關要求；制定并修訂沈陽所合同管理制度體系和頂層制度；負責合同模板的編制與管理；組織辦理合同法人授權委托；負責合同法律性審查，審查合同條款的完整性、合法性和嚴謹性；處理合同業務過程中的法律糾紛；組織開展重大合同備案工作；對合同業務過程進行指導、監督、檢查及負責合同管理信息系統的建設和日常管理。三是合同業務主管部門負責各自主管業務范圍內的合同管理。負責貫徹落實合同管理制度體系相關文件的要求；對合同體系未規定事項，結合各自業務特點，制定相應實施細則或者作業指導手冊；組織合同文本起草、審核和簽訂事宜；審核合同文本條款與中標或談判結果的一致性；負責各業務領域合同項目的履行、跟蹤、監控、驗收和合同履行績效評價；組織辦理合同收付款及發票結算業務；協助處理合同糾紛而進行的協商、調解、仲裁、訴訟等活動；組織合同項目全過程資料的匯總、歸檔及臺賬的建立、統計、上報等基礎工作及對合同履行過程進行監督和檢查。四是合同執行部門負責承辦具體的合同工作。配合自查工作，配合和接受歸口管理部門和監督部門的指導、監督和檢查；配合合同驗收；辦理合同業務相應電子流程，以及辦理合同全過程資料歸檔工作。五是合同管理支持部門。財務部負責審核合同價款的支付方式及稅率及辦理合同收付款工作。

（二）合同分類框架：劃分覆蓋業務“全類型”的合同類別分類

合同分類框架是覆蓋全部合同類型管理的基礎。一是按業務資金流向分類，將合同分為支出合同和收入合同。支出合同是日常活動所形成的有經濟利益流出的合同，收入合同是指日常活動所形成的有經濟利益流入的合同。二是按業務類型分類，將合同分為工程、貨物、服務或非采購類合同，并明確各類合同的含義，為管控各類合同打好基礎。

（三）合同制度體系：推進合規要素“深融合”的合同管理制度

以合同管理全過程為主線，系統梳理合同管理的法律法規、企業內控指引、廉潔防控指引，有關的內部規章制度和監管要求，并結合合同管理實際，提煉合同管理合規要素，并將合規要素融入合同管理制度和流程，構建一級管理規定、二級管理程序和三級管理細則的合同管理制度體系[4]。一是系統梳理合規要素，形成合同管理合規要素庫，并動態更新。全面梳理內外部合規管理的強制性義務和禁止性義務，且對合規義務進行描述，明確合規義務的來源及對應的法律后果；并結合合同管理實際從合規義務中拆分出合規管理要素，形成合規要素庫，為推進合規要素融入制度流程奠定基礎。二是將合規要素融入合同管理制度并植入業務流程。對合規要素進行分類，對標合同管理的關鍵環節和重點步驟，將按要求分類的合規要素融入合同管理制度，將能夠流程化的合規要素拆分成具體的步驟，植入合同管理流程[5]。三是構建合規要素融入合同管理全過程的“三級合同管理制度體系”。一級合同管理規定統領，二級合同簽訂程序與合同履行核查程序牽引，三級合同變更、解除與轉讓管理細則、合同備案管理細則、合同專用章管理細則、合同糾紛處理管理細則及合同歸檔管理細則配套的合同全生命周期管理制度體系。

（四）合同流程體系：設計運轉高效“端到端”的合同管理流程

立足合同全過程管理活動設計覆蓋全部合同類型的統一合同管理流程體系，徹底改變合同管理流程不協調與不高效的困境。一是合同準備流程。明確合同簽訂前應當準備的資料，包括合同文本及采購確定環節相關的資料，使合同談判的內容寫入合同文本，使合同內容確定具體。二是合同簽訂流程。按不同的合同類別設置不同的合同簽訂流程，明確各類合同的審批角色及審批標準，差異化設置合同簽訂流程，覆蓋全部類型的收支合同。三是合同備案流程。合同簽訂后，各合同業務主管部門將重大合同向合同歸口管理部門備案，合同歸口管理部門匯總形成合同備案情況，向上級主管部門備案合同。四是合同履行核查流程。按年度對已簽訂合同進行履行核查，識別合同履行過程中存在的問題和風險，及時進行合同風險評估和積極應對，避免合同違規或者違約導致重大損失發生[6]。五是合同變更、解除與轉讓流程。在合同履行過程中，因合同需求發生變化、客觀情況影響等發生合同變更、解除或者轉讓事由時，履行完相應手續后，按合同簽訂程序履行合同審批，達成合同變更、解除或者轉讓協議，及時調整合同各方責任和權利。六是合同驗收流程。按照合同約定的條件和時間完成合同階段性驗收和最終驗收，評價交付的合同標的是否滿足合同約定的標準。七是合同結算流程。合同驗收合格后，按照合同約定的結算時間和方式結算合同款項，履行付款義務。八是合同糾紛處理流程。因履行合同發生爭議，無法協商或者調解解決的，按照法律糾紛案件管理辦法及時通過司法途徑解決合同糾紛。九是合同歸檔流程。合同履行完畢后，及時將合同相關的所有文件資料進行歸檔保存，形成檔案記錄[7]。

（五）合同文本管理：制作預防風險“標準化”的合同規范文本

標準化的合同文本是事前預防合同風險的重要舉措，將常見合同類型予以梳理固化，將常見的法律風險點、預防措施及合同起草標準等固化在合同標準文本中，保證合同的規范性、合法性、公平性與有效性。使同類型的合同內容以格式化、標準化的形式在合同談判、簽訂時普遍推廣使用，提前規避經營管理中可能發生的法律風險[8]。一是梳理合同類型，形成合同類型分類框架。基于經營管理之實際，以所涉業務為基礎，梳理普遍使用的合同類型，形成技術開發、技術服務、技術咨詢、加工承攬、維修維護、買賣、客運、貨運、房屋租賃等類型合同，形成了沈陽所特有的合同類型框架。二是確定合同文本密級。在擬訂合同之前對合同本身進行定密，避免出現保密風險事件。三是在合同文本明確合同內容。準確核實合同簽訂主體；清楚界定合同標的物的范圍和界限；明確合同價款及支付方式；明確合同履行期限及調整條件；明確合同履行地點；明確合同標的物的驗收標準及方式；明確保密條款及追責機制；明確違約責任的承擔方式；明確爭議解決的方式及途徑。四是形成合同標準文本庫，并進行動態管理。將不同類型的合同進行梳理、分類，按業務重要程度進行排序；并結合業務部門使用合同文本的情況進行劃分，形成特有的合同標準文本庫；并隨著經營管理、對外交易、談判、法律法規等環境因素的變化而不斷修正，從實踐中總結經驗，不定期地對合同標準文本進行修正和完善。

（六）合同監督檢查：實施剛性約束“強監督”的合同監管機制

合同監督檢查是加強合同管理最為有效的手段，是識別發現合同問題風險的有力措施，是監管合同依法和依規履約的重要基礎，是促使各合同業務主管部門重視合同履行，避免合同違約的重要利器。一是合同執行部門的自我監督檢查。合同業務執行部門應關注合同履行的進度與質量，應嚴格按照合同約定履行合同，并對合同履行情況進行自我監督檢查，發現問題及時整改。二是合同業務主管部門的監督檢查。合同業務主管部門應當定期或者不定期對各合同業務執行部門履行合同情況進行監督檢查，確保合同履約不及時或者違約，促使業務目的順利實現。三是合同歸口管理部門的監督檢查。合同歸口管理部門應自行或者委托第三方機構對各合同業務主管部門負責范圍合同的執行情況進行監督檢查，評估合同全過程的合規性與履約的符合性，及時識別問題并督促整改。四是合同監督部門的監督檢查。單位監督檢查部門應當采取普查或者抽查的方式對全部合同進行監督檢查，評價合同管理是否存在內控缺陷或者廉潔風險，并按問責管理辦法進行責任追究。五是上級主管部門的監督檢查。接受上級主管部門的監督檢查，對監督檢查下發的問題及風險，及時采取應對措施，通過完善制度流程、配置資源、培訓等手段整改缺陷，改進流程。

通過法律合規視角下以合同管理問題風險為導向，并通過系統的改進措施整改問題，化解風險，構建了適應研究所完備高效的合同管理體系，有效預防了合同風險，降低了合同管理成本，提升了合同管理能力，完善了合同管理體系。 AFA

參考文獻

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（編輯：馮金玉）