不動產登記檔案數字化的趨勢、問題與對策

摘 要：在數字中國戰略的實施下，不動產登記檔案管理也進入新時代。各級管理部門實現了由管理型政府到服務型政府的轉變，新修訂的《檔案法》賦予了電子檔案與紙質檔案同等效力，這就要求各地不動產登記機構創新服務模式，協同有關部門，充分運用云計算、大數據、物聯網和人工智能等技術，加速不動產登記向數字化、智能化轉型，推動登記便利化再上新臺階。文章從不動產登記檔案數字化及其應用切入，分析發展趨勢、反思存在問題，進而給出優化管理對策。

關鍵詞：不動產登記；數字化轉型；優化管理；便捷服務

2024年，全國檔案局長館長會議提出要全面貫徹落實黨的二十大精神，以實現數字化戰略轉型為關鍵，加快推進“十四五”檔案事業發展規劃各項重點任務落實。在建設數字中國、數字政府的背景下，檔案數字化建設將成為未來檔案事業發展的主流。不動產登記檔案作為民生檔案的重要組成部分，在保障不動產所有權人的合法權益方面發揮了不可替代的重要作用。推動不動產登記數字化轉型，是進一步優化營商環境，切實提升服務效能的必然趨勢，在提高不動產檔案管理效率、保護不動產檔案信息以及為利用者提供高質量便捷服務等方面意義重大。

1 不動產登記檔案數字化及其應用

1.1 不動產登記檔案數字化帶來管理新模式

不動產登記為物權法中的重要制度，登記范圍涵蓋房產、土地使用權、開發權、集體土地所有權、承包經營權、海域使用權、探礦權和采礦權等。2014年，國家出臺《不動產登記暫行條例》，2015年3月1日落地實施，為全面開展不動產統一登記提供法規依據。近年來，不動產登記相關部門一直致力于簡化登記流程、提高登記效率，也帶來管理模式的改變。一是數字化檔案管理。在這種模式下，檔案信息主要來源于登記申請時錄入的信息、登記人員錄入的信息以及共享數據庫所提供的信息。數字化檔案的生成通常依賴于掃描等數字化處理手段，數字化數據與紙質檔案形成對應關系，可確保檔案的完整性和準確性。二是全鏈條閉環管理。該模式是對不動產登記流程中的權籍調查、登記和檔案等業務進行整合，通過信息化手段，實現從申請到登記、歸檔整個流程的自動化和智能化，強調各部門之間的協作與信息共享，通過整合各類平臺，提供“交易、納稅、登記”線上統一受理、后臺多部門聯辦、證照一次辦結的新模式，大幅度縮短業務辦理時間，提升服務效率。三是“互聯網+”。“互聯網+不動產登記”模式是在傳統不動產登記的基礎上，通過互聯網技術實現線上申請、查詢和辦理等功能的拓展，實現足不出戶的辦理體驗，同時，不動產登記部門通過系統實現資料的電子化歸檔，提高辦理效率和便利性。四是電子檔案單套制管理。在不動產登記過程中，取消紙質檔案的制作，所有登記資料都以電子形式存在，有助于節約紙質檔案存儲的空間，提高檔案利用的效率，實現跨部門、跨地區的檔案信息共享。

1.2 不動產登記檔案數字化的應用價值

當前，我國正在積極探索不動產登記數字化轉型。各級檔案主管部門積極作為，與相關部門對接，制定不動產登記資料電子化歸檔管理規范和標準，為不動產登記電子檔案歸集工作提供了技術支撐。一是持續優化營商環境。不動產登記作為政務服務的重要事項，順應營商環境新變化，數字化轉型可以提供更加便捷的服務渠道，改善用戶體驗，提升不動產登記服務的整體質量和效率。二是便利檔案利用。數字化檔案便于查詢和共享，顯著提高工作效率，傳統的手工歸檔、查詢和調閱檔案的方式耗時耗力，而數字化后，這些操作可以通過計算機快速完成，大大減少了人力資源消耗，提高了檔案管理的自動化和智能化水平。用戶可以通過網絡遠程訪問檔案信息，大大降低了查詢成本，提高了檔案利用的便利性和效率，且數字化檔案易于在不同部門和地區之間共享，有助于打破信息孤島，促進部門間的協作和信息交流。三是保障檔案安全。數字化檔案管理可以有效保護檔案資料不被非法篡改、丟失或破壞，增強了檔案的安全性和可靠性。同時，數字化管理有助于防止信息被泄露，保護個人隱私和商業秘密。

2 新時代不動產登記檔案數字化的趨勢

2.1 增量電子化，“人工歸檔”向“電子歸檔”轉型

登記數據的電子化、標準化和規范化管理是不動產登記數字化轉型的關鍵。在新時代不動產登記檔案管理中，要求檔案管理部門、不動產登記相關部門聯合制發不動產登記資料電子化歸檔管理相關規范和標準，對不動產登記系統進行流程再造，為電子化歸檔提供依據和保障。如在登記申請階段，引導申請人填寫電子材料。申請人提供紙質申請材料的，由辦理人員直接掃描轉換為電子材料；能通過數據共享獲取信息的，申請人無需再提供相關材料。

2.2 數據共享，“多方證明”向“后臺調取”轉型

在不動產登記檔案數據共享的過程中，存在一個從多方證明到后臺調取的轉變趨勢。這意味著，相關部門在辦理不動產登記業務時，不再依賴于申請人提供的各種證明材料，而是通過后臺數據庫直接調取所需信息，以簡化流程和提高效率。這種轉變有助于減少紙質材料的使用，實現數據的自動流轉和處理，是數據共享和政務服務的一種創新模式。加強與電子證照庫數據共享。在頒發紙質不動產證書（證明）的同時，證書（證明）信息實時上傳至電子證照庫，生成不動產電子證照，可通過大數據中心共享平臺直接獲取。方便不動產電子證書（證明）已在中小學入學、抵押貸款、人才住房補貼、契稅繳納、辦理戶口及申請經濟適用房等多個領域、多個場景廣泛應用。

2.3 部門協同化，“人工審核”向“智能辦理”轉型

在不動產登記過程中，通過整合各部門資源，實現信息共享、流程優化、效率提升的現代化管理模式成為未來的發展趨勢之一。它涉及不動產登記信息與檔案的一體化管理，包括數據一體化、管理一體化和查詢服務一體化等多個方面。這種模式的轉變，旨在提高不動產登記工作的效率和準確性，減少重復工作和錯誤的發生，同時也為了更好地服務于公眾和企業，提升不動產登記服務的質量和速度。打造不動產登記“網上一窗”延伸服務模式，充分運用云計算、大數據、物聯網和人工智能等技術與不動產登記深度融合，探索開展抵押登記全時在線“智能辦”。

2.4 線上線下一體化，“線下辦理”向“自主辦理”轉型

打破辦理不動產登記只能到當地服務大廳的傳統，增加自主選擇網上辦、掌上辦與就近辦等多種途徑辦理。可通過PC端、手機客戶端進入不動產登記網上辦事大廳，進行網上辦或跨域辦，優化省市縣鄉通辦系統，各級不動產登記系統整合到統一系統，拓展不動產跨區（市）異地通辦業務，實現企業群眾可在任何不動產登記大廳辦理跨區（市）登記業務。協同辦，將不動產登記延伸到公證機構，辦理不動產繼承公證的可在公證場所申請不動產登記；將不動產登記延伸到各級法院，法官可在線辦理不動產登記信息查詢、司法查（解）封業務，提升審判效率；將不動產登記延伸到房地產售樓處，業主可在簽訂購房合同時申請不動產登記。“就近辦”在鎮街便民服務中心設立不動產登記窗口，持續織密登記服務網，企業群眾多點可辦、少跑腿。

3 不動產登記檔案優化管理存在問題

3.1 登記信息共享率不高

不動產登記檔案信息的管理涉及多個部門，不同部門之間的管理方式及內容存在差異，導致檔案缺乏統一性管理模式，增加了信息整合和管理的難度，不動產登記檔案管理軟件差異性大，各部門管理人員對檔案管理的軟件設計、硬件功能、管理流程和管理模式的理解和應用程度不一，導致軟件在數據采集、系統功能等方面未能達到國家規定的相關標準，加之城市用地和房屋交易的增加，檔案管理的強度和難度隨之增大，導致共享程度不高，影響整體工作效率的提高[1]。

3.2 抗風險打擊能力不足

大量數字化信息儲存在硬件設備中，設備的安全直接關系到檔案信息的安全和完整。從技術層面來講，不動產登記檔案管理軟件差異性較大，一些部門使用的軟件在數據采集、系統功能等方面未達到國家規定的標準，且未能及時更新軟件動態，信息數據接收和交換存在漏洞；從安全防護層面講，數字化信息大多存儲在硬件設備中，如電腦、硬盤和光盤等，這些設備具有一定的保存年限，需要不斷進行拷貝和更新以維護數據安全。另外，網絡、計算機和信息系統是檔案管理現代化的基礎，但也是信息安全風險存在的地方，如黑客攻擊等[2]。

3.3 工作人員檔案信息化認知不足

在不動產登記檔案信息化建設過程中，工作人員往往受限于傳統紙質不動產登記檔案的管理模式和理念，許多工作人員對檔案信息化的認知不足，對先進的檔案管理技術掌握不夠，面對數字化轉型存在諸多問題，影響到不動產登記檔案信息化的發展與建設。例如，對先進檔案管理技術的掌握力度不足，不利于不動產登記檔案的進一步建設。有的工作人員習慣于傳統的檔案管理方式，對于新的不動產登記檔案整合、分析及管理模式的運用成效不佳。

3.4 數字化成果利用效果不佳

盡管數字化檔案在理論上具有便利性和高效性，但在實際操作中由于技術和管理上的限制，數字化檔案的利用率并未達到預期目標。例如，原始數據的整合、分析和管理等模式的運用效果不佳，影響了檔案查詢的效率和準確性。不動產登記檔案數字化缺乏統一的技術標準和操作規程，導致不同地區、不同部門在數字化過程中的做法不一，不利于檔案的整合和共享。由于數字化過程中的技術問題，如掃描質量、數據掛接準確性等問題，導致數字化檔案的質量參差不齊，影響了檔案的利用效果。在數字化過程中，需要大量的資金投入，但收益并不總是與投入相匹配，尤其是在技術支持和維護方面，缺乏持續的資金保障等。

4 不動產登記檔案優化管理對策

4.1 建設信息管理一體化平臺

加強不動產登記系統與大數據中心一體化共享交換平臺對接，實現公安部門的身份信息和戶籍信息、民政部門的婚姻登記信息和死亡證明等信息集成查詢，實現多部門數據共享。特別是加強與稅務系統的數據共享，實時共享核稅信息、完稅憑證，推行不動產登記涉稅證明事項告知承諾制，申請人申報減征契稅的，可就戶口簿、結婚證等證明使用告知承諾制，讓市場主體充分享受到政策紅利。

4.2 持續保障檔案安全

嚴格對承擔平臺建設、數據整合工作的技術協作單位和個人進行資質審查，簽訂保密協議，定期開展軟硬件和網絡環境安全檢查，消除安全隱患。加強技術保障，根據業務流程和崗位設置不同權限，進行人員身份驗證，強化密碼管理，確保工作人員只能調取與辦理業務相關的信息。強化數據調用、查閱等操作日志監管，做到全過程留痕、自動預警，防止違規操作和信息被泄露。采取離線和在線兩種方式接收不動產登記電子檔案，指導不動產部門定期開展數據備份和應急演練，為不動產登記電子檔案數字信息安全提供堅實保障。在受理、審核、登簿、發證環節全流程電子化流轉，流轉過程中形成的電子材料，實時在線向市大數據中心政務云平臺不動產數據庫歸集，定期向本級檔案館數字檔案庫歸檔，并備份管理，確保登記數據完整、安全。

4.3 加大人才培養力度

培養和引進具備現代化信息技術知識的人才，提升不動產登記檔案電子化管理的專業水平和技術能力[3]。通過開展專業性強、針對性高的培訓活動，培養不動產登記檔案管理技術型人才，強化專業人才的培養。優化人才培養方式，建立完善的培訓體系，促使不動產登記檔案管理形成良好的技術型人才培養環境，完善人才培養機制。鼓勵專業人才參與實際工作，通過實踐提升專業技能和解決實際問題的能力，加強理論與實踐結合。

4.4 打造不動產登記數字化、智能化創新服務場景

組織引導相關機構依托不動產登記業務延伸系統，開展“申請—受理—審核—登簿—發證”全時在線“智能辦”，并通過簡化流程、簡化材料、簡化環節，解決“兩頭跑”難題，進一步提高群眾辦理不動產登記的便利度和服務水平。簡化流程，設立登記辦事專窗，通過系統傳送申請材料，不動產登記系統全時在線自動受理，即時生成電子《不動產登記證明》，打通銀行等部門與登記中心兩點一線，極大簡化了申請審核流程；簡化材料，實行“一表辦理”，并加大電子印章（簽名）、電子證照在不動產抵押登記過程中的應用，實現全流程無紙化。簡化環節，所有手續通過“一站式”服務，只需跑一次，實現“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”。

不動產登記檔案數字化是一項復雜的系統工程，不僅改變了檔案資料的存儲與管理方式，還推動了不動產登記管理模式的革新。不動產登記檔案數字化管理模式、全鏈條閉環管理、“互聯網+服務”、電子檔案單套制以及智能化服務等，需要多方面的協同努力和持續改進，才能實現其應有的效果。通過上述對策的實施，可以有效提升不動產登記檔案數字化成果的利用效果，為不動產登記管理提供有力支撐。

參考文獻

[1]杜少青.信息化背景下的不動產登記檔案管理探究[J].智能城市，2020，6（03）：94-95.

[2]王春梅.淺談不動產登記檔案信息化建設中面臨的問題與解決策略[J].中國管理信息化， 2021，24 （23）：156-157.

[3]楊建平.不動產登記業務檔案數字化面臨的問題及對策[J].科技資訊，2017，15（22）：122+124.