公路文書檔案信息化建設中的問題與對策

摘 要：公路文書檔案是公路行業建設的重要組成部分，是提高公路行業服務與管理水平的因素之一。為發揮公路文書檔案的積極作用，引進信息技術手段，通過信息化的檔案管理，優化檔案信息收集、保存路徑，使此項工作達到事半功倍的效果。文章以公路文書檔案信息化建設為研究對象，闡述了公路文書檔案管理特點與信息化建設的重要性，從多方面分析了此類檔案信息化建設的難度，對如何解決問題，提出幾點建議，希望為相關人士提供參考。

關鍵詞：公路文書檔案；信息化建設；復合型人才；信息系統

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在我國交通運輸行業快速發展下，公路發揮重要的作用，為我國經濟發展提供基礎設施保障。在公路建設、運行環節產生大量的資料，需要相關部門做好檔案的收集與保存工作，為公路維護、管理等提供依據。信息化管理手段能夠有效提高公路文書檔案的管理水平，創新檔案管理理念與載體。目前，在公路文書檔案信息化建設中存在一些問題，需要采取一定的措施解決問題，以提高檔案管理水平。

一、公路文書檔案管理的特點

公路文書檔案包含較多文件資料，如投資建設計劃、設計方案、合同文件等，通過對此類文件的綜合管理，可以掌握公路建設、使用、養護情況，并結合公路運行問題提出針對性建議，使公路管理工作精準開展。為推動此項工作信息化建設，需明確公路文書檔案管理的特點，并結合檔案覆蓋范圍，采取有效方法，提高檔案信息化建設水平。第一，行業特征明顯。公路文書檔案記錄公路從建設到使用環節發生的所有事件與信息，對檔案管理人員有較高要求。具體操作中，需要檔案管理人員根據公路所處的情況，將各環節產生信息分類保存，以便后續工作順利開展；第二，信息量大、內容復雜。公路文書檔案包含較多信息，涉及不同學科知識。檔案管理中應堅持客觀、科學、真實的原則，制定配套檔案管理制度，明確各環節檔案管理流程，并按照相關要求開展工作，推動檔案管理工作高效開展。

二、公路文書檔案管理信息化建設的重要性

公路文書檔案作為公路建設、管理等工作實施的重要依據，有著十分重要的地位。第一，優化公路工程建設與管理水平。公路文書檔案信息類型復雜、內容豐富，包含較多與工程項目管理有關的信息。檔案管理信息化建設為工程建設與管理工作的信息傳遞提供便利，節約信息傳遞時間與成本，實現對不同類型信息的綜合管理。同時，采用信息化管理手段提高了信息獲取、傳輸的效率，避免因為管理不當而產生的信息丟失、不完整的風險；第二，降低建設成本。公路文書檔案管理信息化建設有助于公路工程建設成本的管控，可以降低不必要的支出。通過對檔案信息的分析，能夠使管理人員第一時間了解各環節建設支出、進度與質量控制情況，并根據工程項目建設情況調整工程管理方案與成本，從而達到降本增效的經營目標；第三，延長公路的使用壽命。公路文書檔案信息化建設使公路信息獲取、分析工作更加便利，可以為公路的養護、保養提供精準信息，輔助相關人員制訂科學的養護計劃，從而延長公路的使用壽命與周期。

三、公路文書檔案信息化建設中存在問題

1.信息化建設意識薄弱

部分公路管理部門未意識公路文書檔案信息化建設的意義，沒有將檔案信息化建設與部門整體發展結合，限制了公路文書檔案管理模式創新。造成這一問題的主要原因就是對公路文書檔案管理的重視程度不高，未意識到文書檔案與公路行業發展之間的關系，忽視信息化建設，使公路文書檔案信息化建設滯后，進而影響公路行業的發展。思想觀念是行動的指導者，是推動各項工作實施的驅動力。若是這一問題得不到改善，將會對公路發展造成較大影響，不利于公路工程與相關行業發展。

2.缺乏復合型管理人才

公路文書檔案信息化建設需要既懂得檔案管理又具備信息技術的人才支撐，通過信息系統搭建、信息技術靈活運用，促使檔案管理模式創新。當前，從事公路文書檔案管理工作的人員，普遍不具備信息化工作能力，信息化檔案管理經驗薄弱，無法將信息技術與檔案管理工作充分結合。這一問題出現的主要原因是檔案管理人員非信息技術專業畢業，不熟悉信息化建設方面知識。由于專業技能與理論知識缺失，使其無法適應信息化工作環境，不能實現高質量發展的目的。此外，檔案管理部門沒有為工作人員提供專業系統的培訓，沒有讓檔案管理人員意識到信息化轉型的意義，進而限制了公路文書檔案管理信息化建設。

3.信息化建設水平滯后

公路文書檔案信息化建設工作應從基礎設施、信息系統等方面入手，通過基礎知識建設，提高公路文書檔案信息化建設水平，推動公路行業可持續發展。當前，我國公路文書信息化建設水平并不理想，主要體現以下方面：第一，基礎設備設施落后，軟件缺失，增加了公路文書檔案信息化建設難度。檔案信息化建設需要大量硬件設備設施及軟件，如掃描設備、服務器、計算機等。如果基礎設備設施建設出現問題，則會對公路文書檔案管理模式的轉型造成負面影響，無法保障后續工作的實施進度；第二，缺乏信息化管理平臺支撐。公路文書檔案信息化建設的前提是穩定運行的信息系統，通過對檔案信息的收集、處理、保存等環節標準化處理，可以提高檔案管理效果。部分公路管理部門雖然具備信息化管理意識，但是沒有針對公路文書檔案管理構建信息化工作平臺，仍以傳統紙質方式開展工作，無形中影響檔案信息化建設效果；第三，安全管理不足。在公路文書檔案管理中，存在較多安全問題，出現重要信息丟失或者被破壞的情況，增加信息化管理難度。這一問題需要得到重視，應明確公路文書檔案安全管理的必要性，并從多方面入手，借助信息化、智能化管理手段，維護檔案信息的安全。

4.信息共享難度大

公路文書檔案信息分布在不同部門，需要檔案管理人員根據公路工程建設進度、管理情況，從其他部門獲取信息，分類保存。由于各部門工作的重點、任務不同，不能及時將檔案信息分享給檔案管理人員，存在資源共享難度大的問題。這一情況在檔案管理中普遍存在，影響了檔案管理效果，不利于相關工作開展。在檔案信息化建設中，應從多方面入手，根據檔案信息分布情況，采取一定措施，優化檔案收集處理效率，保證檔案信息管理的有效性。

四、公路文書檔案管理信息化建設對策

1.重視公路文書檔案管理信息化建設

為推動公路文書檔案管理模式創新，增強相關負責部門的信息化建設意識，使其認識到公路文書管理的價值，更新思想觀念，創新管理模式。在科學技術手段的影響下，我國檔案管理模式逐漸向智能化、自動化方向轉型，為公路文書檔案信息化建設提供經驗支持，使此項工作轉型成為必然。這一背景下，管理人員應加強重視信息化建設，明確信息化檔案管理與傳統檔案管理模式之間的差異，并結合檔案事業發展情況不斷更新思想觀念，做到與時俱進。

第一，調動管理層對信息化建設的重視。針對文書檔案管理信息化建設思想觀念滯后的問題，應從管理層入手，借助案例分析、專項學習等手段，呈現公路文書檔案信息化建設的意義，并詳細說明傳統紙質檔案管理中存在的問題，從根本上轉變管理層的思想觀念。

第二，轉變檔案管理人員思想觀念，使其認識到傳統管理模式中存在效率低下、準確性不足、工作量大的缺點，并主動改變工作模式與形式，適應信息化工作環境。檔案管理人員是落實檔案管理信息化工作的重要因素，若管理層對此項工作存在抵觸情緒，就會影響其他工作的管理效果。因此，面向檔案管理人員組織宣傳活動，展示檔案管理信息化的優勢以及公路文書檔案管理的價值，為檔案管理人員適應工作環境變化奠定基礎。

第三，將檔案管理與部門文化建設有機結合，為所有員工參與公路文書檔案信息化建設營造良好的工作氛圍。具體操作中，應做好頂層設計，建立相關的規章制度，使相關人員樹立信息化工作思維，并按照規章制度履行責任，推動公路文書檔案信息化建設工作進一步開展。

2.加強公路文書檔案管理隊伍建設

公路文書檔案管理隊伍建設是推動檔案事業發展的有效舉措。針對相關人員信息化管理工作能力不強的問題，應從業務培訓、專業技能教育、人才引進等方面入手，借助多種手段構建優秀人才隊伍，提高檔案管理水平。

第一，圍繞檔案管理基礎知識展開培訓，夯實檔案管理人員的理論基礎。公路文書檔案管理工作涉及較多內容，包括檔案信息收集、分類保存、檢索、使用等，需要工作人員掌握各個環節工作要求，并根據相關制度操作。如果檔案管理人員不具備專業知識，就會對檔案管理信息化建設產生較大的影響。因此，以基礎知識為入手點，就各個環節檔案管理人員應遵守的制度、掌握的技能體現在培訓中，鞏固檔案管理人員的基礎知識，強化崗位工作效果。比如我國某公路管理局針對全宗卷管理規范性不足的問題，邀請檔案局的專業人員，從理論概念、文書件規范分類、組合排件、標準裝盒上架等方面進行授課培訓。重點對移進、移出涉及的檔案收集類、鑒定類、利用類，其在核準檔案庫存量的關聯性上做了詳細解讀，對全宗介紹、大事記撰寫規范等進行指導。

第二，將信息化工作手段作為主要培訓內容，提高檔案管理人員信息化工作能力。結合檔案管理部門使用的信息系統或者技術組織培訓，將信息系統操作流程、操作步驟及注意事項以現場演示的方式呈現出來，糾正檔案管理系統操作問題，使工作人員掌握不同技術、系統的操作方法。這一培訓活動十分必要，是提高從業人員信息技術操作能力與業務水平的關鍵，通過精準培訓，強化管理人員信息技術操作能力，使其掌握信息化工作方法。

第三，做好人才引進工作。圍繞公路文書檔案信息化建設需求，面向社會招聘，選擇具備信息化工作經驗與能力的人才，為文書檔案信息化建設注入活力，使此項工作順利開展。完成招聘后，應組織崗前培訓，將公路文書檔案管理情況、信息化建設情況、信息系統操作分享給新入職人員，使其在掌握檔案管理情況的前提下開展工作，推動公路文書檔案信息化管理工作順利開展。

3.提高信息化建設水平

根據公路文書檔案信息化建設要求，加強對基礎設施與信息系統投入，維護公路文書檔案信息系統運行安全，提升檔案管理質量。

第一，加強基礎設備設施建設。根據信息化建設需求，采購相應的設備設施，維護企業信息系統運行的穩定，減少資源浪費或者閑置問題。由于基礎設備設施的建設需要較多資金，可以設置專項資金用于公路文書檔案信息化建設，通過相關的設備設施與技術，彌補傳統檔案管理不足，使公路文書檔案管理工作高效開展。

第二，加強信息化平臺建設，實現對檔案管理各項工作的覆蓋。開展公路文書檔案信息化管理工作，可以節約紙質檔案儲存空間，減輕工作量，提高檔案信息收集、處理效果。當前，我國市面上有較多類型的檔案管理系統，可以為公路文書檔案管理模式的創新提供技術支持。

在實際工作中，以公路文書檔案管理需求為前提，通過與第三方軟件開發商合作或者自主研發的方式，設置符合公路文書檔案管理需求的信息系統，并樹立檔案管理流程，將各環節工作標準與要求納入信息系統，使公路文書檔案管理工作流程化、信息化。比如廣東省交通運輸廳、江蘇省交通運輸廳等都建設了公路文書檔案管理信息系統，通過對公路文書檔案電子化、信息化管理，節約檔案管理時間，優化管理質效。

第三，加強公路文書檔案的安全管理。完成檔案管理信息系統建設后，還應引進安全防護技術，如防火墻、 加密技術、訪問控制技術等，維護檔案收集、保存渠道與使用路徑的安全。公路文書檔案中有較多重要信息，如項目建設成本、采購成本、利潤信息等，這些信息關系到公路工程建筑行業的發展。若是出現部分信息被泄露或者破壞的情況，將會擾亂建筑市場秩序，降低建筑企業的競爭力。因此，需要做好安全管理工作，利用相關技術降低信息安全風險，為檔案信息的合理運用奠定基礎。

4.強化各部門資源共享效果

公路文書檔案是推動公路行業可持續發展的動力，具有較高的保存、應用價值。為保證檔案信息的完整性，應做好信息資源的開發、利用及管理，要求相關部門主動配合檔案管理人員，提供相關數據，以減輕資料信息獲取難度。

第一，建立信息溝通機制，調動相關部門的配合意識與參與意識。公路文書檔案涉及工程設計、建設、施工、采購等信息，通過與各部門之間的溝通，可以及時獲取信息，保證公路文書檔案信息的完整。如果各部門人員不具備交流意識，就會阻礙檔案信息的收集。信息溝通機制的建設，可以有效解決這一問題，使相關部門認識到自身在公路文書檔案管理中扮演的角色、承擔的責任，并主動配合檔案管理工作。

第二，構建資源共享平臺，以便檔案管理人員獲取信息。充分利用大數據技術，要求各部門將公路建設管理中產生的信息分享在該平臺，使檔案管理人員在第一時間獲取信息。

五、結語

綜上所述，信息化背景下，公路文書檔案信息化建設非常重要，能夠提高公路工程建設管理水平，降低建設成本，增加公路使用壽命。針對信息化建設問題，應提高相關人員對信息化建設的重視，并做好人才隊伍的建設工作。利用基礎設施建設、信息系統建設與部門交流等方式，提高公路文書檔案管理水平，推動公路事業進一步發展。

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作者單位：煙臺市公路事業發展中心