環衛中心檔案檢查工作的實踐及若干思考

摘 要：檔案“監督檢查”是《檔案法》《檔案法實施條例》增設的章節，體現了檔案工作向現代化法制治理轉變。本文以環衛檔案檢查為例，首先分析了落實檔案檢查法律法規及政策依據，并從體制機制建設等六個方面提出了環衛檔案檢查的主要內容以及檔案檢查工作的現實意義。在此基礎上，提出落實環衛中心檔案檢查的實踐路徑，對增強檔案檢查工作質量，提升環衛檔案治理能力和治理體系現代化具有重要作用。

關鍵詞：檔案檢查；環境衛生；實踐

從2021年1月1日起正式實施的《檔案法》第六章“監督檢查”中第四十二條明確賦予了檔案主管部門對“檔案工作責任制和管理制度落實情況”等六種情況有監督檢查的權利，檔案檢查的啟動分為依職權檢查和依反映檢查。另外，第四十四條、四十六條規定機關、團體、企業事業單位及其他組織發現檔案安全隱患問題，應及時消除；發生檔案損毀或泄露等情形，應及時報告；對任何檔案的違法行為，都有舉報的權利和義務。為統籌規范檔案檢查工作，進一步推動檔案工作更好地服務于國家治理體系和治理能力現代化，2020年12月，國家檔案局印發《檔案檢查工作辦法》（以下簡稱《辦法》），并與《檔案法》同步實施。該《辦法》進一步明確了檔案檢查工作的職責、內容、方式、組織實施、督促整改和責任追究等。

威海市環翠區環境衛生服務中心（以下簡稱“中心”）承擔著全區主次干道及綠化帶保潔、生活垃圾清運、生活垃圾分類宣傳、衛生市場化推廣等主要職責。中心在開展業務過程中產生了大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料。為進一步規范環衛中心檔案的管理，一方面，中心依法接受和配合區檔案主管部門的檔案檢查；另一方面，中心對照《檔案法》《檔案法檢查工作辦法》等法律法規與行業規定，認真開展檔案檢查自查，發現問題及時解決。

1 環衛檔案檢查的實踐依據

1.1 《檔案法》規定

《檔案法》第二條：“從事檔案收集、整理、保護、利用及其監督管理活動，適用本法。”可見，環衛中心檔案管理每個流程及檔案監督管理活動都列入了法律范疇，為依法治檔提供了法律依據。新修訂的《檔案法》增設了第六章“監督檢查”，列出檔案監督檢查的六類事項。第七章“法律責任”進行了擴充，就檔案檢查發現問題的處理處分，包括民事、行政和刑事責任，體現了國家依法治檔管檔的決心。

1.2 《檔案法實施條例》的規定

從2024年3月1日起正式施行的《檔案法實施條例》也專門設立了“監督檢查”章節，規定檔案館、機關、群團組織、國有企事業單位有向同級檔案主管部門報送檔案工作情況、主動接受監督檢查的義務。并根據檔案監督檢查情況要承擔“法律責任”，包括責令限期改正、處分，情節嚴重的需要承擔民事、行政和刑事責任。

1.3 《檔案檢查工作辦法》的要求

國家檔案局《檔案檢查工作辦法》于2021年1月1日起正式實施。這是檔案檢查領域的一部專門性行業規定，詳細規定檔案檢查工作的主體、責任、內容、方式、程序、組織實施、結果運用及責任追究等。既科學規范檔案檢查工作，又嚴格依法約束檔案檢查行為，還合理規劃了各級檔案檢查權責，成為指導檔案檢查工作的綱領性文件。

1.4 其他

除了上述法律法規外，2023年4月1日起施行的《檔案行政處罰程序規定》指出，檔案監督檢查過程中依法取得的證據材料，可以作為案件的證據使用。

2 環衛檔案檢查的實踐內容

《檔案法》第九條第一款規定：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。因此，除了檔案主管部門，承擔檔案管理的部門、檔案機構或人員也需要履行本部門的檔案監督檢查職能。

2.1 體制機制建設

重點檢查環衛中心有無成立專門的檔案管理機構或者歸口于具體管理部門，實行檔案集中統一管理。有無成立明確的檔案工作領導機構，明確檔案部門、其他業務部門的檔案工作職責。是否根據檔案管理的數量和規模配備一定數量的檔案管理人員；其他業務部門是否建立兼職檔案員；有無檔案管理經費支持；是否建立檔案應急管理機制，組織檔案管理應急演練；是否建立年度檔案工作計劃或方案。總之，檢查環衛檔案管理體制機制的重點是組織領導、機構人員、基本機制及經費保障等方面。

2.2 制度規范建設

針對環衛系統的業務工作，相應的檔案管理制度和規范建設情況。重點檢查是否制定了檔案管理辦法（或規定）、辦法（或規定）的內容是否完整、依據是否合理；所制定的檔案管理制度是否符合《檔案法》《檔案法實施條例》等新近出臺的法規規定，辦法（或規定）是否涵蓋了環衛系統業務檔案的收集、整理、歸檔、統計和銷毀等環節；環衛檔案歸檔范圍和檔案保管期限表是否按照規定報批；已經出臺且正在實施、有效的環衛檔案規章、制度、規范是否在國家新規發布后3年做出了修訂和完善。

2.3 業務指導情況

根據《檔案法》規定，環衛部門檔案管理機構及人員承擔著系統檔案業務指導工作。因此，業務指導也是檔案檢查的一項重要內容。重點檢查檔案管理部門是否對垃圾清運、設備安全等業務部門進行檔案業務指導；是否組織業務部門定期（2年及以下）開展檔案業務培訓；是否就業務部門的建設項目檔案、重大設備采購檔案進行驗收；是否按照要求和規定開展例行性檔案檢查以及檢查發現問題是否督促其整改，整改情況是否達到要求。

2.4 基礎設施情況

近年來，隨著環衛業務量的持續攀升，環衛業務檔案的數量和規模大幅增長，環衛中心加大檔案基礎設施建設。作為檔案檢查工作的重要方面，主要檢查有無檔案庫房以及檔案室、檔案庫房選址是否合理，有無遠離高風險、中風險區域或地段；檔案庫房基礎設施及建設是否達到抗震、防雷要求；庫房設備配備是否達到“八防”的標準要求；檔案庫房功能及面積是否滿足需求，能否滿足未來環衛中心5年檔案保管需求；檔案裝具、保護設備是否滿足檔案管理需要以及是否進行定期保養檢測；辦公用房與檔案室庫房是否分開設置。

2.5 檔案信息化建設

《檔案法》《檔案法實施條例》均設有“檔案信息化建設”專章，這也是契合當前環衛檔案事業高質量發展的實際需要，也是檔案檢查的重點內容。主要檢查環衛檔案系統與環衛業務系統接口是否符合要求；環衛檔案硬件配備有無容災備份設備、存儲器、服務器等必要設備；環衛檔案軟件配備方面是否使用了專業電子檔案管理系統或軟件，相應的安全保密措施是否符合規定；傳統載體的環衛檔案是否進行了數字化及其是否規范；是否開展了環衛系統電子檔案歸檔及其是否規范，是否按照要求進行了“四性檢測”。

2.6 歸檔及管理情況

重點檢查環衛系統文件材料形成與積累中的大量文件材料的載體是否符合規范要求，是否滿足檔案保管期限要求；“環衛車輛管理檔案”“勞保物資發放表”“環衛項目物資投入臺賬”“現場安全隱患巡查表”等歸檔材料交接手續是否齊全；環衛文件材料歸檔是否及時，是否履行必要的移交手續；是否建立全宗卷；文件材料整理是否規范；環衛檔案入庫是否進行必要的去污、除塵和消毒等，以及這些措施是否規范；保管環衛檔案庫房的溫度、濕度是否達到要求，有無超標；檔案出入庫是否有記錄、有登記，是否定期開展檔案清點、庫房巡查及記錄。此外，還要檢查環衛檔案進館、統計、開發利用和鑒定銷毀等是否符合規范要求。近年來，隨著檔案數字化業務的發展，部分環衛中心將館藏檔案資源數字化外包給第三方專業機構，要檢查檔案服務外包合同簽署是否規范，供應商有無檔案服務資質等。

3 環衛檔案檢查的實踐意義

隨著城市化建設進程加快，我國城市環衛工作不斷增加，對環衛檔案管理提出更高的要求。開展環衛檔案檢查是依法管檔治檔、推動檔案工作責任制落實、筑牢檔案安全底線、提高檔案管理水平的重要抓手，對提升環衛檔案治理體系治理能力現代化具有積極的現實意義。

3.1 體現依法治檔管檔

環衛檔案檢查是落實《檔案法》《檔案法實施條例》《檔案檢查工作辦法》的生動體現，開展環衛系統內部檔案檢查工作，也是加強業務部門檔案監督指導的現實需要。通過“全覆蓋、零死角”的檔案檢查，既是環衛檔案部門自身檔案工作的全面檢查，也是環衛系統其他業務部門檔案工作的全面體檢。通過檔案檢查進一步發現問題、解決問題，完善環衛檔案管理制度，同時根據檔案檢查情況做出相應的整改，情節嚴重的還要進行相應的處罰。可見，檔案檢查是彰顯檔案法治權威、突出執法剛性，進一步提升社會檔案法治意識[1]。

3.2 落實檔案工作責任制

檔案檢查的第一項內容就是檔案管理體制機制建設情況，包括各單位的檔案工作責任制落實情況。根據《檔案檢查工作辦法》的部署要求，需要檢查各單位是否成立檔案工作領導機構，是否明確部門檔案的領導責任、分管責任、直接責任，是否將檔案工作與部門業務工作同部署、同落實、同發展。因此，通過檔案檢查能夠及時發現環衛檔案管理部門及相關業務部門的檔案責任制落實情況，進一步壓實檔案管理各方的責任。

3.3 筑牢檔案安全底線

檔案安全是檔案管理的一項重要內容，是檢驗檔案工作質效的一項重要指標，檔案安全也是國家安全的重要組成部分，通過檔案檢查能夠及時發現檔案管理中存在的問題，尤其是檔案安全保密工作是否存在安全及失泄密風險，發出問題整改通知，幫助業務部門進一步堵塞檔案管理安全漏洞，杜絕檔案安全隱患事故的發生。

3.4 提高檔案管理水平

根據《檔案檢查工作辦法》的規定和要求，環衛部門檔案檢查包括體制機制建設、制度規范建設、檔案信息化建設、業務指導情況、基礎設施、歸檔及管理情況等方面的內容。通過檔案檢查讓受檢部門對照自查的標準和要求進一步查漏補缺，規范管理。環衛部門歸檔及管理情況檢查，重點檢查環衛業務中一線人員管理、環衛車輛管理檔案、環衛現場安全生產管理、安全隱患檢查整改記錄檔案、環衛項目灑水臺賬、機械作業車輛出車檢查表、綜合管養項目大量車輛維修登記臺賬等。通過檔案檢查及時發現歸檔材料是否完整、規范，管理是否科學、合理，信息化建設是否達到法律要求。通過檔案檢查及時發現問題，并及時解決問題，有利于進一步提高環衛檔案的整體管理水平。

4 環衛檔案檢查的實踐路徑

環衛檔案檢查是落實檔案工作責任制、提升檔案管理質效的必然舉措，需要從提升管檔治檔意識、健全檔案檢查工作機制、培育復合型專業檔案檢查隊伍入手，扎實推動檔案檢查工作向縱深開展，增強檔案治理體系治理能力現代化。

4.1 樹立依法管檔治檔意識

檔案檢查是法律法規規定的必須要開展的一項業務。作為環衛檔案管理部門，要牢固樹立依法管檔治檔意識，認真落實《檔案法》《檔案法實施條例》《檔案檢查工作辦法》等法律法規，利用環衛部門“兩微一端”等平臺，加強檔案檢查工作的宣傳，使檔案檢查單位與被檢查單位充分認識到檔案檢查工作的極端重要和現實必要性，增強檔案檢查工作的思想自覺與行為自覺。

4.2 健全檔案檢查工作機制

檔案檢查是環衛檔案管理部門開展的一項業務工作，從檔案檢查工作的現實情況來看，要進一步健全檔案檢查工作的機制[2]。一要成立檔案檢查工作領導小組，積極組建由主要負責人、分管領導、檔案部門負責人共同參與的檔案檢查工作領導小組，建立檔案檢查工作專門的組織結構。二要細化檔案檢查工作制度。根據《檔案檢查工作辦法》的相關要求，進一步細化檔案庫房檢查、檔案保密檢查、檔案歸檔監督檢查、檔案信息化檢查以及檔案鑒定與銷毀檢查制度，始終保持在法治化軌道上推動檔案檢查[3]。三要強化檔案檢查保障措施。根據《檔案法》《檔案檢查工作辦法》的規定和要求，建立健全檔案檢查保障機制。嚴格落實檔案檢查前的“五確定”，即確定檢查時間、確定檢查人員、確定檢查內容和標準、確定檢查人員分工、確定檢查方法。嚴格落實檔案檢查中的“四重點”，即把握檔案檢查的重要環節、了解檔案工作重點情況，關注查閱檔案工作基礎設施的重要保障以及把握檔案檢查的重點部門。做好檔案檢查后的“兩通知”，即通知被檢查單位，通知檔案管理部門，進一步完善檔案工作制度的完善。

4.3 培育專業檔案檢查隊伍

高素質、專業化的檔案檢查隊伍是落實環衛檔案檢查工作的重要人才支持。一方面，環衛部門要加強檔案隊伍的專業化培訓，積極開展《檔案法》《檔案法實施條例》《檔案檢查工作辦法》的學習宣傳，吃透檔案檢查工作要領，增強檔案檢查工作質效[4]。另一方面，要通過“請進來”“走出去”等形式，邀請檔案檢查工作的專家和業務骨干來中心授課，增強檔案檢查隊伍的綜合業務素能。此外，還要組織檔案檢查業務骨干赴先進地區、先進部門參觀學習，開闊眼界，增強檔案檢查業務的素能。

參考文獻

[1]陳念蕪.堅持依法管檔治檔 不斷推動檔案行政執法檢查提質增效——四川檔案行政執法檢查的實踐與思考[J].中國檔案，2024（7）：26-27.

[2]區泳湘.新《檔案法》視角下對醫院檔案檢查工作的思考[J].辦公室業務，2024（17）：37-39.

[3]王英瑋，黃峰.《檔案檢查工作辦法》的主要內容、實踐價值及相關問題思考[J].北京檔案，2021（8）：19-24.

[4]梁連高.對基層檔案檢查工作的幾點思考[J].機電兵船檔案，2022（6）：47-49.

作者簡介：于波（1972.10—），大學學歷，威海市環翠區環境衛生服務中心副研究館員；主要從事事業單位檔案研究。