商務信函寫作中的通病及其診治

劉瓊秀

【摘 要】商務信函是經濟貿易活動中使用頻繁的一個文種，但在日常應用寫作中，由于寫作者的粗心或對文種的理解不到位而常常出現一些問題，影響到公司業務的開展甚至造成不必要的損失。本文根據日常寫作中存在的一些常見問題提出一些粗淺見解，與同行探討。

【關鍵詞】商務信函 寫作 問題 診治

一、商務信函及其作用

在應用類文章中，商務信函是很重要的一個文種，我們日常的商務往來中傳遞信息、處理商務事宜，開展對外業務活動都必須使用商務信函。根據不同業務需要，每封商務信函寫作內容各不相同，在商貿交往中能起到商貿成交、事后交涉、繼續保持貿易關系等不同的效果。

任何一個貿易類組織，發給對方的每一份信函也都代表著公司的形象，顯示公司的水平和實力；也直接影響到合作伙伴對自己公司的評價；對企業的業務開展有著極其重要的影響。所以，寫作商務信函時，能否以專業的方式跟對方進行有效溝通，在業務往來種占據著舉足輕重的地位。

二、日常寫作中的常見問題

盡管商務信函的寫作要求已經非常明確，但是在實際寫作中，還是存在著一些常見錯誤，特別是初學寫作的工作人員，由于缺少實際寫作經驗，對商務信函寫作要求理解不能到位，寫作中甚至還出現一些常識性錯誤。我們通過對日常寫作中發現錯誤情況的搜集、整理，大概可以歸納為以下兩方面的常見錯誤：

（一）詞語使用方面。

主要表現在：1.詞語的選用不準。2.表示數目不清，計量單位不統一。3.對外貿術語的錯誤理解。4.禮貌語言的使用不符合要求。

（二）信函格式方面。

主要表現在：1.格式要素標識不規范。2.結構不完整。

本文主要針對以上常見問題，提出解決問題的一些粗淺看法，以求教于方家。

三、解決問題的辦法

（一）多讀多看，提高商務貿易語言修養。

商務信函的目的是促成貿易活動的成功。寫作時講究的重點不是華麗優美的辭藻，而是用簡潔樸實的語言，直接、清楚地傳達發函人所要傳達的信息，讓對方可以非常清楚地了解你想說什么；避免因為語言的含糊不清，詞不達意而給對方造成誤會；在回答對方詢問時，要明確對方需要了解什么，有針對性地給對方明確答復。要達到這些要求，寫出符合商務信函規范的文書，這就需要我們在平時工作中注意多讀一些商務貿易類文書，提高商務信函的語言修養，達到順利交流的目的。具體寫作時可從幾個方面加以注意：

1. 選擇簡練的常用詞語，避免使用冷僻詞語

商務信函的寫作，都有明確的目的性，以貿易往來為目的的商務信函，要把自己寫作的目的讓對方知道，寫作時一定要選詞準確，不要用一些生僻、晦澀的或容易引起歧義的詞語，否則會引起對方不必要的誤解，甚至被人利用而導致經濟損失。對于貿易往來中的專業術語，具有很強的專業特征，它們在國際慣例中是通用的，在信函寫作時一定要準確理解使用，而不能根據自己想當然，否則會出現笑話影響到本公司形象，甚至有可能在貿易往來中讓對方誤會產生不利影響。

2. 使用事實要清楚、有依據，數字要確切，計量單位要統一

商務信函寫作中大都要涉及數字，使用數字時一定要符合國家規定的數字使用規范。表示“日期”既可用基數詞也可用序數詞；在表達計量單位、包裝、價格單據、保險條款時應準確清楚，計量單位要做到前后統一。例如，提請對方供貨時，不要用“大量”“許多”這類的概數詞語，要標明具體數量；報價也不能籠統地說“價格合理”或“市場價格”，而應寫明具體價格、幣種，如何結算，是否還有其他附加費用等，都必須明確、具體，避免出現“不一定”“有可能”“大概”“大約”“左右”一類詞語。回復對方的來信，在信函開頭一定要寫明來信的日期、內容、編號，不要籠統地說“來信收到”或“上月來信”等。模糊的表達方式會導致閱讀者在反饋信息的時候產生疑慮，影響業務的順利開展。

3. 語氣平和，注意使用禮貌語言

寫作時的口吻和語氣，對交往雙方來說非常重要。平和的語氣，顯示出來的是合作中的平等關系；如果信函中出現了命令或威脅的語氣，勢必給雙方的合作造成不利影響。由于商務信函都是有其目的性的，所以在信函里所采用的語氣、語調也應該符合寫作者的目的。寫作之前就要做好全盤考慮：寫這封信函是想要達到一個什么樣的目的；希望對收信人產生怎樣的影響；寫作時用什么樣的語氣表現效果更好等等。

同時要注意的是，禮貌用語是商務信函寫作中十分重要和有特色的環節。禮貌的語言既可以突出對閱讀者的重視和理解，也可以減少由于文化和語言差異導致的誤會，成為貿易雙方的潤滑劑，使貿易業務得以順利地完成。禮貌用語主要表現在以下幾個方面：（1）多從對方需要角度考慮問題，進行寫作，才能達到好的溝通效果。（2）使用委婉的語氣、對方容易接受的表達方式傳遞自己的觀點和要求，體現出自己的誠懇禮貌得體，避免生硬。（3）在交易中出現分歧，不同意對方意見時，可以采取站在對方立場先同意對方意見，然后再提出自己的看法和意見，這樣既充分考慮了對方利益，又堅持了自己的立場，容易讓對方接受并理解自己的觀點，從而使貿易順利進行。

下面信函正文示例：

A：邀請函

尊敬的先生/小姐：

我公司擬于三月二十五日到四月二十九日在×××（交易會地址）舉辦×××年國際商品交易會。特邀請貴公司參加。關于交易會的詳情我們一周內將寄給您。

盼函復并希望能來參會。

B：誠摯的肯定答復

尊敬的先生/小姐：

感謝二月十五日來信邀請我公司參加×××年國際商品交易會。我們樂于參加并計劃展示我們生產的×××設備。張先生將于三月十八日至二十日去您市做具體安排，非常感謝您的協助。

C：誠摯的否定答復

尊敬的先生/小姐：endprint

非常感謝您邀請我公司參加×××年國際商品交易會。由于我公司將于同一時間到您市新開一家連鎖店，很抱歉不能前去參加交易會。

希望以后在某些場合見到您。

上面三封信函，一封邀請函，兩封回復函，正文中都體現出禮貌用語特點。特別是否定回復時的詞語選用，更需要寫作者仔細斟酌詞語的選用。值得注意的是，贊許對方要有禮有度，做到“禮”和“理”的適度，即使對方的商譽、產品、技術等方面確實值得贊許，也要注意把握尺度，不可濫用溢美之詞。過了頭的贊揚、恭維透著虛偽，給人一種言不由衷的感覺，反而顯得不禮貌。

4. 口語化

人們在交往中都有著感性的一面，任何一封信函的往來，都是寫信人與收信人之間的一次情感交流。所以寫信人需要在信函里體現出感性的一面。口語具有親近特點，能起到拉近人與人之間距離的作用；寫作時，適當把書面語轉化為口語的方式，在貿易交流中也不失為一種有效的辦法。因此，不必把商務信函理解為任何時候都要用生硬的“生意腔”來寫作，否則，就會把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而生硬。

（二）注意商務信函的寫作格式規范，結構完整，信息完備

結構嚴謹，要做到這一點應在動筆之前，首先把所要寫的內容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結構松散，首尾脫節。

在信函寫作中，完整的結構，完備的信息非常關鍵，一封信函如果結構不完整，就無法交代完備的信息，交易的目的也就無從達到。主動給對方發函，開頭要交代清楚發函的緣由；主體部分內容要具體、明確；結尾的常用語以及日期等，任何一項都不能隨意省略。回復對方的來函，在信函開頭一定要寫明來信的日期、內容、編號，不要籠統地說“來信收到”或“上月來信”等。回答對方的問題不論是肯定的答復還是否定的答復，都要態度明確，不能含糊其辭，做到有禮有節。

例如，下面信函的正文就存在信息交代不完備問題：

欣悉貴公司有意購買“××”牌中國臺布，“××”牌臺布正是敝公司經營的產品。今給貴方寫信，希望盡早與貴公司建立直接友好的貿易關系。

敝公司專營 “××” 牌臺布已有30年歷史。我們的臺布采用傳統的中國工藝制作，式樣多，質量好，深受海內外客戶的歡迎。

再次誠摯地希望與貴公司建立友好貿易關系。祈盼你們及早答復，對于貴公司的要求，我們會認真考慮。

這是一封要求建立貿易關系信函的正文。文章一開始，沒有交代清楚我方獲得對方經營范圍信息的渠道，直接使用“欣悉”一詞，讓人看起來很突兀，且沒有禮貌， 讀起來也令人不快。對于要求建立貿易關系的函， 信息來源渠道的交代是不可缺少的。第二段，在介紹本公司產品后，沒有進一步說明向對方提供商品目錄和樣品，而這一內容，對于建立貿易關系是非常重要的， 有了這一內容才能使對方確信我方的產品， 并顯示我方建立貿易關系的誠意；同時，有了這一內容，也使信函最后“認真考慮你們的要求”的承諾有了具體的針對性。“期盼你們及早答復”作為信函的結尾常用語，卻放到第三段的中間，不符合信函寫作格式規范。

四、結語

要寫出一封體現出表達專業、得體大方、規范得體的商務信函，寫作水平起著至關重要的作用；信函對維護企業形象，促進貿易雙方之間的溝通交流，以及相關業務的達成和合作關系的發展將起到積極作用。因此，要想通過信函交流達到預期的合作目的，就需要在日常寫作中，對商務信函的寫作要求、語言特點方面加以重視，注重提高商務信函的寫作能力。

【參考文獻】：

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