網絡環境下的高校檔案工作探析

宋紹梅

摘 要：在以往的傳統環境下開展高校檔案管理工作主要是以人工為主，自動化水平較低來開展檔案管理工作的，在高校檔案管理工作開展過程中，由于受到其管理人員素質與環境等多方面的因素影響，造成了網絡環境下高校檔案管理工作效率非常低。高校檔案工作開展過程中，網絡環境已經成為了當前影響高校檔案管理工作開展的重要影響因素。針對高校檔案管理工作的發展現狀，對網絡環境下高校檔案工作的開展情況進行合理的分析和探討，對于促進高校檔案工作的開展有著非常重要的作用。

關鍵詞：網絡環境 高校檔案工作 探析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）10（c）-0226-01

在以往的傳統環境下開展高校檔案管理工作主要是以人工為主，自動化水平較低來開展檔案管理工作的，在高校檔案管理工作開展過程中，由于其管理人員素質、環境等多方面的因素影響，造成了網絡環境下高校檔案管理工作效率非常低，因此，在檔案工作開展過程中，正確的認識檔案工作存在的不足，并且充分的重視檔案管理工作對于高校發展建設的重要性認識，進一步提高當前網絡環境下高校的檔案管理工作開展效率。

1 網絡環境條件下高校檔案工作開展提出了更高的要求

隨著我國科學技術的發展和進步，信息技術逐漸在各行各業得到了廣泛的發展和利用，這些信息技術的發展和應用，使得檔案管理工作和檔案信息資源發生了很大的變化，其管理工作的開展和服務工作的開展都發生了很大的差異。

第一，檔案信息資源的數字化。在網絡環境條件下，現代信息技術不斷的滲透到高校檔案信息資源的管理工作開展過程中，現代信息技術使得高校檔案信息資源內容也發生了很大的分離，形成了以數字編碼形式存在的網絡環境中，可以被用戶廣泛的利用。那么信息化技術的實施，實現了資源的網絡共享，用戶可以隨時隨地獲取想要的信息資源，同時對于紙質保存可能丟失信息資源的情況也進行了很大程度的轉變，使得信息資源和電子信息檔案完全解決了這樣的問題，提高了資源的利用效率和保存效率。

第二，檔案工作開展的自動化和智能化，高校通過建立相應的信息網絡平臺，使得電子文件在完成其相應的建設工作后，就可以通過網絡進行傳輸，各個部門之間也可以實現資源的共享，同時在檔案資料整理完成后，可以在第一時間及時的傳給檔案管理部門，檔案管理部門也可以對檔案資料進行及時的保存，提高了檔案工作效率，便于將其進行分類整理和歸檔，并且能夠及時的將有關的數據和信息進行發布，供人們使用。

第三，檔案資料實現從保存到利用的轉變。網絡環境是一個公開的環境，能夠促進外部交流的深入，高校檔案網絡傳輸的開設，一方面能夠保證本校的師生及時的獲取有關的檔案信息，同時各個高校之間也可以進行檔案資料數據的共享，使得人們能夠通過上網進行資料查詢，從而獲取自己所需要的資料，提供了資料使用的受益面，同時在當前的網絡環境下，有關技術人員也進行了不斷的技術更新和創新發展，對其各類數據庫也不斷的完善。

2 網絡環境下高校檔案工作優化途徑探析

第一，檔案資料的信息化基礎建設和發展。高校檔案工作在開展過程中，必須要加強對高校檔案部門的設備投入，在管理工作開展過程中，高校一定要充分的重視和認識到高校檔案工作開展過程中必須要加大經費的投入，利用先進的計算機軟件和硬件設備系統，提高硬件系統的建設和發展水平。那么檔案資源的信息化是促進檔案管理工作順利開展的重要基礎，在檔案管理工作開展過程中，一方面要重視傳統的一些紙質的檔案資料的管理工作開展，同時也需要重視對電子資源的保存，通過將電子文件直接轉化形成電子檔案，從而整合各類檔案信息資源，根據我校的實際情況設置分類，方便及時的獲取有用的資料和信息數據。

第二，搭建完善的數據庫，數據庫是高校資源綜合的一個重要組成部分，數據庫的構建和網絡技術的融合，能夠對高校檔案的各類資源和數據信息等進行分類整理，形成一個完善的數據庫系統，然后做好各類工作的開展和實施，通過網絡系統，能夠實現對數據庫數據的及時更新，滿足人們的廣泛需求。

第三，不斷開發和完善信息檢索系統。以往的高校信息檢索系統是不完善的，檢索系統內所收藏的各類資源和數據信息和實際的資料存在較大的差異，那么在高校檢索過程中，要不斷的完善檢索系統信息，對其檢索系統進行合理的推算和編制，在檢索過程中，需要進行及時的用戶定制檢索，提供多種類型的檢索途徑，然后幫助用戶能夠應用簡單的檢索信息進行準確的檢索，用最簡單的方式獲取最有效的檢索內容，提高檢索效率。在檢索過程中，需要對其檢索系統內所收藏的各類資源和數據信息和實際的資料存在的差異及時的進行更新和彌補，使得兩者能夠保持一致。

第四，網絡環境下提高檔案信息的安全性。網絡技術的發展給當前高校的發展帶來很大的促進作用，但是與此同時，網絡的不安全因素也給高校檔案管理工作的開展帶來很大的安全管理隱患，在高校檔案管理工作開展過程中，我們需要正確的認識到網絡環境下可能引發的管理問題和管理漏洞，及時對管理工作的開展給予必要的支持和鼓勵，充分的發揮網絡環境下高校檔案管理工作開展的優勢，能夠提高其防護監督技術，避免造成檔案管理工作的漏洞。

在工作過程中，需要制定嚴格的法律法規，結合高校的發展情況，制定有關的安全管理制度，并且形成一套嚴格的監督措施來保障高校檔案管理工作的順利開展，可以通過安裝一些殺毒軟件、數據系統加密技術處理等網絡技術來提高網絡環境下高校檔案工作的安全性能，在登陸系統的過程中，采用實名制的身份認證方式，這樣也能夠有效的避免造成信息資源被侵害。

第五，不斷創新服務方式，互聯網技術是一項新型的發展技術，在服務工作開展過程中，需要及時了解用戶的需求和滿意度，將自己的意見及時的反饋給高校檔案部門，進一步促進高校檔案工作的順利開展，針對其存在的問題及時的進行更新和服務方式創新，探索新的服務質量，創造網絡環境下的高效率的檔案工作。

3 結語

高校檔案管理工作開展過程中，一方面要充分認識和重視高校自身檔案管理工作開展過程中存在的問題以及必要性認識；另一方面也需要對其所處的網絡環境條件進行合理的評估，從而促進高校檔案工作在環境下的順利開展。

參考文獻

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