傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案的比較分析

邱玥

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案文件的存儲也發(fā)生了很大的變化，各種新類型載體形式層出不窮，從過去的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體到現(xiàn)在的電子載體。相對于傳統(tǒng)載體檔案而言，電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的特性，因此，科學探討二者的優(yōu)劣利弊，充分發(fā)揮各自在檔案管理上的優(yōu)勢，對于合理有效地運用現(xiàn)代科學技術(shù)和先進設(shè)備，推動檔案管理更加科學、安全、系統(tǒng)地向前發(fā)展，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進程具有重要意義。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)載體；電子檔案；比較

1 傳統(tǒng)檔案和電子檔案利用的特點比較

1.1 傳統(tǒng)檔案和電子檔案利用的特點共性

1.檔案利用需求的社會性與層次性

檔案利用需求的社會性，體現(xiàn)在具有廣泛的社會作用和社會價值。檔案利用需求的社會作用，在于實現(xiàn)信息資源社會共享和促進社會進步的歷史進程中，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用都發(fā)揮著積極的作用。檔案利用的社會價值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒。檔案利用需求的層次性體現(xiàn)在利用者所從事的職業(yè)不同，需求的檔案信息也不盡相同，有的需求的是一次檔案文獻信息，有的需求二次檔案文獻信息或三次檔案文獻信息。

2.檔案利用需求的多樣性與動態(tài)性

電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求，受其自身的職業(yè)、素質(zhì)和愛好等的不同而顯現(xiàn)出千差萬別。檔案利用者需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系。社會越發(fā)展，社會所擁有的職業(yè)越多，生活文明程度越高，人們的愛好就會越多，愛好的層次就會越高，也更加多樣化，而檔案利用者需求隨著時間、地點、條件的變化而變化體現(xiàn)了需求的動態(tài)性。

3.檔案利用需求的重復(fù)性

檔案利用者利用檔案的需求往往不只產(chǎn)生一次，檔案利用者的需求滿足只是相對的、暫時的，原有的需求滿足了，又會產(chǎn)生新的利用需求。只要具備一定的條件，檔案利用需求就會多次重復(fù)出現(xiàn)。

1.2 傳統(tǒng)檔案和電子檔案利用的特點差異

1.從傳統(tǒng)檔案和電子檔案的載體方面比較

傳統(tǒng)載體檔案是人們無須依靠特定技術(shù)就有可識別檔案的內(nèi)容，載體、結(jié)構(gòu)形式和檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就無法分離，載體、結(jié)構(gòu)形式成為檔案不可分割的重要組成部分。在溫度、濕度相對穩(wěn)定和適合的情況下，不會變質(zhì)腐化。因此，在存檔時間方面具有明顯的優(yōu)勢。

傳統(tǒng)檔案也存在著一些不足。紙質(zhì)檔案在保存的信息量上很有限，信息表達和傳輸能力也十分有限。檔案的利用具有一定的“獨占性”，一個利用者在利用這件檔案時，其他利用者便無法利用此件檔案，降低了利用效率。紙質(zhì)檔案堆積需要占用大量的空間。隨著檔案的增多，存放檔案所需要的空間將越來越多。同時，傳統(tǒng)載體的檔案不便于檢索，人工翻找費時費力。

電子檔案存儲載體以磁帶，磁盤，光盤為主要載體，占用空間小，存儲信息容量大，傳輸信息速度快。而且，電子檔案有著很強的備份能力，可以輕松復(fù)制為多種形式的存儲方式，在利用者利用時，也不會破壞電子檔案的載體，保護了檔案原件。

但是，電子檔案載體壽命仍需進一步驗證。另外，電子檔案對存儲技術(shù)和設(shè)備有依賴性，不可單獨存在。人們只有采用這種記錄檔案內(nèi)容的電腦和設(shè)備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的內(nèi)容。

2.從傳統(tǒng)檔案和電子檔案的安全性方面比較

檔案的安全性包括檔案的載體安全和載體所存儲的內(nèi)容信息安全。

在載體安全方面，傳統(tǒng)檔案有著明顯的優(yōu)勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息載體性質(zhì)穩(wěn)定，在自然條件下可以存放很多年，在溫度、濕度相對穩(wěn)定和適宜的情況下，不會變質(zhì)腐化。在防護技術(shù)上，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的防護主要是在防霉、防潮、防蛀、防塵、防火、防水、對破損的紙張和擴散的字跡進行修復(fù)等方面下工夫。而且這些載體只要避開天災(zāi)人禍，遵守管理制度和防護的有關(guān)要求，就能長期保存。而電子檔案除了以上各點以外還要注意防磁，防強光等。而且在正常地條件下保存地時間相對紙質(zhì)檔案來說較短。只有通過定期地備份來實現(xiàn)長期保存。而這些備份無疑會產(chǎn)生費用，會增加管理保護的成本。

在載體所存儲的信息安全方面，傳統(tǒng)檔案保存的難度也比電子檔案小得多。對紙質(zhì)檔案的安全保護實際上就是對其載體的保護，而電子檔案對信息的保護難度卻要大得多。它的安全受其對系統(tǒng)依賴性和系統(tǒng)本身的脆弱性，以及電腦病毒的干擾和影響。在保存檔案信息的同時還要保存檔案載體的信息。同時，檔案的信息是通過計算機的輸入設(shè)備錄入進去的，極易被修改或者錄入錯誤，使檔案的內(nèi)容真實性降低。加上病毒的泛濫，使得電子檔案信息更容易被攻擊，存儲的電子檔案信息也有可能丟失。因此，對于病毒和黑客的防范也是檔案信息安全的重要部分。

3.從傳統(tǒng)檔案和電子檔案的服務(wù)方式方面比較

雖然傳統(tǒng)檔案和電子檔案都是現(xiàn)在利用率很高的形式，但是傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案的服務(wù)方式在服務(wù)對象、服務(wù)原則等方面仍然有所區(qū)別。

1）兩者的服務(wù)對象有所不同

傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)主要是針對本地區(qū)、本單位或外單位的利用者，以提供檔案文獻為主，傳統(tǒng)載體檔案對利用者沒有要掌握計算機應(yīng)用知識和網(wǎng)絡(luò)知識的要求和限制，所以傳統(tǒng)載體檔案仍然擁有龐大的用戶群體。

電子檔案通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將本館的數(shù)據(jù)庫信息傳送到用戶終端。通過個人電腦鏈接互聯(lián)網(wǎng)登陸該館，就可以成為電子檔案的服務(wù)對象。但對服務(wù)對象必須加以區(qū)分，對不同的服務(wù)對象提供不同的服務(wù)內(nèi)容，檔案利用者要通過身份驗證才能夠查閱檔案。

2）兩者的開放原則有所不同

傳統(tǒng)載體檔案不泄密的內(nèi)容到開放期便可以向社會公眾開放。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案相比，其服務(wù)方式多樣，服務(wù)手段先進，服務(wù)面廣泛。但電子檔案的信息還受時間與密級的限制，不能完全上網(wǎng)。電子檔案的信息也有訪問限制。對于有限制條件的檔案信息，用戶必須按有關(guān)規(guī)定履行一定的手續(xù)才能獲得服務(wù)。

2 多元化載體的管理對策

傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案都是檔案信息保存的一種形式。由于紙質(zhì)檔案的真實性能夠得到保證，所以很多利用者還是喜歡利用紙質(zhì)檔案。而電子檔案作為一種新興的儲存工具也由于其瀏覽方便，使用效率高而受到大家的喜愛。因此，兩者都是不能互相替代的，而且兩者還可以進行有利的互補，對利用率高，檔案質(zhì)量較為殘破的，具有重要史料價值的檔案進行數(shù)字化，充分發(fā)揮計算機高速的運算能力和強大的邏輯判斷能力，以及對檔案快速檢索、遠距離傳輸、海量存儲等方面的優(yōu)點，從而實現(xiàn)檔案信息資源的反復(fù)利用和資源共享，以解決日益增長的檔案數(shù)量和有限的保管條件之間的矛盾，提高檔案信息資源利用率。而對于存有重要信息資料的電子文檔，如果沒有與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，應(yīng)該將其紙質(zhì)化。

盡管近年以來，電子檔案保持著迅猛的增長勢頭，但是紙質(zhì)檔案有7%左右的速度增長，在一段時間內(nèi)，要保持著多種載體類型共存的局面，這就要求我們堅持多元化的對策，統(tǒng)籌兼顧，即要保護好紙質(zhì)檔案的價值，又要發(fā)揮電子檔案的利用效率，才能更好地的發(fā)揮檔案的文化傳播功能，服務(wù)于社會。