探討實施檔案規范化管理提升辦公室人事檔案管理效率

王瓊英

摘 要：辦公室人事檔案管理，是辦公室工作中的重點，高效合理的辦公室人事檔案管理，能夠提升辦公室工作的效率。隨著檔案管理工作任務的加重以及檔案管理工作技術的提升，傳統辦公室人事檔案管理方法逐漸的暴露出弊端，已無法滿足當前的管理要求。為提高檔案管理效率，實施檔案規范化管理是非常重要的。本文主要對當前辦公室人事檔案管理的特點以及現狀進行分析，并進行合理化建議分析，現總結如下。

關鍵詞：辦公室人事檔案管理；現狀；改善手段

隨著信息時代的到來和發展，許多的虛擬與實體檔案大量增加，這使得辦公室人事檔案管理工作呈現出新的發展方向，如何在保證檔案管理工作專業性、機密性、政策性的同時，大幅度提升辦公室人事檔案管理工作的效率與規范性，是當前辦公室人事檔案管理工作的重點，也是單位提高整體工作效率的前提。特別是機關企事業單位，檔案管理的規范性是評價與衡量辦公室工作效率與管理水平的中重要標準。可見，辦公室人事檔案管理規范化，是整個辦公室工作的重點發展方向。

1 辦公室人事檔案管理工作特點

辦公室人事檔案管理工作，具有存儲性、復雜性等特點。存儲性是辦公室人事檔案管理的基本特點，檔案工作的本質，就是對人事、事件甚至是過程等方面資料進行收集和存儲，使這些資料能夠在以后的工作中得到調閱。因此，辦公室人事檔案管理的重點，是對各部門各方面工作進行書面與文件形式資料的收集和管理，在收集后要按照內容或類型進行分類管理，做到有序的管理，以便于調閱與使用。復雜性則是從檔案管理工作的內容來說，辦公室人事檔案包括會計檔案、特種載體檔案以及行政管理檔案等多種檔案，其收集部門與使用方式不同，所使用的管理方法也不同。在進行檔案管理和收集時，需要用不同的工作方法對待。

2 辦公室人事檔案規范化管理現狀分析

2.1 檔案管理工作重視不夠

受到市場經濟與經濟全球化的影響，越來越多的企事業單位，將經濟效益作為日常工作的重點，對后勤工作與檔案管理工作的重視則相對減少，對辦公室人事檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理設施、人員配備等方面出現漏洞，進而造成辦公室人事檔案管理出現重大漏洞，嚴重影響單位的發展。

2.2 辦公室人事檔案管理制度不健全

許多單位辦公室人事檔案管理水平無法跟隨單位的發展，檔案管理水平嚴重落后，這與制度不健全有直接的關系。檔案管理制度不健全，則會使管理人員無法照章辦事，使檔案管理出現漏洞，甚至出現無資料整理的現象，使檔案管理無法有效實施。

2.3 辦公室人事檔案管理效率低

不同的部門分擔著中不同的工作，每個部門都會產生相應的部門檔案。繁多的部門分類以及檔案分類，嚴重的制約了檔案管理的工作效率。常規的管理規定中，將檔案分為技術類、文書類以及專門類三大種類，而在這三大種類中，則會設有一級類目10個，二級類若干。門類繁雜，且在不同門類下的檔案管理工作方法不同，使得辦公室人事檔案管理的效率偏低。

2.4 檔案管理人員專業素質較低

大部分檔案管理人員在進行工作前沒有經過相關知識的學習或了解，在檔案管理工作過程中僅僅按照老員工指導或自己的想法進行檔案管理。甚至有部分未設有專門的檔案管理部門，檔案管理人員均為各部門工作人員“兼職”。嚴重的影響了檔案管理的規范性。

3 辦公室人事檔案管理工作效率提升措施

3.1 轉變辦公室人事檔案管理理念

提升辦公室人事檔案管理規范性，首先要從思想轉變開始，應從領導開始，認識到辦公室人事檔案管理的重要性，并將對檔案管理的重視影響到各個部門的工作當中，領導應從自身做起，將檔案管理工作提升到日常工作中的重點。例如在日常工作中對員工進行《檔案法》的宣傳培訓，使員工充分領會檔案管理的重要性。如單位中沒有專門的管理部門或管理制度，則聘請具有專業知識技能的人員進行檔案的管理和培訓，在中設立相關的部門，并對檔案進行規范化專業化的管理，制定嚴格的管理制度，敦促工作人員按章執行。

3.2 提高管理人員素質

在日常檔案管理工作中，要對管理人員的專業能力與專業素質進行提升，使檔案管理人員的專業素質能夠符合相關的工作要求。特別是信息時代的到來，檔案管理人員在具有檔案管理專業素質的同時，還應具有計算機相關技術水品，使其能夠應對計算機檔案管理的發展與要求。為此，首先應引進專業人才，提高辦公室人事檔案管理的效率；其次，應對當前員工進行專業培訓，使其能夠具有相關的知識水平，改善自身的工作方式與工作效率；最后，應對員工的計算機知識水平進行統一的培訓和指導，為信息化檔案管理提供便利。

3.3 完善檔案管理制度

針對當前辦公室人事檔案管理制度不健全的問題，應進行相關管理制度的制定和完善，辦公室人事檔案管理制度，是高效檔案管理的前提，應針對自身情況，按照不同類型部門進行檔案收集制度的制定，并對檔案管理部門制定嚴格規范的管理規定與辦法。特別是未設立檔案管理部門的，應按照相關規定設立單獨的辦公地點進行辦公，并配備規范的管理設施與管理人員。特別是具有一定保密程度的檔案，要嚴格按照保密級別進行檔案的管理和存放，避免保密檔案曝光。

3.4 建立辦公室人事檔案服務反饋機制

辦公室人事檔案管理是服務型工作，其主要工作內容是服務各部門，將各部門的檔案進行收集和歸檔。因此，檔案管理工作人員的責任心與工作態度直接影響了檔案管理工作的效率與質量。為此，應建立完善的辦公室人事檔案管理反饋機制，使各個部門都可以監督辦公室人事檔案管理工作，并在反饋機制的基礎上，針對檔案管理部門進行相應獎懲制度。使管理人員能夠得到與其工作成績相匹配的獎金與工資，促使其更好的進行相關工作。

綜上所述，通過實施規范化的辦公室人事檔案管理制度，能夠有效的提升辦公室人事檔案管理效率，是當前檔案管理的重要發展方向。

參考文獻

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