流動人員人事檔案管理信息化建設的若干思考

楊如正

【摘要】隨著社會多元化的發展，人口流量加大，流動速度加快，這增加了政府管理方面的壓力，傳統的人事檔案管理工作模式出現的問題比較突出，探討和研究流動人員人事檔案管理新模式，加快人事檔案管理信息化建設成為相關部門人事工作的首要目標。

【關鍵詞】流動人員；人事檔案管理；信息化建設；思考

流動人員的人事檔案管理工作，是我國人事檔案管理工作中非常重要的一部分。人事檔案記載著一個人的個人經歷、學歷、人事關系、思想品德、業務能力、工作表現和獎勵處罰等方面的原始資料，是用人單位使用人才的主要載體和依據，直接關系到檔案個人的切身利益。而傳統的人事檔案管理已經不能滿足社會的需求，利用信息化管理，可以有效地彌補傳統管理模式存在的諸多不足。

一、我國流動人員的人事檔案管理工作的現狀

（一）流動人員人事檔案管理意識差、實用性低。國家相關文件中明確規定，流動人員人事檔案應由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理。但是，由于受經濟利益驅動或對政策缺乏了解，致使一些未經授權的中介和企業違法管理流動人員人事檔案，還有個人自行保管本人或他人檔案，而非專業的管理以及傳統的流動人員人事檔案管理自身的弊端又導致了一些人事檔案的材料中出現資料虛假、信息空白等情況，這種檔案無法真實完全地反映一個人的職業變換過程，在一定層面上說，這也破壞了人事檔案的實際使用價值。由此可見，流動人員的人事檔案管理工作結構繁復，缺少嚴肅性和權威性，導致社會各界和百姓對檔案管理的工作缺乏信任。

（二）流動人員人事檔案管理缺乏統一的標準。人事檔案的標準化管理有利于最大化地發揮檔案的價值與作用，實現信息資源的共享。但是，當前很多單位的人事部門仍舊使用傳統的紙質檔案管理模式，相關工作人員在檔案的拆封和填寫上浪費了大量的工作時間，工作效率極為低下，并且容易出現檔案資源丟失的現象，這與標準化的檔案管理相距甚遠。

我國國有企業的檔案管理工作相對規范，因此從國企單位轉出來的流動人員的人事檔案具有較高的標準。而民營企業的人員流動速度快，數量多，企業的人事檔案管理方法相對落后，人事檔案來源比較分散，內容也是截然不同，因此很難進行標準化的檔案管理工作。比如，標準的人事檔案管理在實際工作中應該使用規格統一的檔案盒保存檔案，但是很多的民營企業為了節約成本和便于拆裝，而使用牛皮紙袋來封裝人事檔案，甚至當紙袋破損時，相關工作人員也沒有及時處理，而是敷衍了事。

（三）流動人員人事檔案管理無法突出時效性。流動人員的人事管理工作內容復雜、任務繁瑣、數量巨大、管理機構工作人員數量少，所以很多當事人的職位調動、外出進修和業績等資料無法及時存入檔案。因此，大部分流動人員人事檔案管理機構中保存的檔案與原來一樣，沒有隨著實際情況而更新或補充，這就對檔案的時效性產生了嚴重的負面影響。

二、流動人員人事檔案管理工作的信息化建設

（一）建立全面的人事檔案信息數據庫。在全國范圍內建立各省、各市之間能夠通用的流動人員人事檔案信息數據庫，是流動人員的人事檔案信息化管理的基礎準備措施，也是人事檔案管理工作為社會和群眾提供優質服務的前提。隨著經濟的發展和人事制度的改革，人員流動的數量及速度均有增加，因此建立各省各市甚至全國通用的、先進標準的、可靠性能較高的人事信息數據庫是十分必要的，同時這也是今后人事檔案管理工作可以實現信息資源數據化、網絡化，信息資源的載體豐富多樣化、信息資源的共享整體化以及人事檔案管理流程自動化的前提。

在建立人事檔案信息通用數據庫時，應該避免各個系統和單位自行設計，否則會導致信息系統硬件設備配置不同、軟件不能兼容的現象發生。取而代之的是應由政府起帶頭作用，由專業的軟件研發公司開發設計統一的人事檔案管理系統，并在各個城市推廣使用，然后收集歸納人事檔案管理系統在使用的過程中出現的問題，并進行修復和完善。該軟件系統的研發不僅僅要解決的是數據錄入工作中的問題，還要保證今后人事檔案查詢工作的高效便捷，同時要設置查詢權限，以保證人事資料信息不能非法泄露。針對人事檔案中個人信息的保護工作，應遵循事前完善預防，事后快速補救的原則，因此，流動人員人事檔案信息的通用數據庫在建立時就應嚴肅注重系統的前端控制問題。流動人員的人事檔案資料的信息化處理工作，應該由政治素質較高并且具有相關專業知識的人員來完成，應該在相關規定中明確表示出，一旦人事檔案中的相關信息資料被非法泄露和使用，檔案管理工作的相關負責人應該按照規定承擔民事或者刑事責任。

（二）網絡聯動的建設速度應加快。流動人員的人事檔案信息通用數據庫雖然具有快速查詢、統計分析流動人員個人信息的高效性，但是卻不能提供人事檔案中的鑒定和考核材料等信息。因此，我們可以參考美國的微縮技術，將其利用于流動人員的檔案管理工作中，以此保證流動人員的人事檔案信息的合理開發和利用，提高信息化的資源利用率，保護相關人事機構的實體檔案。建立流動人員的人事檔案全文數據庫勢在必行，將那些使用率較高且容易磨損的人事檔案信息使用掃描儀器將其傳輸進入計算機中，然后分門別類地進行整理。在使用相關人事檔案的信息資源時，就可以在全文數據庫進行搜索、導出有關資料，然后可以通過電子屏幕閱讀、記錄和打印等。

同時還要加強局域網、廣域網以及互聯網之間的網絡聯動建設，構建成擁有先進技術、相關功能比較完善的人事檔案信息服務網絡，能夠做到在全國范圍內的人事檔案信息資源共享，不僅能夠為檔案信息使用者提供便利的條件，還能提高流動人員人事檔案管理工作的效率，進而實現流動人員的人事檔案信息化管理的建設。

（三）加強流動人員人事檔案管理信息化建設的指導力度和法制建設?？梢院饬恳粋€國家、行業、地區的綜合實力和現代化程度的標志之一就是信息化的發展水平，流動人員的人事檔案管理工作也包括在內。相關的業務管理部門可以對信息化服務內容進行提前管理和有效監管，除必須保密的那一部分外，應該運用科學合理的方式來拓寬流動人員人事檔案管理工作的服務范疇，并對相關工作人員進行培訓，以提高流動人員人事檔案管理工作的質量。

流動人員的人事檔案管理工作是一項具有嚴肅性的工作，必須嚴肅認真地對待。當前在人事檔案管理方面已經具有一定的法律基礎，但是相關法制建設還不夠完善，因此，加快流動人員的人事檔案管理工作的相關法治建設刻不容緩。在建設流動人員的人事檔案信息化管理工作的過程中，一定會涉及到大部分的全新內容，尤其是在人事檔案中的個人信息資料方面，我們必須要重視起這一方面的管理工作，首要就是檔案信息的安全保護工作，其次就是相關檔案信息合理合法的運用。因此，一定要建立健全的人事檔案管理制度，做到流動人員的人事檔案管理工作有法可依。有效制止盜取人事檔案的違法行為，提升流動人員的人事檔案管理工作的法治水平。

三、結語

綜上所述，我國當前的流動人員數量龐大，流動范圍極其廣闊，流動人員人事檔案管理工作進展困難，并且引發了很多社會問題。傳統的流動人員人事檔案管理模式已經不能適應當前的社會人口的發展需要，因此，必須通過政府、相關部門的指導以及社會各界的共同努力，加快流動人員的人事檔案管理信息化建設的步伐。

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