新形勢下的人事檔案管理現狀及解決策略分析

[摘要]人事檔案管理作為事業單位人事管理中，不可或缺的一部分，對事業單位的長遠發展起到極為關鍵的作用。為此，本文結合當前形勢下的人事檔案管理現狀，分析了其管理中存在的主要問題，并就如何解決這類問題，提出了相應的策略。

[關鍵詞]人事檔案管理；現狀；解決策略

1、新形勢下的人事檔案管理現狀

1.1 以人為本的理念不斷深入 人事檔案涵蓋了事業單位的所有員工信息及相關資料，涉及內容多、層面廣，其檔案管理水平的高低直接影響到事業單位的人才構成體系，以及其綜合競爭力。當前，越來越多的事業單位在新的市場經濟環境下，意識到人才選用及內部人員管理的作用，“以人為本”的管理理念逐漸深入到實際檔案管理工作中去。

1.2 人事檔案管理逐漸步入現代化 人事管理的現代化，實質是指在人事檔案管理中采用現代化的管理理論及技術、方法，在保障檔案管理質量的基礎上，最大限度提升其工作效率。

1.3 人事檔案管理制度基本社會化 隨著社會主義市場經濟格局的變化，國家對事業單位的用人政策做出了法律法規方面的調整，強調人才聘請及合同簽訂的平等、自愿，為社會中廣大人才提供了一個更有利的競爭發展平臺，也讓事業單位的人員聘用、管理變得更為規范。同時，人事檔案管理代理制的大力推行，有助于更合理地調配人才資源，讓人才的作用得到最大發揮。

2、現階段人事檔案管理存在的問題分析

2.1 領導對人事檔案管理存在認知偏差 在激烈的市場競爭下，雖然越來越多的事業單位領導及管理人員意識到人才的重要性，并在實際工作中秉持“以人為本”的管理理念，但仍未深入貫徹到實際工作中，對人事檔案管理依舊以檔案存放、資料查閱為主。因此，在人事檔案管理方面，投入經費極為有限，檔案管理基礎設施配備不齊全，嚴重限制了人事檔案管理工作效率的提升。

2.2 人事檔案管理內容單一、管理質量不佳 現階段，大部分事業單位的人事檔案內容較為單一，主要存儲工作人員政治方面的材料，對員工專業水平、績效考評方面的記錄信息較少，導致人事檔案資料的不完整，難以發揮出人事檔案的全部功效。此外，還有部分人事檔案資料因管理不當，存在大量的資料遺失、檔案字跡模糊等問題，為人事檔案的長期存放造成了較大的困擾。

2.3 人事檔案管理技術應用層次較淺 信息時代下，雖然越來越多的現代化信息技術被應用到人事檔案管理中去，但其技術的應用層面較淺，只是將紙質檔案轉變為電子檔案，人事檔案管理的工作性質仍為發生本質上的改變，工作效率沒有得到較大的提升。并且，部分技術及先進設備雖被引入人事檔案管理內，但其設備利用率較低，造成一定程度上的資源浪費。

2.4 缺乏有效的人事檔案管理體制 人事檔案管理體制不健全，也是影響我國人事檔案管理規范化發展的重要因素。

2.5 人事檔案管理人員整體素質有待提升 當前，大部分事業單位的人事檔案管理人員為內部調配，缺乏專業的人事檔案管理知識與技能，在其工作中大多只會應用一些較為簡單的管理技術及方法，一旦其人事檔案管理中出現任何狀況，都較難在第一時間內采取有效的應對措施。同時，一些事業單位由于崗位調動頻繁，讓一些經驗尚淺的人員負責人事檔案管理事項，而這些人員由于對工作內容掌握不全、經驗不足，使得人事檔案管理各項事務無法正常有序開展。

3、解決人事檔案管理存在問題的有效策略

3.1 轉變觀念，提高思想認知 轉變事業單位管理層的傳統觀念，讓其認識到人事檔案管理對事業單位發展的重要作用，進而給予其高度重視。在這個過程中，事業單位可通過宣傳講座、組織交流活動、優秀員工評選等活動，讓管理人員在實際參與中，深刻感受到人事檔案管理是反映員工綜合素質、事業單位內部崗位調配的重要參考依據，進而在人事檔案管理中投入更多精力。

3.2 制定科學、完善的管理制度 健全的管理制度是人事檔案管理工作得以有序開展的前提。事業單位在制定人事檔案管理制度的過程中，需根據自身實際情況，在科學的人力資源管理理論指導下，制定合理、完善的人事檔案管理制度。其中，明確各級別檔案管理人員的職責以及具體管理范圍，規范人事檔案管理的各個流程，要求檔案材料搜集、鑒別、整理、存儲、應用等必須按照規范標準進行，確保各項管理工作有據可循。

3.3 合理引進現代化管理技術及方法 隨著社會的不斷進步，事業單位發展所面臨的環境越來越復雜，對各類人才的需求、選用標準、績效考核等都不盡相同，這就使得人事檔案管理難度日趨加大。在此情況下，只有及時轉變人事檔案管理方法與手段，積極引進現代化管理技術，如機讀技術、電子掃描技術、聲像技術等，在提高人事檔案管理效率的同時，為利用者提供更為便捷的資料查閱服務。通過配備齊全人事檔案管理硬件設備，構建人事檔案信息存儲及檢索系統，合理應用現代化技術，來提高人事檔案管理的效率，為事業單位的進一步發展提供助力。

3.4 促進管理信息資源共享 互聯網信息技術的普及，為人事檔案資源的社會共享提供了有利條件。在人事檔案管理中，相關管理人員應該認識到資源共享是人事檔案管理今后的必然發展趨勢，在實際人事檔案管理工作中，主動采用檔案管理信息化軟件，并通過網絡化與數字化技術手段構建完整的人事檔案管理庫，并按照一定標準設置其信息資源的共享級別，以在確保檔案資料安全的基礎上，最大限度提升人事檔案管理的使用價值，為事業單位的長遠發展做出更大的貢獻。

3.5 提高人事檔案管理人員綜合素養 在當前科技迅猛發展背景下，人事檔案管理水平的提升，還需建立一支綜合素養較高的現代化人事檔案管理隊伍。在這個過程中，既要提升人員的現代信息技術應用能力，也要培養檔案管理人員的創新意識與探索精神，鼓勵其緊跟時代步伐，不要改進自身工作方法與工作理念，以更好地勝任新時期的人事檔案管理工作崗位。同時，事業單位也需制定合理的激勵機制，調動人事檔案管理人員的積極性，驅使其日常工作中不斷充實自身，更好地完成自身職責，并根據檔案管理需求，定期開展人員業務培訓活動，不斷更新其管理人員的知識層次，培養出一批綜合素養較高的人事檔案管理團隊。

參考文獻

[1]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地，2014（S1）.

作者簡介

王靜（1979.4-）女，云南省大理市，館員，本科，研究方向：人事檔案.