稅務檔案信息化管理工作的思考

摘要：在信息化、高科技迅猛發展，“互聯網+”的今天，檔案信息管理要求也不斷提高。特別是隨著“營改增”稅務政策的實施，稅務檔案查找利用頻繁，管理工作量增多，稅務檔案信息化管理作用進一步凸現。因此，加強稅務檔案管理信息化工作非常有必要。

關鍵詞：稅務檔案；信息管理；思考

中圖分類號：G270 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-000-01

隨著社會信息化的快速發展，在互聯網、大數據、云計算等科技信息化平臺大背景下，跟隨信息技術的普及，人們對一切社會活動和由此派生的物質領域、意識領域進行“互聯網思維”審視與思考，不再是簡單地將互聯網作為一種工具，而是全面系統地引導人們進行科學決策的重要依據。

近年來，檔案管理信息化成為國家社會信息化發達程度的重要標志之一。隨著近年來“互聯網+”的逐步實現，為稅務檔案管理現代化提出了新挑戰。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件，數字化管理為檔案管理提供了傳統管理無法比擬的效率優勢。當前，國家“營改增”稅務政策的實施，稅務檔案利用需求日益增加，內容量逐步廣泛，需求標準不斷提高，使稅務檔案管理工作外延越加寬泛，由此，稅務檔案文件更離不開信息化管理。

一、稅務檔案管理信息化工作的意義

檔案管理實現信息化流程就是指檔案管理的模式由傳統的以實體檔案保管，向以檔案實體檔案通過信息化手段向需求者提供更加方便、快捷、準確和優質的服務。稅務檔案實體存放科目繁多、保管嚴格、利用率高。實現檔案管理信息化，可以將檔案實體通過信息資源進行分類、分條目、分析、整理、借閱、提取、移交和保管，實現檔案管理網上操作，減少中間流程環節，提高檔案管理效率。與傳統模式的檔案資料管理相比，管理人員減少了，電子檔案方便保存、修改和查詢，通過點擊分類檔案條目，檢索檔案關鍵內容，達到快速傳遞、準確使用，從而提高檔案管理的利用效率，降低管理成本，實現“網上辦公”、“網上流程”和“無紙化閱檔”的要求。

實踐證明：檔案管理信息化應用既可發揮高效存取檢索功能，又可保護檔案保存磨損。實現檔案信息化管理，即電子文件體積小、信息量大、檢索迅速，在信息傳輸、處理開發利用方面高效、快捷。因此，從稅務檔案管理現代化，實現稅務檔案信息資源的合理開發利用，提高工作效率等方面出發，大力發展電子檔案，推進計算機信息技術在稅務檔案管理中的應用是必要要求。

二、建立稅務檔案信息化管理工作平臺

根據單位檔案管理信息化建設規劃，將檔案信息化管理列入重要議事日程，納入單位科技與管理信息系統范疇，作用信息系統建設的一部分，由分管領導安排專人負責管理，實行分級負責制管理，在單位工作平臺上建立檔案管理信息工作欄，以網頁形式分類別分條目給需求者提供相關的檔案信息和服務，做到稅務檔案實體管理信息網上審批、咨詢、查找、電子文件的歸檔及快速提取使用。同時，也是體現稅務檔案管理數字化、標準化、規范化要求的重要方法。

建立稅務檔案信息化網站，要實現資源共享，就要考慮到網絡的吞吐量、檢索功能、響應時間和傳遞速度等各種因素，選擇使用升級能力和開發能力空間較大的檔案信息化管理系統，按照網絡需求和檔案管理要求，定期更換硬件設備，及時升級軟件和程序，才能充分發揮計算機網絡的優勢。

三、建立科學規范的稅務檔案管理標準

稅務檔案信息化管理依賴信息化手段實現各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞，信息資源共享，都需要通過一系列的標準、規范，使操作方式程序化，逐步實現稅務檔案管理信息資源的數字化、規范化、標準化，盡快實現稅務檔案管理工作由傳統模式向現代化管理模式轉變。

一是檔案信息資源的數字化是檔案信息化建設的前提。實現稅務檔案數字化是對檔案原件的保護，也就是通過信息手段把檔案實物分類編號組合成數字化的信息，再建立統一的檔案數據庫，按照類別分列檔案錄目，通過網絡手段，為需求對象提供服務。稅務檔案信息目錄應當細化，便于查詢、方便需求對象，實現稅務檔案收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理，改善服務方式和方法，提高服務質量和工作效率。

二是檔案信息資源的規范化是檔案信息化建設的基礎。加強稅務檔案信息規范化管理，是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志，就是要以規范化要求與方式，實現檔案管理信息化操作流程化，避免人為因素，減少操作過程中的隨意性，以規定的操作內容，在流程與結果中程序化呈現。

三是檔案信息資源的標準化管理是檔案信息化建設的目標。稅務檔案信息化建設應該按照國家信息化管理相關標準，結合行業特點與單位需求實際，逐步建立本單位檔案管理信息化建設制度體系，在實際工作過程中不斷規范與完善。既符合國家檔案管理相關標準，又有操作簡單、查詢快捷、內容準確、使用方便等特點。如建立稅務檔案目錄數據庫時，要以用戶需求為導向，主菜單應分項實施，應對政策法規、檔案的內容、著錄項目、數據庫結構等進行統一規范，并對管理軟件、文檔格式、數據庫容量等進行統一要求。可以解決實際操作過程軟件不匹配、數據不支持、運行緩慢、無變檢索及不能讀取內容等問題，達到稅務檔案信息數據資源共享的目的。

四、建設高素質的檔案管理者隊伍

檔案信息化管理人員業務素質的高低，直接影響著本單位檔案信息化建設，決定著稅務檔案信息化管理的質量與發展。從某種意義上講，檔案工作體現著行業特色，與人們工作與生活都密切相關。檔案主管領導不但要在資金使用、硬件投入、制度建設、體系管理等方面給檔案工作予以支持，更要關心檔案管理隊伍建設，為檔案管理人員開展工作提供一個好環境。而檔案管理人員也要具備較強的業務知識和敏感性，不斷學習并掌握必要的網絡知識和技術，不僅要熟悉電子文件的特征、檔案信息化管理制度、檔案的全程規范化管理，更要掌握計算機系統的防護知識，對紛繁復雜的稅務檔案信息進行標引、分類和有效管理，確保檔案信息的完整性和安全性。稅務檔案信息化管理要實現國家稅務政策、相關文件的自動化應用管理，電子文檔、輔助立卷、歸檔、著錄、信息網絡傳遞和安全利用等計算機管理要求，發揮檔案信息化管理最大利用價值，滿足需求者最大需要，檔案管理人員應該立足崗位實際，強化自我學習意識，經常參加計算、機管理及信息化教育培訓，增強業務知識、提高業務素質、提升管理水平。

作者簡介：岳樹明（1965-），男，新疆克拉瑪依人，大專文化，現任新疆維吾爾自治區克拉瑪依市烏爾禾區地方稅務局辦公室主任、烏爾禾區政協委員。