試論高等學(xué)校教學(xué)檔案的收集工作

于暉

【摘 要】 本文針對高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作存在的問題，提出了改進和加強高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作的方法與措施。要合理增加教學(xué)檔案管理人員數(shù)量；提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)；建立健全教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度；建設(shè)標準化的教學(xué)檔案管理空間，創(chuàng)造良好的存放環(huán)境；充分發(fā)揮高校優(yōu)勢，利用科技化、信息化管理檔案。

【關(guān)鍵詞】 高等學(xué)校；教學(xué)檔案；收集工作；方法措施

高等學(xué)校教學(xué)檔案主要是指在高校教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中所形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像載體材料等，它是衡量一所高校教學(xué)管理水平與教學(xué)質(zhì)量的重要標準之一。為達到使高校各項教學(xué)活動得到順利開展之目的，做好高校教學(xué)檔案的收集工作就成為高校檔案管理人員的重要任務(wù)之一。

一、高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作存在的問題

1、對教學(xué)檔案收集管理工作的認識不足

當前，某些高校領(lǐng)導(dǎo)及各部門對檔案工作的認識存在局限，認為該項工作無非就是管理一下檔案，將文書檔案收集整理一下，如有需要翻閱一下。由于有這種認識，在檔案管理方面配備了不多的工作人員，面對數(shù)量龐大、分類繁多的檔案，幾個工作人員必然會顯得力不從心，不能做到面面俱到，從而影響到檔案的收集整理工作。

2、教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待進一步提高

如今，一些問題相當突出，主要表現(xiàn)是：一方面，為數(shù)不少的高校檔案管理人員相關(guān)專業(yè)知識缺失，有的甚至沒有從事過這方面的工作經(jīng)驗，意識不到檔案管理的重要性。另一方面，一些檔案管理人員在基層文書資料的收集過程中，缺乏應(yīng)有的工作責任心，工作分工不明確，不能及時更新檔案，收集的第一手檔案資料不完善，使得問題越堆越多，給以后的查找、保存工作帶來不便。

3、教學(xué)檔案管理轉(zhuǎn)接存在問題

在高校工作中，管理人員有的是身兼數(shù)職，沒有明確的分工，工作轉(zhuǎn)換很頻繁，這種情況對檔案管理收集工作來說是一個不容忽視的問題。常常會出現(xiàn)這種情況，不少檔案管理人員從一個院系轉(zhuǎn)入另外一個院系或部門，剛收集的檔案還沒有加以整理與規(guī)范，由于工作調(diào)動關(guān)系，使基礎(chǔ)檔案擱置，只能又重新開始，也正是因為這樣，好多檔案不知道到底是有用還是無用，堆積成山，雜亂無章，沒有及時、系統(tǒng)、科學(xué)的收集管理，很不完善。

4、高等學(xué)校對教學(xué)檔案的收集管理沒有形成系統(tǒng)化、科學(xué)化機制

（1）高校的教學(xué)檔案利用率低。高校因為檔案管理不系統(tǒng)，會使一些有利用價值的檔案卻不為人所知，沒有及時的、準確的收集，遇到需要時又要重新收集檔案，費時費力，也有原始的第一手檔案資料丟失，永遠無法找到的可能。

（2）高校教學(xué)檔案保管措施不完善。教學(xué)檔案的收集在檔案管理工作中尤為重要，諸如學(xué)生的學(xué)期轉(zhuǎn)換、學(xué)生成績的更新、學(xué)生的違紀違規(guī)處理文件、畢業(yè)生學(xué)位審查等原始文件的收集與保管就相當重要，因為這些傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，是一個人在大學(xué)期間的真實寫照，一旦沒有及時的收集保存就是巨大的損失，將會給以后的學(xué)生畢業(yè)乃至整個人生帶來隱患。

（3）高校教學(xué)檔案沒有進行定期整理和更新。檔案管理工作是一個復(fù)雜而且長期的工作，因為沒有及時整理并更新所保存的檔案，很多高校教學(xué)管理檔案只是存放和保留，無規(guī)律可循，對以后的查找?guī)砹寺闊速M了工作時間，降低了工作效率。

（4）高校檔案管理環(huán)境有一定的局限性。例如，學(xué)生的試卷、實驗報告冊、課程設(shè)計等文件，庫存萬萬冊，由于評估、專業(yè)核查、新專業(yè)評審的要求，必須保存5年再做處理。數(shù)量巨大，這就給儲存造成一定的壓力。高校沒有專用的檔案室，往往是改造舊教室，環(huán)境差，面積小，設(shè)備設(shè)施不配套，檔案只能是堆積，看似收集，但沒有規(guī)范的保存和管理，容易引起潮濕、霉變、蟲蛀，給以后的查找和使用帶來了極大的不便。

（5）高校教學(xué)檔案管理方式有些落后，缺乏使用高科技進行管理的意識，缺乏院系與院系、院系與部門、院系與學(xué)校之間檔案的橫向聯(lián)系與交流，與時代的發(fā)展不和節(jié)拍，也容易使檔案遺失、損壞。

二、改進與加強高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作的方法與措施

1、合理增加教學(xué)檔案管理人員數(shù)量

近幾年我國科技高速發(fā)展，對信息量的需求越來越大，高校檔案管理的壓力也越來越大，合理增加檔案管理人員，將會保證檔案管理人員由于工作調(diào)動等原因不至于出現(xiàn)斷接的現(xiàn)象，如此高校教學(xué)檔案管理會得到持續(xù)發(fā)展，對高校的教學(xué)及管理都有很大的益處。

2、提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

高校檔案管理工作單一，需要相當強的責任感和耐心，有鑒于此，高校應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理人員管理辦法和專業(yè)管理知識，加強個人修養(yǎng)，實現(xiàn)檔案的高水平管理。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都應(yīng)意識到檔案管理的重要性和必要性，注重檔案的價值，以進一步加強檔案收集與管理工作。

3、建立健全教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度

在現(xiàn)有條件下，根據(jù)檔案法和檔案管理條例，制定高校教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度是必要的。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，高校應(yīng)就教學(xué)檔案管理工作執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度及崗位職責，要求相關(guān)工作人員必須遵守和執(zhí)行。應(yīng)注重將檔案定期收集、整理、歸納、裝訂、分類、編號、存檔，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期檢查檔案的整理和更新情況，做到心中有數(shù)，保證收集到的各種教學(xué)檔案完整、準確、真實，并對收集好的檔案做好安全保密工作。如此，以后的教學(xué)檔案管理就會形成一個良好的氛圍。

4、建設(shè)標準化的教學(xué)檔案管理空間，創(chuàng)造良好的存放環(huán)境

只收不管的檔案管理工作是前功盡棄，不如不做。檔案收集后只有妥善保管，才能在以后的工作中充分發(fā)揮它的作用。基于此，建立完善的檔案場所極為必要，檔案的收集、整理、裝訂、歸類、入冊、上架、入庫等等一系列的專業(yè)要求，都必須嚴格按照程序操作進行。

5、充分發(fā)揮高校優(yōu)勢，利用科技化、信息化管理檔案

對于各種教學(xué)檔案，應(yīng)采用先進的理念進行統(tǒng)一管理。因為檔案管理一旦落后，將會影響教學(xué)的發(fā)展，所以高校應(yīng)充分發(fā)揮優(yōu)勢，利用電子檔案等高科技手段對教學(xué)檔案進行管理，如此能夠避免教學(xué)檔案的損壞、遺失等，也能夠更方便對教學(xué)檔案進行分類和更新。可取的方法是，讓紙質(zhì)的教學(xué)檔案與現(xiàn)代的電子檔案相結(jié)合，相互取長補短，以使高校教學(xué)檔案充分發(fā)揮作用。

三、結(jié)語

總之，改善高校教學(xué)檔案管理，需要檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的共同努力，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案的管理，改變舊的思想觀念，把檔案看作是單位的一個“信息庫”，充分認識到只有收集到最原始的教學(xué)檔案，才是高校在以后的發(fā)展過程中最有力的參考數(shù)據(jù)。同時，高校檔案管理人員應(yīng)做好自己的本職工作，不斷加強業(yè)務(wù)能力，提高個人修養(yǎng)，以認真負責的態(tài)度處理好檔案相關(guān)事宜，在以后高校的教學(xué)檔案收集工作中積極探索教學(xué)檔案管理模式，促進此方面工作健康和良性的發(fā)展。

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【作者簡介】

于 暉（1969-）女，河北鉅鹿人，寶雞文理學(xué)院計算機學(xué)院教師，檔案館員，研究方向：檔案整理與研究.