高等職業技術學院電子檔案管理工作探析

王婷

摘 要：信息技術的發展推動了辦公自動化的實現，檔案管理也進入到了電子化時代。高等職業技術學院也要與時俱進，大力推進電子檔案的應用，并針對電子管理存在的問題加以改善，才能不斷提高院校電子檔案管理的水平，從而進一步促進院校向前發展。

關鍵詞：高等職業技術學院 電子檔案 管理 提升

檔案管理是高職院校管理工作中的一個重點，關系到學生的發展，同時也是學校自身

發展的見證。在信息技術不斷發展的當下，電子檔案成為檔案管理的發展趨勢，高職院校在此時也要有正確的認識，結合時代的需求，不斷推進電子檔案的管理工作，使其發展更加有序，以促進高職院校的進一步發展。

一、高職院校電子檔案管理的意義

1.必要性

隨著信息技術和通信技術的飛速發展以及各種信息處理新技術、新設備大量在檔案管理中的應用，高職院?，F階段的檔案工作發生了深刻變化。自動化、數字化、網絡化是現代檔案工作的發展方向。我國“信息高速公路”的實現以及新的辦公方式的利用，以電子文件和電子數據為重要形態的檔案生成過程將在信息網絡中進行，因此，電子檔案的出現和存在，也就成為現代化社會發展的必然。作為現代社會中的高職院校，當然要適應新時期檔案管理的要求，有必要加強電子檔案管理，發揮電子檔案的憑證參考作用及提高其綜合利用。

2.重要性

電子檔案的出現，將引起檔案工作內容的變革。以網絡技術、多媒體技術、大型數據庫技術為熱點的計算機應用技術，已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。從長遠的發展的角度審視電子檔案管理的重要性，將歷史地落在我們檔案管理者肩上。電子檔案，作為人類記憶的一部分是否能夠得到合理安排，是否能夠使之最大限度地發揮作用，將考驗著新時期的每一位檔案管理工作者。檔案工作者將從全社會角度，認識和鑒別電子檔案的價值。實現電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。因此高職院校要結合自身實際，充分認識電子檔案管理的重要性，努力開展好電子檔案管理工作。

二、職業學院檔案管理遇到的問題

高職院校運用電子化的形式，對檔案進行管理，改變以往的紙質管理，加強管理的信息化，促進工作效率的提升，而且也有利于數據的保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問題：文件不可讀，由于電子化的管理模式，運用的是電腦技術，這些技術會受到環境的影響，導致出現文件不可讀現象，而且會導致部分數據的丟失，影響檔案整體管理。再有，重視力度的問題，管理人員對電子化的模式，重視力度不大，只是將其認為是數據、文件的副本，他們還是較為重視紙質文件。管理人員在這樣的意識指導下，沒有對電子檔案進行打印、復印工作的處理，導致部分重要文件的丟失，影響整體的管理工作。最后，安全問題，隨著科學技術的不斷進步，有些人會利用計算機技術竊取一些重要的文件，為其謀取利益，這樣的行為，中國也采取強有力的手段加以遏制，但是此種現象依然存在，因此，就會給院校的電子化檔案管理帶來很大的安全問題。

三、加強高職院校電子檔案管理的措施

1.完善員工的隊伍建設問題

員工的素質能力直接影響到管理工作的發展以及質量問題。因此，高職院校要采取相對應的措施，完善管理員工的隊伍建設，使得檔案的管理能夠更加科學化、技術化。具體而言，首先，院校要加大對員工的培訓力度，通過相關的理論培訓、實踐培訓等，提升員工自身素質的提升。員工的培訓，不僅要對他們的職業素質進行一定的培訓工作，還要對其技術能力的掌握進行培訓，提升員工的技術水平。

2.把握好電子檔案的特性

電子檔案，首先，它是文件、檔案，具有文件、檔案的一般特征和性能。管理文件和檔案的一些帶規律性的工作、原則、完整系統性要求等一般都是適用的。絕不能把原來一些行之有效的辦法簡單取消。其次，電子檔案與紙質檔案不同，它依賴于機器，按數字編碼，在機器上形成、傳輸、利用，在機器上可以隨意增刪改動等。電子檔案的特性，使文件的生成、積累、整理、保管、歸檔以及今后向檔案館移交等工作與紙制檔案大不相同，因此在管理中必須按照電子檔案的特性，結合檔案工作基本要求來考慮和尋求電子檔案的管理辦法。

3.完善電子檔案歸檔管理制度

要做好電子檔案歸檔工作，保證電子檔案收集歸檔完整性，必須建立健全歸檔制度。高職院校要結合本單位實際情況，制定《電子文件歸檔管理辦法》《電子文件收集管理規定》《兼職檔案員職責》及《檔案工作人員考核制度》等制度，高職院校在制定制度時，要將兼職檔案員的檔案工作作為年度考核的標準之一，檔案工作表現好的給予適當的獎勵，以此提高他們對檔案工作的積極性，做好學校檔案歸檔工作。

4.保證電子檔案及載體的安全性

一是要配備電子防磁儲存柜。電子檔案的儲存載體是磁盤、光盤、硬盤等，這些載體保存條件相對要求高，要保證它的安全性，必須做好防塵、防霉、防潮、防高溫、防擠壓等措施。為避免擠壓和擦花，光盤還要豎立擺放，所以必須要配備專業的電子檔案儲存柜。二是要做好備份和轉載工作檔案室。要配備刻錄機和照相機及光盤等設施，檔案人員要隨時對所歸檔文件做好備份工作，儲存在載體中的數字信息要定期拷貝，要進行抽樣檢查和讀取，如發現問題要及時恢復。

5.實行紙質文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行

在具體的電子檔案管理工作中，為了方便電子檔案的利用、永久保存和維護其原始性，可以實行紙質文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行。結合學院的實際情況，對于一些需長期保存和維護的原始性的電子檔案，需要及時轉換成紙質文件，并脫機保存。電子檔案與紙質文件的互相轉化，長期并存，雙軌運行，在我校電子檔案管理中將在一定時期內長期存在。

四、結語

總之，高職院校電子檔案管理的實現是數字化時代發展的一個必然，更是高職院校實現自我提升的重要途徑，高職院校在建立正確認識的基礎上，必須從多方面入手，對電子檔案管理中存在的問題加以改善，全面促進電子檔案管理工作的有序性發展，才能推進高職院校檔案管理工作的發展，帶來高職院校的進一步發展。

參考文獻：

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