關于高校檔案管理信息化建設的探討

馬銳

【摘要】我國高校的檔案管理工作中，信息化發展不僅帶來了機遇，也帶來了挑戰。本文著重對當前高校檔案管理工作的現狀進行探討，并針對性提出信息化建設對策，為高校檔案管理工作的發展提供借鑒。

【關鍵詞】國內高等院校；檔案管理工作；信息化建設

高校內部的檔案管理工作是助力高校全面發展的重要環節，對高校的未來有極其重要的意義。但隨著我國發展趨勢的不斷變化，陳舊的檔案管理方式已經完全無法滿足當前的高校發展需求，因此如何對檔案管理工作進行信息化建設，已經成為了對每所高校都至關重要的課題。下文將主要就當前國內高等院校內部檔案管理環節的信息化改革進行討論，探討當前高校檔案管理中所存在的問題，并提出具備實效性的改革措施，以作參考。

一、當前國內高等院校檔案管理信息化的現狀

高校對內部各項檔案的管理工作是至關重要的，在我國進入信息時代后，對于檔案管理工作的信息化建設更是能夠有效提升工作效率的重要手段，發展速度不斷加快，各大高校如果不對信息技術的利用加強重視，會導致當前檔案管理工作無法跟隨教育領域發展的步伐，發揮應有的作用，因此當前對國內高校檔案管理信息化建設存在的問題進行探討，促進改革進程的推進，是至關重要的工作，經過思考與總結，當前存在的問題主要包含以下幾點：

（一）內部檔案信息的信息化進程相對緩慢。校內紙質檔案的信息化是檔案信息化建設的首要步驟，也是至關重要的一步，會為內部檔案資源的管理帶來很大便利，而且對于內部檔案的數據庫建設也不具備很大的技術難度，但由于資料數量龐大，所以在建立電子檔案的過程中全檔案數據庫的錄入需要花費很多的時間與財力，會使高校產生一定的壓力，想要解決這一問題，加速檔案庫信息化建設的進程推進，就需要先制定出具備嚴謹性與指導性的相關工作準則，并確保這一準則在信息化建設過程中的嚴格執行，才能提升工作效率，才能確保在最短時間內完成對檔案庫的數據化建設。如果不提起重視，則會使信息化建設過程更加緩慢，這是十分重要的問題。

（二）信息化系統建設工作缺乏明確的管理規章。就目前情況來看，雖然部分高校出臺了部分針對內部檔案信息化建設工作的管理準則，但對滿足檔案管理信息化工作的需求卻略顯不足。想要真正達成對高校檔案管理體系的信息化建設，就必須先制定出更全面、更具實效性的管理規章。例如內部檔案相關管理站點系統的設計標準、內部檔案數據庫與地方檔案館數據庫互聯通道的建設標準、對紙質檔案的信息化建設標準以及對相關管理技術的應用標準等等。

（三）信息技術人才及檔案管理人才相對匱乏。在我國許多高校都長期忽略內部檔案管理及信息技術相關人才隊伍的建設，使得檔案管理相關的人才隊伍長期處于嚴重匱乏的狀態，想要找到既了解信息技術，又深諳檔案知識的雙面人才更是難上加難。加之對人才選擇專業性的忽略，用人思想被功利化風氣影響，導致絕大多數檔案相關工作人員都是非檔案專業，缺乏對檔案技術與信息技術知識的了解，這是十分嚴重的問題。

二、檔案管理信息化建設方案

想要確保信息化建設工作穩步進行，在了解問題的同時，還應當針對問題提出相應對策，才能保證工作目標的達成，針對當前的檔案管理工作概況提出工作重點，主要包含以下幾點：

（一）相關工作規章的建設，確保信息建設工作的規范性。想要真正確保檔案建設環節的信息化推進，對于工作規章的制定及完善是十分重要的環節，要啟用更加嚴謹且具有實效性的管理政策，才能推進檔案管理工作的現代化發展進程，只有先制定出完整的一套管理規章，并在信息化建設過程中嚴格落實，才能促進檔案管理信息化工作的穩步進行。此外，要確保規章更具規范性，需要注重以下幾點：其一是要遵從全校統一制定的目錄標準。校內檔案信息是內容廣泛且復雜的信息源頭，要確保信息化檔案建設的有效性，就應當遵循校內制定的目錄標準去錄入檔案資料，確保信息系統的完善性及穩定運作，才能發揮出為學生學習及管理者管理工作提供便利的作用。其二是對一系列規范化案管理規章的建立。要對檔案的各項信息資源進行整合，對信息管理活動的程序體系、技術方法體系及具體應用目標進行規劃，譬如信息化檔案的使用規章、檔案管理系統的運行規章以及核心檔案查詢的應用權限等。除此之外，在信息化建設的實施過程中，各所高校要注重對自身內部資源及其他可收集的重要資源進行整合，進一步對檔案管理方式進行規范，進而為一所涵蓋各大高校檔案資源的全面性檔案信息庫的建設奠定技術基礎。

（二）數字化信息庫的建設要點。網絡技術迅猛發展導致信息交流需求不斷增加，也決定著教育領域內各大高校的檔案信息必然會逐漸開始顯現出交互性特征，不可能只局限在固定的范圍內。因此高校檔案管理工作的信息化進程推進也自然需要有更廣闊的范圍，不可能只局限在校內，信息化的檔案管理工作，應當注重各大高校內部檔案與其他院校檔案的交互，特別是在完成信息化的建設之后，每個院校都能夠開發出獨居自身特色并且能夠充分滿足自身信息需求的檔案資源，供給校內學生及其他高校師生進行查找瀏覽。校內需要建立起能對各大院校資源進行整合、收集、錄入與分類的內部信息化建設機構，對多所院校的檔案資源進行收集，才能最終達成資源共享的目標，開發數字化檔案，利用自身的信息技術基礎對檔案資料進行更有效的整合，并將檔案錄入系統，進行細化分類，實現檔案的信息化體系建設，供各大院校的師生去使用，才能提升檔案管理工作的水平。

（三）強化人才隊伍建設，提升員工專業性。在檔案信息化建設工作的實施過程中，檔案資源與資源用戶之間的交互，是由相關技術工作人員來操作的，相關工作人員在當前檔案管理工作中起到的作用是無法忽略的，因此，在檔案管理工作信息化建設過程中，同時具有信息化專業技能與檔案管理知識的人才是至關重要的。我國步入了信息時代，高校的檔案管理工作享受著信息化趨勢帶來的便利，但同時也要承受跟從信息化趨勢的工作壓力，所以相關人員需要不斷根據發展需求提升自身專業性，培養對于檔案信息的整合與管理能力。而所謂專業性的提升，主要指代對提高管理人員檔案相關知識的培養、信息知識能力的提升等涉及多個方面的強化過程，這一過程需要管理人員學習當前最新的信息技術，提升對信息的敏感度，并遵從相應的信息應用與共享準則才能達成，從基礎能力的層次來看，高校需要引進更多已具備一定信息素養素質及檔案知識的信息管理人才，確保人才隊伍的統一性，強化隊伍質量，這樣會使人才隊伍建設更有效率。此外，還應當注重對入職人才的強化培訓，注重提升內部人員的知識素養以及檔案管理能力，確保人才具備一定的專業性，再任命其開始投入信息化建設工作，這樣才能規避在后續工作過程中可能面臨的各項問題，才能確保信息化檔案管理系統更加完善，功能更全面，發揮出其應有的作用，進而為建立起更有效的檔案信息數據庫奠定技術基礎，保證系統的有效性。

三、結語

國內高校內部的檔案管理信息化建設工作，當前依然面臨著諸多挑戰，需要不斷進行思考，但創新思想的力量是十分巨大的，只要能意識到當前教育發展的需求，隨時學習新的理念與技術，便自然能夠確保高校檔案信息化建設的穩步實施，保證高校檔案管理工作得到長足進展。

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