基層水管單位電子檔案管理的實踐與思考

摘 要：隨著科技的進步，依托于電子信息技術的電子檔案越來越受到重視?；鶎铀軉挝蛔鳛樗ぷ鞯淖罨鶎訂挝唬４嬗写罅康墓こ袒A資料和日常工作檔案，檔案利用相對頻繁。通過對基層水管單位實行電子檔案工作的總結，對比了電子檔案相對于傳統檔案的優缺點，并據此提出了完善電子檔案管理的一些建議。

關鍵詞：水利管理；電子檔案；實踐；思考

1 天津市北大港水庫（大清河）管理處檔案管理的基本情況

天津市北大港水庫（大清河）管理處作為天津市水務局直屬的基層水管單位，負責對一座大型水庫、6條一級河道、5個蓄滯洪區和8座直管水閘進行日常管理與維護，承擔著分洪、滯洪、應急供水保障等重要任務。

多年來，管理處認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，執行上級各項規章制度要求，不斷改善檔案管理條件，認真做好檔案管理工作。1995年經考核驗收，被評為國家二級檔案管理單位；2014年被評為天津市機關一級檔案管理單位。管理處現設專職檔案員1人，兼職檔案員14人，有總面積70m2的專門的檔案庫房，實現了庫房、閱覽、辦公三分開，現存各類檔案近5000卷。從2013年開始，實行電子檔案管理，形成了傳統檔案與電子檔案共存的局面。

2 電子檔案管理相比于傳統檔案的優勢與不足

水利工程檔案作為記錄工程運行管理的重要資料，在保障工程管理職能的正常履行、工程基礎設施的正常運行以及推動水利事業發展方面發揮著重要的作用。近年來，隨著信息技術的飛速發展，電子檔案管理技術越來越成熟，應用也越來越廣泛。與傳統檔案相比，電子檔案管理有其先天的優勢，但也存在一些客觀不足。

2.1 電子檔案管理的優勢

2.1.1節省空間，存儲成本低

傳統紙質檔案往往需要在獨立的檔案室進行存儲，占用空間較大。像我處檔案庫房內共有10組密集架用來存放紙質檔案，隨著今后歸檔數量的增加，密集架也需要相應增加。且紙質檔案對溫度、濕度、防火、防蛀等環境條件要求苛刻，需要設置專門的恒溫、恒濕、防火、防蟲設備，存儲成本較高。而電子檔案借助于電子信息技術，直接在電子計算機上存儲、處理和應用，節省檔案室空間，降低了存儲成本。

2.1.2避免磨損，存儲壽命長

傳統紙質檔案在長期的存儲時間里，難免受到自然氧化的影響，出現紙質老化、墨跡脫色等情況；此外，檔案原件的不斷重復利用，也會造成原件的自然受損，比如水利工程圖紙，因其尺寸較大，多是折疊存放的，反復鋪平、折疊會使折痕加深甚至出現破損等情況。而電子檔案是通過數字化進行存儲的，并不會出現磨損、老化情況，如果管理得當，電子檔案可以無限期進行保存。

2.1.3管理便捷，利用效率高

紙質檔案不論是歸檔還是查閱使用，都需要花費一定的時間進行整理、檢索，效率低、且難免出現錯誤；而電子檔案借助于計算機，可以在極短的時間內對檔案進行歸檔、檢索，大大省去了人為整理、翻閱的時間，極大的提高了效率。此外，電子檔案打破了紙質檔案固定場所、固定時間的限制，方便了檔案的利用。

2.2 電子檔案管理存在的不足

2.2.1 真實度不如紙質檔案。

紙質檔案通過紙張與字跡的結合，留下了最原始的資料。無論是墨色深淺、字跡力度大小、哪怕是一個小小的錯別字，都是最真實的記錄，可以讓后來的使用者感受到歷史的印記。這種天然的真實感是電子檔案無法做到的。

2.2.2 可靠度受計算機及網絡安全制約。

紙質檔案一旦形成，任何修改都會形成明顯的痕跡，且借閱審批嚴格，不易丟失和被篡改。電子檔案依托于計算機的存儲介質和網絡的傳輸介質。而隨著科技進步的發展，計算機網絡安全問題日益突出，計算機病毒、網絡入侵等都可能造成檔案的丟失、損壞和篡改。

2.2.3接受度還有待提高。

電子檔案是相對較新的事物，人們對它的認識普遍還只停留在表面上；長久以來，紙作為記載原始數據的載體，更容易被人們接受，與電子檔案相比，傳統檔案更深入人心。在紙質檔案和電子檔案共存的情況下，人們受傳統觀念的影響，可能會更傾向于傳統檔案。

2.2.4 大型圖紙轉換成電子文件難度大。

圖紙是水利工程檔案中常見的資料，特別是一些年代久遠的檔案中，圖紙都是由人手工繪制，十分珍貴。且這些圖紙往往都很大，一般的掃描儀根本無法滿足掃描轉換的需要，如果委托第三方進行掃描又要考慮到保密要求，轉換難度大。

3 對完善電子檔案管理的思考

3.1 加強電子檔案管理的制度建設

電子檔案與紙質檔案管理起來有很大不同，傳統的檔案管理制度可能無法適應新的需要。因此需要各單位根據工作實際，制定一整套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理及歸檔責任、檢查鑒定等工作環節，使電子檔案的管理有章可循。

3.2 脫機保存與在線保存并重

電子檔案多存儲在服務器上，在做好服務器安全防護、保養的同時，對于永久性保存或有重要保存價值的電子文件，應定期整理進行脫機保存。脫機保存載體可選擇光盤或硬盤，并做好寫保護和數據備份。對脫機保存的文件按年份、類別等分別保存，以避免因服務器故障或侵入造成的文件數據損壞、丟失等問題。

3.3 檔案管理人員要堅持與時俱進

長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案管理。面對新的技術，專、兼職檔案人員都要及時更新傳統觀念，樹立檔案現代化的管理意識，增加信息技術知識儲備，熟練掌握計算機在檔案各業務環節的應用，學習先進檔案管理技術，樹立高素質檔案管理人員的新形象。

參考文獻

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作者簡介

李?。?981-），女，天津市人，助理館員，大學本科畢業。主要從事檔案管理工作。