會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究

周憲軍

【摘 要】改革開放后，我國的經濟迅速發展，社會主義市場經濟體系日漸完善，會計檔案電子化發揮著它越來越重要的作用。現如今，我國社會處于關鍵的轉型期，傳統的會計檔案管理方式已經無法滿足當下的需求，檔案管理的規范化、現代化、數字化和網絡化已經成為今后發展的必由之路。在未來醫院會計檔案建設方面，也會有非常大的發展。本文基于這樣的背景下，具體闡述了會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究，希望對會計檔案電子化試點工作有所幫助。

【關鍵詞】擴圍；會計檔案電子化；現狀

隨著社會技術的不斷發展，信息化革命已經席卷了社會生活的各個方面，數字檔案因它獨特的優勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發展需求。

1 會計檔案電子化發展的必要性

1.1 會計檔案管理部門自身發展的需求

互聯網+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數據管理模式向現實和虛擬館藏相結合的模式轉變，在對檔案的收集管理方面也由傳統的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉變。這樣做，不但對數據的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務質量，提升了檔案信息服務的工作效率。

1.2 會計檔案用戶對于信息化數據的需求

大數據時代的到來，使得數據量變得非常龐大，隨之而來的，是數據價值密度的降低。用戶想要在海量數據中，尋找對于自己有用的數據，就必須依托檔案網站，這樣用戶在查詢數據時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統，而這，無疑要依托現代互聯網技術的發展，將會計檔案信息進行電子化、數字化。

2 會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究

2.1 會計檔案電子化試點在企業內部的應用

近幾年來，隨著信息技術的發展，會計檔案電子化已經成為未來發展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數據量非常大，銷毀工作需要在院領導的審查后才能執行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業的優秀成果。下面，我們將以中國聯通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。

在電信公司工作開展過程中，已經基本實現了電子憑證、電子賬簿等方面的應用。在實驗過程中，電信公司相關負責人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調節表、總賬、日記賬、固定資產卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產生巨大的影響，會使得內部業務產生更大的推動作用，使得企業內部的業務、財務等相關信息的處理更加便捷而高效。

為了實現會計檔案電子化的閉環控制，建立長效的檔案管理機制，聯通相關負責人認為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現網絡發票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現公司上下生產過程的集約化和經濟化的發展。

2.2 會計檔案電子化試點在電子發票方面的應用

當下，會計檔案電子化試點工作已經席卷了現代社會的各個行業，例如在保險農業利用電子化會計檔案，能夠簡化發票聯次，對公司的工作展開產生了極大的便利。利用網絡優勢，實現發票在線開具，若互聯網不發達的地區，可以取消保費發票的記賬聯。到目前為止，保險業務中仍然存在著大量的保費發票聯次的現象，主要以一式三聯、一式四聯為主要形式，導致換算保費發票的成本非常高。在未來，取消財務聯，簡化發票的聯次必將是未來發展的趨勢，若能將電子發票和電子商務納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。

電子發票，顧名思義，能夠起到發票的作用，但是以電子記錄的形式進行顯現。現在，電子發票的形式主要是紙質發票的電子影像，在未來，發展潛力巨大。電子發票的應用，能夠極大的簡化納稅人在領購、開具、傳遞，申報等方面的工作，不需要再去相關部門，直接實現在線操作。雖然，電子發票在我國應用還不廣泛，但已經在美國、日本、印度、智力等多個國家投入使用，并且取得了非常好的效果。要想實現發票的電子化大范圍應用，首先，可以借鑒國外應用的相關經驗；其次，要增加企業電算化的應用，摒棄原有的“以票管稅”的方法，提高企業的電算化進程。電子發票的大范圍使用，已經成為全行業的共識，在未來，必將在我國發揮更大的作用。

3 結束語

現在，國內檔案界關于會計檔案信息電子化服務發展仍然處于起步階段，仍然有很大的進步空間，需要相關從業人員不斷努力，探索出一條適合會計檔案電子化的發展的道路并且充分享受到電子化會計檔案信息帶來的紅利，在本文中，我們具體闡述了會計檔案電子化發展的必要性和會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究的相關內容，希望對檔案信息服務現代化建設有所幫助。

[責任編輯：朱麗娜]