ERP下企業采購成本管理

何蘇杭

摘 要：采購成本下降可減少企業現金流出、降低生產成本、增加利潤，提升企業競爭力。通常物資成本高于企業生產成本的50%，有效控制這部分成本影響著企業生產經營的改善，可以使生產成本降低、資金周轉周期的縮短、利潤增加。ERP系統是一個管理平臺，該平臺依靠信息技術，并與現代管理思想相結合，幫助決策層做出能夠有效運行的決策。

關鍵詞：企業采購成本；ERP；成本控制

中圖分類號：F279.23 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）29-0147-02

物資采購是企業投產前必需的準備工作，也是企業開源節流的重要環節。企業要正常運營，就需要不間斷投入生產資料，通常物資成本高于企業生產成本的50%，如何有效控制這部分成本，影響著企業生產經營的改善、生產成本的降低、資金周轉周期的縮短、利潤的增加，是需要重視的問題。

ERP系統是一個管理平臺，該平臺依靠信息技術，并與現代管理思想相結合，幫助決策層做出能夠有效運行的決策。該系統反映了當代市場激烈競爭環境下企業如何合理配置資源，最大化創造社會財富對履行社會責任有著積極意義，是信息化時代企業加快生產經營步伐的有效手段。物資采購成本是企業為生產經營或提供勞務而提前付出的商品的進價成本。

一、影響企業物資采購成本的因素

利潤最大化是企業所有者和經營者追求的生產經營目標。收入和成本是影響企業利潤的重要因素，采購成本又是企業成本的重要組成部分，重點分析影響企業物資采購成本的因素可有效降低企業生產成本。采購成本的構成具有靈活性和多樣性，其主要影響因素有以下方面。

1.采購價格指企業購買與生產經營活動有關的各種物資時，與一個或多個供應商之間通過討價還價方式最終確定的購買商品和為此支付的價格。采購價格的高低決定著采購成本的高低。

2.采購數量的多少應結合批量生產和合理的物品核算定額以及最低庫存量。批量采購可減少采購次數并保證企業生產所需物資的不間斷供應。

3.企業運營崗應及時獲取物資信息，如所需物資的近期價格波動情況、物資質量、物資儲存成本、物資廢品率、物資運費等，分析獲取的信息，最終選擇綜合成本低的物資。

4.在運輸物資方面應縮短運輸路程、降低運輸費用，快速、安全、高效地實現物資空間上的轉移，減少運輸過程中的損耗。

5.物資儲存要控制人力和運費支出，減少占用資金。

6.關注物資價格波動及供需狀況，要有靈活性和預見性。

7.提高員工的素質。具有良好采購行為的員工對產品質量有高水平的要求，可提高產成品質量、降低廢品率、改善企業銷售狀況。

二、ERP體現先進的生產管理思想表現在以下幾方面

1.管理整個供應鏈

如今，企業間的競爭更加復雜和激烈，不再是單一的企業間競爭，而是企業所處的整個供應鏈間的競爭。企業不僅要依賴自身資源，還應把經營過程中相關聯的各方如供應商、生產商、分銷商、客戶等資源納入一個緊密完整的供應鏈中，獲取供應鏈上的資源優勢，才能獲得穩定的市場份額。ERP系統把企業經營各方都納入企業供應鏈系統中，企業之間可以實現信息共享，提高資源使用效率，方便企業了解市場供銷行情。

2.精益生產與敏捷制造

該系統支持對離散-連續生產方式的管理，表現在兩個方面：精益生產和敏捷制造。企業間不是簡單的業務往來關系，而是利益和信息共享的合作伙伴關系。這種合作伙伴關系提高了資源利用效率，體現了精益生產核心思想。企業在接受特殊訂貨時，企業的日常合作伙伴可能不能滿足該企業的訂貨需求，企業會組織一個由特定供應商和營銷渠道的短暫的或一次性的供應鏈，生產特定產品。該方式具有較大靈活性，能適應市場競爭，并對市場變化做出快速反應，是“敏捷制造”思想的體現。

3.事前計劃和事中控制

ERP系統通過制訂運營相關計劃，如采購計劃、投產計劃、銷售訂單執行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，將計劃與實際執行情況對比，找出差異，避免企業運行出現異常波動。此外，在計劃實施中，ERP系統實時追溯資金來龍去脈，并找出對應的業務活動，便于實現事中控制和做出決策。

三、采購業務在ERP系統中的實現

ERP系統中采購管理的重點是確定合理的訂貨量、選擇最佳的供應商、持有合適的安全儲備、減少倉儲費用、避免生產線空閑、簽訂合適的采購訂單。ERP系統實現的采購管理目標是隨時提供采購、驗收的信息；對外購和委托加工收回的物料進行跟蹤；確保按時到貨；避免停工待料；建立供應商信息檔案；提供最新價格信息；調整庫存成本，保證合理的庫存；提高企業資金利用效率，實現利潤最大化的目標。具體流程如圖。

1.貿易型采購

2.制造業采購

3.采購合同完成過程

四、成本控制措施

1.編制采購計劃環節

編制采購計劃是采購工作的開始，也是企業成本控制的首要環節。在企業連續生產過程中，因缺料停工造成的損失或倉庫中物料堆積造成的過多倉儲費會給企業帶來成本浪費，這與企業的采購計劃相關聯。在ERP系統中，根據市場部的銷售訂單和銷售預測，結合產品屬性及現有可用庫存量，自動計算并生成原材料建議采購計劃量；采購部門根據生成的原材料采購計劃，確定實際需要的原材料，制成采購訂單，下達采購任務。

2.選擇供應商環節

在ERP系統中，運用信息化手段構建供應商評分模型，以供應商的售價、 預計到貨期、物資合格率、供應商信譽度、納稅人劃分種類等作為評定指標，設定相應權重，然后把潛在供應商按模型評估排名，選擇綜合得分最高的供應商。還可實行“配額采購”，即如果同一存貨有多個供應商，企業采購某種存貨時，可在多個供應商之間進行比例分配，維護與供應商的長期合作關系。這樣，既可保證綜合采購成本最低，又可創造更好的采購條件。

3.采購合同簽訂環節

通常，企業批量物資采購要經過簽訂采購合同、生成訂單、發貨、驗收入庫、開票、付款等環節，如果不能及時掌握合同執行情況，未發現合同執行中出現的偏差，可能導致采購成本增加。ERP系統能實時追蹤各環節合同執行情況，如合同、合同結算單、付款單等單據的完成情況，對采購合同完成全過程實施監督，避免環節上出錯；在合同的數量、金額、付款期限等關鍵要素出現異常時，系統會自動報警，并準確記錄造成每次合同變更的原因，避免頻繁變更合同出現的混亂。

4.采購過程監控環節

該環節是對價格、數量和質量的監控。采購價格的監控主要建立在采購物料的價格信息庫，如制定采購價格表、及時付款獲取現金折扣、批量采購獲取批量價差。ERP系統設計了多種采購價格監控方式，如最高進價控制、自動比價生單、價格政策等方式。采購數量的監控，根據采購訂單確定的采購到貨單和采購入庫單，對比采購入庫單上的數量與采購訂單上的數量是否一致，如不一致及時找出原因。采購質量的監控，ERP系統設置不同的檢驗計劃以適應不同的存貨類別，根據采購訂單、到貨單，系統自動形成采購報驗單，防止檢驗入庫環節漏檢和不報檢的情況發生，未經檢驗的物資不得入庫。此外，分析供貨商歷史交貨質量，選擇質量最好的供貨商，從源頭上把控質量，控制采購風險。

5.驗收入庫環節

物資驗收是按照驗收業務規定程序，核對采購訂單與實際收到物資的數量、質量、品種等的經濟活動總稱。企業采購合同中規定的物資在入庫前經過供方檢驗發貨、運輸到達、檢驗入庫等中間環節，物資的質量、數量、型號、規格等都可能與采購訂單存在差異；另外，盡管發貨前供貨商已按照合同內容對物資進行了檢驗，但也會存在疏忽，如錯驗或漏驗、發錯貨或發出貨物中混雜有不合格品等，這些都違背了合同簽訂內容。經過嚴格的入庫驗收，可減少殘次品的產出率，提高產成品質量，減少生產損失。

6.及時退貨，減少壞料成本

結合ERP的管理思想，采購退貨必須與采購訂單對應，即退回的訂單與來料不合格的訂單是一致的。如果未及時進行退貨處理，且已支付賬款，關閉了采購訂單，ERP系統無法將該部分壞料按正常流程退還給供應商，這就迫使庫管人員和采購人員對不合格物資進行及時跟蹤，從而減少不合格物資成本發生的可能性。

結語

ERP系統為企業有效控制物資采購成本提供了方便快捷的平臺，在該平臺可有效管控采購計劃的制訂、供應商的選擇并監督采購合同執行情況，可加強對采購過程的有效控制，實現事前預防、事中控制及事后及時處理三方面的協作，減少企業生產過程中不必要的成本支出，有效降低企業的采購成本，提升企業的盈利能力，使企業在行業中處于有利的競爭地位。

綜上所述，ERP系統是先進的企業成本管理控制平臺，生產制造類企業應充分運用到生產決策中，并不斷完善該系統。

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