辦公室機要秘書文書工作實踐探討

孟文利

摘 要 本文重點論述了機要秘書、文書工作的重要性和工作程序，結合工作實際對該崗位的工作實踐進行了一定探討，論述并明確了機要秘書文書和文件檔案的管理方式方法。

關鍵詞 機要 秘書 文書 保密 實踐

一、機要秘書文書工作特征

機要秘書文書，既是秘書，又是文書，既要經常寫公文，又要做會議記錄寫文章，同時做好文件收發管理還要做好涉密文件管理的機要保密工作，事無巨細，瑣碎繁雜。

機要秘書文書工作是一項非常嚴肅嚴謹的政策性、業務性很強的工作，并且具有機要性質，是一項很細致的文字和縝密的管理工作。機要秘書文書是領導工作的重要助手，是行政管理工作的一個重要組成部分，也是提高工作質量和工作效率的重要環節。

（一）秘書職責

負責公司行文和辦理文件管理工作，負責公司重要文件、總結、報告、請示等材料核稿等工作，負責規范行文辦文標準，提高行文辦文質量。按時完成領導交辦的其他工作。

（二）機要文書職責

負責文件的收發、登記、傳遞、管理、歸檔和立卷工作。按時完成領導交辦的其他工作。

（三）檔案管理崗位職責

負責公司檔案的收集、整理、歸檔、立卷工作。按時完成領導交辦的其他工作。

（四）機要秘書崗位職責

負責公司內外部文件、材料的草擬、報審簽發、復核、繕印、用印、分發等工作。

負責公司會議籌備、組織、記錄、整理工作。

二、機要保密工作重要性

保密工作在任何國家政黨和社會團體的活動中都占有重要的地位，保密與竊密的斗爭是關系政治，軍事，經濟與科技斗爭的一個重要因素。

（一）機要保密工作是維護國家安全和社會主義制度的重要手段

當今世界霸權主義和強權政治依然存在。國內少數敵對分子也常常內外勾結，千方百計竊取我國家秘密和搜集我內部情報。現代科技特別是通信和計算機網絡技術的發展與應用，也大大增加了泄密的渠道和管理難度。能否切實加強防范、做好保密工作直接關系到國家的安全和社會主義制度的生死存亡。

（二）保密工作是維護國家綜合國力競爭優勢的重要手段

世界各國間在政治、經濟、科技和軍事等方面的長期較量和綜合國力的競爭中，投入了大量人力、物力和財力，用于加強自身的保密工作。保密與竊密斗爭十分尖銳和激烈，經濟、科技領域的保密成為保密工作新的重點，同時保守企業的商業秘密和技術訣竅也十分重要。

（三）保密工作是維護改革發展和穩定大局的重要手段

當前，我國政治、經濟、社會基本穩定，但還存在著一些不穩定因素。在這種情況下，機要保密工作常常影響到國家政治上的穩定和社會的安定。黨和國家的一些重大決策、決定和改革措施，如果在醞釀、產生過程中，或尚未對外公布就被泄露出去，不可避免地引起社會波動和人心混亂，影響社會穩定，使國家在政治上、外交上陷入被動。

（四）機要保密工作的作用

保密工作是一項非常重要的工作，是維護國家安全和利益的重要手段，國際上的政治斗爭，軍事對抗，綜合國力的較量以及經濟、科技、貿易等方面的交流與合作，都是和保密工作緊密聯系在一起的。

三、工作實踐

在沒有真正接觸機要工作以前，一直認為機要工作只是收收發發、傳傳遞遞，一不需要動腦，二不需要費力。自從任辦公室機要秘書文書以來，開始接觸全新的工作內容。平時看似簡單輕松的機要工作，不僅對工作責任心要求極嚴，而且涉及內容繁雜瑣碎，時時處處都要講政治、講安全、講程序；其時效性、準確性、規范性極強。如果處理不當或者工作不細致，很容易出問題，而且很可能是大問題。

（一）強烈的責任意識是做好工作的基礎

辦公室機要秘書文書主要工作內容包括文件的登記、流轉、跟蹤、查詢、分發和保管；定期進行文件的清退、銷毀工作，并按有關規定做好年度歸檔、上繳工作；審核所有對外發文的格式、編號工作；公司OA平臺文件下載，OA辦公平臺電子文件上傳及掃描工作；各類會議通知、行政接待通知文件的送簽、流轉和跟蹤；保密紙的銷毀；密級文件的清退；公司證件的年檢；政務報刊的征訂以及領導交辦的其他日常事務。這些看似簡單的工作，其實每一件都要經過好幾個流程才能辦結。日常工作常常紛繁交錯，往往一件還沒處理完，另一件又接踵而來。這就要求在工作中具有強烈的責任意識，合理安排好每件事情，做到忙而不亂，對工作中的一點一滴都要力求做得更好，每件工作結束后還要及時總結經驗教訓，反思工作有無疏漏之處，確保工作的正確性和嚴謹性。

（二）高度的紀律意識是做好工作的底線

辦公室機要室涉及的密級文件較多，涉密設備比較集中，是公司的重點涉密部門。機要室又是公司文件信息傳輸的中心樞紐，是公司各種政策指令上傳下達的關鍵部門。因此，機要秘書文書要有很強的保密意識，不但嘴要嚴，還要對自己從事的每一項工作進行認真分析，自覺遵守保密法規，嚴格遵守各項保密制度。

（三）真誠的服務意識是提升工作水平的關鍵

機要秘書文書，可能每天與公司各處室打交道最頻繁、最繁雜的崗位。因此，機要秘書文書必須具備主動服務意識，為領導服務、為機關服務、為基層服務，要竭盡全力把事情辦好。在不違反保密規定的前提下，熱心、熱情、熱忱做好服務，及時跟蹤協調文件辦理進度，真正做到真心、用心、貼心，為確保公司正常有序運轉提供保障。

（四）嚴細工作程序

提高處理工作的基本技能，鉆研業務，精益求精，講求實效十分重要。

第一，認真做好會議記錄。會議記錄必須真實、準確、全面、完整，字跡要求清楚，決議要求明確，對重要發言記錄力求做到準確完整，遵守保密制度，嚴禁隨意泄漏會議內容。會議記錄，必須妥善保管，不得外傳或遺失。

第二，嚴謹公文管理。公文處理必須做到及時、準確、安全，實行嚴格的保密制度，保守黨和國家機密。收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節，都要嚴格執行登記制度，努力把好各道關口，做到環環有手續，件件有著落。建立收文、發文、傳閱、借閱、移交、銷毀登記簿。秘密文件當日收回、專卷保管，做到萬無一失。

第三，嚴格印鑒管理。認真保管和使用好公司所有印章、印信。嚴格執行《印章的管理與使用制度》，保證印章的絕對安全和正常使用，防止印章被盜和濫用。

及時收集公司活動中形成的并辦理完畢具有查考價值的所有材料，運用微機完成有關檔案、資料的輸入、整理、查閱等工作。

（五）完善制度是做好機要文件保密安全的保障

機要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術性很強的工作，為了使機要文件管理有章可循，結合實際，以制度為抓手，使各項工作具有明確而嚴格的規定。

第一，建立完善文件登記制度。要建立《收文登記簿》《發文登記簿》《轉辦登記簿》《借閱登記簿》《機要文件夾走向登記簿》，做到每份文件走向清楚，有據可查。

第二，針對機要文件管理工作的各個環節，建立七個制度。即《機要文件分發制度》《機要文件轉辦制度》《機要文件傳閱制度》《機要文件借閱制度》《機要文件保管制度》《機要文件回收制度》《機要文件存檔制度》等規定，并實施制度上墻，使各項工作職責分明，操作有序。

四、結語

機要文秘和保密工作是一項長期性的工作，也是一項繁雜細致的工作，無論是思想教育，還是制度貫徹都是長期的。要形成常態化、制度化、規范化的機制，只有這樣，機要文秘和保密等工作才會不斷提升，不斷取得進步。

（作者單位為中國有色集團沈陽礦業投資有限公司）

參考文獻

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[2] 中華人民共和國保守國家秘密法[S]. 2010.

[3] 中華人民共和國檔案法[S]. 1996.