檔案保管的意義與任務

楚秀英

摘 要：檔案的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案重要的價值，使檔案成為國家的寶貴財富。同時也要看到檔案是一種社會現(xiàn)象，它是一種物質(zhì)。其中有—部分要長久保存下去，為子孫后代造福。

關(guān)鍵詞：檔案保管；意義；任務

由于物質(zhì)是不斷運動變化，雖然從整個宏觀世界來說，物質(zhì)是不滅的，但對具體的微觀物質(zhì)來說，它會不斷變化乃至消失。從這個意義上來說，檔案的壽命是有限的。檔案壽命的長短與檔案存藏環(huán)境與保護條件有極為密切的關(guān)系。凡是檔案保管條件較好，儲藏環(huán)境符合標準的，檔案由量變到質(zhì)變的過程就會慢一些，檔案的壽命就合長一些，凡是檔案保管條件較差，周圍環(huán)境污染嚴重的，檔案由量變到質(zhì)變的過程就會快一些，因而檔案的壽命就會短一些。檔案由量變到質(zhì)變的過程，一般情況下還是比較緩慢的，這種變化，有的在人的一生當中往往都覺察不出來，甚至要經(jīng)過一、二代的時間。但是檔案一旦變質(zhì)損壞就比較難于搶救。所以要對檔案變化的這種特點有足夠的認識，努力延緩檔案發(fā)生變化的時間，逐步改善檔案的存藏環(huán)境與保管條件，是每一個檔案工作者義不容辭的任務。

檔案存藏環(huán)境是決定檔案壽命的外部因素。而檔案存藏環(huán)境主要不利因素是；空氣的酸污染，不適當?shù)臏亍穸鹊取，F(xiàn)代檔案館基本上集中在大、中城市，而城市環(huán)境污染，特別是二氧化硫這些酸性氣體的產(chǎn)生，是現(xiàn)代化生產(chǎn)的副產(chǎn)品，它直接危害檔案的壽命，檔案的變化過程就要加快。相比之下，檔案館庫建在空氣較清潔的地區(qū)，檔案的壽命就會延長，這個問題直到目前尚未被人們所重視。氣候也是促成檔案變化很重要的因素。常年低溫、干燥，檔案老化變質(zhì)的過程就要緩慢一些，高溫、潮濕，檔案變化朗過程就要加快。

檔案制成材料和書寫材料的低劣，是檔案質(zhì)變的內(nèi)部因素。耐久性較差的機制紙以及質(zhì)量較差的墨水、油墨，常常使紙張加速老化、字跡加速擴散、褪色。內(nèi)因是變化的根據(jù)，外因是變化的條件，外因通過內(nèi)因而起作用。在較好的存貯檔案環(huán)境中，保存制成材料較優(yōu)的檔案，是能夠延續(xù)檔案發(fā)生變化的，甚至—、二百年之內(nèi)部完好無缺。

總之，檔案工作的實踐，提出了一個尖銳問題，一方面要求我們把檔案長時期地保管下去，為維護黨和國家歷史真實面貌和四化建設服務，另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了要解決這個矛盾，檔案工作者必須設法防止檔案受到內(nèi)外兩種破壞因素的影響。采取積極措施，緩解各種因素對檔案的破壞。

維護檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業(yè)務環(huán)節(jié)的共同任務。從一定意義上講，維護檔案的完整和安全，更是檔案保管工作的中心任務。從實質(zhì)上來講，檔案保管工作，也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。它的基本任務是：

（一）防治檔案的損壞

了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取有的放矢的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍之內(nèi)。

（二）延長檔案的壽命 、

檔案保管工作任務不僅僅在于防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取積極的措施，改善檔案的存藏條件，提高檔案湯的修復技術(shù)。在采取檔案修復技術(shù)時，既要考慮檔案制成材料當前的狀況能否改善，又要注意是否有利于檔案制成材料壽命的長期耐久性。延長檔案的壽命，既要考慮到當前工作的需要，又要適應檔案管理現(xiàn)代化的要求。

（三）維護檔案的安全

維護檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去；另—方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，要在整個社會中，不致因為保管的失當或條件的低劣而使檔案丟失發(fā)生泄密，造成政治上的不良后果。

尋求科學的保管檔案的技術(shù)方法，這是安全保管檔案的關(guān)鍵所在。保護檔案的技術(shù)方法很多，概括起來主要是兩種：一種是如何預防檔案文件損壞的問題。這里既有認為的，也有自然的因素。比如，防盜竊、防破壞、防火、防水、防塵、防潮、防霉等等。這些問題解決了，就可以有效地防止檔案文件的損壞，其二，檔案損壞之后，要進行處治：追查丟失、破壞或火災事故的原因和責任等等。在“防。和“治”兩方面，“防。是檔案保密工作中的根本問題，是主導方面。從總體上看，未遭損毀的檔案還是大量的，應該以極大的注意力首先保證這些檔案的長期安全。對于檔案文件來說，無“病”先防，才是積極主動治本的辦法。強調(diào)以防為主，并不等干預防就是—切，并不意味著“治”就不重要了。實踐證明，對“治”不能有絲毫的疏忽、麻痹。抓好“治”，對“防”也有促進作用。防治之間具有相互促進、相輔相成的關(guān)系。

（二）加強重點、照顧一般

對于需要長久保管的檔案，以及重要立檔單位的檔案，應該采取措施加以重點保護，使其既安全又延長壽命。中央級檔案館對黨中央、國務院等首腦機關(guān)以及中央負責同志的檔案，采取重點保護措施，使其在安全、保險的保管條件下，傳給子孫后代。同肘，對一般性的檔案保護條件也不能太差。在各方面情況允許的范圍內(nèi)，也要適當兼顧。

（三）自力更生、儉勤節(jié)約

要延長檔案的壽命，必須具備一定的物質(zhì)條件，要有一定的技術(shù)裝備，對此必須予以足夠的重視，給予必要的投資，這不僅為當前所需要，同時也為歷史所需要。為了給子孫后代造福留存檔案，各個歷史時期都應該付出一些代價。當然，目前我國還是一個不太富裕的國家，在相當長的時期內(nèi)，國家尚不可能滿足檔案工作，尤其是滿足檔案保管工作中所提出的一系列要求。有些要求可以在國家?guī)椭掠枰越鉀Q，有些要求則要依靠檔案部門本身去解決，更要本著自力更生、勤儉節(jié)約的精神去解決。

（四）立足長遠、保證當前

檔案保管的目的是為了提供檔案為黨和國家所用。因此，不應片面地強調(diào)保護檔案不考慮利用的方便；同時也不能只遷就一時利用方便不顧及檔案的保護，而影響檔案長遠的利用。在實際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的—致性。保管和利用的關(guān)系，實質(zhì)上是當前利用與長遠利用矛盾的統(tǒng)一。所以，保管工作的各項制度以至技術(shù)措施，既要立足長遠利用的需要，又要保證當前利用的方便。

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