網絡環境下高校檔案管理系統的設計與實現

扈妍珺

摘 要：為了使高校能夠更安全、更快速地實現檔案管理系統對于檔案信息的保護以及檢索提取，面對高等教育改革以及先進技術發展帶來的難題，分析高校檔案管理中的實際需求并設計檔案管理系統，從而能夠在網絡環境下實現對高校檔案信息的數據庫共享使用且確保數據庫在管理系統中安全運行。

關鍵詞：網絡環境 高校檔案 管理系統 設計

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

一、高校檔案管理系統現狀

大多數高校在檔案管理方面使用的依舊是很久以前落后的檔案管理系統，這使得在進行檔案信息檢索或提取利用時很不方便，而且與使用一些獨立的數字化管理系統相比較，使用先進便捷的檔案管理系統對于檔案信息的保護以及檢索提取利用方面都是更為可靠、更為快速方便的。雖然多數高校已經成功對大量檔案數據實現了數字化，但是檔案管理系統仍然存在諸多方面的不足需要繼續完善與改進。

第一，大多高校的檔案管理系統僅擁有著狹窄的管理范圍，其只實現了對于檔案信息目錄級別的管理，而無法對一些電子信息的檔案及文件進行有效科學的管理，具體來說高校檔案管理系統單單就是對于單純的數據的一種錄入歸檔。

第二，檔案管理系統維護工作量大，工作人員精力耗費多，維護所需成本較高。這是由于使用了C/S模式的應用系統后的高校檔案管理系統就需要為其安裝客戶端的專用應用軟件，同時應用了該模式的檔案管理系統對硬件和軟件的環境有著極為苛刻的要求，而且對于操作系統也有著很強的依賴性。因而，一旦在使用過程中出現了計算機硬件或軟件的故障后，重新安裝計算機操作系統而會造成巨大的維護時間與維護成本。

第三，檔案管理系統檢索功能不完備、使用時用戶權限沖突等問題也影響著對高校檔案數據信息的管理。

二、檔案管理面臨的難題

1.現代先進科學技術

第一，現代化先進科學技術的發展與數據信息的傳播使得政治、文化、社會、經濟、生態等滲透到了各個領域，進而導致了急劇增長的檔案數量，豐富多彩的檔案內容加之先進技術的強烈應用，儲存、保管、檢索并利用檔案信息的載體逐漸趨向于多元化發展，如何選擇載體以便是使檔案管理科學發展并順利進行管理工作一個不可避免的難題。

第二，高校校園網絡化的發展影響甚至沖擊著傳統的檔案信息管理模式與管理系統，如何科學將現代技術及網絡化優勢應用于檔案管理與利用也成為了檔案工作人員不可避免的難題。

2.高等教育的改革

隨高等教育改革而來的師生人數擴增而不斷發展的高等院校、完善并不斷增長的基礎設施、提升的教學與科研水平等等的繁榮發展，這也使得高校檔案管理系統里檔案數量急劇增加。與此同時，檔案管理系統的工作人員由于教育改革而被精簡化并給予較低的待遇，所以，高校檔案管理系統在教育改革的大背景下遇到了嚴峻的挑戰。

三、檔案管理系統的設計

1.檔案管理系統設計目標

在網絡環境下實現對高校檔案信息的科學化、高效化管理即為檔案管理系統的設計目標，從而能夠在網絡環境下實現對高校檔案信息的數據庫共享使用且確保數據庫在管理系統里安全運行。

2.需求分析

高校檔案管理系統進行設計的主要目的就是為了方便對檔案的檢索與使用管理，它需要在一個清晰美觀界面的前提下擁有以下幾個必要的功能：能夠識別錄入字段并差錯且能生成檔案分類號的檔案錄入功能；能夠采集存儲全文數據和音頻視頻的數據處理功能；能夠對系統登陸用戶進行管理及權限設置功能；能夠對錄入信息備份的功能；能夠將錄入的檔案信息進行歸類整理并統計的功能；能夠進行多種方式檢索的信息查詢功能等等，這些都是高校建立檔案管理系統時所需要具備的基本的實用功能。

3.劃分功能模塊

高校的檔案管理系統在設計時會遵循計算機硬件和應用軟件之間相獨立，數據信息和應用程序之間相獨立使得日后在對系統進行轉移或擴充時方便操作，另一方面也有助于不同高校間共同享受檔案數據信息。通過對需求的分析可以將檔案管理系統分為信息錄入；信息刪除；權限設置；信息備份；信息統計；信息查詢；信息發布等功能模塊。

4.設計數據庫

據需求劃分出高校檔案管理系統的功能模塊后就要分析并對所錄入的數據信息進行歸類整理，即進行設計數據庫。在設計系統的數據庫時要在遵循設計原則的基礎上著重考慮數據庫的可靠性與安全性。通過先進網絡技術可以進行數據信息的共享與傳遞，用戶對于數據信息的共享直接關系著檔案管理系統中大量信息的安全，因而在網絡環境下更要對數據庫的信息安全重視起來。

四、檔案管理系統的實現

高校依據自身的實際需求以及現用管理系統情況來制定具有特色的獨特校園檔案管理系統并在實踐中進行相關的測試。就多媒體對于檔案管理系統中數據信息的管理方面需要順利進行，以方便對檔案數據所包含的的圖片信息進行壓縮與存儲等等。在實際測試中檔案管理系統也需要擁有以下的功能特征：

第一，符合并適應高校管理檔案的操作順序是檔案管理系統成功應用到實踐的首要的前提，此外使管理系統的信息錄入及檢索方式多樣化也是方便對檔案管理的重要措施，與此同時一個清晰明了、美觀大方的用戶使用界面也是方便用戶使用數據信息的重要保障。

第二，通過設置訪問數據庫的權限以及對數據信息備份的方式以確保檔案管理系統數據庫的安全性，并且分層次對用戶進行合理的管理也是確保數據庫共享時的安全運行。

第三，通過使得檔案信息查詢方式以及檢索利用端口多樣化，而方便對多種多樣的檔案數據在輸出時快捷有序，從而能夠讓檔案管理系統以科學有序的方式正常進行正常運行工作。

結束語

面對大多高校檔案管理系統僅擁有著狹窄的管理范圍，檔案維護工作繁瑣且維護成本高，檔案管理系統檢索功能不完備、使用時用戶權限沖突等問題，加之高等教育的改革和先進技術的發展使得檔案管理系統面臨巨大的難題。在網絡環境的大背景下，檔案管理系統在設計時要依據高校實際需要劃分功能模塊并合理設計數據庫，最后通過分析測試以檢測檔案管理系統設計的合理性以及運行效果。高校建立一個安全可靠的檔案信息管理系統不僅有助于數據庫信息的管理與共享，而且也有助于推動我國高校檔案管理事業的發展與進步。

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