基于就業(yè)的高職院校學生檔案管理研究

摘要：學生檔案對即將就業(yè)的高職院校學生而言是一項十分重要的歷史記錄，每一個學生從剛?cè)雽W的一年級開始學校就會為其建立學生檔案，這個檔案主要記載學生在學校其間的各項學習成績、個人經(jīng)歷、品德學習等表現(xiàn)，通過文字或表格等形式對學生的學習生涯進行的記錄。當學生學習生涯結(jié)束后，學生的檔案會用于社會人才招聘中，用人單位會根據(jù)學生檔案對學生有初步了解，所以高職院校的學生檔案對即將就業(yè)的學生來說很關鍵。然而目前很多高校對學生檔案管理研究工作并沒有足夠的重視，針對高職院校學生檔案管理研究本文也進行了詳細的分析，希望有助于我國社會人才的培養(yǎng)。

關鍵詞：高職院校；學生檔案；就業(yè)

前言：

對于學校的管理而言，學生檔案是教育單位不可分割的一部分。隨著科學科技水平的不斷發(fā)展，如今互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為社會各行業(yè)發(fā)展的基本工具，教育單位亦是如此。高職院校學生檔案管理是一項較為復雜的工作，面對目前高職院校的多樣性，學生檔案管理工作也成為學校管理的一大難題，所以利用計算機對學生檔案管理進行集歸檔的方法可以有效的提高工作效率，但同時也需要學校與學生增強對檔案管理的重視性，積極配合檔案管理工作的記錄，不斷充實學生檔案內(nèi)容，為高職院校學生檔案管理工作提供較為完整的信息管理平臺，同時也為學生面向社會人才的選用時多一道屏障。

1、高職院校學生檔案的特點

1.1 學生檔案多樣化

隨著我國教育部門的不斷改革，高職院校學生檔案呈現(xiàn)多樣化的特點。目前，我國高職院校的學生類型大致有幾種：普通高中的畢業(yè)生、高職院校單招的面向社會的學生還有一類是初中畢業(yè)的五年專科生，這些學生由于入學前的學業(yè)層次不同，所以在檔案內(nèi)容的差異性也較為明顯，這在一定程度上為高職院校學生檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。

1.2 學生檔案內(nèi)容應用性高

高職院校的辦學定位與普通高等院校是不同的，無論是在培養(yǎng)與管理等方面都存在一定差異。高職院校中的教學中，理論知識是一部分，學校更注重的是社會實踐，實用型與技能型人才是高職院校辦學的目標，所以在學生檔案內(nèi)容的管理上還需要對學生理論知識學習以外的實踐過程進行檔案記錄，這些社會實踐材料等需要不斷的積累與收集。

1.3 學生檔案管理周期短

高職院校學生檔案管理還存在周期短的特點，一般高職院校的學生學習年限基本在2-4年，這一時期學生的學業(yè)基本完成，而學校真正收集整理檔案的時間則為2-3年，所以學生檔案的在高職院校中存放的時間也較短。

1.4 學生檔案使用、利用率低

受客觀因素的影響，我國高職院校畢業(yè)的大多數(shù)學生與用人單位簽訂用工協(xié)議或合同的意識較為淡薄，很企業(yè)也不重視學生的個人檔案，所以也導致學生檔案的利用率降低，而且高職院校畢業(yè)生的就業(yè)前景基本為一些生產(chǎn)、服務單位，這些單位多數(shù)為私營企業(yè)，對學生個人檔案的管理存在缺陷。

2、高職院校學生檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

檔案對每一個畢業(yè)生來說都是十分重要的，它會伴隨著人的生活一直存在，所以加強對檔案管理的意識對學生今后的發(fā)展十分有益。很多剛畢業(yè)的學生對檔案管理意識淡薄，在畢業(yè)后到公司應聘，如果公司不過問檔案，學生也不會主動提出檔案管理問題，這就導致很多學生在工作后面臨戶口變更或評職稱等都需要查閱檔案，因此耽誤的時間與經(jīng)歷都是對學生的損害。所以高職院校學生檔案管理中提高學生對檔案管理的意識至關重要。

2.2 學生檔案內(nèi)容較單一

學生檔案所記錄的內(nèi)容就是為了在畢業(yè)時給用人單位提供一個了解自己的途徑，所以在內(nèi)容填寫上應盡量充實，多記錄一些學生的職業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技能水平，或?qū)W生的誠信情況收集歸檔，這樣有助于用人單位充分了解學生的個性特點，為學生與用人單位都省去大量的時間。

2.3 學生檔案管理手段滯后

就目前我國高職院校學生檔案管理情況來看，無論是學生還是學校對檔案管理工作都沒有足夠的重視。很多高職院校的輔導員或班主任把學生檔案管理歸為檔案管理人員，他們只承擔接收與移交檔案的工作，對于學生在校期間所獲的榮譽或證書沒有及時的更新，導致學生檔案內(nèi)容的缺失，從而制約了用人單位對學生個人的了解，這種落后的管理手段需要加強。

3、完善就業(yè)視角下高職院校學生檔案的管理工作

3.1加大宣傳，提高全社會檔案意識

想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高校和學生共同做出努力。首先，各級人事檔案管理部門應通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關系，涉及每個人的合法權(quán)益。其次，現(xiàn)在全國大部分地區(qū)都實行高中畢業(yè)生自帶高中學籍檔案到錄取院校報到的做法，各院校可利用新生入學繳交檔案之機讓學生了解這一做法的作用和意義，讓學生樹立初步的檔案意識。

3.2 充實檔案內(nèi)容，滿足用人單位的需要

用人單位不重視畢業(yè)生檔案的原因之一是因為畢業(yè)生檔案能提供的信息過少，為此，高職院校要想真正實現(xiàn)“為單位選送優(yōu)秀人才、為畢業(yè)生推薦合適的單位”，更好地為畢業(yè)生服務，就應不斷加強檔案管理，充實檔案內(nèi)容，更新管理方式，使畢業(yè)生檔案內(nèi)容符合社會需求，真正能為用人單位所用。

3.3 建設學生檔案管理平臺，實現(xiàn)跨平臺信息管理

現(xiàn)在學生檔案管理大部分均停留在手工管理階段，不利于提高學生檔案管理水平。高職院校學生檔案管理部門可牽頭教務部門、團委會、實訓部、財務處等學生檔案收集管理相關部門開發(fā)一套學生檔案管理軟件，實現(xiàn)與教務部門、財務部門跨平臺學生信息資源共享，使學生的考證情況，學費繳交情況，職業(yè)測評情況，獎、助等情況一目了然。

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作者簡介：張燁（1986.06--）女，漢，學士，工作單位：黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學院，研究方向：高職院校學生就業(yè)管理。