高校口述檔案工作存在問題與對策分析

摘 要：近年來，隨著教育事業的發展和創新，國家教育部門對高校教育工作越來越重視，高校口述檔案也受到了社會各界的關注。高校口述檔案與傳統形式的檔案管理有很大的不同，從檔案管理過程來說，口述檔案是對檔案管理空白部分的彌補，可以有效的填補檔案的斷層和空缺。通過對各大高校進行調查發現，目前大部分高校都在采取口述檔案形式，通過多年的豐富經驗，總結出了一定的問題。口述檔案是以錄音形式或者是人工逐字記錄的方式進行登記，還包括對個人的采訪過程和采訪結果進行歸檔登記，在整理好之后登記成冊。由于在整個過程中人工工作量過大，需要浪費大量的人力資源，還會出現登記錯誤的情況，甚至會出現二次返工，對后期的檔案管理和檔案查詢造成一定的影響。本文首先對高校口述檔案進行了簡單的概述，然后對高校口述檔案存在的問題進行了分析，最后針對高校口述檔案工作現狀對口述檔案工作對策進行了研究。

關鍵詞：口述檔案；問題分析；解決對策

基金項目：本文系遼寧省檔案科技項目《高校“口述檔案”管理探索與實踐》（L-2017-X-23）中期研究成果。

近幾年，隨著教育事業的改革，高校學生人數在不斷增加，高校口述檔案的工作內容也在不斷加大。學術界對高校口述檔案的研究在不斷深入，通過錄音形式或者逐字登記的形式對個人的采訪過程進行記錄，基于口述檔案工作的特殊性，以信息登記的形式進行記載。

1 高校口述檔案概述

高校口述檔案與傳統形式的檔案登記有根本上的區別，口述檔案具有明顯的目的性，在記錄過程中具有明顯的創造性，通過逐字登記的形式進行記錄，登記者需要將所聽到和看到的個人采訪過程進行總結歸納，登記在冊。高校口述檔案可以分為以下幾個階段，前期準備階段、檔案過程實施階段、檔案整理、檔案登記。首先，檔案的前期準備階段是指在進行高校口述檔案采訪前期，檔案登記人員需要對檔案登記事項、人員進行充分的了解，在整個過程中要以人為主要對象，以整個事件作為主題內容。

比如檔案登記人員想要對某高校的科學發現史進行口述檔案登記，首先需要對高校發展史的全過程進行了解，對高校發展過程中的人物進行調查，這也就是高校口述檔案登記的前期準備工作。在前期準備工作中，尋找具有代表性的人物是重要工作，高校的發展史則是口述事件的對象。其次，對于口述訪談對象需要事先進行調查和了解，其中包含對口述訪問對象的近期生活，家庭情況、事業情況、婚姻狀況等，想要更加細致的對口述訪談進行記錄，還可以側面了解一些訪談對象的生活習慣和興趣愛好等。做好充分的前期準備工作，對于口述檔案登記的準確性有很大的幫助。

2 高校口述檔案工作存在的問題

通過調查發現，現階段，雖然有多所高校采用口述檔案的工作方式，但檔案管理人員中仍有一部分人對口述檔案的概念并不是很了解，嚴重的影響了高校口述檔案工作的準確性和時效性。 隨著現代社會經濟的發展，科學技術也在不斷發展，然后高校口述檔案登記工作卻嚴重脫離現階段的科學技術水平，仍然采取傳統的登記方法和記錄方式。雖然我國的科技水平在不斷進步，信息技術在不斷發展，網絡信息技術已經開始逐漸取代人工操作，但截止到現階段，我國高校口述檔案仍然停留在多年前的管理水平。在高校口述檔案管理工作中，檔案的管理人員是主要參與者，在調查中發現，高校口述檔案的保管人員大多是多年來一直從事檔案管理行業的長期工作人員，年齡大多在三十五到四十歲之間。這個年齡段的工作人員很少接觸到計算機軟件和網絡技術，在思想觀念上也比較守舊落后。

在早期，由于經濟條件的限制和科學技術的不發達，這些檔案管理行業的工作人員整理高校口述檔案時幾乎都是手工整理、歸檔和分類。近年來由于計算機技術的進步和網絡技術的發展，高校口述檔案管理也逐漸的步入信息化時代。早期的高校口述檔案整理工作大多采用手工整理，在手工整理歸檔的過程中，難免會出現誤差，導致現在的高校口述檔案管理工作人員在重新整理錄入時工作量較大。這也就導致了在新舊檔案銜接過程中出現了一系列問題。由于手工整理過程中可能會造成個別人員的檔案遺漏、缺失，以至于在后期的電子檔案整理錄入時很難銜接上早期的高校口述檔案。相關學者在調查中發現，高校口述檔案的歸類和存檔的管理過于形式化，部分工作人員認為口述檔案的意義并不大，在登記入冊后很少會有人再次翻閱，在進行檔案整理時敷衍了事，嚴重的影響了檔案的真實性和準確性。

對高校口述檔案管理重視程度較低，這也就導致了相關人員在對高校檔案歸檔管理的過程中不夠認真，導致高校口述檔案在以后的工作查詢中費時費力。認為高校口述檔案管理并不重要這種想法是片面的，高校口述檔案的管理直接關系到高校未來的發展和教育，做好高校口述檔案管理工作是做好高校教育管理的基礎和前提。

3 高校口述檔案工作對策分析

隨著社會的發展，對教育行業越來越重視，對高校口述檔案進行信息化管理，已經成為高校檔案管理工作人員的主要工作內容。針對現階段高校口述檔案管理存在的問題，利用現代信息技術，使高校口述檔案管理逐漸規范化，是現階段口述檔案管理的主要策略。近年來計算機技術不斷的進步和發展，利用計算機技術進行高校口述檔案的管理和歸類，可以保證高校口述檔案管理的規范性和正確性，減少人工歸檔和整理過程中出現的誤差。利用計算機技術進行高校口述檔案的管理工作，還可以提高檔案管理工作人員的工作效率，省時省力。高校口述檔案管理信息化可以減少檔案分類管理過程中出現的誤差，提高工作人員的工作效率。包括在前期準備階段也可以用現代化方式進行調查，通過網絡的方式去了解調查對象的基本信息，可以節省大量時間。

傳統的高校口述檔案登記大多是以Word或者Excel表格的形式進行存檔，再將電子版的節目流程打印出來進行歸檔保存。這種傳統的檔案管理方式需要工作人員花費大量的時間去核對檔案內容，由于全程是人工操作和處理，很容易出現漏記、錯記內容和流程，后期在查找時，也需要翻閱大量的檔案和記錄，對于高校檔案管理的工作人員來說，嚴重的影響了高校內部的工作效率。利用現代的信息技術進行高校口述檔案歸納整理工作，工作人員可以采用電子登記和歸檔的形式，省掉傳統檔案打印保存環節。

采用電子信息登記形式，對高校訪談過程進行詳細記錄，在后期需要查找時，只要進行簡單的篩選，就可以在短時間內找出需要的檔案內容。通過電子登記和歸檔的形式進行檔案管理，工作人員在進行檔案詳細信息整理時，與傳統的檔案整理方式相比，步驟簡單，利用計算機網絡技術進行管理，可以保證檔案內容的真實性和完整性，提高工作人員的工作效率，減少人工歸檔和整理過程中出現的誤差和失誤。

4 小結

高校口述檔案的管理和登記是高校檔案管理工作者的主要工作，高校的檔案管理直接關系到高校未來的發展和教育事業，利用現代化技術對口述檔案管理進行完善，可以有效的提高工作效率。

參考文獻

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[3]翟晶，王忠.高校口述檔案工作存在問題與對策分析[J].醫學教育管理，2016，2（05）：710-714.

作者簡介

李啟坤（1971-），女，漢族，遼寧新民人，農業推廣碩士，館長，館員，沈陽農業大學檔案館，從事高校校史口述檔案研究。